學(xué)生資助檔案管理探析

文/王 靜

學(xué)生資助檔案是各級(jí)教育部門和學(xué)校在辦理學(xué)生資助業(yè)務(wù)過程中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種專業(yè)性文字材料、電子文檔、表冊(cè)、照片、音像等不同載體的歷史記錄。學(xué)生資助檔案具有時(shí)間延展性長(zhǎng)、內(nèi)容涉及面廣、形式復(fù)雜多樣等特點(diǎn)。學(xué)生資助檔案工作是開展各項(xiàng)資助工作、落實(shí)國(guó)家資助政策的重要依據(jù)。做好學(xué)生資助檔案管理工作，不僅能為學(xué)生資助工作提供助力，為資助工作研究提供豐富的第一手資料，同時(shí)還是學(xué)生資助工作“公平、公正、公開”開展的有力保障，對(duì)于提高學(xué)生資助工作的規(guī)范化管理水平、提升學(xué)生資助工作的成效與質(zhì)量具有重要和深遠(yuǎn)意義。

1 學(xué)生資助檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.1 學(xué)生資助檔案管理意識(shí)不夠

一些學(xué)校和部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資助工作和資助檔案工作的重視程度比較低，只是片面地認(rèn)為學(xué)生資助檔案是資助工作的附屬品，忽略了其真正的價(jià)值。學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作完成以后，業(yè)務(wù)部門人員沒有將形成的資助檔案資料整理后移交單位檔案部門，把學(xué)生資助工作材料僅視為“材料”，而不認(rèn)為是檔案，通常只是把資助工作材料按照評(píng)估迎檢的方法和要求進(jìn)行匯總整理，迎檢之后也只作為資料束之高閣，再無(wú)問津。

1.2 學(xué)生資助檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)

除了極個(gè)別省市出臺(tái)學(xué)生資助檔案管理制度外，國(guó)家和大部門省市地區(qū)還未出臺(tái)關(guān)于學(xué)生資助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。很多地方學(xué)生資助檔案管理尚處于無(wú)章可循的狀態(tài)，很多學(xué)校也沒有制定學(xué)生資助檔案管理制度。在已制定學(xué)生資助檔案管理制度的學(xué)校中，所制定的管理制度不規(guī)范的問題也比較突出，如管理職能職責(zé)不明確，材料歸檔范圍、保管期限、整理方法和要求不統(tǒng)一的情形都比較常見。

1.3 人才隊(duì)伍建設(shè)工作薄弱

學(xué)生資助檔案一般經(jīng)由資助工作人員和檔案工作人員兩類人員管理。資助工作人員大多存在重業(yè)務(wù)輕檔案的思想，通常只接受了資助工作的培訓(xùn)，而沒有經(jīng)過專門的檔案培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐管理技能，而檔案工作人員又存在對(duì)資助業(yè)務(wù)工作不熟悉不了解的情況，從而導(dǎo)致資助檔案收集不齊全、歸檔鑒定不準(zhǔn)確、保管期限劃分不科學(xué)、整理不規(guī)范等。同時(shí)，上級(jí)檔案部門和教育主管部門的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，也沒有涉及資助檔案管理的內(nèi)容，資助工作人員和檔案管理人員綜合素質(zhì)無(wú)法滿足新時(shí)期資助檔案管理工作的需要。

1.4 功能作用發(fā)揮不強(qiáng)

當(dāng)前學(xué)生資助檔案基本上只是將資助工作過程中產(chǎn)生的材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類，在具體應(yīng)用中并沒有發(fā)揮出學(xué)生資助檔案其他應(yīng)有的功能，未能真正達(dá)到“資助育人”的目的。學(xué)生資助檔案應(yīng)用普遍偏低，學(xué)生資助檔案僅僅被看作是學(xué)生受資助的證據(jù)以及記錄，沒有及時(shí)跟進(jìn)受資助學(xué)生后期的實(shí)際生活狀況與學(xué)習(xí)狀況。很多優(yōu)秀的貧困學(xué)生事件也沒有被很好地利用作為勵(lì)志成才的典型案例來(lái)開展資助教育工作，從而正確引導(dǎo)其他學(xué)生感恩發(fā)憤圖強(qiáng)，沒能發(fā)揮出學(xué)生資助檔案應(yīng)有的作用。

