淺析PDCA循環(huán)在高校圖書館學(xué)生助理管理中的作用

文/華中師范大學(xué)圖書館 王怡文

一、高校圖書館用工方式及高校學(xué)生助理現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)大眾對(duì)文化建設(shè)的需求日益增長，圖書館作為傳播知識(shí)的重要場所，業(yè)務(wù)內(nèi)容不斷拓展，讀者數(shù)量激增，圖書館用工總量呈上升趨勢。曾有研究表明，在圖書館服務(wù)發(fā)揮作用的館舍、館藏與館員三大要素中，館員發(fā)揮的作用占比高達(dá)75%。在有限的編制數(shù)量和大量的用工需求的矛盾下，各大圖書館紛紛采取合同用工及臨時(shí)工等方式增加員工數(shù)量。然而，高校圖書館與公共圖書館不同，在勤工助學(xué)政策的支持下，高校圖書館存在以學(xué)生助理代替臨時(shí)工的現(xiàn)象，這種情況不僅在國內(nèi)高校圖書館十分常見，在國外高校圖書館也是非常普遍的。由此可見，學(xué)生助理在高校圖書館工作中扮演了重要角色。

二、圖書館學(xué)生助理的必要性及作用

我校圖書館提供讀者座位3500余席，每日開放14個(gè)小時(shí)，設(shè)有圖書管理系統(tǒng)、座位預(yù)約系統(tǒng)、研討間、教師交流空間、無紙化學(xué)習(xí)卡座、自助文印、攝影錄像等設(shè)備，工作量繁重，僅依靠圖書館編制內(nèi)員工是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。我校圖書館每學(xué)期招聘學(xué)生助理130余名，學(xué)生助理有活力，有想法，與學(xué)生之間溝通更為順暢，作為我校圖書館的一支青年隊(duì)伍，是必不可少且十分重要的。比如在我校圖書館閱讀推廣活動(dòng)中，學(xué)生的思維方式更有趣味性，更貼近學(xué)生生活，提出的點(diǎn)子更容易吸引學(xué)生群體的注意，制作的宣傳產(chǎn)品也更受學(xué)生喜愛，對(duì)其自身與圖書館都有很多益處。

（一）有利于提高學(xué)生的綜合能力。通過勤工助學(xué)，普遍提高了學(xué)生的動(dòng)手能力、組織協(xié)調(diào)能力、語言表達(dá)與溝通能力等，在學(xué)生平日的學(xué)業(yè)生活中，更多地進(jìn)行的是學(xué)術(shù)訓(xùn)練，缺乏日常辦公能力的訓(xùn)練，勤工助學(xué)的活動(dòng)后為學(xué)生們?nèi)蘸筮M(jìn)入社會(huì)工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）有利于推進(jìn)學(xué)生群體與圖書館館員間的相互理解。通過勤工助學(xué)，管理數(shù)量龐大的書籍、整理數(shù)十萬冊(cè)的開架書庫、服務(wù)大廳日均上萬余次的讀者借還等工作體會(huì)到了館員工作的辛苦。學(xué)生們對(duì)圖書館的工作能給予更多理解與體諒。

（三）有利于緩解學(xué)生的經(jīng)濟(jì)壓力與心理壓力。參加圖書館勤工助學(xué)的學(xué)生大部分是家境較為貧困，經(jīng)濟(jì)上的負(fù)擔(dān)容易產(chǎn)生自卑心理、過大的壓力也會(huì)讓學(xué)生產(chǎn)生心理焦慮，導(dǎo)致無法安心學(xué)習(xí)。通過勤工助學(xué)，學(xué)生依靠自己的勞動(dòng)獲取報(bào)酬，既緩解了經(jīng)濟(jì)上的困難，又在實(shí)踐中學(xué)習(xí)提升，心理上更加自信。

（四）有利于提升圖書館的服務(wù)質(zhì)量。在圖書館工作的學(xué)生助理往往來自不同學(xué)院不同專業(yè)，具備多樣性的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。在此背景條件下，學(xué)生在工作中可以向圖書館提供新的視角與不同的思維方式，同時(shí)能將自身作為圖書館用戶所感受到的服務(wù)痛點(diǎn)傳達(dá)給圖書館，幫助圖書館延伸服務(wù)觸角，提升服務(wù)效能。

