Excel 軟件在醫(yī)院藥品信息數(shù)據(jù)核對(duì)中的應(yīng)用

張斌，馮愛宏，陳妮娜，邱瑞桂

［作者單位］ 316000 浙江 舟山，解放軍東部戰(zhàn)區(qū)海軍醫(yī)院藥劑科

醫(yī)院藥事管理工作中，藥品采購監(jiān)管、《藥品目錄》管理、醫(yī)保目錄變更維護(hù)［1］等工作比重較大，而這些工作均需核對(duì)大量的藥品信息數(shù)據(jù)，若靠人工核對(duì)這些藥品信息數(shù)據(jù)，需消耗大量時(shí)間和精力，且難以保證準(zhǔn)確率。在用的藥品管理軟件系統(tǒng)沒有相關(guān)數(shù)據(jù)處理功能，且每升級(jí)一個(gè)模塊就需花費(fèi)不少經(jīng)費(fèi)，而Office 辦公軟件（或WPS 軟件）所含的Excel 軟件（或WPS表格組件）則具備這些功能。因此，適當(dāng)開發(fā)該軟件功能，創(chuàng)建藥品信息數(shù)據(jù)的批量核對(duì)方法，可解決以上問題。

1 藥品信息數(shù)據(jù)核對(duì)的目的

1.1 核對(duì)采購的藥品是否符合《藥品目錄》信息

藥品采購在醫(yī)院為敏感工作，按規(guī)定的采購目錄采購藥品是基本要求。醫(yī)院藥事管理規(guī)定：醫(yī)院采購的藥品名稱、規(guī)格、廠家必須與醫(yī)院《藥品目錄》相一致［2］，但由于供應(yīng)商發(fā)錯(cuò)貨物或采購員工作疏忽等因素，可能出現(xiàn)個(gè)別采購的藥品與《藥品目錄》信息不一致的情況。因此，藥劑科須定期核查過往一段時(shí)期內(nèi)采購的藥品信息情況，并對(duì)異常采購及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的處理，從而起到監(jiān)管作用。

1.2 核對(duì)篩選的藥品是否符合更新的《藥品目錄》信息

《藥品目錄》是醫(yī)院合法采購的依據(jù)，藥品的基本信息包含藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家3 個(gè)要素，此3 個(gè)要素綜合起來在《藥品目錄》中是唯一的。一般情況下，一兩年內(nèi)未采購過的藥品，應(yīng)提交藥事委員會(huì)研究決定是否對(duì)其更新?lián)Q代。因此，篩選符合條件的藥品時(shí)需要嚴(yán)格核對(duì)其綜合信息。

1.3 核對(duì)醫(yī)院的《藥品目錄》是否對(duì)接省市變更的《醫(yī)保目錄》

市醫(yī)保局每月將省醫(yī)保目錄變更的藥品信息發(fā)至醫(yī)院，由藥劑科人員核對(duì)這些變更后的藥品是否涉及醫(yī)院《藥品目錄》中的藥品，并將涉及的藥品信息進(jìn)行標(biāo)記交由醫(yī)院醫(yī)保辦及時(shí)更新到醫(yī)保結(jié)算系統(tǒng)，若更新不及時(shí)可能會(huì)產(chǎn)生患者費(fèi)用糾紛。

2 藥品信息數(shù)據(jù)核對(duì)的內(nèi)容

由工作經(jīng)驗(yàn)得知，批量核對(duì)的藥品數(shù)據(jù)從數(shù)百條至上萬條不等，每條藥品信息由“藥品名稱”“規(guī)格”“生產(chǎn)廠家”3 個(gè)要素組成。藥品信息數(shù)據(jù)的核對(duì)，即核對(duì)以上3 個(gè)要素是否一致。

3 原核對(duì)方法存在的問題

原核對(duì)方法通常是組織員工利用Excel 軟件最原始的“查找”功能對(duì)每條藥品信息數(shù)據(jù)逐一查找并進(jìn)行肉眼核對(duì)，此方法存在人力耗費(fèi)大、效率低下、準(zhǔn)確率難以保證、工作體驗(yàn)差等問題。

4 新核對(duì)方法

在掌握Excel 軟件基本操作基礎(chǔ)上，如篩選、批量填充單元格、連接單元格內(nèi)容、運(yùn)用Countif 函數(shù)等基本功能［3］，創(chuàng)建Excel 軟件批量核對(duì)方法能有效解決原核對(duì)方法存在的問題?，F(xiàn)以核對(duì)“上個(gè)月采購的藥品”與醫(yī)院的《藥品目錄》信息是否一致為例進(jìn)行詳細(xì)介紹。

