供應(yīng)-加工-配送管理模式在低值醫(yī)用耗材庫房管理中的應(yīng)用效果

張丙淑

1 中國科學(xué)院大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院·浙江省腫瘤醫(yī)院 （浙江杭州 310022）；2 中國科學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)與腫瘤研究所 （浙江杭州 310022）

隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展、醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)用耗材的需求量越來越大，醫(yī)用耗材的種類、規(guī)格也越來越繁雜，這無疑增加了庫房管理員的工作壓力。雖然醫(yī)院在低值醫(yī)用耗材庫房管理方面付出大量的人力、精力，但是仍然存在大量的問題，如庫存積壓、配送服務(wù)不及時(shí)、耗材的安全性和可靠性欠缺、盤庫困難系數(shù)大、供應(yīng)商眾多、耗材種類復(fù)雜、不能做到對耗材的追溯管理等。為進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理，提高醫(yī)院的服務(wù)水平，國內(nèi)已有多家大型三甲醫(yī)院成功上線供應(yīng)-加工-配送（supply processing and distribution，SPD）管理模式[1]。SPD管理模式是一種以保證院內(nèi)醫(yī)用耗材質(zhì)量安全、滿足臨床需求為宗旨，以物流信息技術(shù)為支撐，以環(huán)節(jié)專業(yè)化管理為手段，強(qiáng)化醫(yī)院醫(yī)用耗材管理部門的全程監(jiān)管，通過以協(xié)調(diào)外部與內(nèi)部需求為主導(dǎo)，為全院醫(yī)用耗材在院內(nèi)供應(yīng)、加工、配送等物流提供一元化運(yùn)營服務(wù)模式。本研究主要結(jié)合中國科學(xué)院大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院庫房管理工作的實(shí)際情況，分析低值醫(yī)用耗材庫房傳統(tǒng)管理模式與SPD管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)，探討管理中存在的問題，以促進(jìn)低值醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理，提高醫(yī)院醫(yī)用耗材的管理水平。

1 低值醫(yī)用耗材庫房傳統(tǒng)管理模式

目前，低值醫(yī)用耗材庫房管理主要包括驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用出庫、月末盤點(diǎn)及庫存管理3個(gè)方面，全過程使用信息系統(tǒng)對醫(yī)用耗材進(jìn)行管理。

1.1 入庫管理

常規(guī)耗材入庫方式為貨票同行，庫房管理員按照采購員制定的采購訂單進(jìn)行驗(yàn)收入庫。入庫時(shí)，先檢查總數(shù)，后看包裝，見異拆驗(yàn)，認(rèn)真核對耗材的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)批號(hào)和有效期等有效信息，驗(yàn)收合格后方可入庫，驗(yàn)收不合格的作退貨處理；完成數(shù)量清點(diǎn)和質(zhì)量檢查后，庫房管理員在供應(yīng)商平臺(tái)入庫界面掃描送貨單號(hào)，如圖1所示，驗(yàn)收單中的耗材名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、生產(chǎn)廠家、發(fā)票號(hào)碼等基本信息由系統(tǒng)自動(dòng)生成，驗(yàn)收員在驗(yàn)收系統(tǒng)中錄入經(jīng)辦人、經(jīng)收人、采購科室、經(jīng)費(fèi)名稱，并核對發(fā)票明細(xì)信息，簽字確認(rèn)后交由采購員和庫房會(huì)計(jì)審核、記賬入庫，建立一卡一物制，在材料卡上做好登記即可完成入庫[2]。

圖1 傳統(tǒng)管理模式下低值醫(yī)用耗材的入庫系統(tǒng)

針對貨票不能同行的耗材，如異地供貨方、缺貨需調(diào)貨、臨床上突發(fā)事件或手術(shù)急需貨物隨時(shí)送達(dá)等特殊情況，會(huì)出現(xiàn)送貨單和發(fā)票到但貨未到、貨到但送貨單和發(fā)票滯后。對于上述情況，庫房管理員進(jìn)行預(yù)入庫登記管理，即認(rèn)真核對耗材的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、價(jià)格、供貨商等信息，貨單和發(fā)票送達(dá)后進(jìn)行核對，方便入庫。

隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院低值耗材規(guī)格型號(hào)繁多，使用量大，然而庫房空間和庫房管理人員數(shù)量有限，導(dǎo)致耗材發(fā)貨量急劇增加，若發(fā)貨不及時(shí)，容易出現(xiàn)混亂、錯(cuò)發(fā)貨的現(xiàn)象。鑒于上述情況，若為臨床科室唯一定制、需求量比較大的一次性醫(yī)用耗材，供貨商可以直接送到臨床科室，臨床科室核對無誤后入庫，并在送貨單上簽字驗(yàn)收，供貨商將送貨單和發(fā)票送到庫房，庫房管理員確認(rèn)無誤后再交由采購員和庫房會(huì)計(jì)審核、記賬入庫。

1.2 出庫管理

為規(guī)范醫(yī)用耗材的管理，提高臨床科室醫(yī)用耗材的領(lǐng)用效率，避免出現(xiàn)重復(fù)申領(lǐng)情況，臨床科室根據(jù)需求在醫(yī)療耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中申請當(dāng)周所需常用耗材或者急用、搶救用耗材，申領(lǐng)時(shí)間截止到每周二下午，庫房會(huì)計(jì)根據(jù)科室系統(tǒng)請領(lǐng)單打印領(lǐng)用出庫單，包括科室及耗材名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、出庫日期、制單人、接收人等信息，庫房管理員于每周三、四對申領(lǐng)訂單進(jìn)行發(fā)放，周二以后申領(lǐng)的耗材統(tǒng)一于下周發(fā)放，出庫順序按照“先進(jìn)先出、易壞先出、近效期先出”的原則，經(jīng)一人發(fā)貨、一人點(diǎn)貨，逐一核對領(lǐng)用出庫單上面的相關(guān)信息無誤后發(fā)放，并在材料卡上面進(jìn)行登記，出庫單為“三聯(lián)單”，庫房妥善留存一份，以便追溯和查詢，領(lǐng)用人一份，領(lǐng)用科室一份。如遇到特殊急需情況，可與庫房管理員聯(lián)系，臨時(shí)填制領(lǐng)用出庫單（由庫房管理員發(fā)放）。除每周的發(fā)貨時(shí)間，其他時(shí)間為庫房補(bǔ)充進(jìn)貨、整理時(shí)間。

1.3 盤點(diǎn)及庫存管理

由于庫房耗材出入量比較大，為規(guī)范醫(yī)用耗材的盤點(diǎn)工作，保證醫(yī)用耗材賬物一致，庫房管理員要定期（每個(gè)月1次）對庫存耗材進(jìn)行清點(diǎn)盤查，一般安排在每個(gè)月月末。每次盤點(diǎn)前，應(yīng)確保在庫房會(huì)計(jì)記賬的情況下，打印出醫(yī)用耗材的庫存清單，不得將盤貨期間所到的醫(yī)用耗材列入盤點(diǎn)范圍，應(yīng)停止收發(fā)耗材，同時(shí)不得隨意轉(zhuǎn)移耗材，這樣才能保證醫(yī)用耗材盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。盤庫時(shí)，采用人工的方式，兩人一組，對庫房中實(shí)際存放的耗材逐一清點(diǎn)，認(rèn)真核對實(shí)際數(shù)量與庫存數(shù)量是否吻合，如果出現(xiàn)賬物不符，則核對領(lǐng)用出庫單和材料卡，及時(shí)查找原因，如錯(cuò)領(lǐng)、錯(cuò)發(fā)貨、入庫及出庫手續(xù)未辦理等情況，糾正并進(jìn)行盤存盈虧登記，使其賬物相符，并將每個(gè)月的庫存清單打印、簽字確認(rèn)、歸檔保存，以備上級(jí)審核。盤庫期間，庫房會(huì)計(jì)也要參與其中，輔助并監(jiān)督庫房管理員完成盤庫工作。

