“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案室轉(zhuǎn)型分析

文/孫琛輝

檔案作為原始的歷史記錄，是不可或缺的信息資源，檔案工作是各單位自身發(fā)展的基礎(chǔ)性條件。機(jī)關(guān)單位檔案室作為國家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機(jī)構(gòu)，是各單位工作職責(zé)有效履行的基礎(chǔ)部門。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，檔案室應(yīng)主動(dòng)把握信息技術(shù)為檔案工作發(fā)展帶來的巨大機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

1 傳統(tǒng)檔案室的職能與地位

機(jī)關(guān)單位傳統(tǒng)檔案室的基本職能是檔案的收集、整理、保管、利用等，并按規(guī)定將檔案移交有關(guān)檔案館。長期以來，機(jī)關(guān)單位檔案室被定位為一個(gè)單位的輔助部門，為各部門提供基本的檔案儲(chǔ)存和查詢服務(wù)。由于傳統(tǒng)檔案室保存的多為紙質(zhì)載體檔案、聲像檔案或照片檔案，種類繁多、內(nèi)容龐雜，檔案利用不夠方便，效率不高，檔案保存職能大于利用職能，很多單位將檔案室定位為資料保管室，檔案管理人員被稱為資料管理員，地位比較低。由于重視程度不夠，檔案室的人員、基礎(chǔ)設(shè)施配備不足，在單位工作中處于“失語”“失位”的境地。

這種情況下，一些機(jī)關(guān)單位檔案工作開展不力，以被動(dòng)管理為主，嚴(yán)重滯后于其他工作開展，相關(guān)業(yè)務(wù)部門歸檔意識(shí)不強(qiáng)，加上缺乏完善的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致很多應(yīng)歸檔材料無法完整、系統(tǒng)地歸檔到檔案室。日后利用檔案時(shí)很難找到完整、齊全的材料，加深了人們對檔案室“無為”“無用”的印象，進(jìn)一步弱化了檔案室的地位。

2 網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給檔案室?guī)淼臋C(jī)遇和挑戰(zhàn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理、保護(hù)、利用的工具、手段全面信息化、自動(dòng)化，檔案管理工作的環(huán)境、模式發(fā)生巨大改變，也使檔案室電子文件歸檔保存面臨挑戰(zhàn)。

2.1 大數(shù)據(jù)部門對傳統(tǒng)檔案室?guī)頉_擊

一些地方或單位成立數(shù)據(jù)管理部門或信息中心，對地方或單位運(yùn)行過程中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行匯聚和管理。如天津市成立大數(shù)據(jù)管理中心，進(jìn)行數(shù)字資源的統(tǒng)籌管理。由于電子文件種類豐富、格式多樣，且具有系統(tǒng)依賴性，某些專業(yè)性很強(qiáng)的電子文件，在檔案系統(tǒng)可能無法讀取。當(dāng)電子文件取代紙質(zhì)文件成為日常工作中形成文件的主體，檔案室有沒有能力管理電子文件歸檔，數(shù)據(jù)中心能否取代檔案室，成為業(yè)界探討的問題。

2.2 電子文件管理存儲(chǔ)成本比較低

目前，各部門和單位產(chǎn)生的歸檔文件以電子文件為主，其存儲(chǔ)密度高，收集和保存成本較低。那么，各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔文件能夠自行管理，比如自動(dòng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照檔案收集要求進(jìn)行存儲(chǔ)，然后將具有永久保存價(jià)值的檔案直接移交檔案館，不必移交檔案館的檔案自行保管。如果這一模式可行，機(jī)關(guān)單位檔案室是否已經(jīng)失去存在的必要性。這種情況下，檔案室能不能及時(shí)找準(zhǔn)定位、完善功能，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，成為直接影響并決定其存亡的先決條件。

