高校行政管理信息化建設(shè)思路探索

苗國(guó)芳，陳仕品

（西華師范大學(xué)，四川 南充 637002）

0 引 言

隨著教育信息化工作的不斷深入，高校信息化管理工作迎來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。教育部副部長(zhǎng)杜占元指出，“2012 年全國(guó)教育信息化工作電視電話(huà)會(huì)議召開(kāi)以來(lái)，在教育信息化工作者的共同努力下，我國(guó)的教育信息化事業(yè)蓬勃發(fā)展，教育管理信息化工作成效顯著”。2015 年5 月，國(guó)際教育信息化會(huì)議在山東青島召開(kāi)，這表明中國(guó)教育信息化的發(fā)展建設(shè)在世界上的影響力逐步提高。教育信息化“十三五”規(guī)劃實(shí)施幾年來(lái)，教育管理信息化建設(shè)不斷深入推進(jìn)，教育治理能力得到全面提升?！督逃畔⒒?.0 行動(dòng)計(jì)劃》將“探索信息時(shí)代教育治理新模式”和“助力教育治理水平提升”作為基本目標(biāo)和主要任務(wù)之一。2020 年是“十四五”規(guī)劃布局之年，以人工智能、大數(shù)據(jù)為代表的“新基建”的迅猛發(fā)展為高校信息化發(fā)展注入強(qiáng)勁動(dòng)力，如何將新技術(shù)與高校教學(xué)、科研、管理深度融合，破除數(shù)據(jù)、信息孤島，打造全面感知、深度融合、多維服務(wù)的智慧校園環(huán)境，全面提升信息化管理水平和教育治理能力，是高校在管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要深入思考的問(wèn)題。

1 當(dāng)前高校行政管理信息化存在的主要問(wèn)題

近幾年，我國(guó)高校信息化建設(shè)工作取得了一定的成就。雖然教育管理信息化發(fā)展比較晚，但是在廣大教育信息化工作者的共同努力下，我國(guó)的教育管理信息化有了很大的推進(jìn)。全國(guó)各高校加強(qiáng)了信息化系統(tǒng)建設(shè)，并在互聯(lián)網(wǎng)和其他各類(lèi)信息技術(shù)的支持下逐漸構(gòu)建數(shù)字校園，通過(guò)管理機(jī)制的形成和對(duì)管理業(yè)務(wù)的簡(jiǎn)化，在一定程度上提升了管理效率和水平，進(jìn)一步加快了教育管理信息化的發(fā)展步伐。但是，當(dāng)前高校在信息化管理方面仍然存在一些不足，不能充分起到深化教育綜合改革，促進(jìn)教育管理信息化發(fā)展的作用，嚴(yán)重制約了高校信息化建設(shè)的整體發(fā)展，主要反映在以下幾個(gè)方面。

1.1 行政管理者“宮本位”思想嚴(yán)重，服務(wù)意識(shí)缺乏

行政管理是高校最重要的政務(wù)之一，管理工作的主要群體就是廣大的行政管理人員，他們首先是高校的服務(wù)者，其次才是管理者，而教師和學(xué)生是被管理者，更是服務(wù)的對(duì)象。但目前高校行政管理人員普遍存在“宮本位”思想嚴(yán)重，而服務(wù)意識(shí)缺乏的現(xiàn)象，沒(méi)有意識(shí)到自己的本職工作是服務(wù)于師生、服務(wù)于教學(xué)，在師生辦理業(yè)務(wù)時(shí)“擺臉色”“端架子”，甚至?xí)霈F(xiàn)有意刁難的情況，讓師生對(duì)行政管理人員“望而生畏”，這與高校行政管理向服務(wù)型轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和理念背道而馳。

1.2 業(yè)務(wù)辦理流程繁雜，各部門(mén)之間缺乏有效協(xié)同

高校是一個(gè)小型的社會(huì)，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，組成部門(mén)眾多，主要有教務(wù)處、人事處、計(jì)財(cái)處、學(xué)工部和后勤處等幾大部門(mén)，一般來(lái)說(shuō)，幾大部門(mén)“分工明確”，分別處理涉及自己部門(mén)的業(yè)務(wù)工作，對(duì)不在自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)或邊界劃分不清晰的業(yè)務(wù)無(wú)人問(wèn)津，甚至避之不及，部門(mén)與部門(mén)之間協(xié)同辦公能力差，工作效率低下。常見(jiàn)的問(wèn)題是，一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要多個(gè)部門(mén)處理審批才能完成，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

