淺析電子文件歸檔與存儲(chǔ)存在的問題與對(duì)策

文/趙一桐

電子文件歸檔與存儲(chǔ)是館（室）藏檔案的重要組成部分，但由于電子文件生成、傳輸、存儲(chǔ)載體的特殊性，其收集、鑒定、整理和利用，是檔案管理工作的一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。目前，一些電子文件資料并未向檔案館（室）移交，部分電子文件因其分布散、載體類型雜、缺乏系統(tǒng)性，造成內(nèi)容無法考證、資料隨意處置甚至是銷毀。加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔和存儲(chǔ)，成為檔案部門一項(xiàng)緊迫的課題。

1 新時(shí)代電子文件檔案收集工作存在的主要問題

1.1 對(duì)電子文件檔案收集歸檔意識(shí)相對(duì)缺乏

對(duì)于公文，人們能夠意識(shí)到有價(jià)值的應(yīng)該歸檔，而對(duì)于電子文件檔案，無論是檔案工作者還是文件形成部門及人員都缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，往往認(rèn)為有些電子文件資料不是檔案，無需歸檔。此外，由于電子文件資料大多能反映活動(dòng)的全過程甚至全貌，涉密程度較深，在歷次保密安全檢查清理中，還存在銷毀問題，導(dǎo)致電子文件檔案資料流失多，積累少。

1.2 收集不及時(shí)是電子文件檔案收集難題

根據(jù)檔案移交管理有關(guān)要求，移交檔案資料范圍包括照片檔案、錄音檔案、文字檔案、電子檔案等，且檔案數(shù)據(jù)必須確保真實(shí)完整、安全可用。實(shí)際收集中，由于電子文件檔案產(chǎn)生時(shí)機(jī)與內(nèi)容的不確定性、歸檔方式與歸檔范圍無明確規(guī)范，往往不能及時(shí)歸檔，進(jìn)而產(chǎn)生文件資料流失、丟失、隨意銷毀、相關(guān)信息不完整等問題。

1.3 電子文件檔案收集利用方式較被動(dòng)

由于檔案部門收集的電子文件檔案涉密類居多，所以很少開展服務(wù)利用，造成了檔案工作人員對(duì)電子檔案收錄歸檔分類不清楚，可操作性不強(qiáng)。另外，由于檔案工作人員接觸面窄，與形成電子文件檔案的單位或部門聯(lián)絡(luò)少，收集工作往往是被動(dòng)的，感到無從下手，不能及時(shí)組織收集。

1.4 權(quán)屬不明晰成為電子文件檔案收集的瓶頸

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》第十四條規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔?！痹趯?shí)際收集工作中，特別是收集電子檔案時(shí)，由于電子文件信息量大，電子信息存在不同程度的涉密，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式要求較高，還存在電子檔案來源不清晰，權(quán)屬不明確等問題，影響其收集。

2 電子文件檔案歸檔工作的新要求

2.1 提高整理鑒定效率需要利用智能化管理

傳統(tǒng)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工處理后，不再動(dòng)用實(shí)體檔案，對(duì)原始檔案進(jìn)行封存管理，大大減少人為損害或自然侵害的可能，提高了安全系數(shù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料在整理留檔之前一般要進(jìn)行鑒定，這些鑒定大多是由檔案工作人員獨(dú)立完成，缺乏與文件產(chǎn)生人員的溝通。由于檔案管理者的業(yè)務(wù)水平參差不齊、對(duì)檔案本身的理解角度不同、對(duì)內(nèi)容的專業(yè)掌握不足，在檔案的使用過程中發(fā)揮檔案管理的作用也不盡如人意。由于電子文件檔案載體存儲(chǔ)體積小，以及對(duì)視頻、音頻、圖片人工智能分析技術(shù)成熟等特點(diǎn)，使鑒定工作逐漸弱化，未來將引入計(jì)算機(jī)自動(dòng)化鑒定，以取代主觀性強(qiáng)、不科學(xué)的人工檔案管理模式。通過全文檢索、圖像文字識(shí)別、圖像內(nèi)容檢索、音頻視頻文字內(nèi)容識(shí)別、音頻視頻內(nèi)容檢索等技術(shù)的運(yùn)用，提高對(duì)各類電子文件檔案的查詢和鑒定效率。對(duì)于電子文件檔案，可沿用傳統(tǒng)編目方法，有的可不再進(jìn)行分類，而是著錄了檔號(hào)、題名、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、責(zé)任者、數(shù)量等信息，利用多角度查詢軟件可實(shí)現(xiàn)目錄級(jí)及全文檢索。積極開展檔案內(nèi)容關(guān)鍵詞檢索等研究工作，結(jié)合人工智能分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更深層次的檢索與內(nèi)容分析。

2.2 開發(fā)建設(shè)好數(shù)字電子文件管理系統(tǒng)

