建設(shè)項目檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)與實踐研究

劉雪飛

摘要：建設(shè)項目是一項復雜工作，為了提高項目建設(shè)效率，要做好相關(guān)內(nèi)容分析工作。下面就從建設(shè)項目檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)與實踐入手進行探究，希望文中內(nèi)容對相關(guān)工作人員可以有所幫助。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目;規(guī)章制度;檔案管理;圖像資料

建設(shè)項目個體會存在一定差異，會遇到各種不同類型問題，為了能夠更好解決遇到的各項不同類型問題，要在嚴格遵守相應(yīng)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，適當結(jié)合建設(shè)項目情況，構(gòu)建合理的檔案規(guī)章制度體系。

一、檔案管理在建設(shè)項目中起到的作用

檔案能夠全面、精準記錄建設(shè)項目中各項信息和數(shù)據(jù)，其對于建設(shè)項目來說發(fā)揮著重要作用。建設(shè)項目檔案呈現(xiàn)不同方式，通?？梢岳梦淖?、數(shù)據(jù)表格、圖像、音頻等資料進行記錄[1]。通過音頻、圖像檔案各項資料能夠生動、全面描述建設(shè)項目中各項信息數(shù)據(jù)，這對于提高建筑單位檔案資料存儲來說意義重大。借助科學有效的檔案管理體系，為日后監(jiān)督檢查工作開展提供支持，也可以實現(xiàn)對建設(shè)項目經(jīng)驗的總結(jié)。

現(xiàn)階段，檔案管理作業(yè)形成了縝密的工作體系，多數(shù)企業(yè)都制定了與實際情況相符的檔案管理作業(yè)制度，檔案管理作業(yè)對于提高檔案管理效率來說具有指導意義，而且能夠促進經(jīng)濟發(fā)展[2]。因此，相關(guān)管理人員要提高針對檔案管理工作的重視程度，相關(guān)人員在開展檔案管理作業(yè)時，要不斷對作業(yè)方法、方式進行創(chuàng)新，不斷學習新知識，對自身業(yè)務(wù)能力進行強化，進而使檔案管理水平得到進一步提高，為建設(shè)項目作業(yè)開展提供強有力的支持。

二、建設(shè)檔案管理規(guī)章制度體系需要遵循的原則

（一）符合相關(guān)法律法規(guī)

國家檔案局采用宏觀管理的方法管理檔案，而檔案館則負責在日常工作中貫徹自己的規(guī)章制度。可見，建設(shè)單位要根據(jù)自身情況構(gòu)建合理的規(guī)章制度，既需要符合建設(shè)項目本身，也要符合國家頒布的各項規(guī)章制度、法律法規(guī)、標準等內(nèi)容。堅持這一原則非常重要，可以進一步提高檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行力[3]。

（二）系統(tǒng)性

從系統(tǒng)角度出發(fā)構(gòu)建檔案工作規(guī)章制度體系，對檔案工作中涉及的各項內(nèi)容進行全面分析，明確檔案作業(yè)中各個環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，全面分析不同檔案的不同點和相同點，進而形成良好的規(guī)章制度[4]。

（三）綜合性與可操作性

構(gòu)建檔案作業(yè)規(guī)章制度體系要在依據(jù)相應(yīng)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，具有綜合性和可操作性。所謂綜合性就是完成檔案全流程管理任務(wù)，而可操作性就是依據(jù)規(guī)章條款要求，進一步完成檔案管理工作。

三、檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)與實踐

（一）文件控制程序

本程序旨在確保各參與單位的文件是根據(jù)準確、及時、安全的數(shù)據(jù)傳輸而制定的，主要包括審批程序、管理職責、傳輸流程、管理方法與要求。例如，參加單位在文件控制方面需要做好具體工作，各類文件如何傳輸、流轉(zhuǎn)，以及文件形成后如何科學管理等，各項內(nèi)容都應(yīng)在該程序中體現(xiàn)[5]。需要注意的是，在該程序中，要注意檔案管理規(guī)定的各項銜接，確保各項文件執(zhí)行之后，能夠合理歸檔，最大程度減少重復工作。