1.3 各管理部門(mén)信息系統(tǒng)各自獨(dú)立，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

近幾年，隨著我國(guó)高校管理信息化程度的不斷提升，教育管理水平的不斷提高，很多高校的信息化建設(shè)都上了一個(gè)新臺(tái)階，信息量和數(shù)據(jù)量急劇增大。然而，很多高校信息系統(tǒng)建設(shè)卻呈現(xiàn)出一個(gè)部門(mén)一個(gè)系統(tǒng)的狀態(tài)，各信息系統(tǒng)或平臺(tái)獨(dú)立運(yùn)行，雖然很多高校都建立了統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)，但是由于各種原因，很多主要的系統(tǒng)或網(wǎng)站并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的對(duì)接，致使統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)成為“擺設(shè)”，而各系統(tǒng)或網(wǎng)站依然孤立存在，“一人多號(hào)”現(xiàn)象嚴(yán)重，信息化水平嚴(yán)重滯后。同時(shí)，由于缺乏基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，各部門(mén)依據(jù)自身的需要采用不同標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，相互之間無(wú)法完成數(shù)據(jù)交換和共享，信息資源分散、獨(dú)立，數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性無(wú)法得到保證，形成數(shù)據(jù)應(yīng)用孤島，嚴(yán)重影響信息的跨部門(mén)共享，看似部門(mén)與工作人員眾多，但工作效率偏低，且工作量大，很多業(yè)務(wù)辦理毫無(wú)意義，教師和學(xué)生辦理業(yè)務(wù)多有不便，體驗(yàn)較差。

2 高校行政管理信息化效率偏低的成因分析

2.1 重管理、輕服務(wù)

為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是行政管理工作的核心。同樣，在高校行政管理中，行政管理人員的主要工作職責(zé)是服務(wù)師生，但在實(shí)際工作中，一些管理人員思想不正確，認(rèn)為教師和學(xué)生是被管理者，忽視自己作為服務(wù)者的角色，優(yōu)先考慮自己的工作便利而將麻煩和困難留給師生。特別是面對(duì)學(xué)生時(shí)，一些業(yè)務(wù)管理人員常常命令學(xué)生做事，卻在學(xué)生辦事時(shí)敷衍了事，給學(xué)生留下了“臉難看，事難辦”的負(fù)面印象。當(dāng)然，這種現(xiàn)象也不難理解，高校的行政人員不僅要處理各種繁雜的業(yè)務(wù)工作，同時(shí)跟專(zhuān)任教師一樣，也面臨著崗位考核和職稱(chēng)評(píng)審的挑戰(zhàn)和壓力，導(dǎo)致他們沒(méi)有管理好自己在面對(duì)師生時(shí)的情緒，也沒(méi)有表現(xiàn)出作為服務(wù)者應(yīng)該具有的態(tài)度。當(dāng)然，也不排除一部分行政管理者自身服務(wù)意識(shí)的缺乏，這些都影響著高校行政管理信息化建設(shè)服務(wù)水平的提升。

2.2 缺乏對(duì)業(yè)務(wù)流程的簡(jiǎn)化梳理，缺少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)和統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)

