財(cái)務(wù)共享模式下信息傳遞內(nèi)部控制框架研究

王賀 （中國(guó)石油集團(tuán)共享運(yùn)營(yíng)有限公司大慶中心 黑龍江大慶 163000）

一、引言

信息傳遞是企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利開(kāi)展的關(guān)鍵，對(duì)貫徹落實(shí)發(fā)展戰(zhàn)略、執(zhí)行全面預(yù)算、識(shí)別經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)具有重要作用。財(cái)政部等五部委于2011年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第17號(hào)——內(nèi)部信息傳遞》要求企業(yè)通過(guò)內(nèi)部報(bào)告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息在內(nèi)部各管理層級(jí)之間的有效溝通和充分利用。此外，內(nèi)部信息傳遞還要求企業(yè)重視內(nèi)部報(bào)告信息缺失、流通不及時(shí)、商業(yè)信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，建立科學(xué)的信息傳遞機(jī)制，明確信息傳遞的內(nèi)容、保密要求及密級(jí)分類、傳遞方式、傳遞范圍以及各管理層級(jí)的職責(zé)權(quán)限。數(shù)字時(shí)代的到來(lái)改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、商業(yè)模式，也對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制提出了新的挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)向財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促使財(cái)務(wù)人員角色發(fā)生轉(zhuǎn)化，對(duì)其能力提出更多要求，傳統(tǒng)內(nèi)部控制體系已經(jīng)難以有效發(fā)揮作用，急需建立大數(shù)據(jù)型內(nèi)控體系結(jié)構(gòu)，通過(guò)建立基于大數(shù)據(jù)的內(nèi)控環(huán)境，在組織中嵌入大數(shù)據(jù)治理框架，引入智能化“流內(nèi)控”模式。由此可見(jiàn)，在財(cái)務(wù)共享模式下，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)信息傳遞已經(jīng)難以發(fā)揮原有作用，需要進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整，使內(nèi)部控制的五大要素適應(yīng)數(shù)字時(shí)代企業(yè)業(yè)務(wù)流程的變化。

二、財(cái)務(wù)共享模式下信息傳遞內(nèi)部控制現(xiàn)狀

在信息技術(shù)和管理會(huì)計(jì)快速發(fā)展的背景下，財(cái)務(wù)共享取得了極大進(jìn)步，得到了廣泛應(yīng)用。在財(cái)務(wù)共享模式下諸多關(guān)鍵點(diǎn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，尤其是財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)涉及企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，任何關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的小失誤都可能會(huì)導(dǎo)致重大差錯(cuò)，多個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的失誤疊加極易引發(fā)嚴(yán)重的整體風(fēng)險(xiǎn)。因此，在財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制的關(guān)鍵是對(duì)信息傳遞進(jìn)行評(píng)價(jià)和控制。下面簡(jiǎn)要分析在財(cái)務(wù)共享模式下我國(guó)企業(yè)的信息傳遞在內(nèi)部控制五項(xiàng)要素中的現(xiàn)狀。

