如何利用文書檔案材料補(bǔ)充完善干部人事檔案

王忠澤 王 男 張振威 重慶科技學(xué)院

文書檔案與干部人事檔案既有聯(lián)系，也有區(qū)別，現(xiàn)論述通過查找文書檔案材料來補(bǔ)充和完善干部人事檔案的措施和方法，指出檔案材料缺失的原因以及提高檔案管理水平的方法和建議。

自2014年以來，全國各級(jí)管理干部人事檔案的組織人事部門按照《中共中央組織部關(guān)于印發(fā)〈全國干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案〉的通知》（組通字〔2014〕32號(hào)）有關(guān)精神，認(rèn)真、詳細(xì)地開展了干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作，并針對(duì)干部人事檔案中反映“三齡兩歷一身份”的材料信息進(jìn)行審核認(rèn)定。在檔案材料審核過程中不可避免地發(fā)現(xiàn)一些檔案缺少原始記錄材料，無法認(rèn)定干部“三齡兩歷一身份”等基本信息，這將會(huì)影響干部的任用，職務(wù)、職稱的晉升，工齡的認(rèn)定，退休時(shí)間的計(jì)算及待遇的提升等一系列問題。對(duì)此，要尋找原始記錄材料并將其作為基本信息的佐證材料補(bǔ)充到干部人事檔案中，較為麻煩且困難，而文書檔案材料是最優(yōu)途徑。

文書檔案與干部人事檔案的含義和作用

文書檔案是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織及個(gè)人在行政管理事務(wù)活動(dòng)及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成、保存?zhèn)洳榈囊环N普通檔案的總稱。文書檔案是面向社會(huì)的，可以作為行政工作的憑證、生產(chǎn)建設(shè)的依據(jù)、科學(xué)研究的資料、法律的信證等，便于黨和國家各相關(guān)部門查閱使用。

干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和品鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合理權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，為黨和國家所有。

從文書檔案與干部人事檔案的含義中可明顯看出，二者既有聯(lián)系，也有區(qū)別。

文書檔案材料與干部人事檔案材料的聯(lián)系與區(qū)別

文書檔案與干部人事檔案都是檔案家族中的一員，其本質(zhì)上是相同的，都是原始記錄。兩種檔案聯(lián)系非常緊密，你中有我，我中有你，甚至有時(shí)材料歸檔是重復(fù)歸檔。

文書檔案材料與干部人事檔案材料的聯(lián)系

文書檔案與干部人事檔案的聯(lián)系主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

第一，來源相同。兩者都來源于機(jī)關(guān)、組織、個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，不少材料互相交織，聯(lián)系十分緊密，例如干部人事檔案中的學(xué)籍材料，考核、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)懲、任免、招聘等方面的材料，都與文書檔案有著錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系。

第二，本質(zhì)相同。都是原始記錄，也都是國家檔案資源的組成部分。

文書檔案材料與干部人事檔案材料的區(qū)別

第一，內(nèi)容不同。文書檔案內(nèi)容更加廣泛，涉及機(jī)關(guān)、組織及個(gè)人的方方面面，反映一個(gè)機(jī)構(gòu)、一個(gè)組織的歷史原貌。干部人事檔案內(nèi)容專指性強(qiáng)，必須是同一個(gè)人的有關(guān)材料，反映一個(gè)人的原貌。

第二，范圍不同。文書檔案保存的文件材料范圍非常廣泛，凡有考察價(jià)值的，無論是正式文件，還是會(huì)議記錄、調(diào)查材料，是歷史的還是現(xiàn)實(shí)的，是正確的還是錯(cuò)誤的，都需要完整齊全地保存下來。干部人事檔案的材料都是對(duì)應(yīng)本人的，要求保存內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備、具有結(jié)論性和概括性的材料。

基于以上兩種檔案材料的區(qū)別和聯(lián)系，我們認(rèn)為文書檔案中保存的材料可以作為干部人事檔案中基本信息的佐證材料，用于補(bǔ)充和完善干部人事檔案。