（二）文件編碼原則

該原則是為了規(guī)范文件實體管理而制定的，主要包括以下幾項內(nèi)容：

（1）構(gòu)成

將文件屬性合理納入編碼中。

（2）標識

采用字母、數(shù)字，或者字母與數(shù)字相結(jié)合進行標識。

（3）規(guī)則

如何將各種標識串聯(lián)起來。

文件編碼通常利用項目代碼、來源、單元代碼、序列代碼、文件類型代碼等多項內(nèi)容共同構(gòu)成，單元代碼要與WBS編碼保持一致，序列代碼通常都是文件最低一級類目流水號，編碼可以依據(jù)項目特點確定，不同代碼可以利用“-”連接符進行連接。編碼規(guī)則一般都依據(jù)項目不同形成文件類別而定，例如項目管理文件、技術(shù)文件、函件等，不同類型文件的編碼規(guī)則也會存在一定差異，要依據(jù)不同類型文件規(guī)則，對編碼規(guī)則進行確定[6]。

（三）管理檔案的具體規(guī)定

建設(shè)工程檔案管理是與建設(shè)工程其他工作相關(guān)的一項重要的基礎(chǔ)性工作，制定檔案管理條例可以為建設(shè)項目檔案管理的順利開展提供規(guī)則。具體工作內(nèi)容和范圍涵蓋檔案管理的全過程。制定檔案管理的各項規(guī)定通常都依據(jù)《檔案法》、地方檔案作業(yè)條例與行業(yè)主管部門檔案管理的內(nèi)容而定。建設(shè)項目檔案管理規(guī)定可以對相關(guān)法規(guī)條款進行細化分析，完成相應(yīng)補充工作[7]。主要包括的內(nèi)容有總則、檔案管理職責、檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等各項工作。檔案管理規(guī)定是整個單位管理工作開展的總綱領(lǐng)，在對條款中各項內(nèi)容進行確定后，通常要依據(jù)檔案作業(yè)流程進行制定，方便日后相關(guān)工作的開展。

（四）各項材料收集歸檔制度

該項制度是項目文件材料的形成、歸檔、積累和檔案的準確、完整、系統(tǒng)的各項內(nèi)容的保證。主要包括歸檔職責、范圍、要求、時間等多項內(nèi)容。針對歸檔范圍要依據(jù)相應(yīng)國家的各項規(guī)定，全面結(jié)合項目進行確定。對于文件歸檔要堅持“誰負責、誰歸檔”原則，歸檔時間分為及時歸檔、定期歸檔等各項內(nèi)容。

（五）分類編號

分類編號是檔案管理中一項重要內(nèi)容，其對于確保檔案管理作業(yè)的有序開展來說意義重大，一旦確定，可以依據(jù)具體情況適當擴充，但是不得隨意對其進行更改。進行檔案分類編號制定時，應(yīng)當以《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》、《檔號編制規(guī)則》和行業(yè)主管部門檔案分類的具體內(nèi)容作為核心依據(jù)，將所有檔案視作分類對象，全面結(jié)合管理特點和檔案內(nèi)容，讓各類不同材料之間形成有機聯(lián)系，從而為后續(xù)開發(fā)利用、科學管理提供支持。檔案分類編號規(guī)則主要包括類目設(shè)置、檔號編制等各項內(nèi)容。設(shè)定類目要包容建設(shè)項目的各項檔案，不得出現(xiàn)無類可歸情況，并且要對類目可擴充性進行充分考慮，為后續(xù)檔案管理作業(yè)開展提供支持。

分類編號需要保持驗證，不同類之間不得相互交叉，同一層次的分類標準需要保持一致，上位類內(nèi)容需要大于下位類內(nèi)容;分類編號要保持相對穩(wěn)定，類別名稱要保持穩(wěn)定;對于難以確定屬于哪一類項目檔案的規(guī)定通常采取約定俗成原則，對其應(yīng)當被歸入到哪一類目進行確定。對于類目標識通?？梢圆捎米帜富驍?shù)字表示，字母或數(shù)字在具體組合上可以依據(jù)特定方式表示。對于數(shù)字組合可以采取“雙位制”“八分制”，具體采用何種方式主要由同一級類目數(shù)量確定。