2 低值醫(yī)用耗材庫房傳統(tǒng)管理模式存在的問題

2.1 人工成本

采供部共計(jì)5人，主要負(fù)責(zé)醫(yī)用耗材采購、庫房管理及發(fā)放。而醫(yī)院的庫房管理系統(tǒng)只有簡單的出入庫、記賬、盤點(diǎn)功能，其余大部分管理工作都需要大量的人力、時(shí)間和精力，這樣傳統(tǒng)的人工管理模式工作極其煩瑣，存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整，醫(yī)用耗材漏入庫、多發(fā)、少發(fā)、漏發(fā)等問題，庫房管理人員為了糾錯(cuò)需要花費(fèi)大量的人力、時(shí)間去追蹤正確的出入庫信息[3]。

2.2 醫(yī)院成本

驗(yàn)收合格入庫后的醫(yī)用耗材即歸入醫(yī)院的成本中，中心庫及科室二級(jí)庫極易出現(xiàn)囤貨過多，占用醫(yī)院大量庫房空間和資金成本，尤其是國慶、春節(jié)前，醫(yī)院要囤儲(chǔ)大量的備用醫(yī)用耗材供臨床科室使用，這樣無形中增加了醫(yī)院的運(yùn)營成本，容易出現(xiàn)近效期醫(yī)用耗材增加、醫(yī)用耗材結(jié)算數(shù)據(jù)大、人工管理失誤等問題。

2.3 醫(yī)療時(shí)間成本

申購醫(yī)用耗材的具體操作流程：醫(yī)護(hù)人員先將醫(yī)用耗材加入購物車，提交后由科室負(fù)責(zé)人審核，到達(dá)采供部的采購系統(tǒng)，由采購員將訂單提交給供應(yīng)商，到貨驗(yàn)收入庫后，電話通知科室領(lǐng)用。臨床科室醫(yī)用耗材管理主要采取人工盤點(diǎn)、人工申領(lǐng)，極易出現(xiàn)漏申領(lǐng)、多申領(lǐng)、少申領(lǐng)，需電話聯(lián)系中心庫直至解決問題，占用醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療工作時(shí)間，影響臨床的工作效率[4]。

3 低值醫(yī)用耗材庫房SPD 管理模式

基于SPD 管理模式建立醫(yī)用耗材庫房信息化管理，對低值醫(yī)用耗材采購入庫、存儲(chǔ)管理和出庫配送的生命周期進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)控，將供應(yīng)商、臨床科室、物流中心有效、有序地串聯(lián)起來，見圖2。其中，中心庫是根據(jù)醫(yī)院管理規(guī)定進(jìn)行改造并建立在院外的醫(yī)用耗材存儲(chǔ)區(qū)域，利用智能化設(shè)備能夠主動(dòng)獲取醫(yī)院各二級(jí)消耗點(diǎn)定數(shù)包耗材的消耗數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)庫內(nèi)的揀貨、加工、科室推送、上架、盤庫服務(wù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)庫存降低后自動(dòng)向供應(yīng)商生成補(bǔ)貨計(jì)劃的物流服務(wù)中心。