4.1 整理原始數(shù)據(jù)表

從藥庫藥品管理系統(tǒng)（軍字一號(hào)系統(tǒng)，下同）導(dǎo)出上個(gè)月藥品采購數(shù)據(jù)（截取部分演示）至Excel 表格，見圖1。由圖1 可見，該表內(nèi)有空白單元格，需填充空白單元格并進(jìn)行有效整理，形成符合Excel 軟件計(jì)算格式的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)表。具體操作步驟：鼠標(biāo)點(diǎn)擊有內(nèi)容的單元格，按Ctrl+A 全選表格→按F5 鍵在“定位”欄選擇“定位條件”中的“空值”選項(xiàng)→輸入“=”→按鍵盤上的向上箭頭“↑”→同時(shí)按組合鍵Ctrl+Enter，即完成空白單元格填充，同時(shí)原始表格也整理成規(guī)范的數(shù)據(jù)表，見圖2。

圖1 軍字一號(hào)系統(tǒng)導(dǎo)出的“上個(gè)月采購數(shù)據(jù)”（截取部分演示）

圖2 數(shù)據(jù)填充后軍字一號(hào)系統(tǒng)導(dǎo)出的“上個(gè)月采購數(shù)據(jù)”（截取部分演示）

4.2 連接數(shù)據(jù)信息要素

該步驟的目的在于將藥品的3 個(gè)不同要素信息轉(zhuǎn)化為單一要素信息。上文中介紹到完整的藥品信息包含“藥品名稱”“規(guī)格”“生產(chǎn)廠家”3 個(gè)要素，它們分別在同一行的3 個(gè)不同列單元格，現(xiàn)需將3 個(gè)單元格內(nèi)容連接起來放置在同一行另一空白單元格，目的是核對(duì)2 個(gè)藥品是否為同一個(gè)藥品，需核對(duì)這兩個(gè)藥品的“藥品名稱”“規(guī)格”“生產(chǎn)廠家”是否一致，則只需核對(duì)連接后單元格內(nèi)容“藥品名稱規(guī)格生產(chǎn)廠家”是否一致即可。具體操作步驟：在表格最后一列添加輔助列→在輔助列第一個(gè)單元格輸入“=”→鼠標(biāo)點(diǎn)擊“藥品名稱”單元格→輸入連接符“＆”→鼠標(biāo)點(diǎn)擊“規(guī)格”單元格→輸入連接符“＆”→鼠標(biāo)點(diǎn)擊“生產(chǎn)廠家”單元格→按Enter 鍵完成每行數(shù)據(jù)要素連接。組合成“藥品名稱規(guī)格生產(chǎn)廠家”放置在輔助列第一個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移到單元格邊框，待光標(biāo)變作“十”時(shí)雙擊鼠標(biāo)，數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)將自動(dòng)批量生成同一形式的內(nèi)容，見圖3，該列命名為“數(shù)據(jù)A”，見圖4；同理將《藥品目錄》內(nèi)藥品相關(guān)信息組合后放置在輔助列，命名為“數(shù)據(jù)B”，見圖5。

圖3 連接數(shù)據(jù)信息要素（截取部分演示）

圖4 批量生成數(shù)據(jù)A（截取部分演示）

圖5 批量生成數(shù)據(jù)B（截取部分演示）

4.3 核對(duì)計(jì)算

利用Excel 軟件Countif 計(jì)數(shù)函數(shù)對(duì)“數(shù)據(jù)A”和“數(shù)據(jù)B”進(jìn)行計(jì)算。具體操作步驟：英文輸入法狀態(tài)下，在“數(shù)據(jù)A”一側(cè)空單元格輸入“=Countif（輸入數(shù)據(jù)B 整列名稱，輸入數(shù)據(jù)A 第一單元格位置名稱）”→按Enter 鍵完成第一行數(shù)據(jù)計(jì)算→將鼠標(biāo)移到該單元格邊框，見圖6；待光標(biāo)變作“十”時(shí)雙擊鼠標(biāo)，數(shù)據(jù)表中第二行以后的數(shù)據(jù)將參照第一行的計(jì)算規(guī)則自動(dòng)完成批量計(jì)算，見圖7。

