財務(wù)共享模式在信息化時代應(yīng)用的研究

夏 虹，蔡文磊

（東華理工大學(xué)，南昌 330000）

0 引 言

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)也在不斷變革。傳統(tǒng)手工報賬模式不但浪費大量資源，而且紙質(zhì)財務(wù)報告容易出現(xiàn)磨損、遺失等問題。許多企業(yè)引進財務(wù)共享模式，實現(xiàn)線上報賬、結(jié)算。這一業(yè)務(wù)的出現(xiàn)節(jié)約了大量人力物力資源。但在普及過程中也存在一系列的問題，如應(yīng)用財務(wù)共享的教程沒有宣傳到位，部分老員工有抵觸，財務(wù)人員信息技術(shù)應(yīng)用能力不足等，造成財務(wù)共享的普及遇到一定的困難。對此，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的具體狀況，提供多種優(yōu)化方案，不斷完善業(yè)務(wù)流程，促進企業(yè)發(fā)展。

1 企業(yè)財務(wù)共享模式應(yīng)用現(xiàn)狀

1.1 對財務(wù)共享模式理解不到位

大部分企業(yè)經(jīng)過多年的經(jīng)營，無論是業(yè)務(wù)人員還是財務(wù)人員都已習(xí)慣傳統(tǒng)財務(wù)報賬模式，不愿意接觸新的理念，對財務(wù)共享報賬模式抵觸情緒較大。單位負責(zé)人對財務(wù)共享模式的宣傳推廣不到位，致使企業(yè)員工更愿意使用傳統(tǒng)的填寫報銷單等方式，如果單位負責(zé)人沒有及時做好協(xié)調(diào)工作，很容易使業(yè)務(wù)人員和財務(wù)報賬員發(fā)生沖突。對財務(wù)共享模式的理解不夠，員工工作分工不明確，增加了對財務(wù)共享模式的怨言，使財務(wù)共享模式推進緩慢。

1.2 財務(wù)共享系統(tǒng)不夠完善

實施財務(wù)共享模式意味著業(yè)務(wù)人員需要在客戶端開展發(fā)票申報、上傳相關(guān)憑證附件等工作。財務(wù)人員在網(wǎng)絡(luò)上對相關(guān)單據(jù)進行審核。相較于傳統(tǒng)會計審核整理紙質(zhì)發(fā)票的方式，會計人員需要根據(jù)單據(jù)附件的掃描件來判斷手續(xù)是否齊全和真實。事后業(yè)務(wù)人員將報銷單據(jù)按月寄給財務(wù)共享中心，在此過程中產(chǎn)生對原始單據(jù)審核的合規(guī)性如何判斷的問題，同時又增加了票據(jù)遺失、損壞的風(fēng)險。一旦報銷出現(xiàn)問題，如何追回已支付的資金也是令企業(yè)頭疼的問題。

為了保障財務(wù)共享中心的順利運行，必須有專業(yè)人員負責(zé)設(shè)計其管理信息系統(tǒng)并不斷優(yōu)化其功能，而且優(yōu)化的過程并不是一帆風(fēng)順的，需要建立長效優(yōu)化機制，需要企業(yè)花費巨大的財力去支持，會給企業(yè)造成很大的負擔(dān)。此外，對企業(yè)的流程再造一定程度上會削弱獨立公司的現(xiàn)有權(quán)利，容易受到獨立公司的抵制。而且有的企業(yè)下屬公司內(nèi)部系統(tǒng)差異大，再加上文化差異和跨職能帶來的挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)的共享和利用都會受到很大的影響，從而影響信息系統(tǒng)的集成性能。

1.3 財務(wù)信息化人才不夠

傳統(tǒng)會計只要求手工記賬，現(xiàn)在財務(wù)共享中心不僅要求應(yīng)用計算機進行賬務(wù)處理，還要利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對業(yè)務(wù)員提交的單據(jù)進行審核，實施財務(wù)共享模式需要使用的現(xiàn)代化設(shè)備，都需要財務(wù)人員掌握使用方法，對會計人員的要求大大提高了。此外，不僅是財務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員也需要掌握信息化的報賬流程，還要在移送單據(jù)前妥善保管報銷附件。對于業(yè)務(wù)人員來說，信息技術(shù)應(yīng)用能力也是其必備的工作能力。另外，會計工作是持續(xù)性的，一旦出現(xiàn)人員離職或無法到崗的突發(fā)狀況，其他人員是否能及時接替也是財務(wù)共享中心運營中的風(fēng)險之一。