（一）內(nèi)部環(huán)境

企業(yè)一般以運(yùn)營(yíng)區(qū)域或分公司為單位設(shè)置多個(gè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)并隸屬于集團(tuán)總部管理。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)主要對(duì)負(fù)責(zé)區(qū)域的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理并實(shí)時(shí)上傳集團(tuán)總部，導(dǎo)致企業(yè)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和財(cái)務(wù)管理工作分離。在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)由系統(tǒng)自動(dòng)化處理，可以有效降低財(cái)務(wù)成本、提升業(yè)務(wù)處理效率并減少因人為操作而出現(xiàn)的失誤。此外，各區(qū)域會(huì)計(jì)信息能夠?qū)崟r(shí)傳遞到集團(tuán)總部，為企業(yè)的信息傳遞創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)環(huán)境。在財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)信息的集中處理也使得人員職位發(fā)生了變化，一方面縮減了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)人員，由信息技術(shù)人員運(yùn)用系統(tǒng)軟件開(kāi)展基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作，另一方面需要對(duì)重要崗位實(shí)行輪崗制以保證信息安全。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估需要對(duì)信息傳遞的流程開(kāi)展穿行測(cè)試，并根據(jù)營(yíng)運(yùn)管理人員的評(píng)價(jià)確定具體的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)而制定相應(yīng)的控制措施。目前，企業(yè)針對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)制定的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估集中在以下三個(gè)業(yè)務(wù)流程：第一，應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程，主要包含銷售合同信息核查和錄入、開(kāi)票信息的核查、收款信息的核查和客戶對(duì)賬。第二，應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程，主要包含發(fā)票信息核查和錄入、應(yīng)付賬款支付申請(qǐng)的核查以及付款信息復(fù)核、支付憑證信息錄入以及供應(yīng)商核對(duì)。第三，費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程，主要包含電子報(bào)銷單據(jù)以及原始憑證審核、負(fù)責(zé)人員線上審批、會(huì)計(jì)人員財(cái)務(wù)審核以及制單、報(bào)銷款項(xiàng)支付及信息錄入。

（三）控制活動(dòng)

在財(cái)務(wù)共享模式下信息傳遞的控制活動(dòng)是根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果制定的，一般包含系統(tǒng)指標(biāo)監(jiān)控、信息記錄追蹤、授權(quán)審批監(jiān)管。系統(tǒng)指標(biāo)監(jiān)控是對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)設(shè)置安全參數(shù)，當(dāng)信息數(shù)據(jù)的傳遞超出安全范圍后財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)停止信息傳遞并發(fā)出警報(bào)，在工作人員核實(shí)處理存在問(wèn)題后方能繼續(xù)開(kāi)展信息傳遞業(yè)務(wù)；信息記錄追蹤是對(duì)所有信息的傳遞過(guò)程進(jìn)行記錄，在傳遞過(guò)程中信息數(shù)據(jù)的修改、使用等操作均需要進(jìn)行記錄；授權(quán)審批監(jiān)管是對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)相關(guān)人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，超過(guò)自身權(quán)限的任何操作均需要在上級(jí)授權(quán)的情況下開(kāi)展。

（四）信息與溝通

內(nèi)部控制的信息與溝通元素分為內(nèi)部和外部?jī)刹糠郑瑑?nèi)部溝通是指系統(tǒng)內(nèi)部員工之間的信息溝通，外部溝通是指系統(tǒng)與企業(yè)各部門(mén)、供應(yīng)鏈企業(yè)之間的信息溝通。在內(nèi)部溝通方面，系統(tǒng)所有操作員工應(yīng)定期開(kāi)展研討會(huì)，對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行交流，并根據(jù)管理者的需求調(diào)整業(yè)務(wù)程序。在外部溝通方面，系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)各部門(mén)、集團(tuán)總部以及供應(yīng)鏈企業(yè)實(shí)現(xiàn)連接，一方面開(kāi)展高效的信息數(shù)據(jù)傳遞，另一方面及時(shí)針對(duì)業(yè)務(wù)信息問(wèn)題進(jìn)行溝通。

（五）內(nèi)部監(jiān)督

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的監(jiān)督方式一般包含兩種：一種是對(duì)系統(tǒng)所有環(huán)節(jié)的信息傳遞效率和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，進(jìn)而尋找信息傳遞的薄弱環(huán)節(jié)并進(jìn)行相關(guān)流程的改進(jìn)；另外一種是由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)系統(tǒng)開(kāi)展審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期審查內(nèi)部控制在系統(tǒng)中的執(zhí)行狀況，重點(diǎn)對(duì)信息傳遞過(guò)程中的完整性、安全性以及失真性等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果制定優(yōu)化方案上傳至管理層，進(jìn)而開(kāi)展有效的風(fēng)險(xiǎn)控制。

