新《檔案法》下中學(xué)檔案工作思路淺析

文/陳燕婷

中學(xué)檔案工作作為檔案事業(yè)的組成部分，同樣須以檔案相關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)繩?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）的修訂，不僅是對(duì)舊法律條文的調(diào)整，還創(chuàng)新性增加了不少適用于當(dāng)下檔案工作的法律內(nèi)容，具有里程碑意義。中學(xué)檔案工作的有效開(kāi)展，需以新《檔案法》為指導(dǎo)，重新調(diào)整檔案工作的理念、方法，明確中學(xué)檔案工作革新的方向，以推動(dòng)新時(shí)代中學(xué)檔案工作向前發(fā)展。

1 新時(shí)代中學(xué)檔案工作的主要特點(diǎn)

1.1 歸檔類(lèi)型多樣、載體豐富

從檔案歸檔范圍來(lái)看，區(qū)別于普通機(jī)關(guān)單位以文書(shū)檔案作為主要收集對(duì)象的特點(diǎn)，中學(xué)檔案收集類(lèi)型具有多樣性，一般可分為文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、科研檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及干部人事檔案等多個(gè)類(lèi)別。檔案歸檔范圍的多樣性，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案載體的豐富性，尤其實(shí)物檔案收集有獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗、印章以及重要活動(dòng)紀(jì)念品等物品。因此，中學(xué)的檔案載體除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)，現(xiàn)在流行的電子類(lèi)載體外，還包含有金屬、布藝、塑料、陶瓷等，比較豐富。

1.2 管理方式集中統(tǒng)一

對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是檔案工作的一項(xiàng)基本原則，該原則有助于維護(hù)檔案的完整、安全，提高檔案的利用效率，其必要性前人已多次論證。但干部人事檔案因其特殊性，在管理方式上游離于該項(xiàng)原則之外，在實(shí)踐過(guò)程中，許多單位的干部人事檔案保管部門(mén)、保存地點(diǎn)，都有別于其他檔案。干部人事檔案是干部職工參加工作，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入單位所屬干部人事檔案管理部門(mén)后，在工作過(guò)程中逐步形成的歷史記錄，是個(gè)人思想道德、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)能力、工作經(jīng)歷等情況的直接體現(xiàn)，是各級(jí)黨組織以及人事部門(mén)選拔人才的重要憑證?！陡刹咳耸聶n案工作條例》規(guī)定，組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)本單位的干部人事檔案工作，因此，一般文書(shū)檔案等綜合性檔案管理由辦公室負(fù)責(zé)，干部人事檔案由組織人事部門(mén)負(fù)責(zé)。對(duì)于中學(xué)來(lái)說(shuō)，檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案工作者一般隸屬于辦公室，因?qū)W校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置問(wèn)題，辦公室在職責(zé)上也包含了人事、黨務(wù)工作，有的學(xué)校干部人事檔案集中統(tǒng)一管理。

1.3 檔案的查詢利用對(duì)內(nèi)為主

中學(xué)檔案的查詢利用以內(nèi)部利用為主，利用主體包括學(xué)校內(nèi)部職能部門(mén)、教職工以及學(xué)生。首先，綜合性檔案館接收中學(xué)檔案的數(shù)量較少，社會(huì)公眾通過(guò)綜合性檔案館查詢利用中學(xué)檔案的機(jī)會(huì)大大降低。以筆者所在城市為例，目前中學(xué)尚未列入檔案主管部門(mén)明確的檔案接收單位范圍內(nèi)，學(xué)校歷年產(chǎn)生的檔案不需向同級(jí)檔案館移交，均由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作者自行保管，校外人員查檔較難。其次，中學(xué)的檔案是學(xué)校各大職能部門(mén)在教育教學(xué)、后勤管理等業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的有價(jià)值的歷史記錄，對(duì)其價(jià)值認(rèn)可度高、利用需求最緊密的人群仍以校內(nèi)群體為主。比如教職工在申報(bào)職稱、名優(yōu)骨干教師評(píng)審時(shí)需查閱相關(guān)檔案，教師群體流動(dòng)性小，人事關(guān)系相對(duì)穩(wěn)定，因工作變動(dòng)以校外人員身份回原校查檔的情況較少。而學(xué)生多是在校時(shí)為了升學(xué)之需，查詢利用學(xué)校檔案，在其畢業(yè)后，因個(gè)人的學(xué)籍檔案會(huì)隨著升學(xué)而轉(zhuǎn)入更高層次學(xué)校，因而也較少再回校查檔。

