企業(yè)如何優(yōu)化供應(yīng)商合規(guī)管理

◎ 編著 吳巍

由吳巍律師領(lǐng)銜的金杜合規(guī)律師團(tuán)隊(duì)，最近完成了一部題為《企業(yè)營(yíng)商風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)指引》的著作。該書(shū)系統(tǒng)地總結(jié)了金杜合規(guī)律師團(tuán)隊(duì)為企業(yè)提供合規(guī)服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，不僅從反商業(yè)賄賂的角度分析了企業(yè)所面臨的各種合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和重要風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，而且為企業(yè)建立或完善合規(guī)計(jì)劃、應(yīng)對(duì)海外監(jiān)管調(diào)查、應(yīng)對(duì)國(guó)內(nèi)行政調(diào)查和刑事調(diào)查，提供了百科全書(shū)式的知識(shí)。本刊節(jié)選部分內(nèi)容，以饗讀者。本文著重分析供應(yīng)商合規(guī)管理的優(yōu)化思路。

在商業(yè)環(huán)境全球化趨勢(shì)下，企業(yè)越來(lái)越依賴包括供應(yīng)商在內(nèi)的第三方合作伙伴的依賴程度越來(lái)越高，與第三方展開(kāi)廣泛合作可以優(yōu)化企業(yè)資源配置，擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模，打開(kāi)更廣闊的商業(yè)市場(chǎng)。但是，企業(yè)也可能面臨與之相伴的風(fēng)險(xiǎn)。

合規(guī)不到位是滋生違規(guī)的溫床

自2018年11月開(kāi)始，國(guó)內(nèi)多家知名企業(yè)相繼發(fā)布反腐處罰公告，部分公司高管涉嫌利用職務(wù)便利非法收受代理商財(cái)物，數(shù)額巨大，影響惡劣，公司已將案件移至公安機(jī)關(guān)處理?！斗ㄖ茣r(shí)報(bào)》2019年11月14日刊發(fā)《互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)加大反腐力度》一文，報(bào)道某港股上市互聯(lián)網(wǎng)公司宣布包括內(nèi)部員工、供應(yīng)商等供應(yīng)鏈上的合作伙伴人員以及其他共犯社會(huì)人員等89人受到刑事查處。

實(shí)際上，無(wú)論規(guī)模大小，任何企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)或個(gè)別的采購(gòu)人員，都可能存在舞弊、貪腐行為，而供應(yīng)商合規(guī)管理不到位，常常是滋生各類(lèi)違規(guī)行為的溫床。

2019年年初，某業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的科技企業(yè)D公司在內(nèi)部下發(fā)反腐敗公告，自曝在2018年由于供應(yīng)鏈貪腐造成的損失超過(guò)10億元人民幣。據(jù)分析，這一數(shù)字是D公司2017年所有年終福利的兩倍以上。

D公司內(nèi)部的舞弊事件主要集中在供應(yīng)商環(huán)節(jié)。據(jù)《北京人才市場(chǎng)報(bào)》2019年3月28日刊發(fā)的《民企刮起“反腐”風(fēng)暴，人力資源業(yè)也可有作為》一文報(bào)道，原本意圖是優(yōu)化流程的管理改革，卻意外暴露出D公司的研發(fā)、采購(gòu)和品控人員在供應(yīng)商引入階段存在大量腐敗行為，包括采取各種手段內(nèi)外勾結(jié)吃回扣、賺差價(jià)等。

據(jù)《天天快報(bào)》2018年一篇題為《互聯(lián)網(wǎng)掀起反腐風(fēng)暴，總有眼睛注視你的一舉一動(dòng)》的一文報(bào)道，由于供應(yīng)鏈腐敗，D公司平均采購(gòu)價(jià)格超過(guò)合理水平20%以上，其中高價(jià)物料高出20%至50%，低價(jià)物料高出2～3倍。D公司表示，從原材料采購(gòu)、加工半成品到最后成為企業(yè)可用的零件，即使每一環(huán)節(jié)的腐敗使得采購(gòu)成本只上升 5%至10%，經(jīng)過(guò)三層產(chǎn)業(yè)鏈到達(dá)企業(yè)時(shí)，成本在無(wú)形中增加了16%至33%。