圖2 低值醫(yī)用耗材庫房SPD 管理模式運(yùn)行圖

3.1 入庫上架

SPD管理模式在實(shí)際運(yùn)行中，供應(yīng)商接收到訂單通知后，確定訂單并制作銷售清單，將銷售清單及耗材一并配送到院外中心庫，院方驗(yàn)收員與中心庫驗(yàn)收員共同認(rèn)真核對耗材名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、配送廠家、生產(chǎn)批號(hào)、有效期等基本信息并簽字確認(rèn)，驗(yàn)收合格的醫(yī)用耗材在辦理入庫單的同時(shí)打印二維條碼標(biāo)簽（耗材的基本信息），在手持槍上選擇“中心庫系統(tǒng)指示上架”，掃描賦碼條碼，顯示庫位，將耗材整齊放入庫位，掃描庫位條碼確認(rèn)，該耗材上架完成（注意，應(yīng)區(qū)分管理低值醫(yī)用耗材和高值醫(yī)用耗材的標(biāo)簽顏色）。在此過程中心庫驗(yàn)收員要嚴(yán)格把關(guān)，有以下情況時(shí)可拒絕驗(yàn)收或入庫：（1）未經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)或部門主管批準(zhǔn)的；（2）不屬于該科室采購范圍的；（3）與采購計(jì)劃或配送單不相符的；（4）與耗材質(zhì)量包裝要求不相符的；（5）與采購計(jì)劃生產(chǎn)批號(hào)、有效期等信息不相符的。

3.2 揀貨

手持無線數(shù)據(jù)采集器，按科室合并揀貨單，選擇“中心庫系統(tǒng)指示出庫”，掃描揀貨標(biāo)簽，掃描周轉(zhuǎn)箱，顯示耗材庫位及補(bǔ)貨數(shù)量，找到該庫位，檢查耗材規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)、有效期等信息無誤后，掃描二維條碼進(jìn)行下架，將耗材放入周轉(zhuǎn)箱中，該單個(gè)耗材揀貨完成，按此操作步驟，一物一箱，直至將該科室所有耗材揀完。揀貨員在揀貨時(shí)必須嚴(yán)格按照先進(jìn)先出、近效期的耗材優(yōu)先使用的原則，避免出現(xiàn)醫(yī)用耗材存在失效、過期，保證耗材效期安全，當(dāng)天揀貨任務(wù)完成后，將剩余耗材上架到拆零區(qū)指定庫位上。

3.3 加工

將該科室揀貨完成的所有周轉(zhuǎn)箱推到對應(yīng)加工臺(tái)，準(zhǔn)備加工，在SPD系統(tǒng)“加工包裝”界面中選擇“配送箱號(hào)”，掃描槍掃描配送箱條碼，光標(biāo)自動(dòng)轉(zhuǎn)入“揀貨箱號(hào)”，用掃描槍依次掃描所有周轉(zhuǎn)箱條碼，每掃描1次周轉(zhuǎn)箱，條碼打印機(jī)即打印出該周轉(zhuǎn)箱內(nèi)耗材的加工標(biāo)簽，掃描完成后，“未加工品種明細(xì)”顯示為“0”，加工標(biāo)簽全部打印完成后，點(diǎn)擊“保存”“打印”后打印出該科室推送單，將周轉(zhuǎn)箱內(nèi)的耗材根據(jù)加工標(biāo)簽上相應(yīng)的數(shù)量進(jìn)行加工包裝，并貼上該加工標(biāo)簽，要求不遮擋耗材名稱、規(guī)格、有效期，待全部加工完成后將耗材整齊放入之前掃描的配送箱內(nèi)，并將推送單放入配送箱內(nèi)。

3.4 科室推送

將配送箱推送至目的科室，在手持槍上選擇“科室?guī)熘甘旧霞堋保@示“推送單號(hào)”“耗材標(biāo)簽”兩欄，用手持槍先掃描推送單上推送條碼，再掃描定數(shù)包標(biāo)簽，顯示耗材庫位，找到庫位將該耗材放在里面、將原有庫存耗材放在外面，再掃描該庫位條碼確認(rèn)，該定數(shù)包上架完成，直至全部定數(shù)包上架完成后，手持槍上“推送單號(hào)”消失，通知科室?guī)旃芾韱T上架確認(rèn)，在SPD系統(tǒng)中依次選擇“科室?guī)旃芾怼薄吧霞艽_認(rèn)”，點(diǎn)擊“確認(rèn)”，上架完成。