圖6 輸入函數(shù)效果

4.4 篩選計(jì)算結(jié)果

對(duì)計(jì)算結(jié)果進(jìn)行篩選（操作略），正常情況下，計(jì)算結(jié)果只有一種，即“數(shù)據(jù)A”的數(shù)據(jù)與“數(shù)據(jù)B”的數(shù)據(jù)核對(duì)一致時(shí)，顯示結(jié)果為“=1”，表示《藥品目錄》包含了“上個(gè)月采購的藥品”，為按目錄采購的藥品行為，符合采購規(guī)則，見圖7；特殊情況下，會(huì)出現(xiàn)第二種結(jié)果，即“數(shù)據(jù)A”的數(shù)據(jù)與“數(shù)據(jù)B”的數(shù)據(jù)核對(duì)不一致時(shí)，顯示結(jié)果為“=0”，表示該結(jié)果對(duì)應(yīng)的藥品未按《藥品目錄》進(jìn)行采購，可能是非法采購行為，也可能是經(jīng)審批后的合法臨時(shí)采購行為。對(duì)第二種結(jié)果，應(yīng)立即查明不按目錄采購的具體原因，進(jìn)行相應(yīng)的處理。

圖7 數(shù)據(jù)A 與數(shù)據(jù)B 核對(duì)計(jì)算結(jié)果（截取部分演示）

5 結(jié)果

5.1 核對(duì)速度方面

由于該核對(duì)方法是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)批量計(jì)算結(jié)果并核對(duì)，數(shù)秒之內(nèi)即可完成計(jì)算，相對(duì)人工核對(duì)而言，該方法用時(shí)幾乎可以忽略不計(jì)，且數(shù)據(jù)量越大，優(yōu)勢越明顯。

5.2 核對(duì)準(zhǔn)確率方面

理論上，在確保原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的情況下，該核對(duì)方法的準(zhǔn)確率為100%。

5.3 其他方面

同樣的方法可應(yīng)用到文中提及的《藥品目錄》管理和《醫(yī)保目錄》變更維護(hù)等方面的核對(duì)，原理是一致的，操作上大同小異，在此不再贅述。

6 討論

6.1 創(chuàng)建該方法的必要性

《藥品目錄》管理、《醫(yī)保目錄》管理、藥品采購監(jiān)管等工作，關(guān)系到藥事工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、就醫(yī)患者費(fèi)用結(jié)算的時(shí)效性、藥品采購的規(guī)范性等，利用新方法核對(duì)以上信息數(shù)據(jù)確保了時(shí)效性和準(zhǔn)確率。

6.2 藥品信息“唯一性”問題

Excel 軟件在處理數(shù)據(jù)時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)的“唯一性”要求極高，否則影響核對(duì)準(zhǔn)確率。因此，要注意各方面來源的藥品信息數(shù)據(jù)是否符合“唯一性”特點(diǎn)。筆者認(rèn)為藥品信息“唯一性”標(biāo)準(zhǔn)為：所有藥品信息均符合最新版的《國家藥典》信息［4］，每一個(gè)藥品信息在全院均唯一存在。筆者所在醫(yī)院的藥品信息源主要有：醫(yī)院《藥品目錄》、藥庫藥品管理系統(tǒng)、市醫(yī)保局每月發(fā)送醫(yī)院的《醫(yī)保藥品變更目錄》等。由于種種原因，部分藥品信息存在以下問題。

6.2.1 藥品名稱信息不“唯一”（1）英文、希臘文、羅馬文混搭現(xiàn)象，例如藥品“注射用聚乙二醇干擾素α-2b”中的“α”應(yīng)為希臘文而非英文“a”，但在醫(yī)院藥品信息源中有的使用羅馬文“α”，有的使用英文“a”。因此，同一個(gè)藥品其名稱有多種形式存在。類似的還有如“硫酸鋇（Ⅱ）干混懸劑”中的“Ⅱ”應(yīng)為羅馬數(shù)字“Ⅱ”而不是2 個(gè)大寫英文“I”組成的“II”。（2）酸根使用不唯一，例如藥品“鹽酸異丙嗪注射液”，部分臨床科室在工作中簡寫為“異丙嗪注射液”，省略了“鹽酸”。（3）劑型描述不唯一，例如藥品“注射液青霉素鈉”，有些描述為“青霉素鈉粉針劑”等。

