曹嘉媛,賈 玻,劉文軒,孫 剛
(1.首都航天機(jī)械有限公司,北京 100076;2.中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院,北京 100076)
近年來航天企業(yè)項(xiàng)目管理呈現(xiàn)出市場(chǎng)化、國(guó)際化和信息化等特點(diǎn),多項(xiàng)目研制生產(chǎn)并行的情況極為常見,原有的職能模式和組織管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要。為了能夠解決項(xiàng)目進(jìn)行中的一系列問題,需要航天國(guó)有企業(yè)充分研究項(xiàng)目科研管理的實(shí)際特點(diǎn),創(chuàng)新項(xiàng)目管理模式。從實(shí)質(zhì)上來看,航天企業(yè)管理模式的創(chuàng)新需要多項(xiàng)目組織的配合,實(shí)現(xiàn)對(duì)多項(xiàng)目之間資源的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào),并且為項(xiàng)目管理工作投入必要的資源,確保項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量,推動(dòng)航天企業(yè)轉(zhuǎn)型。
項(xiàng)目管理是企業(yè)管理工作的重點(diǎn),也是管理學(xué)中一個(gè)重要的組成部分,項(xiàng)目管理可以確保項(xiàng)目成功實(shí)施,適用于較大型、較復(fù)雜以及多變環(huán)境下的項(xiàng)目管理工作。經(jīng)由科學(xué)化和高效化的管理活動(dòng),可以有效配置各項(xiàng)資源,進(jìn)而合理控制項(xiàng)目進(jìn)程。項(xiàng)目管理活動(dòng)就是采用系統(tǒng)的方法和理論實(shí)現(xiàn)對(duì)于項(xiàng)目資源的組織和控制,在確保項(xiàng)目能夠順利實(shí)施的基礎(chǔ)上,以預(yù)期的費(fèi)用、時(shí)間順利完成?,F(xiàn)代項(xiàng)目管理活動(dòng)當(dāng)中,最重要的三項(xiàng)要素就是成本、進(jìn)度以及質(zhì)量,這三者之間的關(guān)系是密不可分的,這就需要項(xiàng)目管理者能夠基于全局思考問題,盡量確保各項(xiàng)指標(biāo)都順利實(shí)現(xiàn)。在項(xiàng)目監(jiān)控領(lǐng)域,普遍采用的方法是將當(dāng)前的實(shí)際情況和計(jì)劃中的情況進(jìn)行對(duì)比,在出現(xiàn)偏差的情況下及時(shí)分析原因,并采取措施加以控制,以求讓項(xiàng)目管理工作回歸預(yù)期目標(biāo)。
現(xiàn)代項(xiàng)目管理的特點(diǎn)有以下幾點(diǎn):第一,復(fù)雜性。項(xiàng)目管理往往包含著復(fù)雜多變的內(nèi)容,隨著項(xiàng)目?jī)?nèi)容和行業(yè)領(lǐng)域的不同,涉及的學(xué)科也多種多樣,會(huì)分成很多部分。除此之外,項(xiàng)目的開展本身也會(huì)受到一些外在因素的約束,因而不難看出,想要做好項(xiàng)目管理工作,其涉及的內(nèi)容和事項(xiàng)都是非常復(fù)雜的。第二,創(chuàng)造性。項(xiàng)目通常具有一次性的特點(diǎn),并且也含有一定的創(chuàng)新性內(nèi)容,因而項(xiàng)目管理人員無可避免地在項(xiàng)目管理工作中遇到新的情況、新的風(fēng)險(xiǎn),這些都是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的重要成因,這就需要引進(jìn)科學(xué)技術(shù),參照其他項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn),為本項(xiàng)目的開展提供支持。第三,集權(quán)性。為了確保項(xiàng)目管理工作的順利開展,需要形成一套相對(duì)完善而嚴(yán)密的組織管理體系,而集權(quán)制管理體制可以提高項(xiàng)目管理的效率,由于部分大型項(xiàng)目的內(nèi)容較為復(fù)雜,且涉及不同的工種、學(xué)科,同時(shí),不同部門之間也承擔(dān)著不同的工作任務(wù),其要達(dá)到的目標(biāo)也有所不同,因而很可能會(huì)出現(xiàn)摩擦、矛盾等問題,這就需要形成一套領(lǐng)導(dǎo)班子,對(duì)于不同部門的運(yùn)行情況進(jìn)行協(xié)調(diào),從整體上進(jìn)行優(yōu)化,確保決策的有效性和高效性,讓項(xiàng)目能夠順利完成。最后,專業(yè)性。現(xiàn)代項(xiàng)目管理對(duì)于項(xiàng)目管理人員的素質(zhì)和能力要求較高,無論是計(jì)劃的決策、資源的調(diào)整,還是整體進(jìn)度和質(zhì)量的把控都需要較強(qiáng)的理論水平和實(shí)踐能力,與此同時(shí),項(xiàng)目管理者對(duì)于項(xiàng)目中的技術(shù)種類和涉及的學(xué)科專業(yè)知識(shí)也要有較為深刻的理解。