1.4 檔案管理具有專(zhuān)業(yè)性

中學(xué)教育特點(diǎn)鮮明，不論是校園管理、教學(xué)研究、課程設(shè)置、德育工作、教師隊(duì)伍建設(shè)，還是現(xiàn)階段新高考背景下的課程改革、信息技術(shù)與課程的深度融合等，這些教育教學(xué)活動(dòng)都蘊(yùn)含著中學(xué)教育知識(shí)與能力的專(zhuān)業(yè)內(nèi)涵，具有區(qū)別于其他行業(yè)的特質(zhì)。而作為中學(xué)教育實(shí)踐活動(dòng)中生成的各類(lèi)檔案，是對(duì)這些專(zhuān)業(yè)性實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，因而中學(xué)檔案具有專(zhuān)業(yè)性。其體現(xiàn)：一方面中學(xué)檔案的構(gòu)成種類(lèi)包含有特殊的專(zhuān)門(mén)性檔案，如教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案；另一方面中學(xué)檔案的內(nèi)容是對(duì)教育教學(xué)的專(zhuān)業(yè)記錄，如文書(shū)檔案中保管的學(xué)校教育發(fā)展五年規(guī)劃。中學(xué)檔案的專(zhuān)業(yè)性，意味著中學(xué)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性。中學(xué)檔案管理工作者需具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)與技能，才能科學(xué)妥善整理保管各類(lèi)檔案，挖掘檔案的二次價(jià)值，發(fā)揮中學(xué)檔案的作用，更好地服務(wù)于中學(xué)教育教學(xué)發(fā)展。

2 新修訂《檔案法》賦能中學(xué)檔案工作

2.1 強(qiáng)化了組織保障

近年來(lái)，檔案管理工作雖然已被越來(lái)越多的中學(xué)所重視，但總體上仍處于學(xué)校非中心地位，“重教學(xué)、輕檔案”現(xiàn)象相當(dāng)程度存在，通常表現(xiàn)在，中學(xué)有限的編制數(shù)，一般優(yōu)先滿足一線教育教學(xué)需求，學(xué)校的行政后勤服務(wù)工作僅靠少數(shù)固定的工作人員保障，檔案工作作為行政后勤服務(wù)的重要一環(huán)，其機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、設(shè)備增添等基礎(chǔ)性建設(shè)較少列入學(xué)校發(fā)展議程。部分中學(xué)檔案工作人員身兼數(shù)職，投入學(xué)校檔案管理工作上的時(shí)間、精力有限，阻礙了中學(xué)檔案工作的長(zhǎng)效穩(wěn)定開(kāi)展。

新《檔案法》第九條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。”與原法律條文相比，此條文特別之處是優(yōu)先保證了單位內(nèi)部檔案組織建設(shè)，即在明確檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員職責(zé)前，先對(duì)組織本身的職責(zé)作了明確要求。它用“應(yīng)當(dāng)確定”四個(gè)字強(qiáng)調(diào)組織有義務(wù)成立檔案工作機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員。檔案工作的組織建設(shè)以法律形式確定。中學(xué)成立檔案工作機(jī)構(gòu)、配備檔案工作人員有法可依，學(xué)校對(duì)檔案工作的重視程度得到強(qiáng)化。新《檔案法》的實(shí)施為中學(xué)檔案工作提供了有力的保障。

2.2 促進(jìn)了制度健全

健全的檔案管理制度是中學(xué)檔案工作發(fā)展的前提?？茖W(xué)健全的檔案管理制度有賴于上級(jí)規(guī)范性法規(guī)文件的指導(dǎo)。學(xué)校檔案工作因其所處行業(yè)的特殊性，其規(guī)章制度的制定，除了遵照一般檔案法律法規(guī)外，還需要有適合所在行業(yè)的專(zhuān)門(mén)的規(guī)范性文件來(lái)指導(dǎo)。比如《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該文件是教育部和國(guó)家檔案局為指導(dǎo)高校檔案工作而專(zhuān)門(mén)出臺(tái)的規(guī)章，而與之對(duì)比，有關(guān)指導(dǎo)中學(xué)檔案工作的專(zhuān)門(mén)性、相類(lèi)似的部門(mén)規(guī)章，目前還是空白。從各省地方規(guī)范性文件來(lái)看，筆者調(diào)查了廣東、江蘇、山東、浙江、河南、四川、湖北、福建、湖南、上海這幾個(gè)2021年第四季度GDP排名前十的省份，其中有6個(gè)省份未出臺(tái)針對(duì)中學(xué)檔案管理的規(guī)范性文件，其余的4個(gè)省份中，2000年、2000-2005年、2005-2010年、2010年以后分別制定有1個(gè)。從時(shí)間上看，部分省份出臺(tái)的規(guī)范性文件存在著明顯的滯后性，已不適用于新時(shí)期中學(xué)檔案工作。

