科研企業(yè)全面預(yù)算管理體系初探

陸聞艷

(中國石油化工股份有限公司石油勘探開發(fā)研究院，北京 102206)

面對企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的轉(zhuǎn)型要求，科研企業(yè)迫切需要通過精細(xì)化管理提升盈利能力。通過業(yè)財(cái)融合，做好預(yù)算管理是關(guān)鍵之舉，企業(yè)急需建立完善的全面預(yù)算管理體系。文章分析了科研單位預(yù)算管理存在的問題，就如何提升預(yù)算管理效率提出對策建議。

1 科研企業(yè)預(yù)算管理存在的問題

黨的十九屆五中全會(huì)強(qiáng)調(diào)，堅(jiān)持創(chuàng)新在我國現(xiàn)代化建設(shè)全局中的核心地位，把科技自立自強(qiáng)作為國家發(fā)展的戰(zhàn)略支撐，擺在規(guī)劃任務(wù)的首位?？蒲衅髽I(yè)的重要性和使命感不斷提高。在科研企業(yè)的日常運(yùn)營過程中，科研經(jīng)費(fèi)是科研活動(dòng)順利開展的根本保障，也對科研事業(yè)的發(fā)展起著非常重要的作用。因此，科研經(jīng)費(fèi)的投入力度和規(guī)模，科研經(jīng)費(fèi)的管理水平，科研經(jīng)費(fèi)“怎么花，如何花好”，是制約科研企業(yè)發(fā)展的重要因素，這更凸顯出“預(yù)算管理”在科研企業(yè)經(jīng)營管理中的重要性。

科研企業(yè)，有別于一般企業(yè)，其專業(yè)性強(qiáng)，科學(xué)研究具有不確定性，需要多個(gè)部門共同努力，部門之間的業(yè)務(wù)交叉增加了預(yù)算管理的難度。同時(shí)，受傳統(tǒng)的集團(tuán)型企業(yè)預(yù)算管理模式的束縛，內(nèi)部預(yù)算管理職能相對薄弱，預(yù)算管理機(jī)制不夠健全，不能充分有效地發(fā)揮預(yù)算管理對業(yè)務(wù)管控的指導(dǎo)作用。

1.1 財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)執(zhí)行的關(guān)聯(lián)度差，不能有效指導(dǎo)業(yè)務(wù)執(zhí)行

在預(yù)算編制過程中，各業(yè)務(wù)部門提供的基礎(chǔ)信息相對離散，且基礎(chǔ)數(shù)據(jù)受業(yè)務(wù)部門人為因素干擾較多，科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)的專業(yè)性又強(qiáng)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門缺乏對數(shù)據(jù)來源和形成預(yù)算編制的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的掌握，靠人力很難將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行精確銜接，公司預(yù)算與業(yè)務(wù)執(zhí)行的關(guān)聯(lián)度差，預(yù)算編制結(jié)果對實(shí)際業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、約束、改善作用未能充分發(fā)揮出來。同時(shí)，科研企業(yè)比較“重科研、輕管理”，責(zé)任部門利用“預(yù)算工具”持續(xù)改善管理的意識、手段相對匱乏。

1.2 缺乏可靠的手段保障預(yù)算的剛性執(zhí)行

預(yù)算管控與實(shí)際業(yè)務(wù)的發(fā)生過程相互獨(dú)立，企業(yè)的預(yù)算管理工具與ERP、財(cái)務(wù)共享平臺等相互獨(dú)立運(yùn)行，信息化建設(shè)還不夠完善，信息孤島依然存在。沒有直接的數(shù)據(jù)共享和分析穿透功能，造成預(yù)算形成后成本費(fèi)用的發(fā)生通過ERP、財(cái)務(wù)共享、業(yè)務(wù)流程等平臺或線下就可以執(zhí)行完畢，而預(yù)算的管控更多的是依靠人工控制，準(zhǔn)確性不高、時(shí)效性不夠，同時(shí)缺乏嚴(yán)格的控制流程，預(yù)算的剛性執(zhí)行得不到有效的保障。

2 全面預(yù)算管理體系設(shè)計(jì)原則

為更有效地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的精細(xì)化提升，加強(qiáng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的融合，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門對企業(yè)挖潛增效、價(jià)值創(chuàng)造的專業(yè)指導(dǎo)作用，全面預(yù)算管理體系的設(shè)計(jì)需遵循“三融合、三結(jié)合”的原則，并以其為主線深入推進(jìn)業(yè)財(cái)融合體系的建設(shè)。

2.1 在應(yīng)用廣度層面推進(jìn)“三融合”