首先，在財務(wù)共享模式下，對財務(wù)人員的職業(yè)素質(zhì)要求高。其次，財務(wù)人員脫離了業(yè)務(wù)，更多地依賴信息技術(shù)，導(dǎo)致人與人之間缺乏交流，他們面對的僅僅是大量的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致工作相對單一化、機械化，從而使財務(wù)人員產(chǎn)生倦怠。楊寅、劉勤（2019）以財務(wù)共享服務(wù)中心的員工為研究對象，基于ERG 理論對員工工作滿意度進行了分析研究，結(jié)果表明員工對成長需要方面的關(guān)注度最明顯。這種相對簡單的流水化作業(yè)過程會限制員工的職業(yè)發(fā)展，降低員工的滿意度，從而增加員工的流失率。最后，員工需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有觀念，從傳統(tǒng)的“記賬先生”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皟r值創(chuàng)造者”，這對他們來說是個極大的挑戰(zhàn)。所以企業(yè)的管理者需要做好員工管理協(xié)調(diào)的工作，這加大了企業(yè)管理難度。

2 實施財務(wù)共享模式的意義

2.1 提升企業(yè)工作效率

財務(wù)共享模式能有效提高財務(wù)部門的管理水平，利用信息化技術(shù)，將財務(wù)工作匯聚在一起。最大限度避免下屬單位財務(wù)人員對報賬的執(zhí)行標準不一致造成財務(wù)問題的出現(xiàn)。另外，財務(wù)的年終清算是一項重要的工作，也是各企業(yè)一年業(yè)績考核的重要指標，相比于總公司財務(wù)部門與各下屬單位財務(wù)數(shù)據(jù)一一對接，財務(wù)共享模式將財務(wù)數(shù)據(jù)集中，統(tǒng)籌管理，使企業(yè)在整理數(shù)據(jù)時更加便捷。隨著企業(yè)財務(wù)共享系統(tǒng)不斷完善，企業(yè)財務(wù)工作質(zhì)量和效率不斷提高。

2.2 有效控制成本

財務(wù)共享模式的應(yīng)用首先從人力的角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)的每個子公司都配備財務(wù)部門的情況，節(jié)約大量人力成本，將會計人員集中。另外，通過財務(wù)共享中心對整個企業(yè)統(tǒng)籌核算、預(yù)算、結(jié)算，了解企業(yè)的運營狀況。成本控制始終是企業(yè)經(jīng)營者首先要考慮的問題。因此，將信息化技術(shù)融入財務(wù)工作，實施財務(wù)共享，可以不斷優(yōu)化企業(yè)成本管理，提升企業(yè)效益。

2.3 加速企業(yè)商業(yè)版圖擴張

財務(wù)共享模式利用先進信息技術(shù)，實現(xiàn)各個地方分支機構(gòu)會計核算和財務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)一，加快資金周轉(zhuǎn)，為企業(yè)在商業(yè)競爭中占得先機。另外，通過財務(wù)共享系統(tǒng)，企業(yè)可以擴張商業(yè)版圖，實時了解分支機構(gòu)的成本與收入，為企業(yè)整體發(fā)展制訂更合適的計劃。

3 財務(wù)共享模式優(yōu)化路徑

3.1 不斷優(yōu)化、完善財務(wù)共享系統(tǒng)

實施財務(wù)共享模式需要確保其符合財務(wù)基本流程。例如，傳統(tǒng)報賬模式需要主管領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負責(zé)人在報銷單上簽字審批，在財務(wù)共享模式下，需要審批人員在手機端或者電腦端審核，如何用最簡單的方式呈現(xiàn)給審批者，使他們能快速、準確地進行審批工作，是財務(wù)共享系統(tǒng)未來有待升級之處。另外，財務(wù)共享模式要與預(yù)算系統(tǒng)相結(jié)合，對企業(yè)成本進行監(jiān)控，避免造成企業(yè)經(jīng)濟損失。

