高校財務管理存在的問題及優(yōu)化探究

楊怡萌 （天津中德應用技術(shù)大學財務處 天津 300350）

隨著我國國民經(jīng)濟的發(fā)展和高校體制改革的深化，高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，財務管理重要性日益突顯。針對目前高校財務管理存在的種種問題，如何改進財務工作思路、提升高校資金使用效能，成為高校財務管理工作面對的嚴峻挑戰(zhàn)。本文對高?，F(xiàn)階段內(nèi)控制度、預算管理、財務報銷、數(shù)字技術(shù)應用等方面存在的問題進行了分析，并有針對性地提出了優(yōu)化高校財務管理的建議。

一、高校財務管理的現(xiàn)狀分析

（一）內(nèi)部控制方面

1.風險意識淡薄，重視程度不夠。在高校財務管理中，內(nèi)部控制是一項系統(tǒng)且連續(xù)的管理工作，是否建立有效的內(nèi)部控制體系是財務管理水平高低的重要體現(xiàn)。然而，目前高校從管理層到教職工普遍對內(nèi)部控制的重要性認識不夠，風險防范意識淡??；高校缺乏內(nèi)控方面專業(yè)人才，對內(nèi)控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵領(lǐng)域和關(guān)鍵崗位管理和監(jiān)督不夠，大大增加了高校資金的管控風險。

2.內(nèi)控制度建設(shè)形同虛設(shè)。財務部門作為高校把好資金關(guān)口、把控責任風險的第一道防線，在高校經(jīng)濟活動中至關(guān)重要，一定要做好財務監(jiān)管工作。但高校不少部門片面認為內(nèi)部控制是財務部門的職責，不積極參與、配合內(nèi)部控制制度制定與實施，使內(nèi)部控制得不到有效執(zhí)行，未能建立起全校范圍內(nèi)的第二道防線。

3.風險管控未嵌入經(jīng)濟活動中。專門機構(gòu)或?qū)I(yè)人員實行有效的監(jiān)督檢查制度能較好地保證經(jīng)濟活動的風險管控、保證經(jīng)濟業(yè)務正常有序地運行。但在實際工作中，業(yè)務部門大多是獨立的“孤島”，與財務部門之間融合度不高，致使內(nèi)部控制難以有效地嵌入到業(yè)務流程中，風險控制在業(yè)務活動中無法開展，未能形成從業(yè)務監(jiān)控到財務監(jiān)管的完整控制鏈，大大降低了高校防范風險的能力。

（二）預算管理方面

1.全面預算管理體系不健全。完整的高校預算管理是一個閉環(huán)的控制系統(tǒng)，包括預算申報、編制、審批、執(zhí)行、控制等，其各組成部分環(huán)環(huán)相扣，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將給整個體系帶來風險。尤其在政府會計制度實施后，高校財務部門應更加注重財務預算工作的精細化、高效化、合理化。在實踐中，部分高校仍采用傳統(tǒng)預算管理機制，由財務部門牽頭測算全年項目情況并開展預算編制，將預算編制視為預算管理的全部，忽略了其他環(huán)節(jié)。從預算管理的組織架構(gòu)上看，高校缺乏決策機構(gòu)、工作機構(gòu)和執(zhí)行機構(gòu)間的協(xié)調(diào)，預算編制的歸口部門和業(yè)務部門缺乏統(tǒng)籌，導致項目申報、立項、額度撥付、預算執(zhí)行、跟蹤監(jiān)控、績效評價等管理環(huán)節(jié)無法整合貫通。

2.預算編制方法不科學。高校的經(jīng)費來源基本由上級財政撥款，因其收入來源單一的原因，高校的預算編制形成了在收支平衡基礎(chǔ)上進行增減變動的慣性思維，主要采用零基預算編制，造成高校長期使用自上而下的預算編制方式，具體表現(xiàn)為預算編制主要的參考依據(jù)來自于各二級部門及各業(yè)務部門上一年度的預算執(zhí)行情況，預算編制缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，多以生均比、人員經(jīng)費占比、項目成本作為工作出發(fā)點。預算編制部門的統(tǒng)籌能力弱，對預算年度二級部門實際情況溝通不足、考慮不全面，從而使預算編制缺乏目標導向、缺少合理論證，項目預算可行性分析不足，項目規(guī)劃與實際工作需求不符，預算編制與業(yè)務執(zhí)行脫節(jié)嚴重，進而影響資金使用效能。

（三）財務報銷方面

1.財務報銷粗放、繁復?，F(xiàn)階段部分高校會計核算的水平還處于初步會計電算化階段，并未實現(xiàn)財務管理的智能化、精細化，甚至一些高校財務報銷審核還需要人工審核處理和簽批，報銷人需花費大量的時間與精力請相關(guān)領(lǐng)導簽批?，F(xiàn)場報銷審核中若發(fā)現(xiàn)問題要重新修改、重走流程，造成報銷人與審核人員的重復性工作增加，人力成本與時間成本犧牲巨大，工作繁重、矛盾突顯。