三、信息傳遞內(nèi)部控制框架分析

在構(gòu)建信息傳遞內(nèi)部控制框架時(shí)需要根據(jù)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)模式的特點(diǎn)控制各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，遵循完整性、安全性以及高效性等原則，在內(nèi)部控制五大要素的基礎(chǔ)上優(yōu)化信息傳遞內(nèi)部控制。本文基于傳統(tǒng)內(nèi)部控制的五大要素對(duì)信息傳遞內(nèi)部控制框架開(kāi)展分析。

（一）內(nèi)部環(huán)境優(yōu)化分析

企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境是開(kāi)展內(nèi)部控制的重要保障，需要優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化作為軟環(huán)境、合理的組織結(jié)構(gòu)作為運(yùn)行基礎(chǔ)、專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)作為核心力量，共同為內(nèi)部控制的順利開(kāi)展?fàn)I造良好的環(huán)境、奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)得以穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展需要優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化作為動(dòng)力，此外，企業(yè)文化能夠使員工了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和理念，明確自身的責(zé)任和義務(wù)。在優(yōu)質(zhì)企業(yè)文化的引導(dǎo)下，企業(yè)的凝聚力和員工的團(tuán)隊(duì)精神均會(huì)得到顯著提升，為信息傳遞奠定良好基礎(chǔ)。企業(yè)文化不能僅體現(xiàn)在紙面上，而是需要進(jìn)一步細(xì)化深入到企業(yè)各部門(mén)以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對(duì)員工的日常工作產(chǎn)生潛移默化的影響。

2.優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)需要通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行處理，傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)下企業(yè)難以及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中的風(fēng)險(xiǎn)，因此，首先需要明確財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)和企業(yè)各部門(mén)的職責(zé)，通過(guò)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)劃分各參與主體的職責(zé)并明確信息傳遞的流程，構(gòu)建合理的信息傳遞機(jī)制以避免信息傳遞出現(xiàn)紊亂。信息采集的工作應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的審核，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)負(fù)責(zé)信息錄入、處理以及共享。針對(duì)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，各業(yè)務(wù)部門(mén)可以選擇直接在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中處理，簡(jiǎn)化信息傳遞的流程。

3.打造核心團(tuán)隊(duì)。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的運(yùn)行需要專業(yè)人員操作和維護(hù)，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)打造一支具有專業(yè)能力的運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)，保證財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)并運(yùn)用信息安全軟件對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，以避免黑客的竊取篡改以及內(nèi)部人員的泄露。此外，對(duì)于各業(yè)務(wù)部門(mén)的員工需要定期開(kāi)展信息傳遞相關(guān)工作的培訓(xùn)，保證采集信息數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。在系統(tǒng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的相互溝通合作下才能保證信息傳遞的高效開(kāi)展。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估優(yōu)化分析

在財(cái)務(wù)共享模式下，信息傳遞的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估有別于傳統(tǒng)內(nèi)部控制，需要更加重視網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，因此，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制需要重新確定評(píng)估目標(biāo)并調(diào)整評(píng)估指標(biāo)，針對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制。

1.明確風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估目標(biāo)。在財(cái)務(wù)共享模式下，信息傳遞的大部分潛在風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到了財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中，因此首先應(yīng)確定財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估目標(biāo)。在信息錄入方面應(yīng)保證錄入信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性以及完整性，為了簡(jiǎn)化信息傳遞流程，避免在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)操作失誤，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將不需要進(jìn)行處理或可以簡(jiǎn)單計(jì)算的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，由系統(tǒng)進(jìn)行歸類或處理。在信息提取方面，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)所有的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全程跟蹤并生成操作日志，操作日志包含系統(tǒng)自身對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理傳遞以及任何權(quán)限人員的所有信息提取和修改操作，以保證信息數(shù)據(jù)的安全性。在信息采集方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)之間的職責(zé)，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)信息采集工作并通過(guò)制定信息采集模板確定各項(xiàng)業(yè)務(wù)需要采集的數(shù)據(jù)，保證信息數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。

