檔案信息化建設的必然性與可行性芻議

文/于淑萍

檔案信息化建設是在各級檔案管理部門將現(xiàn)代信息技術應用到檔案管理中的建設工程。隨著信息化技術在社會生活及各領域中的廣泛應用，檔案信息化建設已成為必然趨勢。為更好地實現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉型，2021年實行的新《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）新增“信息化建設”專章，旨在通過信息網絡技術，進行電子文件歸檔和電子檔案管理，促進電子檔案的共享和共用。

1 檔案信息化建設發(fā)展的必然性

1.1 檔案信息化是檔案工作新技術發(fā)展的必然結果

檔案管理工作量大、專業(yè)性強、使用頻率高，傳統(tǒng)的檔案管理工作程序復雜且繁瑣，且易產生錯漏，需要耗費大量的人力物力進行查找與利用。檔案信息化建設充分利用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、人工智能等新技術，以高速、高效、高質的優(yōu)勢有效解決傳統(tǒng)的檔案管理模式存在的短板。檔案信息化管理已經成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然需求與行為。

1.2 信息化進入檔案管理及檔案服務的全過程

新《檔案法》增加的信息化建設章節(jié)，正是信息化進入檔案管理及檔案服務的必然結果。檔案信息化已經成為檔案工作中的一個必然且需要常態(tài)化管理的普遍存在。在實際工作中，無論是政府機構還是普通民眾對檔案信息的需求量都越來越大，檔案利用頻次逐年增加，利用領域不斷擴大，檔案信息化建設可適應多樣化需求，充分發(fā)揮檔案信息的服務性作用，促進檔案事業(yè)科學發(fā)展。

1.3 檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必經階段

隨著與檔案管理有關的創(chuàng)新型科研成果不斷推陳出新，檔案事業(yè)也歷經了一系列發(fā)展過程，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展過程中諸多技術變遷的一種。檔案的信息化建設能夠在檔案的信息挖掘、歸納整理方面，豐富檔案管理內涵，提升檔案服務質量，在社會發(fā)展的過程中充分發(fā)揮檔案的重要作用，促進檔案事業(yè)的轉型發(fā)展。

2 檔案信息化建設面臨的主要問題

2.1 檔案信息化建設專業(yè)技術人才稀缺

檔案管理工作有一定復雜性，特別是檔案信息化過程中需要大量檔案管理、信息技術類專業(yè)人才。目前檔案部門工作強度大、難顯成績，薪資待遇一般，難以吸引優(yōu)秀人才投入檔案信息化事業(yè)中?，F(xiàn)有的大多數(shù)人員工作結構固化，學習意識不強，難以適應飛速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術，盡管通過一定的培訓能夠加強業(yè)務水平，但與專業(yè)人員相比，解決創(chuàng)新性和應用性較強的問題能力存在明顯不足，在檔案信息化的大趨勢下，顯得較為被動。由于檔案人才隊伍中存在勞務派遣及事業(yè)編制人員，一些能力突出的工作者通過遴選或考公務員等方式離開檔案干部隊伍，因此，信息化建設人才還在不斷流失。從總體情況來看，專業(yè)人才缺乏也是制約檔案信息化建設的一個重要因素。

2.2 檔案信息化建設的認識不到位

檔案信息化是將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數(shù)字形式，結合信息化平臺等手段，實現(xiàn)檔案信息的共享，提升檔案管理工作的效率及科學性。如今，信息資源的重要性越來越凸顯，檔案信息化管理的核心就是資源的“共享”和“利用”，而不僅僅局限于把檔案保存好，以方便查閱，部分檔案工作者思想傳統(tǒng)，對于檔案信息化缺乏全面認知，一定程度上影響了檔案信息化的進程。