在辦公網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化的背景下，如不推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，就無法順應(yīng)檔案資源信息化管理和共享的大趨勢(shì)。開發(fā)建設(shè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)是緊跟時(shí)代發(fā)展的需要，也是開創(chuàng)檔案管理與服務(wù)新模式的必然選擇。采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，可實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)，使數(shù)字化檔案得到充分利用。數(shù)字檔案可以依托強(qiáng)大的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化，檔案獲取的智能化，打破傳統(tǒng)檔案利用過程中在時(shí)間和空間上的局限性。以數(shù)字檔案為主要信息資源的檔案館（室）能夠打破傳統(tǒng)檔案管理模式，解放人力，提升工作和管理效率，從檔案的歸檔、接收、編目、保管到利用都可在數(shù)字化基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和智能化管理，更好地發(fā)揮檔案和檔案部門的作用。

3 加強(qiáng)電子文件檔案收集歸檔工作的對(duì)策

3.1 提高對(duì)電子文件管理重要性的認(rèn)識(shí)

切實(shí)提高本單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和人員對(duì)電子文件檔案收集歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過宣傳電子文件檔案的重要性，使得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、人員及檔案管理人員能夠認(rèn)識(shí)到什么樣的電子文件資料是檔案；加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，安排一名副職領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，及時(shí)研究檔案工作面臨的重大問題，保證電子文件檔案歸檔工作所需的人力、物力、財(cái)力投入，同時(shí)加強(qiáng)相關(guān)檔案規(guī)章制度及業(yè)務(wù)細(xì)則的建設(shè)，用規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)包括電子文件資料在內(nèi)的各類文件歸檔，維護(hù)電子文件檔案管理的正常秩序。

3.2 明確電子文件收集范圍

電子文件檔案的收集，應(yīng)以反映本單位基本情況、主要職能、重大活動(dòng)和歷史面貌為側(cè)重點(diǎn)，確保對(duì)本單位工作、歷史研究具有保存和利用價(jià)值的電子文件檔案納入歸檔范圍。檔案部門應(yīng)掌握本單位重大活動(dòng)的安排策劃，在活動(dòng)開始前提出聲像資料、電子文件、紙質(zhì)文件的歸檔范圍，在活動(dòng)進(jìn)行中實(shí)施提取，在活動(dòng)完畢后著手收集整理鑒定歸檔。在收集過程中，應(yīng)著重對(duì)重大工作節(jié)點(diǎn)中所產(chǎn)生的電子文件資料進(jìn)行收集。在會(huì)議安排、業(yè)務(wù)工作、考核評(píng)比、巡察整改、外部協(xié)作等工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的電子文件檔案資料均應(yīng)歸檔。本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的和承辦上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)的具有查考價(jià)值的電子文件資料也應(yīng)歸檔；領(lǐng)導(dǎo)干部及有重大貢獻(xiàn)的個(gè)人在履行職務(wù)活動(dòng)中形成的對(duì)本單位具有查考和保存利用價(jià)值的電子文件材料均應(yīng)歸檔。

3.3 創(chuàng)新電子文件的收集方法

傳統(tǒng)的檔案收集受到檔案實(shí)體占用空間較大的制約，一般強(qiáng)調(diào)進(jìn)行鑒定，而電子文件資料占用存儲(chǔ)載體的存儲(chǔ)空間。收集時(shí)，應(yīng)確保與電子文件資料相關(guān)的電子文件、紙質(zhì)文件等材料一并收集，應(yīng)確保收集電子文件的可用性。

為避免電子文件被隨意處置，特別是刪除，檔案室工作人員應(yīng)該根據(jù)保密要求，對(duì)這些文件經(jīng)常性收集，同時(shí)在收集時(shí)可督促文件產(chǎn)生者將數(shù)字文件的內(nèi)容、時(shí)間、涉及人物等信息一并提交。經(jīng)常性收集工作可結(jié)合單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、集中文印系統(tǒng)、集中管控系統(tǒng)，從系統(tǒng)中在線自動(dòng)收集。

會(huì)議安排、業(yè)務(wù)考核、巡察整改等具有明確階段特點(diǎn)的活動(dòng)，應(yīng)該在活動(dòng)開始前由檔案工作人員制定收集的具體內(nèi)容、著錄的具體信息、移交的具體時(shí)間，及時(shí)收集，一般由活動(dòng)組織者在活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔，移交給本單位檔案室。

3.4 完善相關(guān)電子檔案存儲(chǔ)制度

應(yīng)明確檔案工作人員利用工作時(shí)間、使用單位設(shè)備、完成單位賦予工作任務(wù)時(shí)形成的照片、錄音、錄像等各類資料的版權(quán)歸屬問題，明確規(guī)定包括電子文件資料在內(nèi)的各類電子文件歸檔范圍與時(shí)間，由電子文件產(chǎn)生、辦理的單位和個(gè)人移交至檔案部門或者檔案工作人員，完成歸檔。