目前，我國(guó)大部分高校業(yè)務(wù)部門(mén)主要還是按照部門(mén)職責(zé)來(lái)劃分，從涉及的業(yè)務(wù)范圍來(lái)看，似乎顯得分工明確，責(zé)任到人，但從實(shí)際操作情況來(lái)看，這種“以職能為中心”的劃分方式給跨部門(mén)協(xié)同辦理業(yè)務(wù)造成了巨大阻礙，出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程交叉復(fù)雜、組織人員眾多，但工作效率低下的問(wèn)題，且數(shù)據(jù)和信息看似全面，但實(shí)際呈現(xiàn)重復(fù)、分散的特點(diǎn)，給管理工作帶來(lái)了極大的負(fù)面影響。究其原因主要有：一是高校管理信息系統(tǒng)建設(shè)“各自為營(yíng)”，出現(xiàn)“上面千條線(xiàn)、下面一把刷”窘境；二是以“以職能為中心”的部門(mén)劃分導(dǎo)致各部門(mén)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)難以共通共融，部門(mén)之間業(yè)務(wù)協(xié)同能力差；三是信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的缺乏，管理、運(yùn)行機(jī)制的不統(tǒng)一，導(dǎo)致在需要共享各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)時(shí)往往難以調(diào)出和使用；四是缺少統(tǒng)一的身份認(rèn)證系統(tǒng)，無(wú)法對(duì)不同身份的人員提供特定的系統(tǒng)和進(jìn)行相應(yīng)的管理。

2.3 缺乏數(shù)據(jù)安全治理的意識(shí)和能力

高校信息系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)的安全很大程度上取決于高校信息化管理人員的素質(zhì)。當(dāng)前，大部分高校的信息化管理人員雖然人數(shù)眾多，但是普遍缺乏保障數(shù)據(jù)安全的意識(shí)，并且由于高校在對(duì)員工的技能培訓(xùn)，尤其是在信息安全管理方面專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的欠缺，使得網(wǎng)絡(luò)信息管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)于信息保障、數(shù)據(jù)安全治理中出現(xiàn)的內(nèi)憂(yōu)外患感到無(wú)能為力。另外，許多高校還沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的信息安全部門(mén)，安全管理體系和管理規(guī)范還有待完善，沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)和信息按重要程度進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分管理，存儲(chǔ)和維護(hù)混亂，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息安全難以保障。

3 高校行政管理信息化建設(shè)思路

3.1 建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)和統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)

首先，要在審批、服務(wù)、監(jiān)管等方面做到標(biāo)準(zhǔn)和一致，為高校師生提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，就要統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、集成全校事務(wù)信息，建立好公共服務(wù)綜合信息平臺(tái)或者基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基本數(shù)據(jù)在不同職能部門(mén)中的共享和流通。在此基礎(chǔ)上，建立和完善統(tǒng)一的角色授權(quán)身份認(rèn)證體系，將學(xué)校各個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)或網(wǎng)站與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)所有系統(tǒng)都從“一個(gè)門(mén)進(jìn)”，徹底解決“一人多號(hào)”的問(wèn)題。這樣，所有用戶(hù)從同一個(gè)入口登錄，但在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置不同的角色（如管理者、教師、本科生、研究生等）和對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)功能，根據(jù)不同的角色授予用戶(hù)不同的使用權(quán)限，引導(dǎo)辦理相應(yīng)的業(yè)務(wù)。這樣通過(guò)角色、權(quán)限、業(yè)務(wù)功能一一對(duì)應(yīng)的方式，既方便了師生網(wǎng)上辦理和審批業(yè)務(wù)，同時(shí)也為管理者對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)維管理及領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供支持。

3.2 開(kāi)展業(yè)務(wù)流程再造，實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)

3.2.1 樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，以服務(wù)用戶(hù)為中心

服務(wù)大眾是現(xiàn)代教育行政的本質(zhì)，政府通過(guò)提供教育來(lái)滿(mǎn)足大眾的教育需要，同時(shí)也以此來(lái)體現(xiàn)自己的價(jià)值，所以，各級(jí)教育行政部門(mén)和工作人員從事教育行政管理活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)必須是服務(wù)。高校主要由三類(lèi)人員構(gòu)成：教師、學(xué)生以及行政管理者，而服務(wù)面向的主要對(duì)象就是教師和學(xué)生，沒(méi)有教師和學(xué)生，學(xué)校的存在就沒(méi)有意義。行政部門(mén)和教學(xué)部門(mén)都是高校的組成部分，只是各自分工不同，從“以人為本”的角度講，都有服務(wù)于人的義務(wù)和接受服務(wù)的權(quán)利，行政部門(mén)服務(wù)于教學(xué)部門(mén)，是教學(xué)得以開(kāi)展的支撐部門(mén)。因此，行政管理人員要樹(shù)立“服務(wù)用戶(hù)”的意識(shí)，把教師和學(xué)生的體驗(yàn)作為檢驗(yàn)自己工作是否合格的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，這是一項(xiàng)業(yè)務(wù)得以完成的重要前提。

