企業(yè)檔案信息化問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策

文/盛雅苑

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)、管理工作中形成的有價(jià)值的記錄，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的價(jià)值和作用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案工作的新方向和新趨勢(shì)。本文將從企業(yè)檔案信息化存在的問(wèn)題分析入手，對(duì)進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化工作提出建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，以期進(jìn)一步做好企業(yè)檔案信息化工作。

1 檔案信息化成為企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)

1.1 新檔案法提出的新要求

新《檔案法》將檔案信息化提到了一個(gè)重要的高度。作為一個(gè)有社會(huì)責(zé)任的企業(yè)，其發(fā)展必須緊密結(jié)合國(guó)家的行業(yè)動(dòng)態(tài)、遵循法律法規(guī)。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該積極行動(dòng)，按照《檔案法》的新要求，適應(yīng)新環(huán)境和新任務(wù)，進(jìn)一步做好檔案信息化建設(shè)。

1.2 現(xiàn)代企業(yè)管理的要求

現(xiàn)代企業(yè)制度要求企業(yè)產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確，而檔案正是現(xiàn)代企業(yè)制度執(zhí)行情況的真實(shí)記錄和憑證。對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，能進(jìn)一步推進(jìn)檔案收集歸檔、規(guī)范管理和有效利用，促進(jìn)企業(yè)管理?，F(xiàn)代企業(yè)制度要求企業(yè)進(jìn)一步改革，厘清工作流程，簡(jiǎn)化工作手續(xù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已落伍，與現(xiàn)代企業(yè)制度的要求相差甚遠(yuǎn)，必須將檔案信息化作為當(dāng)前和今后很長(zhǎng)一段時(shí)間的重點(diǎn)工作。

2 企業(yè)檔案信息化存在的問(wèn)題

2.1 資金及人員投入不夠

一些企業(yè)檔案方面投入的資金和人員不足，檔案信息化建設(shè)舉步維艱。對(duì)檔案工作的投入不夠，致使檔案信息化建設(shè)滯后。特別是缺少經(jīng)費(fèi)和人員，致使檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)進(jìn)展緩慢，水平較低，檔案信息資源的共享不足，檔案信息利用成效較低。產(chǎn)生這些問(wèn)題的主要原因是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案信息化建設(shè)推進(jìn)力度不夠。

2.2 檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)缺乏

一些企業(yè)缺乏檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，致使企業(yè)在檔案信息化方面的組織和規(guī)劃約束不足，影響了檔案信息化建設(shè)的落實(shí)。其原因，一是一些企業(yè)認(rèn)為只要將檔案收集保管好就行了，使得檔案管理制度的執(zhí)行力和約束力不夠。二是缺乏針對(duì)檔案信息化建設(shè)細(xì)節(jié)把控方面的制度，檔案信息化建設(shè)難以提高。三是企業(yè)缺乏檔案信息化獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)作用不明顯。

2.3 缺乏檔案信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

一些企業(yè)檔案信息化建設(shè)處于起步階段，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員缺乏信息化建設(shè)的知識(shí)儲(chǔ)備，加上忙于日常繁瑣的工作，學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)少，知識(shí)更新慢，使得既懂檔案理論知識(shí)又掌握信息化技術(shù)的人才匱乏，特別是對(duì)檔案信息化建設(shè)的流程不熟，對(duì)其工作細(xì)節(jié)和要點(diǎn)掌握不全面，工作成效不大。