查找文書檔案材料的方法及案例

1.熟悉掌握干部人事檔案內(nèi)容的分類，鑒別歸檔和審核方法。干部人事檔案材料分為十大類，主要包括履歷類材料，自傳和思想類材料，考核鑒定類材料，學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類材料，政審、審計(jì)和審核類材料，黨、團(tuán)類材料，表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料，違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料，工資、任免、出國和會(huì)議代表類材料，以及其他可供組織參考的材料。中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第三十六條規(guī)定：干部人事檔案審核應(yīng)當(dāng)在全面審核檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)審核干部的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒、獎(jiǎng)懲等基本信息，審核檔案內(nèi)容是否真實(shí)、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。因此，在檔案專項(xiàng)審核工作中，每一份檔案材料是否齊全完整，有無涂改造假，是決定檔案審核信息認(rèn)定是否準(zhǔn)確的重要依據(jù)。

2.熟悉了解文書檔案材料的歸檔內(nèi)容和立卷方法。文書檔案的內(nèi)容主要涉及命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)，各種專業(yè)檔案以及具有保存價(jià)值的資料等。文書檔案的立卷，首先需要區(qū)分全宗，全宗內(nèi)檔案往往按年度—組織機(jī)構(gòu)—問題分類方法進(jìn)行立卷，再按問題、時(shí)間、名稱、作者等特征排列或組件。

3.查找方法：文書檔案基本上是每年歸檔一次，歸檔的材料是上一年的檔案材料，單獨(dú)立卷。我們?cè)趯徍烁刹咳耸聶n案時(shí)，在確定缺少哪一類哪一項(xiàng)材料后，要分清材料的主題，什么時(shí)間形成的，什么機(jī)構(gòu)下發(fā)的，哪個(gè)人的，需要解決什么問題，然后按照材料形成的年度、機(jī)構(gòu)、主題、文號(hào)、人員等去找相對(duì)應(yīng)的材料。如某人檔案中缺少2003年度考核登記表，可對(duì)應(yīng)文書檔案去查2004年下發(fā)的年度考核文件，由于年度考核一般在年底，考核結(jié)果文件都是在下一年初下發(fā)，材料形成時(shí)間自然是2004年，文件的標(biāo)題一般為XXXXX《關(guān)于2003年度教職工考核結(jié)果的通知》，考核文件歸檔的部門一般為人事部門，按照組織機(jī)構(gòu)—問題—年度找出考核文件，看上面是否有某人的名字，然后找出相應(yīng)的考核結(jié)果。同樣，如某人檔案中缺少干部任免審批表，其材料形成和歸檔部門一般為組織部，可按照年度—組織機(jī)構(gòu)—問題的方向，在文書檔案中查找當(dāng)年的任免文件，找出對(duì)應(yīng)的任免職務(wù)。

干部人事檔案材料和文書檔案相關(guān)材料查找對(duì)照表

以上材料對(duì)比說明干部檔案中的主要材料在文書檔案中基本上都能找到相應(yīng)的對(duì)應(yīng)材料。

4.案例：張XX同志1992年7月大學(xué)畢業(yè)后被分配到某國營機(jī)械廠工作，1998年9月考入XXX大學(xué)攻讀碩士研究生，2001年7月畢業(yè)后通過招聘進(jìn)入某高校工作。在2015年檔案專項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)其檔案中在某國營機(jī)械廠工作期間年度考核表、工資變動(dòng)審批表材料不齊，缺少解除勞動(dòng)關(guān)系材料和報(bào)考攻讀碩士研究生錄取登記表材料，無法確定其離開機(jī)械廠的時(shí)間，從而影響到工齡的認(rèn)定和碩士研究生屬于全日制教育還是在職教育的認(rèn)定。處理方法如下：首先本人提供說明，即其于1997年12月向某機(jī)械廠提出了辭職申請(qǐng)，單位同意后辦理了辭職手續(xù)，回家復(fù)習(xí)考研。其次，與原工作單位聯(lián)系，通過文書檔案歸檔部門查找單位是否有同意其辭職的文件或通知書等，同時(shí)復(fù)印年度考核文件、最后一年的工資單、職工名冊(cè)和減員人員名單等。最后，由其攻讀碩士研究生的學(xué)校檔案館提供當(dāng)年碩士研究生錄取名冊(cè)復(fù)印件，從中可以看到是統(tǒng)招、定向還是委培。通過以上材料，綜合認(rèn)定其在某機(jī)械廠工作的時(shí)間段為1992.07—1997.12，1997.12—1998.07復(fù)習(xí)考研，這段時(shí)間不應(yīng)計(jì)算工齡；其碩士研究生為全日制教育。相反，如果張XX碩士研究生畢業(yè)后才與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系，在上學(xué)期間單位仍為其發(fā)放基本工資，其碩士研究生就應(yīng)為在職教育。