2.3 檔案信息化建設的資源分配不均

檔案信息化最基礎的工作就是將紙質、音頻和視頻等檔案轉化為信息化存儲，掃描及記錄的精度決定信息化的質量，這些都少不了設施及設備的支撐。從目前的檔案信息化進程中不難看出，基層檔案部門在這一方面較為薄弱。檔案信息化建設資金不足，導致基層檔案部門軟硬件基礎設施購置不完善，缺乏專業(yè)的信息處理系統(tǒng)、專業(yè)掃描儀、聲像檔案采集系統(tǒng)、磁盤陣列及微縮檔案膠片采集機等軟硬件。另一方面，一些檔案部門雖然配備一定儀器設施，但是由于思想重視程度不夠或技術受限，沒有真正發(fā)揮這些儀器的最大效用，造成一定程度上的資源浪費。

2.4 檔案信息化管理制度存在缺陷

各項工作的順利開展都脫離不了科學規(guī)范的執(zhí)行標準和制度。目前，隨著檔案信息化發(fā)展的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理制度難以適應新的管理需求，新的運行制度調整不及時，檔案管理制度的制定不夠及時、規(guī)范，缺乏一定的時效性和統(tǒng)一性。監(jiān)督機制也有待完善，對于檔案信息化管理過程中產生的新漏洞及新問題，不能及時發(fā)現(xiàn)和解決。此外，安全制度也是不可忽視的一部分，檔案信息化涉及計算機、網絡等技術，均具有一定的安全隱患，存在機密檔案的泄露和丟失等風險，科學完善的檔案數(shù)據(jù)安全管理制度也亟待構建。

3 檔案信息化建設的可行性及措施

3.1 加快檔案信息化管理人員的培養(yǎng)

人才是檔案信息化建設的關鍵，因此，必須注重檔案信息化的人才培養(yǎng)。一方面要注重高層次檔案信息化專門人才的引進，加大人才引進力度。另一方面要轉變現(xiàn)有檔案工作人員的工作理念，檔案管理人員要對檔案信息化建設建立全面的認知，才能投入到信息化建設中。相關部門可以通過組織學習、培訓、專家講座等方式，為檔案管理人員普及知識，使檔案管理人員理解信息化建設的重要性及實際效用，樹立先進的檔案管理觀念。加強網絡技術、計算機技術、大數(shù)據(jù)分析等知識的學習，提升檔案信息化人才培養(yǎng)針對性，打造一支專業(yè)信息化檔案管理人才隊伍，使檔案信息化更好地為黨和人民服務。

3.2 構建和完善檔案信息化建設資源及信息服務系統(tǒng)

檔案管理水平的提升對推動檔案事業(yè)發(fā)展具有關鍵作用。要切實增強檔案信息化建設的有效性，提高檔案信息化的效率和質量，有關部門需加大財政投入，購置建設所需的高質量掃描儀、計算機、信息化管理系統(tǒng)等基礎軟硬件，為檔案信息化建設奠定基本的物質基礎。在此基礎上，按重要等級對檔案分類管理，利用專業(yè)設備及信息系統(tǒng)，可實現(xiàn)對檔案資源的采集、整理、存儲、利用等，從而建立成集成平臺，即檔案信息資源庫，真正達到高效管理、共享和應用的要求，同時，也可對管理流程進行科學優(yōu)化，提升管理效率。

3.3 建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)科學管理制度

3.3.1 建立健全監(jiān)督管理制度。完善的監(jiān)督管理機制是檔案信息化高效發(fā)展的前提，因此，在信息化過程中，針對新問題、新漏洞，需要及時調整完善管理流程，確保檔案管理過程中的科學規(guī)范。此外，需利用信息技術手段對檔案管理的全過程進行監(jiān)督，及時應對，并形成長效管理和監(jiān)督機制。

3.3.2 建立健全安全保密制度。檔案的安全性是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，要確保檔案的安全性，首先要完善檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，制定檔案數(shù)據(jù)安全工作規(guī)范，細化責任范圍。在檔案信息化建設中，要優(yōu)化網絡環(huán)境，提升網絡傳輸效率，構建完善的網絡安全防護體系，利用防火墻、VPN等先進技術，有效抵御外界威脅的入侵，保障檔案信息在傳輸、共享過程的安全。運行維護人員應定期實施運維，提升電子檔案的管理效率和安全性。