3 企業(yè)檔案信息化優(yōu)化對(duì)策

3.1 進(jìn)一步重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)先進(jìn)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，但也離不開(kāi)檔案管理等基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史記錄，記載了企業(yè)在不同發(fā)展時(shí)期的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。通過(guò)這些檔案，能夠研究企業(yè)的決策變化、可喜的成績(jī)和過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等，能進(jìn)一步幫助企業(yè)科學(xué)決策、做出戰(zhàn)略規(guī)劃。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)檔案工作如果還是局限于傳統(tǒng)的檔案管理工作，不思進(jìn)取，必將成為企業(yè)管理的短板。因此，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，轉(zhuǎn)變思想，開(kāi)展以信息技術(shù)為支撐的檔案管理模式和服務(wù)方式的探索，在收集、整理、保存等工作之外，還應(yīng)該運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案，為企業(yè)發(fā)展做出檔案人的貢獻(xiàn)。應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化工作是新時(shí)代檔案工作的新方向和新要求，要大力宣傳檔案信息化工作的內(nèi)容、方式，在企業(yè)內(nèi)部形成大家都重視檔案信息化的良好局面。應(yīng)以宣傳貫徹新《檔案法》為契機(jī)，多匯報(bào)、多請(qǐng)示，讓企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步重視檔案信息化工作，并深入分析企業(yè)檔案信息化工作中遇到的困難和問(wèn)題，將檔案信息化納入企業(yè)信息化規(guī)劃中，進(jìn)而增加檔案信息化建設(shè)在人力、物力、設(shè)備、技術(shù)支持方面的投入，以及計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施的投入，確保檔案信息化建設(shè)必需的基礎(chǔ)設(shè)備到位，使得企業(yè)檔案信息化建設(shè)邁入正軌，有效推進(jìn)，取得實(shí)效。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)

新《檔案法》規(guī)定企業(yè)要積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接，這為檔案部門(mén)融入企業(yè)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)流程提供了機(jī)會(huì)，也進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度在企業(yè)的逐步建立，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作逐步正規(guī)化、科學(xué)化和規(guī)范化，企業(yè)信息化建設(shè)也如火如荼開(kāi)展起來(lái)，很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)辦公，有的需要升級(jí)換代。在這個(gè)時(shí)候，企業(yè)檔案管理部門(mén)一定要切實(shí)行動(dòng)起來(lái)，積極參與，特別是前期的論證，檔案管理部門(mén)要有聲音，不然業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)更新完成，檔案管理部門(mén)才提出如何完成歸檔和檔案查閱的問(wèn)題，為時(shí)已晚，造成很多不必要的麻煩。檔案部門(mén)應(yīng)以檔案前端控制理論為指導(dǎo)，提前介入，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造升級(jí)論證階段，提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口設(shè)置以及歸檔要求，比如元數(shù)據(jù)的收集，這是電子數(shù)據(jù)收集中最容易忽視的問(wèn)題。這些元數(shù)據(jù)是歸檔檔案的背景資料，缺了背景資料，則檔案的可信度會(huì)降低。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)行之后，業(yè)務(wù)檔案就應(yīng)順利地在線轉(zhuǎn)移到檔案信息管理系統(tǒng)里，然后通過(guò)檔案管理人員的后期處理，電子檔案歸檔完成。因此，只有進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，并及時(shí)統(tǒng)籌納入企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)中，才能確保檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3.3 規(guī)范企業(yè)檔案信息化管理

在企業(yè)檔案管理工作中引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，探索檔案信息化管理模式，已經(jīng)成為很多企業(yè)檔案管理部門(mén)當(dāng)前的重要工作。在這個(gè)探索過(guò)程中，企業(yè)檔案管理工作取得了不少成績(jī)，檔案管理的質(zhì)量和水平也得到了進(jìn)一步提高。但為了進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息化管理工作，必須強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化管理的規(guī)范建設(shè)。如果沒(méi)有規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理制度體系為支撐，企業(yè)檔案信息化建設(shè)就沒(méi)有可參照?qǐng)?zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。目前，檔案界有不少關(guān)于數(shù)據(jù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)等，但這都是關(guān)于專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，針對(duì)企業(yè)檔案信息化管理方面的制度和標(biāo)準(zhǔn)，還需要各企業(yè)根據(jù)企業(yè)自身的情況具體調(diào)整。就目前而言，很多企業(yè)，特別是大型企業(yè)，多地化辦公模式，需要總部檔案部門(mén)拿出企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能形成統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案信息數(shù)據(jù)，否則，就會(huì)形成一個(gè)個(gè)信息孤島，不能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合、共享、遠(yuǎn)程利用。為此，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)的初期，就要將制度建設(shè)問(wèn)題放在重要位置，建立規(guī)范的、科學(xué)的、具有可操作性的標(biāo)準(zhǔn)和制度，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和制度執(zhí)行，提高企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面的執(zhí)行力，從而確保檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。另外，在雙軌制檔案管理普遍應(yīng)用的同時(shí)，企業(yè)檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中，可以對(duì)一些低于十年保管期限的檔案信息實(shí)行“單套制”管理，進(jìn)一步減輕企業(yè)檔案管理及庫(kù)房的壓力，進(jìn)一步歷練檔案管理人員的信息化管理能力，逐步掌握運(yùn)用數(shù)字簽名、電子印章和可信時(shí)間戳、數(shù)字水印等技術(shù)，為企業(yè)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型積累經(jīng)驗(yàn)、儲(chǔ)備能力，激發(fā)企業(yè)檔案工作潛能，為企業(yè)發(fā)展做好檔案服務(wù)工作。