實(shí)際上，面對大數(shù)據(jù)部門、信息中心等部門的沖擊，以及信息技術(shù)變革對檔案管理方式的挑戰(zhàn)，檔案室在其傳統(tǒng)的檔案管理方面依然具備無法取代的優(yōu)勢。究其原因，一是隨著海量電子文件的迅速產(chǎn)生，冗余信息相應(yīng)越來越多，并不是所有數(shù)據(jù)信息都可以作為檔案進(jìn)行收集和保存，反而越來越需要檔案室發(fā)揮價(jià)值鑒定、分類整理的優(yōu)勢，進(jìn)行專業(yè)化的歸檔指導(dǎo)，有效收集和管理檔案，并利用技術(shù)手段為電子文件的長期可讀、真實(shí)完整、安全可靠提供保障。二是在高度信息化的形勢下，傳統(tǒng)載體檔案越來越少，反而變得越發(fā)珍貴，更需要檔案室妥善保管。三是由于部分電子文件形成時(shí)還存在質(zhì)量缺損，電子文件管理措施尚不完善，具有永久保存價(jià)值的重要文件還需要打印成紙質(zhì)載體進(jìn)行雙套管理，檔案室統(tǒng)一歸檔。四是由于信息化的不徹底，某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中既可能產(chǎn)生電子文件，也可能產(chǎn)生傳統(tǒng)載體文件，需要檔案室開展混合載體歸檔管理。

當(dāng)然，機(jī)關(guān)單位檔案室不能因?yàn)樯鲜鲈蚓透哒頍o憂，而應(yīng)以高度的責(zé)任感、濃重的危機(jī)意識(shí)，積極投身信息化潮流，融入數(shù)字化，切實(shí)提升信息化含量，與大數(shù)據(jù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門密切協(xié)作，盡早掌握從海量數(shù)據(jù)中“披沙揀金”的過硬本領(lǐng)，在工作中對檔案利用需求主動(dòng)調(diào)研，對檔案信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，為單位主營業(yè)務(wù)、中心工作發(fā)揮更大的支撐作用、服務(wù)價(jià)值。

3 新時(shí)代檔案室的職能定位

作為業(yè)務(wù)活動(dòng)的直接記錄，檔案具有憑證、參考、信息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、知識(shí)、史料等多維價(jià)值，能發(fā)揮行政、業(yè)務(wù)、法律、文化等作用，有不可替代性。檔案室作為集中管理檔案的職能部門，同樣具有不可替代的作用。在信息化浪潮下，檔案室應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，拓展部門職能，找準(zhǔn)自身定位。

3.1 檔案室既要加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案的收集整理，又要加強(qiáng)電子文件檔案管理

檔案室應(yīng)按照國家檔案主管部門的規(guī)劃部署，積極推進(jìn)檔案信息化，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案數(shù)字資源建設(shè)、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源長久保存和有效利用、安全保障體系建設(shè)、信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、信息化政策法規(guī)體系建設(shè)，全面建立與信息化相適應(yīng)的檔案接收、管理、利用模式，真正成為集實(shí)體檔案與電子檔案為一體的檔案儲(chǔ)藏基地。

3.2 檔案室不僅要成為檔案卷宗的守護(hù)者，更要成為檔案信息的開發(fā)者

不僅將檔案保管好，更應(yīng)重視檔案的開發(fā)利用。應(yīng)將工作重心從過去的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案內(nèi)容管理，積極利用信息技術(shù)提升檔案編研、利用工作水平，重視檔案信息資源挖掘，將檔案記載的歷史、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行提煉、歸納，供業(yè)務(wù)部門和單位領(lǐng)導(dǎo)決策參考，將檔案庫建設(shè)成為知識(shí)庫、思想庫，最大程度地發(fā)揮檔案的核心價(jià)值。

4 檔案室轉(zhuǎn)型的目標(biāo)任務(wù)

綜合上述情況及分析，機(jī)關(guān)單位檔案室轉(zhuǎn)型的目標(biāo)任務(wù)是建設(shè)數(shù)字檔案室。

近年來，關(guān)于數(shù)字檔案室建設(shè)，國家檔案局出臺(tái)了一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對其軟件、硬件、制度建設(shè)等方面工作提出了要求，涉及電子文件捕獲、鑒定、歸檔，電子檔案收集、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。如何使規(guī)范落地、與各單位檔案工作實(shí)際銜接，建立適合本單位的數(shù)字檔案室，需要各單位結(jié)合實(shí)際情況全面梳理檔案工作核心業(yè)務(wù)，梳理檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作的銜接節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行方案設(shè)計(jì)和組織實(shí)施。

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的過程，涉及實(shí)體內(nèi)容建設(shè)、過程管理、實(shí)施保障和制度建設(shè)。實(shí)體內(nèi)容建設(shè)通常包括軟硬件設(shè)施和數(shù)字檔案資源建設(shè)。