2.完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。傳統(tǒng)內(nèi)部控制下對(duì)信息傳遞的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制僅限于線下，隨著財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，大部分信息的傳遞在線上進(jìn)行，需要對(duì)信息數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中的傳遞流程進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上梳理信息傳遞過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。在確定信息傳遞的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)后評(píng)估各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的影響程度和發(fā)生頻率綜合評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)制定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系應(yīng)采用定量描述和定性描述兩種方式：定量描述主要通過(guò)壓力測(cè)試對(duì)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)進(jìn)行數(shù)字化的準(zhǔn)確描述，判斷風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)是否超出可控范圍；定性描述則需要具體操作人員在信息傳遞各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的操作工作中根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并實(shí)時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)的判斷結(jié)果上傳系統(tǒng)。

（三）控制活動(dòng)優(yōu)化分析

在財(cái)務(wù)共享模式下，各分公司、子公司與集團(tuán)總部的信息傳遞效率得到顯著提升，但各主體之間的分離導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性無(wú)法立即確認(rèn)，需要對(duì)信息采集和錄入開(kāi)展嚴(yán)格的管控，方能保證信息傳遞的完整性和準(zhǔn)確性。

1.信息傳遞流程控制。為了實(shí)現(xiàn)績(jī)效指標(biāo)的提升以及成本的縮減，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)一般會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)作業(yè)流程進(jìn)行再造，形成多種結(jié)構(gòu)化的作業(yè)流程，通過(guò)設(shè)定程序?qū)Σ糠只蛘呷控?cái)務(wù)數(shù)據(jù)開(kāi)展自動(dòng)處理和分析。對(duì)于財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)不完善的企業(yè)僅能實(shí)現(xiàn)部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化處理，一方面需要定期對(duì)信息數(shù)據(jù)處理的設(shè)定程序進(jìn)行功能測(cè)試和考核實(shí)驗(yàn)，保證數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和高效性，另一方面需要定期對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行審計(jì)。信息傳遞流程的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在于采集、處理以及提?。簩?duì)于信息采集的風(fēng)險(xiǎn)控制可以通過(guò)完善信息采集模板、責(zé)任劃分以及財(cái)務(wù)部門(mén)初審等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)；信息處理風(fēng)險(xiǎn)則需要對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能進(jìn)行測(cè)試實(shí)驗(yàn)并對(duì)會(huì)計(jì)人員的操作進(jìn)行監(jiān)督審查；信息提取風(fēng)險(xiǎn)需要制定嚴(yán)格的信息訪問(wèn)權(quán)限，并對(duì)任何信息訪問(wèn)和提取的事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄和日志生成，一旦出現(xiàn)信息篡改或者泄露的風(fēng)險(xiǎn)可以追溯至具體的訪問(wèn)人。

2.增加財(cái)務(wù)審核流程。信息數(shù)據(jù)的采集主要依靠業(yè)務(wù)部門(mén)，各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)自身的業(yè)務(wù)信息較為熟悉，而對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集并不專業(yè)，需要財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)一步開(kāi)展審核，尤其是工程類企業(yè)的項(xiàng)目可能遠(yuǎn)離企業(yè)，僅靠業(yè)務(wù)部門(mén)難以保證采集信息的完整性和準(zhǔn)確性。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置信息數(shù)據(jù)的初審崗位，對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)采集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行初審，而遠(yuǎn)離企業(yè)的工程項(xiàng)目需要派遣財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)信息數(shù)據(jù)的采集和初步審核，通過(guò)增加財(cái)務(wù)審核流程來(lái)保證信息數(shù)據(jù)在采集階段的完整性和準(zhǔn)確性。

（四）信息與溝通優(yōu)化分析

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)與企業(yè)各部門(mén)、集團(tuán)總部以及供應(yīng)鏈企業(yè)之間的有效溝通是保證信息傳遞效率和質(zhì)量的重要保障。目前大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)并未與各參與方形成有效的信息溝通。

