高職院校檔案管理的信息化建設(shè)研究

朱曉麗

(甘肅建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 甘肅 蘭州 730050)

0 引言

國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界對(duì)于檔案信息化建設(shè),通過(guò)文獻(xiàn)查閱,發(fā)現(xiàn)相關(guān)文獻(xiàn)比較多,這方面的研究也一直是學(xué)術(shù)界比較熱門(mén)的一個(gè)領(lǐng)域,研究發(fā)現(xiàn)過(guò)去所開(kāi)發(fā)的管理軟件也主要針對(duì)的是檔案的錄入并主要是進(jìn)行統(tǒng)計(jì),而今天是以電子形成的檔案在載體上保存,同時(shí)在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上運(yùn)行的模式。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代的便利性凸顯

不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù),云時(shí)代環(huán)境下,數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和管理變得快捷。充斥在生活各個(gè)方面的大數(shù)據(jù)便利性得以彰顯,無(wú)法否認(rèn)大數(shù)據(jù)在當(dāng)今社會(huì)不可或缺的作用,這對(duì)于高校檔案管理大有裨益。

1.2 高職院校檔案管理亟待信息化建設(shè)

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō),傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)高度信息化的今天,傳統(tǒng)檔案管理方式落后、多種類(lèi)檔案的保管存在檢索效率低下,準(zhǔn)確性較差、不安全等問(wèn)題。不符合國(guó)家檔案及電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),繼續(xù)沿用將嚴(yán)重影響檔案的規(guī)范性和管理效率?；诖水?dāng)下高職院校的檔案管理亟待改革。

1.3 新技術(shù)帶來(lái)新契機(jī)

隨著各行各業(yè)信息化技術(shù)的深入發(fā)展,檔案管理工作也必將隨之進(jìn)入一個(gè)新的歷史發(fā)展階段,具有了與過(guò)去不同的新含義。大數(shù)據(jù)背景下,數(shù)據(jù)挖掘和處理技術(shù)為檔案管理工作的創(chuàng)新帶來(lái)契機(jī),檔案管理的信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)永久保存檔案信息、資源透明可視化管理、快捷共享并進(jìn)行類(lèi)別區(qū)分、歸納匯總、大幅簡(jiǎn)化流程,提升整合水平,達(dá)到節(jié)省空間、減少差錯(cuò)、方便檢索查閱,有效提升檔案工作效率的目的。毋庸置疑,檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于高職院校的發(fā)展有著舉足輕重的作用[3]。

2 高職院校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

2.1 信息化觀(guān)念意識(shí)不深入

人工智能、云計(jì)算、云存儲(chǔ)以及5G 等新興概念雖然正在進(jìn)入人們的視野,但是并不夠深入人心。信息轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新信息技術(shù)也面臨著很多的障礙。目前高職院校存在不能夠熟知大數(shù)據(jù)的概念和背景,對(duì)于科技信息只是以偏概全或者人云亦云,這嚴(yán)重影響了現(xiàn)實(shí)工作實(shí)踐。

2.2 管理不全面

網(wǎng)絡(luò)從來(lái)不是法外之地,互聯(lián)網(wǎng)信息化的建設(shè)都需要建立在政策制度完善的基礎(chǔ)之上。而映射在現(xiàn)實(shí)高職院校中的管理中,信息時(shí)代的管理體系不充分、監(jiān)管制度不完善、監(jiān)管力度不足以及評(píng)價(jià)體系不健全等問(wèn)題也日益顯著。不全面的信息管理就是不容忽視的安全隱患,這不利于信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。

2.3 設(shè)備不完善

物質(zhì)基礎(chǔ)是高職院?！吧蠈咏ㄔO(shè)”的保障,因此開(kāi)展信息化建設(shè)也需要硬件設(shè)備的支持。實(shí)際上,檔案管理的內(nèi)容細(xì)致而瑣碎,那么具體落實(shí)在設(shè)備上,種類(lèi)也是多樣的,包含計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等在內(nèi)的設(shè)備都需要跟得上信息化建設(shè)的步伐。設(shè)備不完善,那么信息化建設(shè)就是空談。

2.4 檔案信息收集與歸檔流程不規(guī)范

目前雖然各個(gè)高職院校已經(jīng)積極開(kāi)展了對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化的工作,但“陳年舊帳”“殘破不全”,有些紙質(zhì)檔案材料甚至是手寫(xiě)字體,字跡潦草、模糊不清,掃描儀無(wú)法識(shí)別,工作人員不嚴(yán)格按照電子檔案采集歸檔流程,對(duì)于本身存在缺失的檔案、掃描后信息亂碼無(wú)法進(jìn)行使用的,不負(fù)責(zé)任,不做說(shuō)明。

3 建設(shè)高職院校信息化檔案管理策略

3.1 一改固有思維,摒棄落后理念

電子檔案信息化建設(shè)發(fā)展的關(guān)鍵是觀(guān)念的轉(zhuǎn)變,應(yīng)去僵化改變觀(guān)念,去偏見(jiàn)信任信息,去錯(cuò)亂改變認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤。高職院校應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)變思想、擴(kuò)大資金支持以及隊(duì)伍全成員共同參與等途徑為高職檔案管理的信息化建設(shè)提供有利環(huán)境,積極迎接信息化管理時(shí)代的到來(lái),以樂(lè)觀(guān)向上的心態(tài)翻開(kāi)信息時(shí)代的檔案管理新篇章。