2 學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理的方法

2.1 學(xué)生資助檔案的收集歸檔

2.1.1 學(xué)生資助檔案的分類和歸檔范圍。學(xué)生資助檔案按照內(nèi)容和載體形式可分為綜合管理類、項(xiàng)目實(shí)施類、音像類三大類。學(xué)生資助檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同類別、不同的資助項(xiàng)目來(lái)確定。綜合管理類是開展學(xué)生資助工作過程中形成的管理性文件材料，主要包括：各項(xiàng)學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作的政策文件、管理制度措施、資助工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議文件、培訓(xùn)材料、各類項(xiàng)目申請(qǐng)、評(píng)審中生成的文件材料、來(lái)信來(lái)訪、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、經(jīng)驗(yàn)交流、媒體宣傳報(bào)道等文件材料。項(xiàng)目實(shí)施類是涉及各類資助項(xiàng)目受助學(xué)生信息的文件材料，主要包括：受助學(xué)生申請(qǐng)、民主評(píng)議、公示、受助學(xué)生花名冊(cè)、資助銀行卡發(fā)放憑證等。音像類主要是在開展學(xué)生資助工作過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。

2.1.2 學(xué)生資助檔案的歸檔要求。一是歸檔部門和時(shí)間。各級(jí)教育部門和學(xué)校是學(xué)生資助檔案工作和學(xué)生資助檔案的建檔主體，要指定專人負(fù)責(zé)收集整理歸檔學(xué)生資助文件材料。資助檔案可在本單位資助管理部門保管1-2年或在一期資助項(xiàng)目結(jié)束后移交本單位檔案管理部門，并辦理移交歸檔手續(xù)。二是歸檔文件材料的要求。學(xué)生資助檔案文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整、分類準(zhǔn)確，不得偽造、篡改；文件材料目錄明晰、準(zhǔn)確；照片圖像清晰。三是移交的要求。移交時(shí)應(yīng)對(duì)資助檔案的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行查驗(yàn)，對(duì)于字跡模糊、印章不清、殘缺不全、銜接無(wú)序的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回整改。

2.2 學(xué)生資助檔案的整理

2.2.1 整理原則。學(xué)生資助檔案的整理要遵循學(xué)生資助業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)、以方便歸檔整理和檢索利用為原則。

2.2.2 整理要求。學(xué)生資助歸檔文件材料的整理要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。紙質(zhì)文件材料可按照GB/T 11822-2008規(guī)定整理，數(shù)碼照片按照DA T50-2014規(guī)定整理，錄音、錄像按照DA T78-2019規(guī)定整理，電子文件按照GB T18894-2002規(guī)定整理。

2.2.3 學(xué)生資助紙質(zhì)文件材料的整理方法。一是按“卷”整理。學(xué)生資助紙質(zhì)檔案宜采用案卷形式管理，即以“卷”為保管單位進(jìn)行整理，以保證文件材料的成套性、系統(tǒng)性。不同年度、不同類別、不同保管期限的文件材料不得混合組卷，卷內(nèi)文件材料應(yīng)當(dāng)反映一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)容或問題。歸檔的文件材料組卷后可按“件”整理，每件獨(dú)立裝訂、編頁(yè)，并加蓋“檔號(hào)章”排列裝盒，一盒為一卷。檔號(hào)章包括檔號(hào)和序號(hào)2項(xiàng)，檔號(hào)編制如后文所述，序號(hào)為本卷內(nèi)（盒內(nèi)）每“件”歸檔文件材料的順序號(hào)，用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

二是分類。一般采用“年度—類別”進(jìn)行分類，同一單位應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