2.網(wǎng)絡(luò)報銷智能化水平低。在信息化改革的浪潮中，部分高校已開始使用網(wǎng)絡(luò)報銷模式。網(wǎng)絡(luò)報銷模式打破了原有的面對面處理報銷問題的工作思維慣性，從報銷人的角度出發(fā)，通過網(wǎng)上填報預約單，投入財務部門指定的網(wǎng)絡(luò)投遞箱內(nèi)，財務人員審核單據(jù)制作會計憑證完成網(wǎng)上支付，若報銷單據(jù)存在問題可通過網(wǎng)上退單的方式填寫退單原因，通過短消息等方式通知報銷人及時更改報銷單據(jù)。該方式一定程度上擺脫了現(xiàn)場報銷時間和空間上的控制，解決了現(xiàn)場報銷模式下報銷人等候過長的問題。但網(wǎng)絡(luò)報銷并未真正解決財務部門人工審核報銷單的問題，財務報銷軟件范圍過于局限，諸多輔助核算仍然需要通過人工測算，如報銷業(yè)務中常見的差旅費補貼仍需財務人員逐筆核算；合同臺賬登統(tǒng)依然要借助EXCEL完成，合同執(zhí)行進度不能嵌入財務軟件內(nèi)，造成支付風險；發(fā)票查驗功能尚不完善，無法借助OCR技術(shù)實現(xiàn)電子票據(jù)無紙化校驗。以上諸多環(huán)節(jié)和功能仍有可提升的空間。

（四）信息化建設(shè)方面

隨著高校業(yè)務量與師生人數(shù)的增多，日常將有海量的待處理的信息匯入財務部門，數(shù)字技術(shù)賦能財務管理成為亟待關(guān)注的問題。一是信息化意識不夠。一些高校認為信息技術(shù)是提升財務管理水平的輔助性工具，而不是“必要”，導致信息技術(shù)使用率低，準確率難以保證。二是缺少完善的數(shù)字化財務管理建設(shè)規(guī)劃。許多高校并未從長遠發(fā)展角度出發(fā)制定科學系統(tǒng)的數(shù)字化財務管理方案，由此導致應用數(shù)字技術(shù)缺乏全局性及兼容性，精細化管理的能力不高。三是現(xiàn)財務信息化的數(shù)據(jù)規(guī)模有限，價值難以挖掘。日常財務工作發(fā)生了數(shù)量巨大、內(nèi)容相對分散的數(shù)據(jù)，分散的數(shù)據(jù)意味著決策信息內(nèi)容不全面、邏輯不完整，由此產(chǎn)生了諸多的決策風險，也暴露出現(xiàn)階段信息碎片化的問題。人工處理仍然停留在“小數(shù)據(jù)”階段，數(shù)據(jù)規(guī)模的局限無法形成有價值的信息輸出，財務數(shù)據(jù)的價值很難挖掘。

二、高校財務管理的優(yōu)化探究

（一）完善預算評價，構(gòu)建高校預算管理體系

高校要實現(xiàn)年度發(fā)展規(guī)劃的總體戰(zhàn)略目標，離不開精確有效的全面預算管理。一是健全績效管理系統(tǒng)，明確財務部門要以高校經(jīng)濟活動的數(shù)據(jù)和事實為依據(jù)，建立口徑一致的專項績效指標。將分解的績效指標作為編制預算的主要依據(jù)，落實各部門主體責任，規(guī)范預算編制、執(zhí)行、預算評價、監(jiān)督等環(huán)節(jié)，形成預算績效的閉環(huán)管理。二是利用項目庫形成事前績效評價。對項目庫內(nèi)專項和普通項目進行區(qū)分，項目立項前要進行可行性論證分析，形成淘汰機制的項目滾動管理；建立科學的項目論證評估，對項目立項必要性、實施方案的合理性、高校投入資金的風險及成本可控性等多方面進行充分論證。三是加強預算執(zhí)行的監(jiān)管，借助信息化手段完善預算管理與績效管理，形成嵌入項目內(nèi)的績效跟蹤動態(tài)監(jiān)管；對執(zhí)行進度過慢的項目掌握具體原因，對執(zhí)行出現(xiàn)嚴重問題的項目形成反饋機制，形成通報、反饋、整改、問責、激勵的績效評價系統(tǒng)，確?？冃繕伺c預算執(zhí)行一致，降低資金風險。

