探索Excel 在小微企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的創(chuàng)新應(yīng)用
——基于“快計(jì)”App 設(shè)計(jì)

成俊翰，章愛文

（1.湖南第一師范學(xué)院，長沙 410205；2.天津財(cái)經(jīng)大學(xué) 會(huì)計(jì)學(xué)院，天津 300222）

0 引 言

當(dāng)今正處于大智移云的時(shí)代背景下，企業(yè)會(huì)計(jì)通常采用商品化軟件，在電腦上處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。商品化軟件不僅好上手，還可以提升效率，因此深得企業(yè)管理者的喜愛。然而，財(cái)務(wù)軟件的使用有一些限制。實(shí)行多元化運(yùn)營策略的公司，往往具有業(yè)務(wù)種類多的特點(diǎn)，而商品化的財(cái)務(wù)軟件并不能面面俱到。對(duì)于小微企業(yè)而言，其經(jīng)營資金較為有限，無法與軟件研發(fā)公司簽訂“私人定制”式的合同。

Excel 軟件功能強(qiáng)大，適用范圍廣，在財(cái)務(wù)領(lǐng)域可以用作記賬軟件、統(tǒng)計(jì)軟件等，簡化辦公過程，為企業(yè)降低成本。Excel 畫圖功能能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可視化，在小微企業(yè)中運(yùn)用Excel 處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，可以提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理能力。本文將對(duì)其應(yīng)用路徑進(jìn)行簡要介紹。

1 房貸計(jì)算器

近年來，銀行貸款業(yè)務(wù)逐步向規(guī)范化方向發(fā)展，許多購房者選擇銀行貸款買房。居民貸款購房現(xiàn)象愈發(fā)常見，這里將對(duì)用Excel 解決此類貸款業(yè)務(wù)的核算進(jìn)行介紹，準(zhǔn)確得出還款額與貸款本利。買房貸款常見的方式為等額本息與等額本金。

1.1 個(gè)人住房貸款還款方式

一是等額本息還款法。等額本息法指的是借款者在償還每期的本息時(shí)候，都以固定的金額償還。這種辦法容易記住還款金額，為借款人正常履行還款義務(wù)提供了一層保障。采用此種還款方法，貸款人每月還款金額固定，具體來說，每期還款額中包含的本金逐步增加，利息額則漸漸降低，剛開始借款人壓力較小，后面壓力大。

二是等額本金法。等額本金還款法具體來說，借款人每期償還相等的本金金額，期數(shù)增加，利息逐漸減少。與同期等額還本付息方式相比，利息總額相對(duì)較小。等額本金法初期本金還款額較大，貸款人經(jīng)濟(jì)壓力大，更適合具有一定經(jīng)濟(jì)實(shí)力的中年人。如果貸款人近期收入沒有較大波動(dòng)，要在還款初期確定等額本息法每期還款額，可以參考等額本金法，每期還款額相同相應(yīng)使得還款期減小，反而利息數(shù)額會(huì)下降。

1.2 個(gè)人住房貸款還款方式

案例：投資人甲近來有購房貸款需求，得到了年化利率為6%的銀行借款，借款期限為10 年，金額500 000元，合同約定采用等額本息法償還借款。

第一步，應(yīng)當(dāng)將sheet1 表格名稱改為“等額本息法房貸計(jì)算器”，并在表中輸入有關(guān)信息。

在等額本息還款法下，月還款本金可用PPMT 函數(shù)計(jì)算，即在G11 中鍵入“=PPMT($B$2/12,E11,120,$B$4)”，選中該表格的填充柄，并向下拖動(dòng)進(jìn)行填充至G130；接著，借助IPMT 函數(shù)來計(jì)算月還款利息金額數(shù)值，選中F11 并鍵入“=IPMT($B$2/12,E11,120,$B$4)”，然后選中該表格的填充柄，并向下拖動(dòng)填充至F130。

月還款額的計(jì)算：PMT 是用于計(jì)算等額本息法下貸款人每期還款額的函數(shù)，即在H11 單元輸入公式“=PMT($B$2/12,120,$B$4)”。要注意函數(shù)參數(shù)中支出款項(xiàng)金額前需要加負(fù)號(hào)；收入的各種款項(xiàng)金額默認(rèn)不加符號(hào)。

本利和、利息總計(jì)的計(jì)算：本利和=月還款額*總還款期數(shù)。選中B6 并鍵入“=B3*B5”；利息總計(jì)=本利和-本金，可選中表格某處并輸入公式“=B4+I11”。

1.3 等額本金還款計(jì)算器的設(shè)計(jì)