三是劃分保管期限。學(xué)生資助檔案文件材料保管期限劃分為永久和定期兩種，定期分為30年、10年。

四是排序。為方便查閱，同一案卷內(nèi)文件材料一般按相同問題排列在一起。

五是編制檔號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)格式為“全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-類別代碼-卷號(hào)”。全宗號(hào)為同級(jí)國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，教育行政管理機(jī)構(gòu)的資助部門全宗號(hào)用教育行政管理機(jī)構(gòu)的全宗號(hào)，學(xué)校和其他社會(huì)資助部門有全宗號(hào)的沿用，無(wú)全宗號(hào)的可忽略。檔案門類代碼由“助學(xué)”的漢語(yǔ)拼音首字母“ZX”標(biāo)識(shí)。年度為學(xué)生資助檔案的形成年度，以4 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2022”。類別代碼按“綜合管理類”用“ZH”標(biāo)識(shí)，項(xiàng)目實(shí)施類用“字母+數(shù)字”標(biāo)識(shí)，字母標(biāo)識(shí)不同的受助群體，如學(xué)前教育幼兒資助（XQ）、義務(wù)教育學(xué)生資助（YJ）、普通高中學(xué)生資助（PG）、中等職業(yè)教育學(xué)生資助（ZZ）、高等教育學(xué)生資助（GJ）；2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)不同的資助項(xiàng)目。卷號(hào)是學(xué)生資助檔案排列的順序號(hào)，用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足2位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“06”。學(xué)生資助檔案檔號(hào)示例：1329-ZX?2022-ZH-01（全宗號(hào)為1329的某資助部門2022年學(xué)生資助類檔案綜合管理類01號(hào)案卷）、1329-ZX?2022-XQ01-01（全宗號(hào)為1329的某資助部門2022年學(xué)生資助類檔案學(xué)前教育幼兒資助類01號(hào)項(xiàng)目01號(hào)案卷）。照片音像類按照不同載體形式分類標(biāo)識(shí)，如照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）。

六是編目。學(xué)生資助檔案組卷后，應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。一是卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的排列順序。文號(hào)即文件的發(fā)文字號(hào)，沒有的不填。責(zé)任者填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。文件題名填寫文件材料的標(biāo)題，沒有題名的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名，并用“［］”括起來(lái)。日期填寫文件材料的形成日期，以8位數(shù)字表示，如20220805。頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫每“件”歸檔文件材料的總頁(yè)數(shù)。備注注釋需要說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀等。二是案卷目錄。案卷目錄應(yīng)包括序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等項(xiàng)目。序號(hào)填寫每本案卷的排列順序號(hào)。檔號(hào)按照檔號(hào)結(jié)構(gòu)格式要求填寫。案卷題名是根據(jù)每本案卷的內(nèi)容擬寫的案卷標(biāo)題，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確?？傢?yè)數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁(yè)數(shù)之和。保管期限填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。備注可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。

七是裝盒排架。整理好的學(xué)生資助檔案應(yīng)裝入檔案盒內(nèi)，在盒內(nèi)文件最后放置備考表，備考表包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等項(xiàng)目。檔案盒可使用科技檔案卷盒，逐項(xiàng)填寫盒面盒脊內(nèi)容。完成裝盒的案卷，應(yīng)按照學(xué)生資助檔案分類方案依次上架。

2.2.3 音像材料的整理。對(duì)學(xué)生資助過程中形成的數(shù)碼照片、錄音、錄像等材料的整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和鑒定應(yīng)當(dāng)遵循《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《錄音錄像檔案管理規(guī)范》，整理應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)文件材料的分類原則。

2.2.4 電子文件的整理。歸檔電子文件組件、分類、排列、編號(hào)、編目等，應(yīng)符合紙質(zhì)文件整理要求的有關(guān)規(guī)定。歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

2.3 學(xué)生資助檔案的數(shù)字化和信息化

各級(jí)教育部門和學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)學(xué)生資助檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)，要設(shè)置專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在整理學(xué)生資助文件材料時(shí)，同步開展存量文件材料的數(shù)字化掃描備份，已安裝學(xué)生資助管理信息信息系統(tǒng)的，要注意與單位檔案管理信息系統(tǒng)、學(xué)校智慧校園平臺(tái)等的銜接，探索實(shí)現(xiàn)增量電子文件歸檔的有效方法，實(shí)現(xiàn)學(xué)生資助檔案的信息化管理，繼而實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同時(shí)，要加強(qiáng)各類學(xué)生資助信息、學(xué)生資助信息系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)的安全保密管理，維護(hù)個(gè)人隱私，嚴(yán)防失泄密。

