企業(yè)檔案信息化建設(shè)的一站式解決方案

文/郭麗麗 北京圣商創(chuàng)業(yè)科技有限公司

企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中形成的各種有價值的信息資料，對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源。伴隨檔案領(lǐng)域的轉(zhuǎn)型升級和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)信息時代的發(fā)展需求。對于企業(yè)而言，要將檔案信息化建設(shè)放在與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展同等重要的位置，提升企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，積極發(fā)揮檔案對于企業(yè)決策、管理和經(jīng)營的重要價值。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用優(yōu)勢

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在檔案管理過程中主動運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)將企業(yè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對企業(yè)各種檔案信息進(jìn)行收集、分類、管理、開發(fā)和利用，形成具有可識別、可處理的檔案信息資源，通過對檔案信息的合理利用和開發(fā)，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

檔案數(shù)據(jù)的不斷豐富能夠?yàn)槠髽I(yè)管理提供依據(jù)。信息技術(shù)背景下，企業(yè)經(jīng)營項(xiàng)目越來越豐富，所產(chǎn)生的企業(yè)檔案種類也越加多樣化，這對企業(yè)檔案管理部門工作提出了更高要求。企業(yè)檔案資料種類豐富，包含企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售以及企業(yè)在管理過程中的行政部門、財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生的大量檔案信息。隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需求，同時信息技術(shù)的快速發(fā)展也要求企業(yè)在檔案管理過程中完成現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。企業(yè)在檔案管理過程中要主動對各類有價值的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性。隨著企業(yè)檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)在檔案管理過程中必須將檔案信息化放在突出位置，通過檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的合理利用，進(jìn)而為企業(yè)管理決策提供依據(jù)。

數(shù)字化檔案存儲有助于提高企業(yè)經(jīng)營管理效率。企業(yè)檔案信息化建設(shè)背景下，數(shù)字檔案能夠被更加便捷高效地管理、利用和開發(fā)，有助于檔案信息的永久保存和科學(xué)利用。通過數(shù)字介質(zhì)存儲，在一定程度上也減少了復(fù)印、備份的損耗。企業(yè)在檔案管理過程中可以依托企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，有效突破檔案利用開發(fā)的時空壁壘，為不同部門利用檔案信息提供快速通道。企業(yè)在經(jīng)營管理過程中也可以利用數(shù)字化檔案有效縮短檔案業(yè)務(wù)辦理時間，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展提供更為快速的檔案信息支持。

信息技術(shù)與檔案的深度融合能夠優(yōu)化企業(yè)辦公環(huán)境。信息時代，信息技術(shù)與各行各業(yè)深度融合，深刻地改變了傳統(tǒng)工作方式和生產(chǎn)方式，進(jìn)一步提升了工作效率，節(jié)省了工作時間，因此很多企業(yè)都將信息技術(shù)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及其他領(lǐng)域深度融合。對于企業(yè)檔案管理工作而言，通過現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，能夠?yàn)槠髽I(yè)在信息技術(shù)背景下，辦公環(huán)境提供全方位支持。將檔案管理系統(tǒng)與其業(yè)務(wù)系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，能夠?qū)ζ髽I(yè)在經(jīng)營管理過程中的生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動歸檔和快速傳遞，進(jìn)而由檔案管理系統(tǒng)對收集上來的各類檔案信息進(jìn)行分類、處理、歸檔、利用。此外，檔案管理部門還可以結(jié)合業(yè)務(wù)需要對各部門所需求的檔案信息進(jìn)行快速整理，通過檔案管理平臺與辦公系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，實(shí)現(xiàn)在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更好地助力企業(yè)辦公環(huán)境優(yōu)化。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的著力點(diǎn)

無論是推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，還是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理利用，都要圍繞企業(yè)發(fā)展這個目標(biāo)，助力企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)。當(dāng)前，部分企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中目標(biāo)不夠明確，對檔案信息資源重視程度不高，只是簡單地將企業(yè)檔案信息化建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的一部分，沒有充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的特殊性和重要性。由于企業(yè)檔案信息化建設(shè)沒有得到足夠的政策支持，在具體工作開展過程中難以引進(jìn)更先進(jìn)的信息技術(shù)，也無法與相關(guān)部門進(jìn)行合作，在一定程度上影響了企業(yè)檔案信息資源的價值發(fā)揮。因此，企業(yè)在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中要明確著力點(diǎn)和目標(biāo)任務(wù)。