月還款本金、利息總計(jì)與本利和的計(jì)算：等額本金法中，本期本金還款額=借款本金總額÷總期數(shù)，在B8 中鍵入“=B4/120”。借款利息由本金、利率與借款天數(shù)之積得出，因此在B11 中輸入利息總計(jì)的計(jì)算公式“=($B$4-(A11-1)*$B$8)*$B$2/12”。本利和=本金＋利息總計(jì)，所以在D11 中鍵入“=SUM(C11：C130)。

每期還款利息的計(jì)算：該種還款方式中，每期償還本金金額相等，利息額漸漸下降，要逐一得出各期本利和?？梢韵仍贏11 中鍵入年限，則B11 中“=($B$4-(A11-1)*$B$8)*$B$2/12)”，為第1 期利息，這是利用“占用資金額*月利率”得出利息。

每期償還金額的計(jì)算：每期償還金額=每期本利和=每期本金償還額+本期利息。在C11 中鍵入“=B11+$B$8”，然后選中該表格的填充柄，并向下拖動(dòng)填充至C130 單元格，則完成全部步驟。

2 現(xiàn)值計(jì)算器

貨幣時(shí)間價(jià)值是財(cái)務(wù)管理學(xué)中的核心概念之一，企業(yè)管理者在投資決策時(shí)需要考慮到貨幣的時(shí)間價(jià)值。傳統(tǒng)方法通過對(duì)期末現(xiàn)金流金額或年金進(jìn)行折現(xiàn)，進(jìn)而計(jì)算現(xiàn)值，這種方法需要通過查閱復(fù)利現(xiàn)值系數(shù)表來完成。然而，復(fù)利現(xiàn)值系數(shù)表和年金現(xiàn)值系數(shù)表為處于1 和20 間的整數(shù)，且折現(xiàn)率為處于1%與20%間的整數(shù)百分率。這種表格對(duì)校內(nèi)學(xué)習(xí)貨幣時(shí)間價(jià)值相關(guān)理論足夠了，但卻并不實(shí)用，在實(shí)際投資決策時(shí)，投資者面對(duì)的折現(xiàn)年限和與折現(xiàn)率很可能是小數(shù)，單單靠查閱系數(shù)表無法滿足折現(xiàn)的需要，即使折現(xiàn)年限與折現(xiàn)率兩個(gè)變量有一個(gè)為整數(shù)，很可能另一個(gè)變量為小數(shù)，無法查到其對(duì)應(yīng)的現(xiàn)值系數(shù)，這使兩張表格在實(shí)際進(jìn)行投資決策時(shí)顯得無能為力。而用原始推導(dǎo)公式又耗費(fèi)時(shí)間，且容易出現(xiàn)運(yùn)算差錯(cuò)。此時(shí)用Excel 來計(jì)算現(xiàn)值就顯得游刃有余，可以計(jì)算折現(xiàn)年限和折現(xiàn)率為小數(shù)的情況，而不僅僅局限于常規(guī)參數(shù)。使用者只需輸入各變量數(shù)值就可以快速得出現(xiàn)值計(jì)算結(jié)果，簡化投資決策過程，提高財(cái)會(huì)人員的工作效率，精準(zhǔn)決策。Excel 軟件中常用PV 函數(shù)來進(jìn)行現(xiàn)值計(jì)算，年金計(jì)算可以用PMT 函數(shù)。

3 固定資產(chǎn)折舊額計(jì)算

企業(yè)固定資產(chǎn)涉及日常營運(yùn)方方面面，是企業(yè)資產(chǎn)的主要組成部分。企業(yè)財(cái)務(wù)人員為規(guī)范公司財(cái)務(wù)管理，按月份對(duì)固定資產(chǎn)計(jì)提折舊。固定資產(chǎn)往往價(jià)值較高，種類多，固定資產(chǎn)折舊的計(jì)算與分錄編制顯得較為復(fù)雜。用Excel 編輯表格并利用函數(shù)計(jì)算，可以自動(dòng)完成折舊的計(jì)算、分錄的編制，在減少工作量的同時(shí)，核算正確率得以提升。

企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，固定資產(chǎn)的折舊方法有：平均年限法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法等。①年限平均法，即直線法，將固定資產(chǎn)應(yīng)計(jì)提的折舊額平均分?jǐn)?，折舊額固定。SLN 函數(shù)受三方面影響：原值、資產(chǎn)殘值以及壽命（折舊年限）。②年數(shù)總和法。③雙倍余額遞減法，即初期不考慮預(yù)計(jì)凈殘值，按照凈值，并將折舊率設(shè)置為直線法折舊率的兩倍，以此確定每期折舊額。這種方法每年年初確定折舊額，不考慮預(yù)計(jì)凈殘值，最后兩年改用直線法，平均計(jì)提剩余可計(jì)提折舊額。