(1)強(qiáng)化預(yù)算與業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前融合。強(qiáng)化預(yù)算編制、調(diào)整的業(yè)務(wù)依據(jù)信息化，系統(tǒng)性地歸集與管理，通過預(yù)算與對應(yīng)業(yè)務(wù)的信息關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算向業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前融合，提升預(yù)算管理對物資采購、全成本歸集分?jǐn)偟染唧w業(yè)務(wù)的分析、約束和指導(dǎo)作用。

(2)細(xì)化預(yù)算與核算的事中融合。借助細(xì)化的預(yù)算管理明細(xì)項(xiàng)目，提升ERP實(shí)際費(fèi)用核算的細(xì)度，在成本費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生過程中，通過預(yù)算數(shù)據(jù)與核算數(shù)據(jù)的相互驗(yàn)證、深度融合，及時(shí)進(jìn)行實(shí)際發(fā)生額與預(yù)算的對比，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行過程的事中分析，及時(shí)糾偏，以確保成本費(fèi)用的精細(xì)化管控。

(3)追蹤預(yù)算與分析的事后融合。通過加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行差異及其原因分析，以細(xì)化提升經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析，針對不同的成本費(fèi)用項(xiàng)目，細(xì)化不同因素對預(yù)算的影響。通過多方位管控和分析，剔除客觀不可控因素的影響，深入挖掘所有經(jīng)營事項(xiàng)的降本增效空間。

2.2 在業(yè)務(wù)深度層面實(shí)現(xiàn)“三結(jié)合”

(1)預(yù)算與科研生產(chǎn)相結(jié)合。預(yù)算編制與年度、季度、月度的科研生產(chǎn)計(jì)劃相結(jié)合，年度預(yù)算分解落實(shí)到執(zhí)行季度或月度，以月保季，以季保年。結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度，客觀分析可控與不可控因素的影響，確保成本預(yù)算的有效執(zhí)行，挖掘科研生產(chǎn)過程中成本費(fèi)用的進(jìn)一步優(yōu)化空間。

(2)預(yù)算與前端控制相結(jié)合。針對業(yè)務(wù)費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生過程，通過預(yù)算管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享、ERP等信息系統(tǒng)的結(jié)合，建立相互融合的業(yè)務(wù)控制和審批流程，在業(yè)務(wù)流程的提報(bào)前端，實(shí)現(xiàn)對費(fèi)用發(fā)生是否有預(yù)算的控制和審批，做到“有預(yù)算才花，有計(jì)劃不亂”，強(qiáng)化業(yè)務(wù)費(fèi)用預(yù)算的事前剛性控制。通過保證預(yù)算的精準(zhǔn)執(zhí)行，減少科研生產(chǎn)過程中的浪費(fèi)，起到降本增效的作用。

(3)預(yù)算與內(nèi)外市場相結(jié)合。強(qiáng)化對外部市場的分析，根據(jù)市場變化和需求，將預(yù)算分析和市場生產(chǎn)效益分析相結(jié)合，合理安排科研生產(chǎn)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)公司效益最大化；實(shí)行內(nèi)部市場化管理，通過預(yù)算的形式將市場同公司內(nèi)部經(jīng)營過程的各環(huán)節(jié)相銜接，強(qiáng)調(diào)執(zhí)行性，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程控制，引入市場化結(jié)算，推動(dòng)全面預(yù)算的有效落地。

3 全面預(yù)算管理體系結(jié)構(gòu)

作為企業(yè)內(nèi)部的精細(xì)化管理平臺，全面預(yù)算管理體系包括數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)處理層、管理控制層和決策支持層，貫穿企業(yè)經(jīng)營管理的各層面。其體系結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 全面預(yù)算管理體系結(jié)構(gòu)

全面預(yù)算管理體系在各系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，將數(shù)據(jù)穿透，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相融合，做到數(shù)據(jù)精準(zhǔn)統(tǒng)一。在數(shù)據(jù)信息化集成的基礎(chǔ)上，進(jìn)行預(yù)算管理五大模塊(預(yù)算編制、預(yù)算分解、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控、預(yù)算執(zhí)行評價(jià))的業(yè)務(wù)集成。同時(shí)，將預(yù)算系統(tǒng)的業(yè)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)和ERP數(shù)據(jù)交互對接，做到預(yù)算的前端控制，進(jìn)而分析指標(biāo)完成情況、預(yù)算差異、效益測算等，為管理者提供決策支持。

4 全面預(yù)算管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容

4.1 預(yù)算編制與分解

在預(yù)算編制與分解過程中，遵循精細(xì)預(yù)算管理和成本動(dòng)因原則，對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對象進(jìn)行細(xì)化，對預(yù)算管控對象采取對應(yīng)的細(xì)化預(yù)算編制措施，為管控提供基礎(chǔ)信息支持。