三、PDCA循環(huán)及其運(yùn)用場景

PDCA循環(huán)是由美國質(zhì)量管理專家提出的，又稱為“戴明環(huán)”，是一種提高效率與質(zhì)量的管理模式。PDCA循環(huán)作為一種全面質(zhì)量管理的科學(xué)程序，在各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛認(rèn)可與運(yùn)用，尤其適合運(yùn)用于質(zhì)量管理、項(xiàng)目全過程管理、行政管理及人力資源管理等方面。

PDCA循環(huán)具有嚴(yán)密的科學(xué)邏輯（如圖1所示），其中：P指代Plan，表示計(jì)劃；D指代Do，表示執(zhí)行；C指代Check，表示檢查；A指代Action，表示改進(jìn)。計(jì)劃階段（P）包含任務(wù)目標(biāo)以及任務(wù)拆解計(jì)劃方案的確定；執(zhí)行階段（D）是按進(jìn)度完成具體任務(wù)內(nèi)容的過程；檢查階段（C）即為對(duì)整個(gè)任務(wù)執(zhí)行情況的復(fù)盤與檢查，將計(jì)劃中出現(xiàn)偏差的部分梳理出來；改進(jìn)階段（A）主要是對(duì)任務(wù)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，制定預(yù)防措施，為下一次開展相同工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

圖1 PDCA循環(huán)過程示意圖

運(yùn)用PDCA循環(huán)概念的管理過程即是首先要對(duì)工作進(jìn)行計(jì)劃，其次進(jìn)行實(shí)際操作，接著對(duì)操作結(jié)果進(jìn)行檢查復(fù)核，最后給出處理的意見辦法。循環(huán)以往，每進(jìn)行一次PDCA循環(huán)，該工作的管理質(zhì)量便會(huì)得到一次提升（如圖2所示）。

圖2 PDCA循環(huán)的螺旋上升模型

四、高校圖書館學(xué)生助理管理現(xiàn)狀與問題

雖然高校圖書館選聘學(xué)生助理減少了圖書館社會(huì)用工的數(shù)量，降低了圖書館的運(yùn)行成本，但高校圖書館學(xué)生助理參與管理的實(shí)際過程中仍然存在一些問題。

（一）學(xué)生自身的學(xué)業(yè)、職業(yè)規(guī)劃與工作時(shí)間相沖突。由于學(xué)生只能在課余時(shí)間進(jìn)行勤工助學(xué)，工作時(shí)間較為碎片化，且遇到學(xué)院有臨時(shí)性任務(wù)或考試周前夕，學(xué)生只能犧牲勤工助學(xué)的時(shí)間進(jìn)行處理與復(fù)習(xí)。再者，受新冠疫情影響，學(xué)生也無法按照原定時(shí)間前來工作。如果碰到大四的學(xué)生，往往會(huì)有校外實(shí)習(xí)、考研等需求，也常常無法按時(shí)工作。

（二）學(xué)生助理知識(shí)結(jié)構(gòu)單一且業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱。由于勤工助學(xué)的學(xué)生往往來自不同學(xué)院，不同專業(yè)，且作為本科生，主要以基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)為主，實(shí)踐性的工作、學(xué)習(xí)較少，對(duì)圖書館常規(guī)工作缺乏基本的了解。同時(shí)，圖書館的學(xué)生助理工作需要具有一定的專業(yè)性，比如輔助編目、系統(tǒng)維護(hù)、書庫整理、圖書借還等，對(duì)學(xué)生的專業(yè)技能及學(xué)習(xí)能力有較高的要求。

（三）學(xué)生助理動(dòng)手能力較差。目前，高校里的本科學(xué)生大部分均為獨(dú)生子女，家長往往更多關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)狀況，忽略了在生活中對(duì)學(xué)生自理能力的培養(yǎng)，導(dǎo)致剛升入大學(xué)的本科生動(dòng)手能力較弱。