新《檔案法》第九條規(guī)定：“中央國(guó)家機(jī)關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責(zé)范圍內(nèi)指導(dǎo)本系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)工作?！奔础皩?duì)于檔案業(yè)務(wù)工作，在原有的橫向‘屬地管理’原則上增加了縱向‘系統(tǒng)管理’原則”。這就為教育主管部門(mén)制定適合中學(xué)檔案工作的業(yè)務(wù)規(guī)范性文件提供了可能。同時(shí)新《檔案法》第十二條規(guī)定：各單位“要依法健全檔案管理制度”，賦予了單位制定檔案管理制度的義務(wù)?！耙婪ā奔匆笾袑W(xué)檔案管理制度必須遵照法律規(guī)章的規(guī)定來(lái)制定；“健全”即強(qiáng)調(diào)中學(xué)檔案管理各項(xiàng)工作及流程要有章可循。新《檔案法》賦予主管部門(mén)的職責(zé)和立檔單位的義務(wù)，為各中學(xué)檔案管理制度健全提供了法治依據(jù)。

2.3 推動(dòng)了中學(xué)檔案信息化建設(shè)

相較于高校、機(jī)關(guān)單位，中學(xué)因管理理念滯后、管理模式傳統(tǒng)、經(jīng)費(fèi)人員配備不足等因素，檔案工作大多還停滯在對(duì)紙質(zhì)檔案的管理上。而隨著基礎(chǔ)教育信息化逐步深入，信息技術(shù)手段在中學(xué)教育教學(xué)管理中的應(yīng)用加大，行政辦公、課程管理、課堂教學(xué)、學(xué)分認(rèn)定、綜合評(píng)價(jià)等各種業(yè)務(wù)平臺(tái)的使用，導(dǎo)致一些具有保存價(jià)值的電子數(shù)據(jù)呈快速增加趨勢(shì)。如何科學(xué)妥善地保存這些電子數(shù)據(jù)，是中學(xué)檔案工作機(jī)構(gòu)和人員亟需面對(duì)的挑戰(zhàn)。因此，推動(dòng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)已刻不容緩。

新《檔案法》創(chuàng)造性地增加了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，既從法律層面要求將檔案信息化納入當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展規(guī)劃，為中學(xué)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境，又為中學(xué)信息化建設(shè)提供了有力的內(nèi)部支持，要求各單位推進(jìn)電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)當(dāng)下檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，中學(xué)檔案工作也應(yīng)置身其中。

3 新《檔案法》實(shí)施背景下中學(xué)檔案工作的革新策略

3.1 以提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量為驅(qū)動(dòng)

過(guò)去中學(xué)檔案工作更多著眼于檔案的“收、整、存”，對(duì)于檔案信息的“用”，外界感知卻比較薄弱。新《檔案法》代表最廣大人民利益，體現(xiàn)了“以人為本”的立法理念，不僅強(qiáng)調(diào)了公民利用檔案的權(quán)利，而且更注重檔案服務(wù)形式上的進(jìn)步性。中學(xué)檔案工作的良性發(fā)展，除了外部環(huán)境的支持外，更需要以提高服務(wù)質(zhì)量為內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，主動(dòng)提供服務(wù)，讓檔案信息的潛在價(jià)值顯現(xiàn)化，以激發(fā)外界對(duì)檔案價(jià)值的重視，從而反哺于檔案工作。針對(duì)中學(xué)檔案查詢利用以對(duì)內(nèi)為主這一特點(diǎn)，其服務(wù)質(zhì)量的提升首先應(yīng)深耕于校園內(nèi)部，進(jìn)而由內(nèi)至外逐步提升外界對(duì)檔案工作的價(jià)值認(rèn)知，具體應(yīng)表現(xiàn)為深化檔案服務(wù)理念，堅(jiān)持“以用戶需求為導(dǎo)向”，最大限度發(fā)揮中學(xué)檔案在學(xué)校文化建設(shè)、學(xué)生教育培養(yǎng)、教師隊(duì)伍發(fā)展等方面的作用，讓檔案融入學(xué)校管理與發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案工作與教學(xué)管理、檔案工作與校園文化傳承、檔案工作與師生成長(zhǎng)等多方共贏的新模式。