對于費(fèi)用預(yù)算，采用“成本中心+預(yù)算要素+業(yè)務(wù)項(xiàng)目+財(cái)務(wù)核算”四維一體的預(yù)算編制方式，規(guī)范業(yè)務(wù)預(yù)算編制信息、細(xì)化預(yù)算管理力度，收集使用對象、項(xiàng)目內(nèi)容及用途描述等編制業(yè)務(wù)信息，做到預(yù)算編制有據(jù)可依，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整。按照不同業(yè)務(wù)、各個(gè)預(yù)算科目進(jìn)行填報(bào)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享和ERP的數(shù)據(jù)統(tǒng)一。

4.2 預(yù)算調(diào)整管理

應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部預(yù)算調(diào)整的需求，為了嚴(yán)格控制預(yù)算調(diào)整事項(xiàng)的發(fā)生，強(qiáng)化預(yù)算調(diào)整的嚴(yán)肅性，保障預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行，增加預(yù)算中期調(diào)整管理。在調(diào)整的表單設(shè)計(jì)和流程管理上，做到合理清晰，在審核流程上采用“二上二下”，人性化考慮科研人員的應(yīng)用需求。實(shí)現(xiàn)預(yù)算調(diào)整的線上處理，調(diào)整審批結(jié)果的自動(dòng)更新，保障系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)更新以及與共享服務(wù)平臺的數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，確保預(yù)算調(diào)整管理效率、提高預(yù)算控制的實(shí)時(shí)性。

4.3 預(yù)算前端控制

與共享服務(wù)平臺相結(jié)合，對業(yè)務(wù)費(fèi)用按照“部門單位+(項(xiàng)目類別)+費(fèi)用要素+業(yè)務(wù)項(xiàng)目”的方式進(jìn)行費(fèi)用的預(yù)算控制。通過向共享服務(wù)平臺傳輸預(yù)算數(shù)據(jù)，在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，依據(jù)接收的預(yù)算數(shù)據(jù)，控制業(yè)務(wù)事項(xiàng)的實(shí)際發(fā)生，并將實(shí)際發(fā)生費(fèi)用傳輸回預(yù)算管理系統(tǒng)，作為判斷年度預(yù)算剩余額度的依據(jù)。

4.4 預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控

預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控主要是基于ERP、共享系統(tǒng)提供的實(shí)際核算信息，及時(shí)展示各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算與實(shí)際發(fā)生間的差異，對費(fèi)用發(fā)生過程進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)控，對偏離預(yù)算的指標(biāo)進(jìn)行警示，實(shí)現(xiàn)多維度預(yù)算執(zhí)行過程監(jiān)控，以便于業(yè)務(wù)部門及時(shí)了解各項(xiàng)費(fèi)用項(xiàng)目執(zhí)行情況，有計(jì)劃地合理安排各項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)。同時(shí)，也幫助財(cái)務(wù)部門及時(shí)控制當(dāng)月費(fèi)用的發(fā)生，提高預(yù)算的可控性，確保預(yù)算項(xiàng)目的剛性執(zhí)行。

4.5 預(yù)算差異分析

預(yù)算差異分析旨在以預(yù)算為目標(biāo)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門的成本效益意識，落實(shí)全員成本管控，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)成本持續(xù)優(yōu)化提升，以實(shí)現(xiàn)真正意義上的降本增效。在具體分析過程中，提供預(yù)算指標(biāo)、實(shí)際發(fā)生、預(yù)算實(shí)際對比以及預(yù)算執(zhí)行符合率的信息，為深入分析造成預(yù)算與實(shí)際差異的具體原因提供數(shù)據(jù)支持。分析方法的選擇上，采用多角度多維度的方式，采用因素分析法、百分比法、比較法等分析方法，綜合全面地進(jìn)行預(yù)算差異分析。

4.6 預(yù)算執(zhí)行考核評價(jià)

對于預(yù)算執(zhí)行效果，從多維度進(jìn)行考核評價(jià)，設(shè)計(jì)包括調(diào)整次數(shù)、完成時(shí)間、預(yù)算執(zhí)行符合率等多指標(biāo)因素的考核體系。通過對預(yù)算執(zhí)行偏差率、預(yù)算完成情況和預(yù)算調(diào)整分別設(shè)置不同的指標(biāo)權(quán)重，綜合考慮各責(zé)任對象的橫向、縱向預(yù)算執(zhí)行情況的對比，綜合評價(jià)各責(zé)任對象的預(yù)算執(zhí)行情況。預(yù)算執(zhí)行考核評價(jià)體系的建立和執(zhí)行，從根本上實(shí)現(xiàn)預(yù)算的閉環(huán)管控，確保預(yù)算管理的成效。