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)推進(jìn)信息化建設(shè)的重要組成部分，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的有機(jī)組成，對于企業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)既要看到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，也要將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)未來發(fā)展規(guī)劃之中，通過加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)具體工作開展提供依據(jù)和方向。

首先，企業(yè)要圍繞檔案信息化建設(shè)實(shí)際，加強(qiáng)宏觀頂層設(shè)計(jì)，并制定更為合理的微觀應(yīng)用方案，從宏觀和微觀兩個層面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。其次，圍繞檔案信息化建設(shè)實(shí)際，對當(dāng)前企業(yè)檔案制度機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和完善，建立與現(xiàn)代企業(yè)相匹配的檔案信息化規(guī)章制度，確保企業(yè)檔案信息和建設(shè)有制度遵循。再次，企業(yè)在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)科學(xué)規(guī)劃進(jìn)程中還要始終堅(jiān)持動態(tài)原則，特別是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中要主動跟隨信息技術(shù)發(fā)展整體趨勢，確保引進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)符合檔案信息化建設(shè)實(shí)際，符合時代發(fā)展潮流，為企業(yè)發(fā)展切實(shí)作出貢獻(xiàn)。

加強(qiáng)檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)作。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，無論是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，還是更好地利用檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)部門，都需要檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門保持順暢溝通，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的合理利用和高效共享。為此，一方面要在不同場合對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性進(jìn)行宣講，召開專門會議對檔案信息化建設(shè)所遇到的問題進(jìn)行專項(xiàng)討論，相關(guān)業(yè)務(wù)部門要密切配合檔案管理部門推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，形成檔案信息化建設(shè)工作合力。分管領(lǐng)導(dǎo)要主動負(fù)起責(zé)任，檔案信息化推行進(jìn)程中遇到的各種問題確保檔案信息化建設(shè)工作順利開展。另一方面，重視檔案信息化工作方式方法創(chuàng)新，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)優(yōu)勢，建立與現(xiàn)代企業(yè)相匹配的檔案信息大數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)戰(zhàn)略推行和業(yè)務(wù)工作開展提供精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。

完善企業(yè)檔案信息化管理監(jiān)督體系。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜工作，在推進(jìn)過程中難免會遇到各種問題。特別是檔案管理人員面對各種難題在政策機(jī)制落實(shí)或信息技術(shù)運(yùn)用方面可能會出現(xiàn)不到位的情況，因此必須加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)工作的監(jiān)督和管理，確保各項(xiàng)制度機(jī)制真正落實(shí)到位，確保現(xiàn)代信息技術(shù)真正融入檔案信息化建設(shè)和管理之中，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

為此，一方面要結(jié)合企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)際，企業(yè)檔案信息化所涉及的檔案管理、硬件設(shè)施、檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)存儲等標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)提供扎實(shí)的制度保障。另一方面，要加大監(jiān)督管控力度，制定切實(shí)可行的獎罰措施，給予在檔案信息化推進(jìn)工作中嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度并有突出貢獻(xiàn)的人員一定的物質(zhì)和精神獎勵；對于在工作中出現(xiàn)失誤或工作散漫人員要給予一定懲罰；對于長期責(zé)任心不夠，工作積極性較差，服務(wù)能力弱的人員要調(diào)離檔案管理崗位，從而為檔案信息化建設(shè)順利推進(jìn)提供扎實(shí)的保障。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的壯大，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)也提出了更高要求。企業(yè)在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，一方面要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展情況對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)流程進(jìn)行優(yōu)化和完善，持續(xù)提升檔案信息資源的開發(fā)利用能力和服務(wù)能力。另一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)對檔案信息建設(shè)的現(xiàn)實(shí)訴求，也難以及時發(fā)揮檔案信息資源的作用，這就需要企業(yè)在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中主動引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，確保重要檔案信息及時傳遞，促進(jìn)企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。商