應(yīng)該將系統(tǒng)優(yōu)化結(jié)果及時傳達給使用人員。提高財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員對財務(wù)制度與流程的了解及認知，企業(yè)應(yīng)加強對財務(wù)政策與財務(wù)流程的宣導(dǎo)，對員工關(guān)切的信息做到充分傳達，讓基層員工對財務(wù)工作流程更加熟悉與了解，使基層人員對財務(wù)人員給予更多支持與理解，降低時間成本和溝通成本。另外及時編制財務(wù)系統(tǒng)的使用手冊，并減少對財務(wù)專業(yè)術(shù)語的使用，便于業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)和了解。

企業(yè)在建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心的時候要積極調(diào)動各下屬公司參與規(guī)劃，建立管理標準，在完善業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，減少中間環(huán)節(jié)和接口，打通各個分子公司和各個業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)屏障，注重對資金管理系統(tǒng)的整合，開發(fā)必要的核心系統(tǒng)，提高智能化管理水平，構(gòu)建數(shù)據(jù)、協(xié)同與連接、智能化、平臺四個要素共同驅(qū)動的財務(wù)共享服務(wù)模式。另外要利用可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）實現(xiàn)對各個分子公司的信息集成，提高財務(wù)管理的效率。

3.2 重視財務(wù)信息化人才隊伍建設(shè)

人才是企業(yè)運營的根基，是保障企業(yè)發(fā)展的核心力量，每一次變革都離不開專業(yè)人才的支撐。傳統(tǒng)財務(wù)轉(zhuǎn)向財務(wù)共享模式亦是如此。對財務(wù)人員的要求已不只是懂得分錄、裝訂及打印憑證，還需要掌握財務(wù)系統(tǒng)里的報表生成、預(yù)算構(gòu)造、成本監(jiān)控等，以及對各種共享設(shè)備的使用?？梢?，實施財務(wù)共享模式需要高素質(zhì)人才的支撐。如今已有高校開設(shè)云會計等專業(yè)，以適應(yīng)現(xiàn)代財務(wù)發(fā)展的潮流。所以企業(yè)除了在財務(wù)人才上“增量”，也要注意“存量”，挖掘培養(yǎng)內(nèi)部人才，節(jié)約成本，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。

3.2.1 定期組織財務(wù)人員培訓(xùn)

在建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心時，企業(yè)需要對財務(wù)崗位和財務(wù)人員重新定位，對他們提出更高的技能要求。企業(yè)必須加強對他們的培訓(xùn)，不僅要培養(yǎng)他們的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，還要在較短的時間內(nèi)轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的財務(wù)工作觀念，通過物質(zhì)獎勵和精神獎勵等方式激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情。企業(yè)要深度研究新型財務(wù)模式對專業(yè)人員的需求，準確定位現(xiàn)有的財務(wù)人員，了解他們的工作狀態(tài)，考慮其訴求，人盡其才，重視各類人員的引進和培訓(xùn)，爭取發(fā)揮每個專業(yè)人員的最大價值，促進財務(wù)人員由傳統(tǒng)的“記賬人員”向“企業(yè)價值創(chuàng)造者”和協(xié)作伙伴轉(zhuǎn)變。

舉辦小范圍的財務(wù)人員心得交流會，可以增強員工之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，也可以加強員工對各崗位工作的了解，建立全流程的業(yè)務(wù)概念，通過信息的分享和交流，讓員工獲得公司及同事的認同。另外可以組織專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，全面提升財務(wù)人員的專業(yè)水平。其中比較重要的是對財務(wù)人員平時使用較多的工作技能和方法以及整個財務(wù)共享系統(tǒng)的邏輯和具體模塊的運轉(zhuǎn)邏輯的培訓(xùn)，讓每個員工了解財務(wù)共享模式的整體運作，也為員工的輪崗和工作交接節(jié)約了成本。除了內(nèi)部的財務(wù)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，也可以邀請外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)進行財務(wù)最新政策培訓(xùn)、財務(wù)管理理論和前沿知識培訓(xùn)。員工的歸屬感以及專業(yè)水平的持續(xù)提升，能大大降低財務(wù)人員的職業(yè)焦慮感。