當(dāng)科室?guī)旌牟牟蛔慊驘o庫存時(shí)，配送員應(yīng)及時(shí)通知科室?guī)旃芾韱T提交采購計(jì)劃，并由醫(yī)院采購員發(fā)出采購計(jì)劃。當(dāng)科室部分耗材漏消耗導(dǎo)致科室無貨可用時(shí)，配送員應(yīng)及時(shí)與科室溝通，為其緊急配送所需耗材。

3.5 盤庫

SPD 系統(tǒng)可根據(jù)設(shè)置提醒近效期的耗材，實(shí)時(shí)提供耗材在庫、出入庫監(jiān)測數(shù)據(jù)報(bào)表。SPD 倉庫管理人員定期對中心庫進(jìn)行手持掃碼槍掃碼盤點(diǎn)管理，對實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行盤盈、盤虧處理，確保賬物相符。SPD 中心庫每季度至少全庫凍結(jié)盤存1次，如圖3所示，定期做好醫(yī)用耗材的盤點(diǎn)，確保做到賬物相符。

圖3 SPD 管理模式盤庫系統(tǒng)

4 SPD 管理模式的效果分析

4.1 降低人力成本

SPD 管理模式下臨床科室人員不再需要人工請領(lǐng)、上架、盤點(diǎn)二級(jí)庫存[5]。科室消耗至庫存補(bǔ)貨點(diǎn)，自動(dòng)生成補(bǔ)貨計(jì)劃，由SPD 第三方配送人員主動(dòng)配送，掃描條形碼消耗，操作方便，且耗材使用記錄實(shí)時(shí)跟蹤，無需工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間反復(fù)清點(diǎn)，提高醫(yī)務(wù)人員工作效率及患者就醫(yī)滿意度。另外，SPD 管理合理規(guī)劃二級(jí)庫房布局，對常規(guī)使用耗材進(jìn)行分類整理，節(jié)約庫房空間。

4.2 實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

醫(yī)院的SPD系統(tǒng)、醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）、病歷系統(tǒng)等無縫對接，能夠提取、核對和分析每個(gè)月醫(yī)用耗材的使用和收費(fèi)情況，有效防止“跑、冒、滴、漏”的情況發(fā)生。SPD管理模式與傳統(tǒng)管理模式最大的區(qū)別是以領(lǐng)代銷，通過掃碼消耗，出庫后計(jì)入醫(yī)院成本，可以真實(shí)地掌握庫存情況，且定數(shù)包形式可有效減少耗材浪費(fèi)、降低耗材積壓風(fēng)險(xiǎn)、提高庫存周轉(zhuǎn)率[6]。

4.3 降低醫(yī)院運(yùn)營成本

為滿足臨床科室的需求，系統(tǒng)管理中中心庫必須具備較大的庫存量，占據(jù)較大的空間和資金，人力、物力在一定程度上造成了浪費(fèi)。SPD系統(tǒng)基于數(shù)據(jù)分析預(yù)測需求，設(shè)置合理的補(bǔ)貨點(diǎn)、最大庫存、安全庫存，根據(jù)消耗主動(dòng)配送，急需時(shí)立即配送，可以有效管理臨床的耗材用量，解決臨床“囤貨”問題，實(shí)現(xiàn)“零庫存”[7]，并實(shí)現(xiàn)耗材“代管”模式，降低醫(yī)院醫(yī)用耗材的運(yùn)營成本，提高資金周轉(zhuǎn)率。

5 總結(jié)

我院以滿足臨床科室的需求為中心，通過引進(jìn)SPD 管理模式實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材掃碼消耗的精細(xì)化管理、信息化管理，使得醫(yī)護(hù)人員從煩瑣的耗材管理工作中脫離出來，提升了醫(yī)用耗材的流通性，減少了醫(yī)院庫存的存儲(chǔ)和資金占用率，優(yōu)化了中心庫的采購流程。隨著醫(yī)用耗材的種類與數(shù)量不斷增加，醫(yī)用耗材的管理成本也逐步提高，因此，更需要發(fā)揮SPD 管理模式具有的便捷、精細(xì)、提高工作效率的優(yōu)勢作用。