（四）無法對(duì)學(xué)生助理進(jìn)行針對(duì)性的崗前培訓(xùn)。由于學(xué)生助理屬于學(xué)生工作部門管理范圍，且學(xué)生助理的流動(dòng)性大，圖書館的工作又比較繁雜，不同部門的工作基本沒有交叉。因此勤工助學(xué)崗位之間的具體工作內(nèi)容差異較大，如果開展針對(duì)性的培訓(xùn)，工作量較大，只能開展比較基本的崗前培訓(xùn)。

五、PDCA循環(huán)在學(xué)生助理管理中的應(yīng)用模式

（一）P（Plan）階段即是計(jì)劃環(huán)節(jié)，也可理解為頂層設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)。這一階段的關(guān)鍵在于搭建管理框架，制定詳略得當(dāng)?shù)姆诸惙桨?。在制定?jì)劃前應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到PDCA循環(huán)在高校圖書館學(xué)生助理管理中的重要性，樹立過程質(zhì)量觀。同時(shí)要做好現(xiàn)狀調(diào)查，明確圖書館學(xué)生助理招聘數(shù)量、需要學(xué)生助理的具體崗位及數(shù)量，盡可能做到人崗相適，提高工作效率；了解圖書館學(xué)生助理工作現(xiàn)狀及問題，針對(duì)性地做出計(jì)劃，也是對(duì)工作結(jié)果的一重保障。提前規(guī)劃學(xué)生助理的工作內(nèi)容，預(yù)判工作量及工作時(shí)長，同時(shí)配備相應(yīng)的工作設(shè)備及辦公用具等，并制定相關(guān)的應(yīng)急方案，以便應(yīng)對(duì)學(xué)生臨時(shí)無法正常到崗的情況。

（二）D（Do）階段是執(zhí)行環(huán)節(jié)，是整個(gè)模型中的核心環(huán)節(jié)。圖書館學(xué)生助理管理過程大致分為四個(gè)階段；公告—面試—培訓(xùn)—管理。每個(gè)階段都需要確定具體的執(zhí)行細(xì)節(jié)。比如，公告階段對(duì)外需要發(fā)布學(xué)生助理招聘公告，明確助理工時(shí)金額、每月工作總時(shí)長等。同時(shí)，對(duì)內(nèi)需要分配各部室的學(xué)生助理名額，并對(duì)助理管理制定具體、合理的崗位要求，還要收集各部室所需助理的專業(yè)背景及工作技能，以便招聘到更匹配該崗位的學(xué)生。面試階段需要確定面試官人選，協(xié)調(diào)時(shí)間，準(zhǔn)備應(yīng)聘者書面材料及不同崗位的面試問題等等。培訓(xùn)階段是學(xué)生助理管理工作的重要組成部分，學(xué)生需要熟悉本館歷史、館藏分布、館內(nèi)規(guī)章制度、圖書館服務(wù)類別及各部門基本的業(yè)務(wù)知識(shí)等。在后續(xù)的管理過程中，根據(jù)學(xué)生的表現(xiàn)進(jìn)行考核，做出等級(jí)評(píng)價(jià)，給予階梯工資，學(xué)期末再給優(yōu)秀學(xué)生頒發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)證書。如果學(xué)生中途無故放棄助學(xué)崗位，需緊急安排他人替代該崗位工作。

（三）C（Check）階段作為檢查環(huán)節(jié)，是循環(huán)中保證質(zhì)量的決定性環(huán)節(jié)。一學(xué)期的勤工助學(xué)工作結(jié)束以后，要對(duì)學(xué)生助理管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理及復(fù)盤分析。比如在公告階段會(huì)存在招聘時(shí)間點(diǎn)及截止日期把握不好的問題，招聘太早，學(xué)生不容易關(guān)注到通知；招聘太晚，學(xué)生勤工崗位固定了難以變動(dòng)，會(huì)招不到好的學(xué)生。再比如，在檢查階段，我們發(fā)現(xiàn)我館在今年的2～3月與9～10月間學(xué)生助理變動(dòng)最為頻繁，這一時(shí)段正值春秋季開學(xué)，學(xué)生需要根據(jù)新的課業(yè)安排來選擇是否繼續(xù)勤工助學(xué)，根據(jù)調(diào)研，這一階段圖書館的學(xué)生助理更換率接近69%。我們還發(fā)現(xiàn)有部分學(xué)生在申請(qǐng)圖書館助理崗位時(shí)，對(duì)未來該崗位的工作以及圖書館的職能都不是很了解，在上崗后容易出現(xiàn)畏難、厭煩等情緒。在管理考核工作中，沒有確定優(yōu)秀比例，基本上按時(shí)出勤到崗的學(xué)生助理都可以得到獎(jiǎng)勵(lì)，導(dǎo)致學(xué)生干多干少一個(gè)樣，打擊了真正優(yōu)秀的學(xué)生助理的工作積極性。