航天型國(guó)企的項(xiàng)目管理流程大致可以分為以下四個(gè)階段:立項(xiàng)階段、可行性研究階段、執(zhí)行階段以及總結(jié)階段,并且在每個(gè)階段結(jié)束之后都需要進(jìn)行一次總結(jié),從而讓實(shí)際問題得到解決,同時(shí)為后續(xù)其他工作的開展創(chuàng)造條件。項(xiàng)目組則需要及時(shí)采集分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)并進(jìn)行預(yù)測(cè),為決策工作的開展提供必要依據(jù)。在項(xiàng)目立項(xiàng)階段,需要為工作擬訂項(xiàng)目計(jì)劃書,內(nèi)容包括項(xiàng)目背景資料、市場(chǎng)資料以及客戶和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的相關(guān)信息。在可行性研究階段,要重點(diǎn)明確項(xiàng)目目標(biāo),完成預(yù)算編制,確定所需資源,編制時(shí)間表,完成風(fēng)險(xiǎn)分析。在項(xiàng)目執(zhí)行階段,則需要嚴(yán)格按照相關(guān)計(jì)劃來開展工作,并監(jiān)督實(shí)施效果。最后,進(jìn)行項(xiàng)目的總結(jié)。
具體來說,項(xiàng)目組織體系可以分為三個(gè)層次:第一層是項(xiàng)目資助人,就是為項(xiàng)目提供資金的人或機(jī)構(gòu),其負(fù)責(zé)在每個(gè)階段執(zhí)行完畢后,確定是否繼續(xù)為項(xiàng)目提供資金;第二層是項(xiàng)目管理者,具體包括有項(xiàng)目經(jīng)理、助理以及部門協(xié)調(diào)工作者等,主要負(fù)責(zé)為項(xiàng)目開展過程中所需的資源進(jìn)行多方面的統(tǒng)籌和協(xié)調(diào),同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)接客戶的工作;第三層則是項(xiàng)目組成員,就是指項(xiàng)目工作的參與者,主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目開展過程中的部分具體工作,其應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目計(jì)劃來完成作業(yè),一旦發(fā)現(xiàn)作業(yè)中存在任何問題,則需要及時(shí)進(jìn)行溝通解決。
一般來說,項(xiàng)目的開展需要遵循的原則有以下幾點(diǎn):第一,需要確保契合項(xiàng)目的最終目標(biāo);第二,需要以實(shí)際工作任務(wù)作為基礎(chǔ)來開展工作;第三,適應(yīng)于統(tǒng)一決策的需要;第四,要為全局統(tǒng)籌控制提供便利;第五,要建設(shè)完善的匯報(bào)方式和方法制度;第六,要確保項(xiàng)目的規(guī)模與項(xiàng)目的性質(zhì)相匹配。
另外,航天型國(guó)企經(jīng)常會(huì)在有限的資源下同時(shí)開展多個(gè)項(xiàng)目,因而為了確保項(xiàng)目能夠順利達(dá)成目標(biāo),就需要對(duì)項(xiàng)目的重要性進(jìn)行評(píng)價(jià),在重點(diǎn)項(xiàng)目中投入更多的資源,而相對(duì)次要的項(xiàng)目則可以交由某個(gè)部門單獨(dú)負(fù)責(zé)。現(xiàn)階段項(xiàng)目管理常見的組織形式大致上分成三類,分別是職能式、項(xiàng)目式以及矩陣式組織結(jié)構(gòu)。而航天企業(yè)的項(xiàng)目具有較高的復(fù)雜性,且技術(shù)更新頻繁,而且時(shí)間跨度較大,因而對(duì)于人力和物力資源有著更高的需求,所以最為合適的組織結(jié)構(gòu)形式就是矩陣式組織結(jié)構(gòu),其原因在于該模式可以在確保項(xiàng)目順利完工的同時(shí),實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的有效控制。