3.2 以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)為轉(zhuǎn)型

新《檔案法》提出機(jī)關(guān)“應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)”。教育信息化“十三五”規(guī)劃實(shí)施以來(lái)，智慧校園建設(shè)在中學(xué)推行。從物理層面看，智慧校園建設(shè)包含了學(xué)校信息基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)支撐體系搭建、校園信息應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等多方面綜合建設(shè)，而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)是中學(xué)檔案機(jī)構(gòu)順應(yīng)檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，智慧校園建設(shè)為其提供了良好機(jī)遇。中學(xué)應(yīng)搭乘智慧校園建設(shè)這波順風(fēng)車(chē)，將檔案信息化建設(shè)納入智慧校園建設(shè)的整體規(guī)劃中，頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施，既解決檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，又可以在建設(shè)過(guò)程中統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用軟件，以實(shí)現(xiàn)各類(lèi)應(yīng)用系統(tǒng)的有效集成，實(shí)現(xiàn)以檔案信息系統(tǒng)為橋梁，串聯(lián)起各類(lèi)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，達(dá)到平臺(tái)與平臺(tái)之間的信息交互，各類(lèi)數(shù)據(jù)資源有機(jī)整合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息高效服務(wù)于現(xiàn)代化校園運(yùn)轉(zhuǎn)的目的，讓檔案工作不再獨(dú)立于師生的視線外。

3.3 以培養(yǎng)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)為支撐

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，工作人員管理水平的高低直接影響其管理質(zhì)量的好壞。新《檔案法》明確指出檔案工作人員應(yīng)“具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能”。而這里的“專(zhuān)業(yè)”不應(yīng)該囿于檔案學(xué)本身。信息技術(shù)飛速發(fā)展和檔案業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變，要求檔案工作人員擁有更加多元的知識(shí)技能。同時(shí)基礎(chǔ)教育變革帶來(lái)的教育教學(xué)方式的轉(zhuǎn)變，迫使中學(xué)檔案工作人員須對(duì)新時(shí)代中學(xué)教與學(xué)的發(fā)展規(guī)律有一定了解，進(jìn)而能主動(dòng)收集、挖掘檔案信息，更好地服務(wù)于教育教學(xué)。因此，培養(yǎng)集檔案、信息技術(shù)、管理、基礎(chǔ)教育等多知識(shí)交叉的復(fù)合型檔案工作人員，是做大做好中學(xué)檔案工作的重要支撐。而復(fù)合型的檔案人才培養(yǎng)，除依靠檔案工作人員自身努力外，完善的檔案培訓(xùn)制度，有針對(duì)性的培訓(xùn)課程設(shè)置，是激發(fā)中學(xué)檔案工作人員成為復(fù)合型人才的必要條件。

3.4 以強(qiáng)化監(jiān)督考核激勵(lì)機(jī)制為推手

有效的監(jiān)督考核激勵(lì)機(jī)制，往往是業(yè)務(wù)工作良性開(kāi)展的有力推手，中學(xué)檔案管理也不例外。構(gòu)建合理有效的檔案管理監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)和考核評(píng)價(jià)體系，形成與中學(xué)發(fā)展相適應(yīng)的工作激勵(lì)約束機(jī)制，對(duì)提升全員檔案意識(shí)，調(diào)動(dòng)檔案工作人員工作激情，推動(dòng)中學(xué)檔案工作朝正確方向發(fā)展，實(shí)為一重大舉措。新《檔案法》增添“監(jiān)督檢查”章節(jié)，細(xì)化了監(jiān)督檢查事項(xiàng)，為檔案主管部門(mén)行政監(jiān)督執(zhí)法提供了依據(jù)。檔案工作既是基礎(chǔ)管理也是技術(shù)管理，單純依靠檔案主管部門(mén)的監(jiān)督，力度不足。中學(xué)檔案工作的良性發(fā)展需要檔案主管部門(mén)和教育業(yè)務(wù)主管部門(mén)齊抓共管。一是通過(guò)外部監(jiān)督，即檔案主管部門(mén)對(duì)中學(xué)檔案工作的橫向檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案具體業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)性指導(dǎo)；二是通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督，由教育主管部門(mén)對(duì)中學(xué)檔案工作開(kāi)展縱向考核，實(shí)現(xiàn)考核結(jié)果與學(xué)校年度績(jī)效考核相關(guān)聯(lián)。通過(guò)內(nèi)外監(jiān)督雙管齊下，更好地落實(shí)檔案法律法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理工作的不斷改進(jìn)和穩(wěn)定發(fā)展。

新《檔案法》作為新時(shí)代規(guī)范檔案工作的基本法律，為中學(xué)檔案工作長(zhǎng)效穩(wěn)定發(fā)展提供了良好的法律保障。中學(xué)及其檔案機(jī)構(gòu)、檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)標(biāo)新《檔案法》，調(diào)整舊有的檔案管理觀念，通過(guò)對(duì)檔案政策和法律法規(guī)的有效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案工作管理的革新，促進(jìn)中學(xué)檔案工作健康發(fā)展。當(dāng)然，受傳統(tǒng)認(rèn)知以及客觀因素的限制，中學(xué)檔案工作落實(shí)新《檔案法》，還任重而道遠(yuǎn)，這需要中學(xué)檔案工作同行以及主管部門(mén)的共同努力。