DDB 函數(shù)涉及成本、預(yù)計(jì)凈殘值、資產(chǎn)使用壽命、折舊時(shí)期與參數(shù)選擇五個(gè)參數(shù)，其中成本是資產(chǎn)原值，殘值是資產(chǎn)的剩余價(jià)值，資產(chǎn)使用壽命是折舊總期數(shù)，折舊時(shí)期為當(dāng)次折舊的期次，所用單位統(tǒng)一，factor是余額遞減率，默認(rèn)為雙倍余額遞減法遞減率。VDB函數(shù)中涉及資產(chǎn)殘值，折舊期限，開始參數(shù)與結(jié)束參數(shù)為折舊開始與終止時(shí)間，時(shí)間單位統(tǒng)一。factor 的用法同DDB 函數(shù)。如果想選用其他折舊方法，則只需改變factor 的值，最后一個(gè)參數(shù)決定當(dāng)折舊額大于余額遞減法折舊額之時(shí)，需不需要改用年限平均法計(jì)提折舊。函數(shù)DDB 詳細(xì)說明了雙倍余額遞減法。

以上函數(shù)中，計(jì)算折舊的過程包括以下若干主要的參數(shù)：第一，原值；第二，凈殘值；第三，預(yù)計(jì)可使用年限。預(yù)計(jì)可使用年限和預(yù)計(jì)凈殘值由人為估計(jì)得出，企業(yè)固定資產(chǎn)種數(shù)多，且使用目的與使用壽命各異。大智移云時(shí)代，科技高速發(fā)展，這對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)造成了較大無形損耗。資產(chǎn)能否正常使用并不能充分確定其價(jià)值，而應(yīng)考慮科技進(jìn)步帶來的影響，由于科技發(fā)展，原先的固定資產(chǎn)功能被新科技取代，一些技術(shù)含量較高且價(jià)值大的主要部件可以很大程度上左右資產(chǎn)估值的結(jié)果，時(shí)間越長，有的資產(chǎn)價(jià)值越高，比如古董；如果固定資產(chǎn)清理報(bào)廢花費(fèi)成本高于預(yù)計(jì)凈殘值，則無法清理報(bào)廢，從而影響企業(yè)權(quán)責(zé)發(fā)生制下會(huì)計(jì)處理的真實(shí)性與相關(guān)性。企業(yè)財(cái)務(wù)人員要公允客觀反映固定資產(chǎn)折舊業(yè)務(wù)，需要定制固定資產(chǎn)折舊方法?，F(xiàn)階段一些財(cái)務(wù)軟件，如金蝶、用友等，在設(shè)計(jì)處理折舊業(yè)務(wù)的程序時(shí)已顧及此方面。實(shí)際上，Excel 常用于財(cái)務(wù)管理實(shí)務(wù)，如折舊函數(shù)，再就是用于計(jì)算固定資產(chǎn)折舊額的宏，這種功能集合了一套完整的計(jì)算命令，可以主動(dòng)計(jì)算并生成固定資產(chǎn)的折舊額。Excel 對(duì)減少重復(fù)性工作起重要作用，在這些方面Excel 甚至可以替代人工智能，可以靈活設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)相關(guān)功能。在Excel 中可以通過兩種方式使用宏，首先是記錄宏，其次可以使用軟件中VisualBasic 對(duì)宏進(jìn)行編輯。從需求角度出發(fā)完成宏的錄制，并完成相應(yīng)宏的設(shè)計(jì)工作，還可以對(duì)應(yīng)用的使用用途進(jìn)行發(fā)散。實(shí)際上在Excel 中，宏的功能非常強(qiáng)大，財(cái)會(huì)人員如果有需要，便可進(jìn)行控制命令編輯，這一操作需要在VisualBasic 中進(jìn)行，并且需要財(cái)務(wù)人員熟練掌握VB 語言的常規(guī)操作，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員使用宏的目的，這種操作大大節(jié)約企業(yè)營運(yùn)成本，提升了財(cái)務(wù)工作者的工作效率。其實(shí)，財(cái)務(wù)人員也可以通過模板實(shí)現(xiàn)上述目的，但相較宏而言略微復(fù)雜費(fèi)時(shí)，在處理特定任務(wù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員可能需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的模板，而不像宏那樣直接在工具欄中點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的快捷命令。不僅如此，可以對(duì)命令進(jìn)行自由組合，以處理不同情況下產(chǎn)生的復(fù)雜財(cái)務(wù)問題。

4 存貨管理的經(jīng)濟(jì)存量

可持續(xù)發(fā)展力高和市場競爭力大的企業(yè)往往具有較為完善的倉存管理技術(shù)。財(cái)務(wù)管理人員需要進(jìn)行訂貨決策，完善存貨內(nèi)部管理，以促使企業(yè)存貨保存在一個(gè)合理的水平，權(quán)衡企業(yè)存貨成本與效益間的關(guān)系，保證企業(yè)倉存管理水平。同時(shí)在保證小微企業(yè)市場的前提下，管理人員應(yīng)該努力降低小微企業(yè)的倉存成本，并且在資源有限的前提下爭取效益最大化。