1.信息數(shù)據(jù)電子化。企業(yè)所有的信息數(shù)據(jù)均應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)電子化，尤其是合同、發(fā)票等原始憑證需要通過(guò)影像技術(shù)進(jìn)行掃描，在電子化后統(tǒng)一進(jìn)行管理和共享。在編制財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息時(shí)，企業(yè)可以應(yīng)用可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言（XBRL）技術(shù)，通過(guò)對(duì)信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化定義和標(biāo)記，財(cái)務(wù)部門(mén)的初步審核可以快速在數(shù)據(jù)庫(kù)中搜尋到信息的原始數(shù)據(jù)或憑證，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)人員在錄入或處理信息時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以追溯至原始憑證。由此，信息傳遞各參與主體之間的溝通需求降低，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享功能和信息數(shù)據(jù)的電子化可以有效解決需要溝通的問(wèn)題。

2.建立多方溝通機(jī)制。業(yè)務(wù)信息主要是由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，在缺乏溝通的情況下，雙方難以對(duì)存在爭(zhēng)議的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查證，業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性可能存在缺失。由此，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)借助影像技術(shù)將業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)相關(guān)原始憑證和票據(jù)進(jìn)行電子化處理，并上傳至財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，以保證信息錄入和信息處理能夠?qū)崟r(shí)查詢?cè)夹畔?shù)據(jù)。此外，在信息傳遞各參與主體間應(yīng)借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效溝通，企業(yè)應(yīng)當(dāng)引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動(dòng)或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動(dòng)，通過(guò)特定流程或特定環(huán)節(jié)將各部門(mén)的日常事務(wù)聯(lián)系在一起增強(qiáng)溝通能力，使信息數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)、審批、發(fā)布等方面提高效率。

（五）內(nèi)部監(jiān)督優(yōu)化分析

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)改變了信息傳遞的方式和流程，傳統(tǒng)的內(nèi)部監(jiān)督僅能對(duì)操作人員進(jìn)行監(jiān)督，而且在信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的情況下，傳統(tǒng)的考核方法也不再適用。此外，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)無(wú)法對(duì)信息傳遞開(kāi)展有效的監(jiān)督，需要增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的審計(jì)監(jiān)督或設(shè)立獨(dú)立的財(cái)務(wù)共享中心審計(jì)部門(mén)。

1.完善考核機(jī)制。在信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的影響下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)員工考核機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，根據(jù)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程制定員工績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)信息傳遞進(jìn)行監(jiān)督?？?jī)效考核指標(biāo)的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)員工遵守崗位職責(zé)并增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，具體見(jiàn)表1。

表1 信息傳遞績(jī)效考核指標(biāo)

2.增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)職能。對(duì)于信息傳遞的內(nèi)部監(jiān)督僅采用事后考核的方式無(wú)法控制風(fēng)險(xiǎn)，需要增強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的職能，開(kāi)展事前、事中及事后全程監(jiān)督，對(duì)于貿(mào)易型企業(yè)還需要制定跟蹤監(jiān)督的方式，保證信息傳遞風(fēng)險(xiǎn)的有效控制。從事前監(jiān)督審計(jì)來(lái)看，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)需要對(duì)信息傳遞的各項(xiàng)流程進(jìn)行評(píng)估，提前挖掘各項(xiàng)流程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。從事中監(jiān)督審計(jì)來(lái)看，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)挖掘的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)定期對(duì)信息流程開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)測(cè)試，并對(duì)各種類型的財(cái)務(wù)報(bào)告和原始憑證開(kāi)展審計(jì)工作。從事后監(jiān)督審計(jì)來(lái)看，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)員工開(kāi)展績(jī)效考核，并通過(guò)獎(jiǎng)懲制度促使員工規(guī)范操作規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。從跟蹤監(jiān)督審計(jì)來(lái)看，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)要求對(duì)重要信息數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)記，可以實(shí)時(shí)查詢信息數(shù)據(jù)的傳遞狀態(tài)，及時(shí)對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)開(kāi)展防范措施。