（六）文件材料與檔案整理規(guī)范

針對建設(shè)項目來說，該項規(guī)范主要包括以下幾項內(nèi)容：

1.歸檔要求與整理細則

建設(shè)項目是一項復雜工作，該項工作在具體開展過程中會涉及大量內(nèi)容，會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，項目檔案產(chǎn)生的形成產(chǎn)生于整個項目建設(shè)的全過程中，因此，檔案形成整體跨度時間長、涉及多個單位，文件種類多且復雜，具體管理作業(yè)開展的難度較大。國家對建設(shè)項目檔案管理內(nèi)容十分重視，制定了許多不同類型規(guī)范。建設(shè)單位為了更好地執(zhí)行國家制定的各項規(guī)范，要嚴格依據(jù)不同行業(yè)、國家的各項規(guī)范，全面結(jié)合自身具體情況，制定建設(shè)項目檔案管理規(guī)范。該項規(guī)范主要包括：項目文件形成積累、質(zhì)量要求、收集時間等多項內(nèi)容。

2.整理設(shè)備儀器文件材料細則

現(xiàn)代建筑項目規(guī)模不斷擴大，項目也逐漸變得更加復雜，這也就會導致建設(shè)項目中會應(yīng)用大量設(shè)備儀器，各項設(shè)備儀器性能會對建設(shè)項目質(zhì)量、進度等各項內(nèi)容造成直接影響，考慮到設(shè)備儀器管理十分特殊，這在一定程度上決定了部分檔案需要采取單獨方式管理?？紤]到國家對于設(shè)備儀器檔案管理缺少針對性的管理標準，因此，建設(shè)單位在進行此項標準制定時，要依據(jù)該類型文件形成相應(yīng)規(guī)律，結(jié)合企業(yè)實際情況界定哪些檔案是儀器設(shè)備檔案。部分儀器、設(shè)備、壓力容器等需要專門管理設(shè)備，相應(yīng)的文件材料要放在設(shè)備儀器檔案中，完成相應(yīng)管理工作，例如，壓縮機、機組、各類泵等材料都要歸入到設(shè)備儀器檔案庫中。該項規(guī)范主要包括儀器、設(shè)備文件材料形成積累、編目、整理、歸檔等多項內(nèi)容。

3.整理作業(yè)照片細節(jié)

作業(yè)照片與一般經(jīng)營管理作業(yè)形成照片存在一定差異，其直接體現(xiàn)建設(shè)項目的施工過程。針對該類型照片管理方法與經(jīng)營管理作業(yè)形成照片管理方法存在一定差異，應(yīng)當依據(jù)建設(shè)項目施工過程中開展管理，而對于經(jīng)營管理作業(yè)形成的照片，通常情況下要采取年度方式完成相應(yīng)管理工作。作業(yè)照片的內(nèi)容主要包括建設(shè)項目開展前的整體面貌情況、施工開展時重點部位的具體施工情況（以建筑項目中的隱蔽工程、重點控制點、質(zhì)量事故等各項內(nèi)容作為重點內(nèi)容）、建設(shè)項目開工典禮等各項內(nèi)容。開展整理工作時，要依據(jù)工程項目（或單位工程、單項工程、裝置單元）進行分類整理。對于建設(shè)項目中的紙板照片，依據(jù)工程項目單獨組冊裝訂，對于數(shù)碼照片要依據(jù)工程項目情況，單獨建立文件夾，而且對于每個文件都要賦予一個指定的文件名稱。需要特別注意的是，照片說明要包括地點、時間、人物、背景等各項內(nèi)容。該項細節(jié)主要包括：建設(shè)項目照片積累歸檔內(nèi)容、具體整理原則、照片質(zhì)量、整理步驟方法等多項內(nèi)容。

四、結(jié)束語

在新時期快速發(fā)展背景下，要提高對建設(shè)項目檔案管理作業(yè)的重視，不得松懈，要嚴格依據(jù)建設(shè)項目特殊性，以及整個行業(yè)發(fā)展情況，不斷探索，從而獲取到先進的檔案工作方法、管理模式，同時，還要注重體系和制度建設(shè)，從而使建設(shè)項目檔案管理作業(yè)時效性能夠得到進一步提高。

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