存貨在公司流動(dòng)資產(chǎn)中占比較大，倉存管理的情況對(duì)企業(yè)營運(yùn)能力有很大影響。一般情況下，會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中企業(yè)倉存管理多用經(jīng)濟(jì)存量法結(jié)合Excel，保證資金利用的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，維持一個(gè)良好的數(shù)據(jù)環(huán)境。

在利用Excel 進(jìn)行存貨管理中經(jīng)濟(jì)存量的計(jì)算時(shí)，首要的任務(wù)是建立經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型。應(yīng)按照以下順序進(jìn)行。

第一步，建立一個(gè)新Excel 表格，將其命名重命名為“經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型”，建立經(jīng)濟(jì)訂貨批量計(jì)算表，并輸入相關(guān)參數(shù)數(shù)值，這一步初步建立經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型；然后使用數(shù)據(jù)連接功能，并且完善取數(shù)公式；用SQRT 函數(shù)最終定義完經(jīng)濟(jì)訂貨批量公式。

第二步，要及時(shí)根據(jù)指標(biāo)變化來調(diào)整表格。表格中的數(shù)據(jù)會(huì)因不同方案而改變，快速?zèng)Q策。

第三步，計(jì)算最佳經(jīng)濟(jì)存量。存貨管理者使用建好的模型，計(jì)算得出經(jīng)濟(jì)訂貨量、訂貨次數(shù)等指標(biāo)數(shù)值。

5 應(yīng)收賬款的預(yù)警分析模型

管理應(yīng)收賬款是企業(yè)籌融資決策的重要組成部分。保證資金良性循環(huán)、降低資本占用成本并及時(shí)回款，必然要管理應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款的分析往往涉及賬齡分析。借款時(shí)間反映了客戶還款風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可以揭示企業(yè)應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，小微企業(yè)財(cái)務(wù)人員由此可以考慮是否進(jìn)行壞賬計(jì)提。賬齡分析表的及時(shí)編制對(duì)管理應(yīng)收賬款、提高回款效率與營運(yùn)效率至關(guān)重要。通過使用Excel，財(cái)務(wù)人員可以提高處理數(shù)據(jù)與分析數(shù)據(jù)的能力，設(shè)計(jì)實(shí)施樣本統(tǒng)計(jì)，隨著會(huì)計(jì)信息化的進(jìn)程加快，Excel 已經(jīng)滲透到各個(gè)財(cái)經(jīng)領(lǐng)域。

在利用 Excel 分析應(yīng)收賬款時(shí)，應(yīng)先建立起動(dòng)態(tài)計(jì)算的財(cái)務(wù)分析模型。具體而言：第一，建立客戶信息表，定義名稱，并創(chuàng)建應(yīng)收賬款信息表，完善表中各項(xiàng)信息，包括：開票日期、發(fā)票號(hào)、發(fā)票金額等，創(chuàng)建應(yīng)收賬款賬齡分析表，在SUNIF、VLOOKUP 功能的支持下，完成應(yīng)收賬款的數(shù)額、是否超期及超期天數(shù)的定義。第二，設(shè)置生成賬齡分析圖，模型會(huì)自動(dòng)根據(jù)應(yīng)收賬款財(cái)務(wù)信息生成直觀圖表，大大提升了應(yīng)收賬款管理效率，降低企業(yè)運(yùn)營成本。第三，完成基于債權(quán)人視角的應(yīng)收賬款賬齡分析。

小微企業(yè)應(yīng)充分有效挖掘運(yùn)用Excel 軟件來簡化工作過程。借助Excel軟件，縮減企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，提高企業(yè)效益，保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與相關(guān)性。不難發(fā)現(xiàn)，小微企業(yè)能否有效地將Excel 運(yùn)用到財(cái)務(wù)管理中，對(duì)改善企業(yè)生態(tài)具有較高重要性。

綜上，新時(shí)期小微企業(yè)的財(cái)務(wù)工作中數(shù)據(jù)量更大，為了及時(shí)準(zhǔn)確完成工作，利用好Excel 舉足輕重。通過應(yīng)用Excel 進(jìn)行現(xiàn)值計(jì)算、房貸計(jì)算、應(yīng)收賬款管理、最佳經(jīng)濟(jì)訂貨批量計(jì)算、固定資產(chǎn)折舊計(jì)算，控制了財(cái)務(wù)軟件學(xué)習(xí)成本，提升了財(cái)務(wù)工作效率，降低了錯(cuò)誤率，促進(jìn)小微企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不斷發(fā)展。