目前我國(guó)航天企業(yè)在項(xiàng)目開展過程中,大多是同時(shí)開發(fā)多個(gè)項(xiàng)目,這樣的形式給航天企業(yè)的工作開展帶來了一定的挑戰(zhàn),在項(xiàng)目管理工作中,需要及時(shí)而妥善地分配各項(xiàng)資源,從而適應(yīng)不同項(xiàng)目開發(fā)的實(shí)際需求,同時(shí)促進(jìn)資源配置效率有效提升,這也是航天工程項(xiàng)目研發(fā)工作中,為了保障開發(fā)進(jìn)度而采取的有效措施。目前,我國(guó)航天企業(yè)項(xiàng)目開發(fā)的過程中,無論是經(jīng)費(fèi)的投入還是資源的投放大多是分批次進(jìn)行的,因而在一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展過程中,會(huì)多次注入項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和資源。但是實(shí)際上經(jīng)費(fèi)分配和資源交付的時(shí)間都未必能夠保時(shí)保量,因而項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度就會(huì)受到一定程度的影響,很多項(xiàng)目在開發(fā)的過程中,由于缺少經(jīng)費(fèi)和資源而陷入停滯,導(dǎo)致進(jìn)度延誤。該問題直接導(dǎo)致工程項(xiàng)目研發(fā)周期被延長(zhǎng),與此同時(shí),由于航天型國(guó)企大多同時(shí)開展多個(gè)項(xiàng)目,單個(gè)項(xiàng)目的周期延長(zhǎng),也將導(dǎo)致整體研發(fā)的穩(wěn)定性受到影響。其原因在于我國(guó)航天國(guó)企在項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目周期規(guī)劃缺乏合理性,進(jìn)而導(dǎo)致一系列后果。我國(guó)很多航天企業(yè)在項(xiàng)目規(guī)劃的過程中,并沒有結(jié)合工程的實(shí)際情況來確定合理的開發(fā)周期,在具體周期規(guī)劃方面也過于籠統(tǒng)而缺乏合理性,在具體執(zhí)行過程中也會(huì)受到多方面因素的影響。該問題的存在不僅導(dǎo)致各項(xiàng)監(jiān)管工作無法正常開展,同時(shí)也在較大程度上,對(duì)工程的開發(fā)效率、開發(fā)進(jìn)度造成了一定的影響。
航天型國(guó)企在項(xiàng)目開展的過程中,經(jīng)常需要多個(gè)部門共同參與,這個(gè)過程需要項(xiàng)目管理部門作為樞紐完成協(xié)調(diào)工作,這樣才能確保資源的有效配置,并提高開發(fā)效率、保證開發(fā)質(zhì)量。但是與其他企業(yè)的項(xiàng)目相比,航天型國(guó)企的項(xiàng)目具有較強(qiáng)的不確定性,所以研發(fā)工作的開展也會(huì)受到一定程度的影響,未必能夠按照預(yù)期的進(jìn)度進(jìn)行。因而研發(fā)工作開發(fā)過程中所需的資源以及資金預(yù)算都可能和早期預(yù)算存在一定的差距。另外,航天型國(guó)企的工程項(xiàng)目研發(fā)過程中雖然會(huì)得到部分政策支持,但是實(shí)際優(yōu)惠政策未必能夠按照預(yù)期落實(shí),該問題也會(huì)對(duì)不同研發(fā)部門和項(xiàng)目管理部門之間的溝通協(xié)調(diào)造成一定的影響。另外,還需要注意的是,由于不同職能部門之間溝通不暢問題的存在,不僅會(huì)影響工程項(xiàng)目的研發(fā)進(jìn)度,同時(shí)也會(huì)在一定程度上損害企業(yè)的信譽(yù),這是企業(yè)項(xiàng)目管理工作中需要重視的問題。
現(xiàn)階段航天企業(yè)的項(xiàng)目管理中也普遍存在項(xiàng)目管控手段單一的問題,該問題的存在也在較大程度上影響了項(xiàng)目管理的效率和質(zhì)量,并且不利于實(shí)現(xiàn)技術(shù)的創(chuàng)新性突破。航天企業(yè)的項(xiàng)目在研發(fā)過程中,項(xiàng)目管理部門需要承擔(dān)的職能較為多樣,除了常見的資源配置和溝通協(xié)調(diào)之外,還包括任務(wù)管理、團(tuán)隊(duì)管理等方面的內(nèi)容,這些工作的效率和效果都會(huì)直接對(duì)項(xiàng)目的開展造成實(shí)質(zhì)性影響。然而目前我國(guó)航天型國(guó)企在項(xiàng)目管理工作當(dāng)中,項(xiàng)目控制手段是較為貧乏的,甚至部分項(xiàng)目管理者對(duì)于績(jī)效管理和質(zhì)量控制等方面的問題都沒有予以相應(yīng)的重視,因而這也會(huì)影響航天工程項(xiàng)目的研發(fā)水平,不利于航天型國(guó)企在新時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展。