3.2.2 建立輪崗機制

建立財務(wù)工作崗位輪動機制，根據(jù)不同崗位的需求、員工個人意愿以及人員崗位匹配度等進行適當?shù)膷徫惠啌Q，從而使有能力的員工能獲得更多的經(jīng)驗和機會，也能增加工作的挑戰(zhàn)性，激發(fā)員工斗志。只有這樣，在重要崗位人員離職時，才能及時補缺，不造成工作流程的停滯。通過合理的工作變動機制，緩解單一性和重復(fù)性工作給員工帶來的心理疲勞，工作技能的提升，也會提升員工工作成就感和積極性。

3.3 提升信息化系統(tǒng)風(fēng)險防范水平

3.3.1 員工方面安全防范

在信息系統(tǒng)的使用和維護過程中，企業(yè)需要注意加強信息安全培訓(xùn)，將信息安全制度落實到位。每位員工都需要遵照信息安全相關(guān)規(guī)定，進行系統(tǒng)訪問及業(yè)務(wù)處理。信息安全部門需要加強對制度落地的監(jiān)督，定期對信息系統(tǒng)進行檢測和維護，并定期檢查數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)，備份數(shù)據(jù)完整準確，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不丟失不損壞。另外對信息技術(shù)人員以及掌握重要數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)人員，加強職業(yè)道德教育，并簽訂保密協(xié)議，避免數(shù)據(jù)泄露，給企業(yè)帶來風(fēng)險。

3.3.2 權(quán)限設(shè)置安全防范

明確員工系統(tǒng)操作職責(zé)范圍，由風(fēng)險管控部門制定具體規(guī)定，明確每個部門與每個員工的系統(tǒng)操作權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限，如集團可以查看自身及所有子公司的數(shù)據(jù)信息，但子公司僅能查看自身數(shù)據(jù)信息；某員工僅能查看本公司本部門自己的單據(jù)數(shù)據(jù)，但本部門領(lǐng)導(dǎo)可以查看本部門所有數(shù)據(jù)信息。

3.3.3 數(shù)據(jù)庫安全防范

關(guān)于數(shù)據(jù)庫安全，除了需要加強技術(shù)管理之外，還需要加強數(shù)據(jù)庫審計管理，加強內(nèi)外數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)行為記錄，及時對數(shù)據(jù)庫進行備份操作，安排專崗專職對數(shù)據(jù)庫進行細粒度審計的合規(guī)性管理，查詢數(shù)據(jù)庫異常記錄，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫遭受惡意攻擊，要發(fā)出警報并攔截，及時對漏洞進行修復(fù)，技術(shù)人員在后臺搜索用戶訪問數(shù)據(jù)庫行為記錄，將其作為事故發(fā)生時追根溯源的依據(jù)，進行分析和匯報后，編制符合規(guī)定的報告。

3.4 溝通機制的優(yōu)化

財務(wù)共享模式下，財務(wù)共享中心工作人員與前端業(yè)務(wù)是脫離的，如果溝通不及時，便會造成數(shù)據(jù)失真、結(jié)果不準確等后果。所以，企業(yè)應(yīng)該建立財務(wù)共享服務(wù)中心與各機構(gòu)層級之間良好的溝通文化，建立定期溝通交流制度，并根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，適當調(diào)整溝通頻次，給財務(wù)共享服務(wù)中心員工與業(yè)務(wù)人員充分的自主權(quán)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要定期或不定期地召開討論會，提高員工參與溝通交流的積極性。

4 結(jié) 語

財務(wù)共享模式是企業(yè)財務(wù)管理發(fā)展的趨勢，也是企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路。將企業(yè)資金集中管理，可以更好地管控成本，集中資金優(yōu)勢，符合企業(yè)改革發(fā)展方向。因此，要建立健全財務(wù)共享模式，不斷完善共享財務(wù)制度。同時，增強財務(wù)監(jiān)管能力，完善風(fēng)險防范措施。明確資金使用計劃，對每一筆資金支出做到嚴格審核，保證企業(yè)資金安全性。另外，加強財務(wù)信息化人才培養(yǎng)，支撐財務(wù)共享模式的運行。通過各種方式，逐漸完善財務(wù)共享模式，促進企業(yè)財務(wù)管理良性循環(huán)發(fā)展，為企業(yè)決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支撐，使企業(yè)有能力在商業(yè)競爭中占得先機，實現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。