文書檔案材料歸入干部人事檔案的方法

第一，查找出的文書檔案材料要進(jìn)行鑒定，判斷其是否真實(shí)有效，手續(xù)是否齊全完整，有無涂改造假。

第二，所有出自文書檔案的材料都要進(jìn)行復(fù)印，加蓋檔案館印章，注明復(fù)印出處、復(fù)印時(shí)間，標(biāo)明檔案號(hào)，由復(fù)印人簽字。

第三，將復(fù)印后的檔案材料歸入本人檔案，并進(jìn)行分類整理，按照材料形成時(shí)間排序，并打印目錄，裝訂成冊(cè)后入庫。

綜上所述，歸入干部人事檔案材料的文書檔案材料的作用等同于原檔案中缺失的檔案材料，是干部檔案審核工作中認(rèn)定“三齡兩歷一身份”基本信息的佐證材料，是補(bǔ)充和完善干部人事檔案材料的快捷有效的途徑，為更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用提供了有力保障。

思考和建議

第一，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的規(guī)范管理，梳理反思造成檔案材料缺失的原因。一般有以下幾種原因。首先是歷史原因，領(lǐng)導(dǎo)不重視，人員不到位，機(jī)構(gòu)不健全，導(dǎo)致無論是文書檔案還是干部人事檔案，都存在檔案材料缺失的問題。其次，宣傳力度不夠，檔案管理人員缺乏檔案歸檔意識(shí)，本該形成的歸檔材料沒有及時(shí)形成，時(shí)間一長就容易遺忘。再次，有的人把檔案材料當(dāng)作私有財(cái)產(chǎn)，拒不歸檔，也不移交，美其名曰“查找方便”；有的人根本不知道哪些材料要?dú)w檔。最后，檔案管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，該收集的材料沒有按時(shí)收集，該歸檔的沒有按時(shí)歸檔。在干部人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，沒有把該歸入本人檔案的材料全部歸入本人檔案，時(shí)間一長就無法找到，從而造成不利影響。查找出原因之后，管理層要盡快進(jìn)行整改，避免再次出現(xiàn)歸檔失誤。

第二，加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的宣傳力度。隨著《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等一系列有關(guān)檔案的法律法規(guī)出臺(tái)，我國的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了新的飛越。人們的檔案意識(shí)大大增強(qiáng)，越來越多的人認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性，意識(shí)到檔案與每個(gè)人的利益息息相關(guān)，但還要繼續(xù)加大宣傳力度，讓更多的人了解檔案管理方面的知識(shí)，知法、懂法、守法，增強(qiáng)其檔案材料歸檔意識(shí)，使其積極參與到檔案的管理工作中來。

第三，加快檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理人員的思想素質(zhì)、責(zé)任心、業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案的管理水平，從檔案材料的收集鑒定、整理歸檔、開發(fā)利用到檔案的信息化建設(shè)等，都需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)。因此，檔案管理部門要經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，不斷提高檔案管理人員的管理水平，增強(qiáng)其為社會(huì)和人民服務(wù)的能力。

第四，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。數(shù)字化檔案具有保管占地小、檢索查詢方便快捷、可以遠(yuǎn)程傳輸?shù)葍?yōu)點(diǎn)。它可以與紙質(zhì)檔案互補(bǔ)，大大增強(qiáng)檔案的安全性。因此，不論是文書檔案還是干部人事檔案都要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，通過數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案工作的開展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與檔案管理工作的深度融合，為社會(huì)的發(fā)展提供助力。