事后，D公司處理了貪腐員工45人，涉及供應(yīng)鏈引入階段的研發(fā)、采購(gòu)人員最多，共計(jì)26人，其中問(wèn)題嚴(yán)重移交司法處理的有16人。作為貪腐重災(zāi)區(qū)的D公司采購(gòu)部，繼2014年后第二次幾乎被全體開(kāi)除?！案瘮〉姆秶认胂蟮囊蠛芏??！盌公司在公告中坦陳，反腐牽涉范圍超過(guò)百人。

供應(yīng)商管理缺位易生員工舞弊

在企業(yè)營(yíng)商過(guò)程中，供應(yīng)商管理的缺位容易滋生采購(gòu)環(huán)節(jié)的員工舞弊行為，給企業(yè)帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)損失。

D公司在進(jìn)行內(nèi)部查處時(shí)，總結(jié)出四種供應(yīng)鏈常見(jiàn)的腐敗舞弊手段:一是采購(gòu)人員串通供應(yīng)商虛報(bào)高價(jià)并與其瓜分高于供應(yīng)商底價(jià)的分成。二是操縱供應(yīng)商名單。采購(gòu)人員利用手中權(quán)力，以技術(shù)規(guī)格要求或降價(jià)為由，指定供應(yīng)商把正常供應(yīng)商淘汰，讓可以給回扣的供應(yīng)商進(jìn)入名單，長(zhǎng)期拿回扣或?qū)罄m(xù)漲價(jià)的部分進(jìn)行分成。三是以權(quán)謀私，繞過(guò)驗(yàn)貨環(huán)節(jié)。采購(gòu)人員利用內(nèi)部信息和權(quán)力引入不合規(guī)的供應(yīng)商，并和供應(yīng)商串通收買(mǎi)企業(yè)研發(fā)人員，在品質(zhì)不合格的情況下不進(jìn)行物料檢驗(yàn)，導(dǎo)致企業(yè)長(zhǎng)期使用質(zhì)次價(jià)高的物料。四是通過(guò)皮包公司牟利。采購(gòu)人員利用權(quán)力以私設(shè)的皮包公司接企業(yè)的訂單，轉(zhuǎn)手把單分給工廠，然后對(duì)中間差價(jià)進(jìn)行分成。

由此可見(jiàn)，企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的舞弊行為，多與供應(yīng)商有關(guān)。如果企業(yè)不能從制度和執(zhí)行層面做好供應(yīng)商管理，就給采購(gòu)人員留有與供應(yīng)商相互勾結(jié)、損害公司利益的操作空間。采購(gòu)舞弊行為不僅極大增加了企業(yè)的采購(gòu)成本，還可能導(dǎo)致企業(yè)長(zhǎng)期使用不符合標(biāo)準(zhǔn)的物料，使企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)質(zhì)量得不到保障，進(jìn)而誘發(fā)更嚴(yán)重的合規(guī)問(wèn)題，例如產(chǎn)品質(zhì)量安全問(wèn)題等。

缺乏對(duì)供應(yīng)商的有效管理，是D公司遭受巨大損失的重要原因之一，這也為企業(yè)的供應(yīng)商合規(guī)管理敲響了警鐘。企業(yè)需要提高對(duì)供應(yīng)商管理的重視程度，并結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)供應(yīng)商的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)展開(kāi)多維度的評(píng)估和監(jiān)控，從而使企業(yè)在合法合規(guī)的環(huán)境下，與供應(yīng)商建立和維持更長(zhǎng)久、緊密的伙伴關(guān)系。

對(duì)企業(yè)而言，建立高效運(yùn)轉(zhuǎn)的合規(guī)管理體系，對(duì)包括交易對(duì)象、合作伙伴在內(nèi)的上下游企業(yè)和供應(yīng)商進(jìn)行有效的合規(guī)管理十分重要。目前，許多企業(yè)也已經(jīng)在這方面做了努力，有些企業(yè)建立供應(yīng)商庫(kù)，通過(guò)記錄供應(yīng)商的基本信息、合同信息以及交貨、還款時(shí)間等內(nèi)容，從商務(wù)運(yùn)作、產(chǎn)品質(zhì)量的角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審查。