軟硬件設(shè)施包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、終端設(shè)備、機(jī)房等硬件設(shè)施，操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、OCR軟件、格式轉(zhuǎn)換軟件等系統(tǒng)軟件、工具軟件，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件，以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)規(guī)范落地、推動(dòng)實(shí)際工作的重要抓手，其功能模塊直接決定了數(shù)字檔案室建設(shè)的成功與否，需要設(shè)計(jì)相對規(guī)范嚴(yán)密的管理體系和歸檔流程。一般而言，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案在線收集、保存、管理、利用四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、備份與恢復(fù)、系統(tǒng)安全維護(hù)等功能。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案室的重要組成部分和基礎(chǔ)環(huán)境，一般包括局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。

在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建成后，數(shù)字檔案資源的建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重點(diǎn)，且是一項(xiàng)持續(xù)不斷的工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)，既包括數(shù)字資源的創(chuàng)建，也包括數(shù)字資源的組織。數(shù)字資源創(chuàng)建包括對傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和對電子文件接收歸檔，這是資源建設(shè)前期工作。數(shù)字資源組織，指對各類數(shù)字資源進(jìn)行整理、加工，建立各種數(shù)據(jù)庫，這是資源建設(shè)的中后期工作，是對前期形成的資源進(jìn)行后續(xù)優(yōu)化和管理。由于現(xiàn)階段產(chǎn)生的歸檔文件，既有傳統(tǒng)載體文件，也有電子文件，因此，需要以混合載體歸檔的模式做數(shù)字轉(zhuǎn)型，對于接收的紙質(zhì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等傳統(tǒng)載體檔案，及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化掃描。對接收的電子文件，為保證其長期可讀可用，應(yīng)進(jìn)行格式規(guī)范，保證電子文件的真實(shí)、完整、安全、可靠。數(shù)字檔案資源歸檔后，需進(jìn)行數(shù)字資源的分類、價(jià)值鑒定、整理、開發(fā)、利用。

2016年國家檔案局印發(fā)《數(shù)字檔案室建設(shè)評價(jià)辦法》，提出組織建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)五大項(xiàng)目評價(jià)指標(biāo)。其中，數(shù)字檔案資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)分?jǐn)?shù)占比較多，可看出數(shù)字檔案資源建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)的重要性。數(shù)字檔案資源建設(shè)對于數(shù)字檔案室建設(shè)具有決定性影響，每一條指標(biāo)都十分重要。數(shù)字檔案資源決定檔案管理的基礎(chǔ)和質(zhì)量。如果進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)字檔案資源質(zhì)量差，數(shù)字檔案管理工作就無法得到保證。系統(tǒng)建設(shè)則是數(shù)字檔案室的重要支撐和保障，要求系統(tǒng)接收和管理流程設(shè)計(jì)更加細(xì)致、合理、便捷，系統(tǒng)功能建設(shè)與數(shù)字檔案資源有效銜接，互相融合。

此外，數(shù)字檔案室建設(shè)還應(yīng)注重整體建設(shè)，不能只重視軟硬件建設(shè)而忽視檔案治理。數(shù)字檔案室建設(shè)是一個(gè)長期的、動(dòng)態(tài)的過程，不斷有數(shù)字檔案資源存入檔案管理系統(tǒng)，需要持續(xù)開展數(shù)字檔案資源的存儲(chǔ)與備份，需要人員、經(jīng)費(fèi)保障。

5 未來檔案室發(fā)展路徑

信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)單位檔案室應(yīng)找準(zhǔn)定位，適應(yīng)所屬單位發(fā)展需要，明確發(fā)展路徑，在發(fā)揮好檔案收、管、存、用基本職能的基礎(chǔ)上發(fā)揮更大價(jià)值，為單位的決策、管理和發(fā)展做好支撐與服務(wù)。

5.1 改變角色認(rèn)知，找準(zhǔn)職業(yè)定位

機(jī)關(guān)單位檔案室應(yīng)擯棄保守觀念，抓住信息化建設(shè)等重大契機(jī)，把握新時(shí)代檔案工作發(fā)展趨勢，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)數(shù)字檔案資源的開發(fā)和服務(wù)利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、便捷化和重塑性變革。新媒體的廣泛應(yīng)用，為檔案利用和宣傳教育提供了便捷渠道。機(jī)關(guān)單位檔案室可通過舉辦專題展覽、制作微視頻、宣傳冊等多種方式，進(jìn)行檔案工作宣傳，不斷提升其他部門對檔案工作的認(rèn)知度、認(rèn)同度，為檔案工作持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造良好的空間。