3.2 構(gòu)建完整的信息化建設(shè)體系

構(gòu)建完整的信息化建設(shè)體系,落實(shí)精準(zhǔn)化運(yùn)營(yíng)。制度和人員的保證是構(gòu)建完備、穩(wěn)固體系的“螺絲釘”,具體應(yīng)從制度層面給予信息化建設(shè)堅(jiān)實(shí)的保障,此外,還需完善資金鏈、設(shè)立法律顧問(wèn)、加強(qiáng)信息團(tuán)隊(duì)管理等。

3.3 加強(qiáng)信息技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)

人才具有絕對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)力,加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、大量培養(yǎng)或引進(jìn)技術(shù)型人才將是信息化建設(shè)進(jìn)程的“催化劑”。對(duì)于信息技術(shù)人才,必須素質(zhì)到位,專(zhuān)業(yè)到位,提升素質(zhì),不僅在于態(tài)度端正,恪守章程、維護(hù)信息的安全,也在于力謀發(fā)展,爭(zhēng)取發(fā)揮自己最大的力量為高職院校做出貢獻(xiàn)。而專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面,凝結(jié)在云收集、云計(jì)算及云分析技術(shù)中的知識(shí)都需要人才的努力學(xué)習(xí)和扎實(shí)掌握。

3.4 優(yōu)化相關(guān)信息技術(shù)

利用高速的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理的速率和效率,加快信息化建設(shè)進(jìn)程。首先,技術(shù)人員搭建合規(guī)、開(kāi)放統(tǒng)一的平臺(tái)。對(duì)于所有檔案信息進(jìn)行收集、匯總,進(jìn)而統(tǒng)一編碼,統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑,優(yōu)化不同格式文件的排序,最大限度地整合資源。其次,優(yōu)化信息的存儲(chǔ)技術(shù),使得大數(shù)據(jù)環(huán)境更加和諧,信息化進(jìn)程更加流暢。再之,加強(qiáng)信息的檢索和處理技術(shù),使信息“流動(dòng)有活力”。最后優(yōu)化隱私安全管理技術(shù),加強(qiáng)隱私安全管理的層級(jí)。將信息數(shù)據(jù)和資料、不同密級(jí)的檔案信息置于安全的生態(tài)體系中,大力降低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

3.5 規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)的流程

電子檔案管理信息化建設(shè)流程包括采集,歸檔,移交、登記、轉(zhuǎn)換、遷移幾個(gè)步驟,如圖1所示:特別注意授權(quán)用戶(hù)對(duì)電子文件的保管期限分類(lèi)進(jìn)行審核確認(rèn),電子檔案保管期限一般分為永久,定期30年,定期10年有其他規(guī)定的要重啟規(guī)定可參考。最后在系統(tǒng)中完成雙軌制下紙質(zhì)文件保管期限劃分整理的基礎(chǔ)上為電子檔案,紙質(zhì)檔案賦予檔號(hào),用賬號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符作為要素為電子檔案,從命名轉(zhuǎn)入正式庫(kù)之后,就可對(duì)正式庫(kù)中的檔案進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)處置等管理活動(dòng),電子檔案信息化管理過(guò)程中,管理人員要以國(guó)家規(guī)定的數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為主要參照依據(jù),不能得隨意篡改流程。

圖1 電子檔案信息化管理流程

4 未來(lái)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)路徑及發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理的信息化,就是基于檔案工作的基本原理,對(duì)信息系統(tǒng)中形成的電子文件,數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)和管理,并能夠提供有效的全文檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的新型的檔案管理模式,未來(lái)信息化的持續(xù)推進(jìn)將形成一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的管理理念,管理方法、管理技術(shù)、管理規(guī)則、管理流程的全面工作模式,[4]如圖2所示:

圖2 檔案管理信息化技術(shù)路徑發(fā)展趨勢(shì)

綜上所述,進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,無(wú)論是紙質(zhì)還是電子數(shù)據(jù),無(wú)論是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)還是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),存儲(chǔ)分析工作都是繁重的。高職院校電子檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中,還應(yīng)該加強(qiáng)雙軌制管理模式[5]包括對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目,排序,編制賬號(hào)等功能,靜態(tài)數(shù)字圖像雙層OFT 或雙層PDF等自動(dòng)采集數(shù)字化元數(shù)據(jù)等。誠(chéng)然,大數(shù)據(jù)背景下,科技的進(jìn)步給高職檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇,檔案管理逐步以“電子化、信息化”主要方式,未來(lái)高職院校應(yīng)基于先進(jìn)“云計(jì)算+大數(shù)據(jù)+人工智能技術(shù)”形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),使得更符合現(xiàn)代化檔案管理要求。呼吁院校管理層、輔導(dǎo)員教師、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員以及檔案管理人員等全民參與其中,為信息化檔案管理添磚加瓦。