但是，很多企業(yè)在建立、維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)時(shí)，并未重視供應(yīng)商在合規(guī)或法律方面可能存在或已經(jīng)暴露的問(wèn)題，沒(méi)有真正起到防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的作用。編者認(rèn)為，企業(yè)建立維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)，應(yīng)引入合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)入庫(kù)前合規(guī)篩查到入庫(kù)后在庫(kù)監(jiān)控的全面覆蓋。此外，企業(yè)還可完善供應(yīng)商合規(guī)激勵(lì)制度和舉報(bào)機(jī)制，從多個(gè)維度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。

五項(xiàng)入庫(kù)篩查評(píng)估對(duì)供應(yīng)商評(píng)級(jí)

那么，企業(yè)應(yīng)該如何進(jìn)行供應(yīng)商合規(guī)管理？圍繞入庫(kù)篩查評(píng)估與在庫(kù)跟蹤管理兩個(gè)環(huán)節(jié)，編者提供以下參考思路：

在入庫(kù)篩查環(huán)節(jié)，企業(yè)需要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)證照、司法及信用記錄、合規(guī)表現(xiàn)、利益沖突情況等內(nèi)容進(jìn)行初步審查。審查內(nèi)容如下：

一是要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、在特定領(lǐng)域的行政許可證明(如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、危險(xiǎn)品經(jīng)營(yíng)許可證)、資質(zhì)能力證明等相關(guān)的資質(zhì)證照材料以進(jìn)行篩查核對(duì)，企業(yè)可以借助現(xiàn)代技術(shù)手段，一鍵自動(dòng)識(shí)別上述材料的內(nèi)容，直接與國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等進(jìn)行比對(duì)，快速核查供應(yīng)商的基本信息及誠(chéng)信度。

二是檢索與供應(yīng)商相關(guān)的民事、刑事判決、行政處罰、失信被執(zhí)行人記錄等信息，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商及其管理層、本項(xiàng)目核心人員有無(wú)反商業(yè)賄賂領(lǐng)域的行政處罰或行賄受賄等刑事判決記錄。企業(yè)可以借助現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商及相關(guān)人員司法及信用數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢索，并以直觀的方式予以呈現(xiàn)。

三是要求供應(yīng)商填寫(xiě)基礎(chǔ)的合規(guī)盡職調(diào)查問(wèn)卷。在對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、資金實(shí)力、資質(zhì)認(rèn)證和行業(yè)地位有初步了解后，企業(yè)還需進(jìn)一步收集供應(yīng)商的合規(guī)狀況、管理層信用情況及其他潛在警示信號(hào)等信息，以全面評(píng)估第三方關(guān)系。企業(yè)可以圍繞供應(yīng)商的合規(guī)組織架構(gòu)、制度體系、管控流程、合規(guī)文化以及常見(jiàn)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域等方面設(shè)計(jì)問(wèn)卷并要求供應(yīng)商填寫(xiě)，從而對(duì)供應(yīng)商的合規(guī)完善程度作出初步判斷。

四是要求供應(yīng)商披露利益沖突情況。上述案例中，D公司采購(gòu)人員設(shè)立皮包公司以謀取利益的方式，就是一種典型的利益沖突情形。

五是要求供應(yīng)商簽署承諾函。如今越來(lái)越多的企業(yè)與供應(yīng)商開(kāi)展合作時(shí)會(huì)要求供應(yīng)商簽署廉潔承諾函，其內(nèi)容一般包括供應(yīng)商保證其提供的所有文件和材料均真實(shí)合法，在與企業(yè)進(jìn)行合作的全過(guò)程中不采取違規(guī)違法手段等。簽署承諾函的意義，不僅在于其內(nèi)容對(duì)于供應(yīng)商具有法律約束力，也是供應(yīng)商誠(chéng)信合規(guī)態(tài)度的體現(xiàn)。