6.2.2 藥品規(guī)格信息不“唯一” 例如，規(guī)格中“μg”錄入為“ug”，規(guī)格為“g”的錄入為“G”，規(guī)格為0.9% 的氯化鈉注射液，直接使用“0.9%氯化鈉注射液”作為該規(guī)格氯化鈉的名稱，實(shí)際上“氯化鈉注射液”及“0.9%”應(yīng)分別錄入在名稱欄及規(guī)格欄，5%、10%等規(guī)格的葡萄糖注射液也存在類似現(xiàn)象。

6.2.3 藥品生產(chǎn)廠家信息不“唯一” 由于藥庫藥品管理軟件系統(tǒng)本身原因，藥品生產(chǎn)廠家一欄最多只能輸入4 個(gè)字，而《藥品目錄》生產(chǎn)廠家則為生產(chǎn)廠家全稱。例如藥品“注射用青霉素鈉”在藥品管理軟件系統(tǒng)中的生產(chǎn)廠家為“山東魯醫(yī)”，《藥品目錄》中的生產(chǎn)廠家為“山東魯抗醫(yī)藥股份有限公司”，本為同一生產(chǎn)廠家的藥品，軟件在處理信息時(shí)識(shí)別為2 個(gè)不同廠家。

6.3 解決藥品“唯一性”的措施

可以從以下4 個(gè)方面入手，確保藥品信息數(shù)據(jù)“唯一性”。（1）規(guī)范藥庫藥品管理軟件系統(tǒng)內(nèi)名稱及規(guī)格，使之與最新版的《國家藥典》信息相統(tǒng)一。（2）梳理醫(yī)院《藥品目錄》藥品名稱及規(guī)格信息，使之與藥品管理軟件系統(tǒng)內(nèi)信息相統(tǒng)一。（3）健全《藥品目錄》生產(chǎn)廠家信息，將藥品管理系統(tǒng)內(nèi)藥品生產(chǎn)廠家簡稱通過Excel 軟件中的Vlookup 函數(shù)匹配至《藥品目錄》對(duì)應(yīng)的藥品生產(chǎn)廠家欄，標(biāo)注為“廠家簡稱”單列，并保留原“生產(chǎn)廠家全稱”欄，標(biāo)注為“廠家全稱”單列，應(yīng)用函數(shù)計(jì)算時(shí)通常使用“廠家簡稱”列。（4）其他如藥品信息涉及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的均使用中文格式、清除表格數(shù)據(jù)單元格內(nèi)的空格字段、刪除表格數(shù)據(jù)間的空行等。

6.4 Excel 軟件在藥學(xué)管理方面的其他應(yīng)用

筆者了解到，有同行在“Ⅰ類切口手術(shù)預(yù)防使用抗菌藥物點(diǎn)評(píng)”工作中，很好地運(yùn)用了Excel 軟件的功能，創(chuàng)建了一套點(diǎn)評(píng)系統(tǒng)。其詳細(xì)描述了開發(fā)步驟，得出了能明顯提高點(diǎn)評(píng)工作效率和準(zhǔn)確率的結(jié)論。其系統(tǒng)的特點(diǎn)是巧妙地將多個(gè)函數(shù)配合起來使用，如If、Countifs、Counta、Vlookup 等函數(shù)的單獨(dú)或嵌套使用。值得一提的是，其使用的Countifs 函數(shù)即為本文使用的Countif 函數(shù)的升級(jí)版。其文中同樣認(rèn)為完全依靠軟件公司開發(fā)的專業(yè)軟件存在費(fèi)用高、效果不盡理想、后續(xù)升級(jí)難等問題，積極開發(fā)Excel 軟件中強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能成為提高工作效率的有效途徑［5］。

綜上所述，醫(yī)院藥品采購員按照規(guī)范采購藥品、庫房管理員及時(shí)掌握藥品信息流通情況、醫(yī)院藥事委員會(huì)管理好《藥品目錄》是其本職工作，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)好。以前數(shù)據(jù)核對(duì)是讓人“一聽就煩惱，一做就頭暈”、具有強(qiáng)烈挫敗感的工作，且擔(dān)心數(shù)據(jù)核對(duì)不準(zhǔn)確造成“違規(guī)違紀(jì)”問題，使用該核對(duì)方法后，以上問題隨之解決，本方法可供同行參考拓展使用。