（二）強化制度建設(shè)，優(yōu)化內(nèi)部控制體系

內(nèi)部控制是高校完善治理結(jié)構(gòu)、實現(xiàn)依規(guī)治校的基本保障。首先，高校應根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和工作要求，制定與之相適應的管理規(guī)章制度。明確高校業(yè)務部門的各項職責，統(tǒng)籌管理教學、科研、培訓、資產(chǎn)、后勤以及各二級單位的財務事項，切實做好各部門各崗位間職責的劃分，依據(jù)部門職責賦能管理權(quán)限，確保高校資金支付流程形成閉環(huán)管理。其次，高校的經(jīng)費使用在權(quán)責分明有章可循的基礎(chǔ)上，應組建形成資產(chǎn)采購小組，將法務、資產(chǎn)、財務、審計等部門聯(lián)合形成對“三重一大”、集中采購、政府招標等事項集體討論與審批流程。最后，要將財務管理嵌入到科研、教學等各項具體經(jīng)濟事項的全過程管理中，在完整的內(nèi)控體系中形成財務監(jiān)督全流程覆蓋，對經(jīng)濟事項進行事前、事中和事后全面控制；運用底線思維，敏感內(nèi)容和重點事項做到可回溯、可審計，有針對性地完善內(nèi)控制度體系。

（三）優(yōu)化財務業(yè)務環(huán)節(jié)，突破流程繁瑣的困境

在對高校財務管理流程進行優(yōu)化的過程中，首先要在財務部門內(nèi)建立起行之有效的管控流程。比如，傳統(tǒng)報銷最大的弊端在于重復性高、時間成本高，易造成財務人員審核把關(guān)不嚴、發(fā)生違規(guī)支出的風險。高校除了要出臺和完善相關(guān)財經(jīng)制度，還應對常見報銷業(yè)務的流程進行梳理，做好財經(jīng)制度政策解讀與財務規(guī)章的宣講，用流程圖或是圖表清晰明了地提示給報銷人，借助流程解決報銷過程中的共性問題，以達到提高財務審核的效率。

以科研經(jīng)費報銷為例，各大高校相繼出臺了科研經(jīng)費管理辦法，明確了經(jīng)濟業(yè)務的主體責任和經(jīng)費的使用范圍?？蒲腥藛T的工作重心往往在教學、科研上，在實際的工作中為降低經(jīng)費支出風險，財務管理應注重在流程框架內(nèi)規(guī)范科研人員的經(jīng)費使用。將各類常見報銷業(yè)務編制成如《財務報銷指南》《報銷業(yè)務點匯編》等手冊，從票據(jù)粘貼到項目管理再到辦事流程全面系統(tǒng)地為報銷人提供指導。報銷人能夠通過流程化的簡潔明了的提示信息迅速找到所需的經(jīng)費使用原則及報銷資料。提供財務專業(yè)知識的宣傳，廣泛利用信息時代覆蓋面廣、時效快的特點開展線上宣傳。借助信息化平臺，搭建網(wǎng)絡(luò)的宣傳途徑，如利用微信、抖音、微博及公眾號等媒體定期推送，旨在解決報銷繁瑣的困境，增強報銷滿意度。

（四）優(yōu)化人員配置，化解財務信息不對稱

通過“以崗定人”方式在各業(yè)務部門和二級學院中設(shè)置專職或兼職財務秘書崗位，充分發(fā)揮財務秘書崗位的主體責任，讓具有一定財務理論知識的專業(yè)人員充實到各個業(yè)務部門，有效地解決財務信息不對稱的問題。比如報銷業(yè)務，從以下方面改進，一是減少專業(yè)教師在報銷環(huán)節(jié)中詢問、票據(jù)粘貼、審批簽字等所占用的時間，使專業(yè)教師群體從繁瑣的審批報銷環(huán)節(jié)中解脫出來專心于教學、科研工作。二是針對業(yè)務巨量的高校，可以設(shè)置財務秘書作為財務部門和業(yè)務部門的紐帶，及時將財務常用知識以點帶面的方式傳遞到各業(yè)務部門，使財務部門更有針對性地了解各業(yè)務部門的需求，征詢對財務工作的意見，有針對性地開展專題講座、財務知識宣傳。財務秘書的設(shè)置使財務部門和業(yè)務部門相互促進，能有效解決高校財務信息不對稱的問題。