3.4 保障企業(yè)檔案信息安全

新《檔案法》對(duì)企業(yè)檔案信息安全問(wèn)題作出了明確規(guī)定，指出企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。安全問(wèn)題一直是檔案工作的重要底線。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，安全問(wèn)題不能忽視，必須進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案信息管理的安全。一是在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，著眼于未來(lái)，保證檔案信息數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，特別是應(yīng)探索各種不同類(lèi)型檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存格式，有利于長(zhǎng)期保存，并完成檔案數(shù)據(jù)安全性檢測(cè)，注意數(shù)據(jù)備份或開(kāi)展異地備份工作，做好檔案信息存儲(chǔ)安全的維護(hù)。二是應(yīng)該高度重視檔案信息數(shù)據(jù)在傳輸利用工作中的信息安全。檔案信息化建設(shè)的目的是方便利用，能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，有利于資源共享，但在網(wǎng)路辦公、資源共享的同時(shí)，保障檔案信息的安全就顯得尤為重要。應(yīng)高度重視檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)，從錄入、存儲(chǔ)和利用等方面進(jìn)一步構(gòu)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全體系，保證信息化管理檔案的安全。在檔案信息查閱工作環(huán)節(jié)，要通過(guò)各崗位的職責(zé)權(quán)限設(shè)置檔案查閱權(quán)限，當(dāng)查閱權(quán)限不足時(shí)，如有查檔任務(wù)，應(yīng)臨時(shí)授權(quán)，一次一用，不得查閱權(quán)限之外的檔案信息，確保檔案信息在查閱過(guò)程中的安全。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案信息安全高度重視，將確保檔案信息安全作為檔案工作的重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的健康可持續(xù)發(fā)展。

3.5 培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要人才，目前企業(yè)存在著檔案管理人員素質(zhì)不高、人員配置不足、績(jī)效分配偏低等問(wèn)題，對(duì)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)是很大的制約。要破解這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)一步配置素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人員充實(shí)到企業(yè)檔案管理隊(duì)伍中，成為信息化建設(shè)的主力軍和技術(shù)骨干。一是可以通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)門(mén)人才，設(shè)置特殊崗位，納入企業(yè)人才管理，享受人才津補(bǔ)貼，給予專(zhuān)門(mén)任務(wù)指標(biāo)，如培養(yǎng)技術(shù)骨干、技術(shù)能手等指導(dǎo)任務(wù)，強(qiáng)將手下無(wú)弱兵，使之帶領(lǐng)好一個(gè)團(tuán)隊(duì)。二是針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)信息化技術(shù)薄弱環(huán)節(jié)有針對(duì)性地開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，讓引進(jìn)人才作為指導(dǎo)教師，開(kāi)展崗位培訓(xùn)，提高現(xiàn)有管理人員的業(yè)務(wù)能力。三是將檔案信息化管理人才培養(yǎng)培訓(xùn)納入企業(yè)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，以理論與實(shí)踐相結(jié)合的方式開(kāi)展培訓(xùn)，在理論培訓(xùn)方面可以請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式，請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者前來(lái)舉辦講座開(kāi)展培訓(xùn)，另外還可以通過(guò)送出去的方式開(kāi)展培訓(xùn)，將企業(yè)檔案人員派到檔案信息化做得好的企業(yè)，參觀學(xué)習(xí)取經(jīng)，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理人員的信息化管理水平。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)檔案工作者一定要迎難而上，更新信息化管理理念，在檔案信息化建設(shè)方面下功夫、出實(shí)力，讓網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中落地、生根、開(kāi)花，在企業(yè)檔案信息資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用方面做出成績(jī)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展更好地發(fā)揮檔案和檔案部門(mén)的職能作用。