四、信息傳遞內(nèi)部控制運(yùn)行的保障措施

在數(shù)字時(shí)代下信息傳遞方式發(fā)生了重大改變，內(nèi)部控制五大要素的重心已轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)方面，而且傳統(tǒng)內(nèi)部控制下對(duì)業(yè)務(wù)流程和人員的控制方式也不再適用，信息傳遞的內(nèi)部控制框架需要重新構(gòu)建。為了保證信息傳遞內(nèi)部控制框架的穩(wěn)定運(yùn)行，企業(yè)應(yīng)從以下幾個(gè)方面制定保障措施。

（一）優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期優(yōu)化財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求增強(qiáng)數(shù)據(jù)交互能力。具體來(lái)看，企業(yè)一般每個(gè)季度都需要公布財(cái)務(wù)報(bào)表，管理層在制定重大決策時(shí)也需要專門(mén)的財(cái)務(wù)報(bào)告，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)設(shè)置固定和臨時(shí)維護(hù)更新制度，在季度財(cái)務(wù)報(bào)告和專門(mén)財(cái)務(wù)報(bào)告信息收集前對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)開(kāi)展維護(hù)和升級(jí)，保證高效的信息傳遞。此外，企業(yè)應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的傳遞能力和交互能力，在滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)量信息傳遞的基礎(chǔ)上預(yù)留部分傳遞和交互能力，避免業(yè)務(wù)量突增時(shí)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)難以負(fù)載信息傳遞。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步擴(kuò)展各部門(mén)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息連接端口和信息處理功能，避免企業(yè)業(yè)務(wù)類型發(fā)生變化時(shí)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)無(wú)法快速實(shí)現(xiàn)新業(yè)務(wù)的信息錄入和處理。

（二）增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的復(fù)核水平

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中設(shè)置信息數(shù)據(jù)復(fù)核小組，進(jìn)一步保證信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。信息數(shù)據(jù)復(fù)核小組不僅需要具備專業(yè)的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)操作能力和財(cái)務(wù)知識(shí)，還要熟識(shí)企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。因此，信息數(shù)據(jù)復(fù)核小組的成員可以從各部門(mén)抽調(diào)并制定崗位輪換制，一方面保證復(fù)核小組的綜合能力，另一方面通過(guò)信息數(shù)據(jù)的復(fù)核可以挖掘信息傳遞過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)而反饋到具體的部門(mén)和信息傳遞流程。通過(guò)信息數(shù)據(jù)復(fù)核小組可以實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的有效溝通，并對(duì)信息傳遞各項(xiàng)流程存在的問(wèn)題進(jìn)行改善，保證信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）完善風(fēng)險(xiǎn)管理程序

為了保證信息傳遞的高效開(kāi)展，企業(yè)應(yīng)從多個(gè)層面制定風(fēng)險(xiǎn)管理程序并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，及時(shí)開(kāi)展對(duì)應(yīng)的防范預(yù)案。從公司層面風(fēng)險(xiǎn)來(lái)看，企業(yè)需要通過(guò)信息收集、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以及風(fēng)險(xiǎn)地圖等方式對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和類別制定應(yīng)對(duì)預(yù)案和預(yù)警指標(biāo)。從流程層面風(fēng)險(xiǎn)來(lái)看，需要對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程和財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，對(duì)各項(xiàng)流程的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)制定動(dòng)態(tài)預(yù)警機(jī)制，一旦出現(xiàn)違規(guī)操作或流程缺陷則立即發(fā)出警報(bào)并執(zhí)行應(yīng)對(duì)預(yù)案，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，為信息傳遞奠定良好的基礎(chǔ)。從突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)來(lái)看，企業(yè)需要針對(duì)黑客入侵、自然災(zāi)害等突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)急方案，在出現(xiàn)突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能夠有效保存企業(yè)的信息數(shù)據(jù)，同時(shí)防止信息數(shù)據(jù)的泄露。