2.4 學(xué)生資助檔案的保管

學(xué)生資助檔案一般應(yīng)集中統(tǒng)一保管，有條件的資助管理機(jī)構(gòu)可以設(shè)立專門的學(xué)生資助檔案室。資助管理機(jī)構(gòu)保管學(xué)生資助檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)配備符合國(guó)家要求的保管保護(hù)設(shè)施，具備防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防有害生物、防有害氣體等保管條件。裝具應(yīng)采用密集架或?qū)Ｓ描F皮柜，定期檢查，做好學(xué)生資助檔案存放庫(kù)房、柜架的清理、除塵等工作，以確保學(xué)生資助檔案的安全。

2.5 學(xué)生資助檔案的鑒定和銷毀

對(duì)保管期滿的學(xué)生資助檔案，各級(jí)教育部門和學(xué)校應(yīng)當(dāng)組織進(jìn)行鑒定，成立資助檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，鑒定小組由本單位的資助管理機(jī)構(gòu)人員和綜合檔案管理機(jī)構(gòu)人員組成，鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定和形成鑒定報(bào)告，并提出處理意見。對(duì)保管期滿、還有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)重新鑒定保管期限；不再具有保存價(jià)值、確定銷毀的，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)、核對(duì)并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)由2人以上監(jiān)督進(jìn)行，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上簽名。銷毀清冊(cè)永久保存。

2.6 學(xué)生資助檔案的的統(tǒng)計(jì)和利用

各級(jí)教育部門和學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好學(xué)生資助檔案的接收、移交、保管、查閱、利用、銷毀等情況的統(tǒng)計(jì)工作。同時(shí)，各級(jí)教育部門、學(xué)校和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)學(xué)生資助檔案信息資源，依法依規(guī)向社會(huì)提供利用服務(wù)。要善于發(fā)現(xiàn)和拓展學(xué)生資助檔案的功能，提高資助檔案的利用率，可通過舉辦自強(qiáng)之星、誠(chéng)信教育等活動(dòng)，創(chuàng)新思政教育的形式，調(diào)動(dòng)各方相互配合協(xié)作，一方面為受助學(xué)生提供平臺(tái)，另一方面也通過勵(lì)志案例分享踐行資助育人理念，真正促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。

2.7 學(xué)生資助管理隊(duì)伍建設(shè)

各級(jí)教育部門和學(xué)校首先應(yīng)創(chuàng)造條件，有計(jì)劃、分步驟地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化學(xué)生資助檔案管理理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐探索，不斷提升資助工作人員和檔案人員的業(yè)務(wù)能力，傾力打造一支高素質(zhì)、守紀(jì)律、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)過硬的管理隊(duì)伍。同時(shí)，各地區(qū)、各部門、各學(xué)校之間要加強(qiáng)資助檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流，經(jīng)常性地開展新時(shí)代學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理研討，針對(duì)資助檔案管理工作中的新情況、新問題，提出新對(duì)策、新舉措。最后，各級(jí)教育部門和檔案行政管理部門要健全資助檔案工作管理機(jī)制，定期開展檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決資助檔案管理工作中存在的困難和問題，不斷促進(jìn)資助檔案管理工作規(guī)范、健康、有序發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著國(guó)家學(xué)生資助政策體系的不斷完善，學(xué)生資助檔案作為學(xué)生資助工作的重要組成部分，與資助項(xiàng)目一樣，越來(lái)越受到社會(huì)及業(yè)內(nèi)更多關(guān)注和重視。各級(jí)教育部門、學(xué)校和檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步深化認(rèn)識(shí)，建立健全學(xué)生資助檔案管理的制度規(guī)范，加大對(duì)資助檔案管理的投入，切實(shí)改善保管條件，積極創(chuàng)新管理手段，推動(dòng)學(xué)生資助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，更好地對(duì)學(xué)生資助檔案進(jìn)行全方位管理。同時(shí)不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，提升管理水平，使學(xué)生資助檔案管理工作更好地適應(yīng)教育和時(shí)代發(fā)展的需要，更加充分發(fā)揮學(xué)生資助檔案的作用，使之更好地服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于社會(huì)和教育事業(yè)發(fā)展。