5 實(shí)施全面預(yù)算管理體系的成效

全面預(yù)算管理體系的建設(shè)和實(shí)施，深入踐行“大計(jì)劃、大預(yù)算”的管理理念，擴(kuò)展管理的深度、廣度和精細(xì)度，推動(dòng)“預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)務(wù)”的深度融合，強(qiáng)化剛性指標(biāo)、剛性預(yù)算等綜合管理，推進(jìn)剛性預(yù)算、精細(xì)預(yù)算的扎實(shí)落實(shí)，其推廣應(yīng)用能通過精細(xì)化財(cái)務(wù)管理有效提高企業(yè)的創(chuàng)效能力。

5.1 預(yù)算編制向業(yè)務(wù)的延伸，提高了預(yù)算的透明度和可控度

對業(yè)務(wù)費(fèi)用預(yù)算的編制，細(xì)化了預(yù)算編制的業(yè)務(wù)依據(jù)信息，要求責(zé)任主體單位提供費(fèi)用明細(xì)構(gòu)成和費(fèi)用發(fā)生動(dòng)因，財(cái)務(wù)部門能有效掌握費(fèi)用相關(guān)的業(yè)務(wù)信息。這樣有效提高了費(fèi)用預(yù)算的透明度和可控度，預(yù)算執(zhí)行偏差分析能向具體業(yè)務(wù)延伸，使得預(yù)算編制脫離“拍腦袋”，走向更加科學(xué)合理、專業(yè)化的道路。

5.2 通過預(yù)算與共享服務(wù)平臺的融合，實(shí)現(xiàn)預(yù)算剛性管控

以預(yù)算與業(yè)務(wù)結(jié)合為出發(fā)點(diǎn)，通過預(yù)算管理平臺與ERP系統(tǒng)、共享服務(wù)平臺等的有效融合，提升ERP核算的精細(xì)度，實(shí)現(xiàn)預(yù)算制定與業(yè)務(wù)執(zhí)行的無縫結(jié)合，提供財(cái)務(wù)管理向業(yè)務(wù)延伸的通道和基礎(chǔ)。同時(shí)，強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行過程中的事中分析，及時(shí)糾偏，切實(shí)做到通過預(yù)算管控業(yè)務(wù)事項(xiàng)的發(fā)生，提升預(yù)算管理對具體業(yè)務(wù)的分析、約束和指導(dǎo)作用，落實(shí)成本費(fèi)用預(yù)算的剛性管控，為業(yè)務(wù)的規(guī)范執(zhí)行管控提供支持。

5.3 通過預(yù)算與實(shí)際生產(chǎn)相結(jié)合，細(xì)化提升經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析

在科學(xué)預(yù)算定標(biāo)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化預(yù)算管理在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析中的重要作用。結(jié)合科研企業(yè)的特點(diǎn)，將預(yù)算分析與實(shí)際生產(chǎn)過程有效結(jié)合，進(jìn)行總費(fèi)用預(yù)算分析、月度預(yù)算分析、部門預(yù)算分析、項(xiàng)目預(yù)算分析等。通過深入分析各科研成本項(xiàng)目的具體成本費(fèi)用，找出預(yù)算執(zhí)行差異，以及造成差異的具體原因，剔除部分不可控因素的影響后，挖掘科研生產(chǎn)過程中可控范圍內(nèi)的成本優(yōu)化空間，提供專業(yè)的指導(dǎo)意見，落實(shí)挖潛增效，推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展。

5.4 實(shí)現(xiàn)預(yù)算閉環(huán)管理，提高全員的成本效益意識

在全面預(yù)算管理體系中，在基礎(chǔ)的預(yù)算編制和預(yù)算分解流程中，建立與執(zhí)行預(yù)算調(diào)整和預(yù)算評價(jià)體系，將企業(yè)的經(jīng)營指標(biāo)細(xì)化、分解至對應(yīng)的責(zé)任部門和責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營效益與個(gè)人利益相掛鉤，進(jìn)一步樹立和提高全員的成本計(jì)劃和預(yù)算管理意識。通過預(yù)算執(zhí)行的閉環(huán)管理，強(qiáng)化規(guī)范意識，切實(shí)提升企業(yè)的經(jīng)營管理效益。

建立科學(xué)合理的全面預(yù)算管理體系和系統(tǒng)工具，加強(qiáng)信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，是保證全面預(yù)算管理工作落地實(shí)施的有效保障。通過不斷完善全面預(yù)算管理體系，充分發(fā)揮預(yù)算牽引作用，科學(xué)整合有效資源，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)定增長、發(fā)展質(zhì)量不斷提高、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)穩(wěn)健可控，從而保障科研生產(chǎn)的正常開展，提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效率，有效推動(dòng)科研單位更好更全面地快速發(fā)展。