企業(yè)可以根據(jù)快速初篩結(jié)果，決定是否開(kāi)展進(jìn)一步合規(guī)盡調(diào)，通過(guò)上述五個(gè)方面對(duì)供應(yīng)商的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行高中低級(jí)別的評(píng)級(jí)，并根據(jù)不同的評(píng)級(jí)結(jié)果采取下一步措施:如果初篩沒(méi)有發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在上述合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，且其提供相關(guān)文件的內(nèi)容和態(tài)度也體現(xiàn)了其對(duì)合規(guī)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)的重視，合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)較低，符合合規(guī)角度的入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)；如果供應(yīng)商在初篩中暴露出某些或潛在合規(guī)問(wèn)題，那么企業(yè)可根據(jù)問(wèn)題嚴(yán)重程度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)，并可視情況運(yùn)用不同手段，對(duì)不同級(jí)別的供應(yīng)商開(kāi)展人工盡職調(diào)查，包括媒體檢索、審閱重點(diǎn)文件、現(xiàn)場(chǎng)或電話訪談、聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查等。

在庫(kù)跟蹤管理實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控和考核

除了對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入前的審查，企業(yè)還應(yīng)對(duì)已入庫(kù)供應(yīng)商的合規(guī)表現(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控和考核。具體而言，企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展:

一是實(shí)時(shí)監(jiān)控供應(yīng)商的合規(guī)狀態(tài)。企業(yè)可以借助現(xiàn)代技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商合規(guī)動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)更新和監(jiān)控。除了外部公開(kāi)的企業(yè)信用信息、訴訟信息之外，供應(yīng)商在與企業(yè)合作過(guò)程中的違規(guī)行為應(yīng)當(dāng)被納入信息動(dòng)態(tài)更新的范疇，例如在執(zhí)行合同的過(guò)程中出現(xiàn)違約情況或交貨的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等。另外，目前市面上很多系統(tǒng)都具備基礎(chǔ)的預(yù)警推送功能，但專門(mén)針對(duì)企業(yè)資質(zhì)變動(dòng)和訴訟風(fēng)險(xiǎn)等環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)預(yù)警推送功能的仍較少。

二是定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與管理，包括定期復(fù)查風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、定期更新承諾函、定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合規(guī)培訓(xùn)、對(duì)未中標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行抽查與回訪。

三是定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)。企業(yè)可以爭(zhēng)取在與供應(yīng)商的合同中加入“有權(quán)審計(jì)條款”，保證企業(yè)有權(quán)在某些情況下對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)的方式有兩種:內(nèi)部審查，即由企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或內(nèi)控部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審查，這種方式較為普遍，成本也較低;第三方審計(jì)，即企業(yè)聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所等第三方機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)，這種做法可以最大限度地確保審計(jì)的公正性和獨(dú)立性，專業(yè)程度也更高，但成本會(huì)高于內(nèi)部審查。

通過(guò)審計(jì)，企業(yè)能夠有效防止供應(yīng)鏈采購(gòu)成本過(guò)高，強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商的合規(guī)管理。至于采取上述哪種方式，可以視企業(yè)的具體需求而定。我們建議，企業(yè)在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行日常管理時(shí)，可以采取內(nèi)部審查的方式，但對(duì)于一些重點(diǎn)供應(yīng)商，應(yīng)定期通過(guò)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)，這樣在有效平衡公司管理成本的同時(shí)，也能避免遺漏重要的供應(yīng)商合規(guī)問(wèn)題。

隨著商業(yè)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)供應(yīng)鏈的復(fù)雜程度不斷加深，相應(yīng)滋生了諸多舞弊、腐敗的行為，在合規(guī)監(jiān)管日趨嚴(yán)格的今天，企業(yè)的供應(yīng)商管理能力面臨著極大考驗(yàn)。為此，企業(yè)需要將合規(guī)納入傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理中，并通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合司法領(lǐng)域的大數(shù)據(jù)資源，對(duì)供應(yīng)商的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)展開(kāi)多維度、多層次的評(píng)估和監(jiān)控，從而在合規(guī)的新形勢(shì)下，更科學(xué)地進(jìn)行供應(yīng)商管理，使供應(yīng)商真正成為企業(yè)在營(yíng)商競(jìng)爭(zhēng)中的助推器。