針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)航天型國(guó)企在項(xiàng)目研發(fā)過程中,廣泛存在資源分配缺陷的問題,要求企業(yè)中的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須積極探索,尋找工程項(xiàng)目之間信息交流的新途徑,從而提高工作效率。近年來,網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)飛速發(fā)展,而電子信息技術(shù)也得到了全面推廣,所以航天型國(guó)企也可以在實(shí)際研發(fā)工作當(dāng)中,建立起一個(gè)更為有效的資源共享平臺(tái),為項(xiàng)目部門之間的合作搭建橋梁。這樣一方面可以有效提高不同研發(fā)團(tuán)隊(duì)的信息交流效率,另一方面也可以為項(xiàng)目管理部門對(duì)不同項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度的掌握提供一個(gè)有效的工具,以便進(jìn)行更有效的管理。該信息資源共享平臺(tái)可以在很大程度上避免因資源分配問題導(dǎo)致的沖突,降低溝通成本,從而為航天工程項(xiàng)目研發(fā)工作的推進(jìn)提供有力的保障。
前文中提到的航天型國(guó)企職責(zé)劃分不明確對(duì)于項(xiàng)目的研發(fā)造成了不利影響,同時(shí)也引發(fā)了部門之間溝通協(xié)調(diào)不暢的問題。與此同時(shí),工作環(huán)境也有待進(jìn)一步優(yōu)化,這樣才能不斷提高項(xiàng)目水平,保證項(xiàng)目進(jìn)度,這就要求航天型企業(yè)的項(xiàng)目管理部門能夠提前明確企業(yè)內(nèi)行政部門管理人員以及科研部門技術(shù)人員的職責(zé)范圍,為研發(fā)環(huán)境的優(yōu)化提供必要的條件。因而項(xiàng)目管理者也需要及時(shí)明確不同研發(fā)團(tuán)隊(duì)的各崗位工作者的職責(zé),避免由于權(quán)責(zé)不清而導(dǎo)致的溝通協(xié)調(diào)不暢等問題。另外,項(xiàng)目管理的負(fù)責(zé)人也要對(duì)項(xiàng)目研發(fā)環(huán)境予以重視,經(jīng)由長(zhǎng)效性的監(jiān)督管理來及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目推進(jìn)過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)因素,并采取相應(yīng)的手段進(jìn)行處理,為研發(fā)工作的開展提供良好的條件。
現(xiàn)階段,我國(guó)航天企業(yè)項(xiàng)目管理部門在項(xiàng)目管理工作過程中,對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)識(shí)存在一定的局限性,大多認(rèn)為項(xiàng)目管理工作僅僅包括信息協(xié)調(diào)、資源分配等內(nèi)容,因而項(xiàng)目管理工作職能也就無法充分地在研發(fā)過程中得到發(fā)揮。對(duì)于這一現(xiàn)象,航天型國(guó)企的項(xiàng)目管理工作者需要及時(shí)改變自身的工作理念,除了信息協(xié)調(diào)、資源分配問題之外,還應(yīng)當(dāng)重視業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理以及工作團(tuán)隊(duì)管理等方面的內(nèi)容,從而為研發(fā)工作開展過程中的不同環(huán)節(jié)提供必要的支持,并進(jìn)行長(zhǎng)效化的監(jiān)督管理。將每個(gè)項(xiàng)目都作為未來項(xiàng)目群或者項(xiàng)目組合中的一部分,通過長(zhǎng)期探索實(shí)踐來總結(jié)項(xiàng)目管理的規(guī)律,不斷創(chuàng)新項(xiàng)目管理的模式,從而推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。
航天企業(yè)在很多情況下是多項(xiàng)目同時(shí)開展,因而需要建設(shè)適用于多項(xiàng)目管理的組織模式,一方面,要適應(yīng)單個(gè)項(xiàng)目的全過程管理,為項(xiàng)目的開展提供技術(shù)和信息交流的保障,統(tǒng)一協(xié)調(diào)項(xiàng)目的開發(fā)、運(yùn)行;另一方面,也要實(shí)現(xiàn)對(duì)多項(xiàng)目的協(xié)調(diào)管理,從而為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。結(jié)合我國(guó)航天企業(yè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)來看,所建設(shè)的項(xiàng)目綜合管理體系應(yīng)當(dāng)具備三個(gè)層級(jí),分別是決策層、多項(xiàng)目管理層以及項(xiàng)目執(zhí)行層。
第一,決策層。決策層應(yīng)當(dāng)以企業(yè)主要負(fù)責(zé)人作為核心,完成戰(zhàn)略制定、項(xiàng)目規(guī)劃以及市場(chǎng)的開發(fā),起到頂層控制作用,具備對(duì)多個(gè)項(xiàng)目的行政支持和技術(shù)指揮功能。