（五）消除信息“孤島”，形成財務信息化與業(yè)務信息化的融合

“大智移云物區(qū)”等新一代信息技術(shù)在財務管理方面有著廣泛的應用場景，高校可充分利用信息技術(shù)，使高校財務和業(yè)務相互滲透，達到優(yōu)化資源配置防范經(jīng)濟風險的目的。數(shù)字化環(huán)境下，通過技術(shù)手段在財務部門與業(yè)務部門之間建立系統(tǒng)接口，使財務信息與業(yè)務信息集成共享。首先，從管理方面著手，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息安全的相關(guān)法律法規(guī)和工作要求，制定與財務軟件、網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理的規(guī)章制度。規(guī)范所涉及的數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)及共享數(shù)據(jù)的權(quán)限設(shè)置，確保數(shù)據(jù)交互共享期間高校資金與網(wǎng)絡(luò)的信息安全。其次，在實際建設(shè)中，借助技術(shù)手段打通系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)高墻，消除信息孤島，重塑信息渠道，對核心數(shù)據(jù)層經(jīng)過脫敏后由中間抽入數(shù)據(jù)交互平臺貯存，并以此為主導入各業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)的實時交互。最后，實施追溯可查，實現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務、關(guān)鍵操作可回溯，以財務數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)采取追蹤數(shù)據(jù)流向的方式在業(yè)務系統(tǒng)中進行正向或逆向的追溯，通過對經(jīng)濟事項的提前分析和預測，發(fā)現(xiàn)高校資金使用的風險點，從而及時采取積極的應對措施。

（六）強化數(shù)字化技術(shù)在財務管理中的應用

首先，應構(gòu)建完善的數(shù)字化財務管理建設(shè)方案，強化頂層設(shè)計與全局意識。在建設(shè)過程中財務部門要充分發(fā)揮自身的服務與監(jiān)管職能，實現(xiàn)部門之間的互通共享，確保形成的數(shù)據(jù)信息具備科學性與共享性。其次，構(gòu)建數(shù)字化財務管理平臺，從智能計算到智能分析開展數(shù)字化探索。通過對財務數(shù)據(jù)處理規(guī)則邏輯的設(shè)定，以技術(shù)手段和財務工具實現(xiàn)重復性與流程化高、低附加值的工作內(nèi)容。數(shù)字化財務管理平臺的搭建讓財務系統(tǒng)同業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)交互共享，通過特定算法對共享數(shù)據(jù)進行多維分析和相關(guān)分析，發(fā)現(xiàn)財務和業(yè)務的特定規(guī)則，從而提供預測模擬和風險提示。此時，財務管理的流程被重新定義，其管理范圍與精細度得以提升。

（七）提升財務專業(yè)人員責任，加強信息化人才隊伍建設(shè)

當前我國高校財務部門工作人員配置基本為會計、金融等相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域有專長的專職人員，針對財務管理工作優(yōu)化的需要，一方面，高校要注重加強財務專業(yè)人員隊伍建設(shè)，保證財務工作人員的專業(yè)水平提升，特別是政府會計制度改革后要求財務人員從收付實現(xiàn)制核算體系過渡到雙基礎(chǔ)體系，對“雙分錄”的處理要掌握。通過組織集中培訓、兄弟院校交流調(diào)研等方式不斷提升財務人員綜合業(yè)務水平。面對具有數(shù)據(jù)分析能力、宏觀調(diào)控能力等綜合素質(zhì)人才稀缺的困境，以平行記賬方式的轉(zhuǎn)變?yōu)榍腥朦c，不斷提升財會人員的財務分析能力，切實提升財務部門在高校中的決策分析作用。另一方面，財務部門也應注重信息化專業(yè)人才的梯隊建設(shè)，通過邀請信息技術(shù)相關(guān)領(lǐng)域的專家來校開辦講座，定期對財務人員進行輪崗，使年輕的財務人員熟悉財務信息化相關(guān)工作，提升財務人員綜合業(yè)務水平，推進財務管理工作的高效開展。

（八）由財務監(jiān)督向財務服務轉(zhuǎn)變

高校財務管理優(yōu)化是一項系統(tǒng)的、綜合性工程，目前，財務部門仍然需要耗費大量的人力成本和時間用于基礎(chǔ)的會計核算、整理發(fā)票、審核登記憑證、款項支付等，并且人工操作錯誤率高。隨著信息時代的快速變革，高校財務人員意識到財務報告數(shù)據(jù)的分析逐漸成為財務管理的重要組成部分，財務數(shù)據(jù)的分析能力能在高校事業(yè)發(fā)展的風險防控、決策支持等方面產(chǎn)生巨大價值，只有充分、準確、及時地向校領(lǐng)導或是各學院提供財務分析數(shù)據(jù)才能使之擁有決策依據(jù)。因此，需要改變傳統(tǒng)監(jiān)督的理念，利用財務機器人、 RPA技術(shù)統(tǒng)一進行處理數(shù)據(jù)，加快數(shù)據(jù)處理速度，降低人工成本，提高工作效率，消除人為錯誤，提高財務處理的質(zhì)量和準確性，從而使教師有更多精力投入到一線教學及科學研究上。會計人員要找準自身定位，以“服務”理念引領(lǐng)會計職能的轉(zhuǎn)變和發(fā)展，確立為高校事業(yè)發(fā)展提供財務服務的財務管理職能。