（四）A（Action）階段為改進(jìn)環(huán)節(jié)，是階段性的總結(jié)提升環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)需要對(duì)學(xué)生助理管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行書面總結(jié)，并對(duì)圖書館學(xué)生助理管理過程中所出現(xiàn)的問題逐項(xiàng)進(jìn)行整改。

比如在檢查環(huán)節(jié)我們發(fā)現(xiàn)，招聘的時(shí)間節(jié)點(diǎn)存在把握不好的問題，針對(duì)這一情況，我們提出了相關(guān)的改進(jìn)方法，及時(shí)將招聘時(shí)間進(jìn)行記錄，并調(diào)出往年的招聘時(shí)間數(shù)據(jù)，選出最合適的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，反饋至學(xué)校學(xué)生工作處，與其商量固定圖書館的招聘時(shí)間并進(jìn)行多渠道宣傳，在今后的工作中盡量避免同樣的問題發(fā)生。

針對(duì)學(xué)生助理對(duì)崗位認(rèn)識(shí)不充分的問題，建議在招聘初期就告知崗位大致的工作內(nèi)容，讓學(xué)生從心理上形成對(duì)崗位初步的認(rèn)識(shí)。在培訓(xùn)階段，需要幫助學(xué)生提前了解圖書館、培養(yǎng)崗位所需技術(shù)能力，讓學(xué)生從心理與技術(shù)上做好充分的準(zhǔn)備，爭取提前進(jìn)入工作狀態(tài)，避免耽誤崗位工作。

考核中未確定優(yōu)秀比例導(dǎo)致學(xué)生積極性受到打擊，這一問題需要將優(yōu)秀名額在總量上進(jìn)行控制，我校圖書館通過量化任務(wù)的方式，對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行考核：第一，每月至少工作25小時(shí)；第二，整架或上書的效率高于平均水平10%；第三，錯(cuò)誤率低于2%；第四，任務(wù)完成時(shí)間早于規(guī)定時(shí)間的10%等。

同時(shí)，將解決方案形成圖書館學(xué)生助理管理的工作手冊(cè)，把工作的各個(gè)階段標(biāo)準(zhǔn)化，循序漸進(jìn)地提升學(xué)生助理管理工作的水平。

六、PDCA循環(huán)在學(xué)生助理管理工作中的意義

（一）提供了具體的方法。使用PDCA循環(huán)把學(xué)生助理管理工作分成了四個(gè)階段，明確了每一階段的任務(wù)及實(shí)施內(nèi)容，系統(tǒng)性地把學(xué)生助理管理工作的各個(gè)部分聯(lián)系起來，保障了學(xué)生助理管理工作的質(zhì)量，為提升管理水平提供了具體的方法。

（二）為標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了范例。通過PDCA循環(huán)規(guī)范了學(xué)生助理管理工作，且量化了工作指標(biāo)，形成了書面材料，為這一工作提供了標(biāo)準(zhǔn)化的管理手冊(cè)。PDCA循環(huán)管理可以推廣至其他管理工作中，比如學(xué)生志愿者管理、研究生助管人員管理、實(shí)習(xí)生管理等，為解決類似工作提供創(chuàng)新性思維。

七、結(jié)語

高校圖書館學(xué)生助理管理工作較為繁雜，具有周期長、環(huán)節(jié)多、任務(wù)重等特點(diǎn)。使用PDCA循環(huán)，幫助圖書館把繁雜的工作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，為圖書館學(xué)生助理管理工作拓寬了管理視野、提供了創(chuàng)新的實(shí)踐方法，同時(shí)，也為圖書館提供了標(biāo)準(zhǔn)化管理的范例，對(duì)圖書館提升整體的管理水平有一定的促進(jìn)作用。