5.2 主動(dòng)溝通聯(lián)系，全程跟蹤管理

在傳統(tǒng)的檔案工作模式下，一些單位檔案室的工作被動(dòng)、滯后，無法貫徹施行檔案全程管理和前端控制的理念。但在信息化時(shí)代，隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)過程文件的全程電子化，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)和節(jié)點(diǎn)控制，檔案室可以實(shí)現(xiàn)對歸檔電子文件的全程管理。檔案室應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通聯(lián)系，了解其職能活動(dòng)和檔案形成狀況，取得部門支持，從總體上設(shè)計(jì)歸檔范圍、分類方案、歸檔規(guī)則。檔案室還要與信息化部門加強(qiáng)合作，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置歸檔模塊，將檔案管理要求融入業(yè)務(wù)流程，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門實(shí)時(shí)進(jìn)行電子文件預(yù)歸檔，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境為檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)提供了多元化的方式方法，應(yīng)充分發(fā)揮其作用。

5.3 圍繞中心工作，拓展服務(wù)功能

檔案工作的根本目的是提供利用，束之高閣的檔案將失去其原有的價(jià)值。機(jī)關(guān)單位檔案工作應(yīng)以服務(wù)單位大局和中心工作為目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段和方式，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)。檔案室應(yīng)了解分析單位中心工作和重點(diǎn)工作，充分了解業(yè)務(wù)部門的需求，思考檔案工作如何支持業(yè)務(wù)部門工作，促進(jìn)業(yè)務(wù)部門工作效率的提升。如參考單位年度工作計(jì)劃和總結(jié)，參加業(yè)務(wù)部門的活動(dòng)、會(huì)議，瀏覽單位門戶網(wǎng)站，關(guān)注與單位工作相關(guān)的媒體報(bào)道等，思考檔案在其中能發(fā)揮的作用，積極拓展服務(wù)范圍，利用大數(shù)據(jù)、人工智能、知識(shí)挖掘等手段、方法，對檔案資源進(jìn)行分析、加工，并提供關(guān)于科研成果、獲獎(jiǎng)記錄等各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，全力滿足甚至主動(dòng)創(chuàng)造檔案用戶的利用需求。服務(wù)方式上，通過檔案系統(tǒng)建設(shè)，嘗試建立數(shù)字檔案信息資源“一站查詢、一鍵推送”的智能化服務(wù)模式。還可通過開發(fā)微信公眾號、APP等形式加強(qiáng)檔案信息資源共享和移動(dòng)平臺(tái)服務(wù)。

5.4 完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證信息安全

安全是檔案工作的底線，維護(hù)檔案安全是檔案部門及工作者的法定職責(zé)。新修訂《檔案法》明確要求各級單位“應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力”。檔案安全既包括實(shí)體安全，也包括信息安全。自然災(zāi)害、人為事故和管理不當(dāng)會(huì)給檔案實(shí)體安全造成損失。檔案信息安全則由于信息技術(shù)本身的局限性、載體損壞或軟件更新導(dǎo)致存儲(chǔ)格式打不開、網(wǎng)絡(luò)攻擊信息系統(tǒng)等因素引起。機(jī)關(guān)單位檔案室應(yīng)對照國家檔案局印發(fā)的《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評估指標(biāo)體系》等有關(guān)規(guī)定和要求，完善單位實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)管理，使檔案實(shí)體和檔案信息可管可控，保證檔案實(shí)體、信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全。在開展檔案數(shù)字化外包工作時(shí)，需按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》規(guī)定的相關(guān)要求做好安全管理。

檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型，是為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需求，提高檔案工作效率，但目前還有很多未知的問題，如電子文件的長期保存，歸檔格式，備份載體的選用，數(shù)據(jù)的安全，系統(tǒng)的可靠性等。在現(xiàn)階段探索中，甚至?xí)o歸檔工作帶來更大的工作量，需要在實(shí)踐中逐步推進(jìn)、逐項(xiàng)解決。