第二,多項(xiàng)目管理層。在該層中主要實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的策劃指揮、協(xié)調(diào)監(jiān)督以及團(tuán)隊(duì)激勵(lì),該層級(jí)在體系中承上啟下,輔助決策,完成上下級(jí)之間的溝通。負(fù)責(zé)推進(jìn)項(xiàng)目的開發(fā)落實(shí),統(tǒng)一協(xié)調(diào)不同的單位部門,以提高項(xiàng)目的運(yùn)行效率,將不同專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)集合起來,調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)積極性,完成項(xiàng)目?jī)?nèi)容。
第三,項(xiàng)目執(zhí)行層。就是指項(xiàng)目的具體實(shí)施人員,在此層級(jí),需要將任務(wù)進(jìn)行細(xì)化分解,確保任務(wù)的順利完成。
項(xiàng)目管理辦公室,就是指為實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)和完成項(xiàng)目任務(wù)而設(shè)立的組織,主要承擔(dān)創(chuàng)建和監(jiān)控企業(yè)項(xiàng)目管理工作。對(duì)于航天企業(yè)而言,多項(xiàng)目管理并不是日常工作職能的一部分,因而需要專門的項(xiàng)目管理辦公室來協(xié)助管理層完成決策工作。具體來講,項(xiàng)目管理辦公室要為單個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)、項(xiàng)目群的管理以及項(xiàng)目組合管理等提供一系列良好的環(huán)境和必要的條件,從而更好地在項(xiàng)目之間分配資源,滿足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略需要。項(xiàng)目管理辦公室的人員構(gòu)成包括辦公室經(jīng)理、項(xiàng)目群經(jīng)理、項(xiàng)目組合經(jīng)理以及項(xiàng)目管理辦公室業(yè)務(wù)主管人員。其中項(xiàng)目管理辦公室經(jīng)理擁有協(xié)調(diào)權(quán)和決策權(quán),從戰(zhàn)略層面上對(duì)資源進(jìn)行整合和配置,完成多個(gè)項(xiàng)目和部門之間的協(xié)調(diào)工作;而項(xiàng)目群經(jīng)理和項(xiàng)目組合經(jīng)理則需要從微觀層面協(xié)調(diào)和管理項(xiàng)目。項(xiàng)目管理辦公室需要承擔(dān)建設(shè)項(xiàng)目管理模式、協(xié)調(diào)上下級(jí)、橫向跨部門協(xié)調(diào)以及制訂計(jì)劃并進(jìn)行監(jiān)督的職能,具體來說,需要關(guān)注以下幾個(gè)方面的問題:第一,要結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo),設(shè)計(jì)和調(diào)整項(xiàng)目?jī)?nèi)容;第二,要組建項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì),在團(tuán)隊(duì)之間出現(xiàn)進(jìn)度或資源沖突時(shí)要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,確保項(xiàng)目的持續(xù)進(jìn)行;第三,要及時(shí)監(jiān)控當(dāng)前項(xiàng)目的運(yùn)行情況,找到項(xiàng)目存在的問題,為項(xiàng)目決策提供全方位的信息支持;最后,對(duì)于項(xiàng)目開展過程中存在的沖突和矛盾,利用行政手段加以解決,為項(xiàng)目的推進(jìn)提供行政保障。
近年來,隨著我國(guó)綜合國(guó)力的不斷提升,航天事業(yè)也得到了充分的發(fā)展,航天研發(fā)能力也已經(jīng)居世界前列。航天事業(yè)的發(fā)展對(duì)航天型國(guó)企的項(xiàng)目管理工作也提出了新的要求,這就需要項(xiàng)目管理工作者能夠不斷創(chuàng)新自身的管理理念,積極創(chuàng)新項(xiàng)目控制手段,并以此為基礎(chǔ),明確企業(yè)內(nèi)部不同崗位工作者的工作職責(zé),從而為研發(fā)工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。在我國(guó)航天事業(yè)發(fā)展中,航天型國(guó)企的作用舉足輕重,只有提高航天型國(guó)企的管理水平,才能促進(jìn)我國(guó)航天科研能力的不斷發(fā)展與提升。