3.2.2 以業(yè)務(wù)為主線(xiàn)，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造，簡(jiǎn)化管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)

目前高校行政管理大多仍局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)業(yè)務(wù)的電子化，并沒(méi)有對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的改造和優(yōu)化，導(dǎo)致流程重復(fù)交叉，降低了辦理效率。業(yè)務(wù)的劃分不是依據(jù)管理部門(mén)的職能要求，應(yīng)該圍繞業(yè)務(wù)的先后順序，對(duì)原有的服務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新規(guī)劃和梳理，簡(jiǎn)化不必要的、重復(fù)交叉的環(huán)節(jié)，整合集成相關(guān)的業(yè)務(wù)、步驟和環(huán)節(jié)，將所有的業(yè)務(wù)梳理為一條線(xiàn)。通過(guò)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化再造，數(shù)據(jù)采集能夠直抵其產(chǎn)生的業(yè)務(wù)源頭，從源頭上控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，并進(jìn)行跨領(lǐng)域、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成。例如，通過(guò)建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)及相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)間數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，為教師和學(xué)生提供便捷、高效的“一站式”服務(wù)。原來(lái)，辦理一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要在多個(gè)部門(mén)間來(lái)回跑，現(xiàn)在可以通過(guò)管理部門(mén)內(nèi)部的數(shù)據(jù)互聯(lián)做到一個(gè)“窗口”進(jìn)一個(gè)“窗口”出，避免了“領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)動(dòng)嘴，下面跑斷腿”的現(xiàn)象，以“數(shù)據(jù)跑線(xiàn)”代替“師生跑腿”。

3.3 根據(jù)業(yè)務(wù)服務(wù)流程調(diào)整業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)構(gòu)，提高跨部門(mén)業(yè)務(wù)協(xié)同能力

在整理業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，還必須構(gòu)建與新業(yè)務(wù)流程相匹配的合理的組織結(jié)構(gòu)。首先，讓組織“精簡(jiǎn)”是高校組織重組的重要任務(wù)。根據(jù)管理學(xué)“控制幅度”原理，重新調(diào)整組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案，去除不必要的中間行政層級(jí)和行政部門(mén)，簡(jiǎn)化縱向的管理層次，建立扁平化的組織結(jié)構(gòu)，這樣有助于提高工作效率。其次，圍繞業(yè)務(wù)流程的先后順序，可以將相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或者崗位進(jìn)行合并，撤除重疊、職責(zé)不清的崗位，并新建必需的崗位。最后，高校建立管理信息系統(tǒng)時(shí)要更多地考慮跨部門(mén)業(yè)務(wù)的協(xié)同，而不是只為提高某個(gè)部門(mén)的辦公效率和業(yè)務(wù)處理能力，要讓數(shù)據(jù)和信息在各類(lèi)用戶(hù)和系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)交換和流通，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)協(xié)同辦理。尤其在知識(shí)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時(shí)代，高校部門(mén)與流程的性質(zhì)已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，高校行政管理中大量的業(yè)務(wù)工作需要跨部門(mén)、跨層級(jí)、跨學(xué)院共同完成，任何一個(gè)部門(mén)都不可能獨(dú)立承擔(dān)和完成一項(xiàng)工作，要通過(guò)數(shù)據(jù)和信息的交換和共享，將各個(gè)孤立的管理信息系統(tǒng)集成起來(lái)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)協(xié)同辦公。

4 結(jié) 語(yǔ)

本文對(duì)當(dāng)前高校行政管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，探索了高校行政管理信息化建設(shè)的變革路徑，即建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)和統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)，樹(shù)立“以服務(wù)用戶(hù)”為核心的意識(shí)，以業(yè)務(wù)為主線(xiàn)，對(duì)學(xué)校重要業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理，提高跨部門(mén)協(xié)同能力，整合、對(duì)接各孤立信息系統(tǒng)，打通數(shù)據(jù)流通渠道，實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)，從管理思想、管理機(jī)制以及管理方式等各方面對(duì)行政管理模式進(jìn)行徹底變革。