科研單位數(shù)字檔案室建設(shè)研究與應(yīng)用
——以浙江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)為例

文/浙江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 吳杭文

為推進(jìn)浙江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“農(nóng)科院”） 科研檔案從原始材料的收集整理、分類歸檔到信息共享，通過(guò)檔案全域鏈創(chuàng)新管理實(shí)現(xiàn)形式簡(jiǎn)潔化、手段數(shù)據(jù)化、流程規(guī)范化、資源同質(zhì)化。同時(shí)又通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行有效的分析、挖掘，以及在充分挖掘檔案價(jià)值的前提下，對(duì)檔案進(jìn)行必要的編研、歸類、整理等，使之形成具有特色的材料匯編、年鑒、專題等，服務(wù)于農(nóng)科院，并創(chuàng)建了農(nóng)科院有效的全域鏈檔案管理信息系統(tǒng)。

經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，農(nóng)科院已創(chuàng)建并設(shè)計(jì)了一套具有“歸檔實(shí)時(shí)化、手段數(shù)字化、數(shù)據(jù)凝固化、共享數(shù)據(jù)庫(kù)”特色的全數(shù)據(jù)鏈檔案信息管理系統(tǒng)（即數(shù)字檔案室），對(duì)農(nóng)科院檔案全數(shù)據(jù)鏈大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)具有深遠(yuǎn)意義。具體體現(xiàn)為：一是源頭對(duì)科研項(xiàng)目初始（電子）數(shù)據(jù)或文件采取“在線歸檔”或“即辦即歸”的收集方式；二是歸檔手段的數(shù)字化；三是過(guò)程進(jìn)行制度化；四是數(shù)據(jù)描述采取及時(shí)、動(dòng)態(tài)與凝固化；五是最終目標(biāo)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、實(shí)時(shí)化。期間，2019年農(nóng)科院檔案室被省檔案局授予省級(jí)“規(guī)范化數(shù)字檔案室”，也是成功入選的5家省直單位之一，這標(biāo)志著農(nóng)科院檔案數(shù)字化管理工作邁上了新臺(tái)階，并擬計(jì)劃申報(bào)“國(guó)家級(jí)示范數(shù)字檔案室”。

一、研究背景

（一）相關(guān)政策要求。國(guó)家檔案局出臺(tái)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》增設(shè)了“檔案信息化建設(shè)”內(nèi)容，進(jìn)一步明確了建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的必要性和重要性?！秶?guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》中的數(shù)字檔案建設(shè)，已成為國(guó)家信息化工作的一項(xiàng)重要安排?？蒲袉挝粰n案工作將以此為指引和遵循，推動(dòng)科研檔案工作不斷邁上新臺(tái)階。

（二）建設(shè)目的。近年來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理方式及初中級(jí)檔案管理系統(tǒng)已無(wú)法滿足科研工作快速發(fā)展的需求，在提供高質(zhì)量、深層次的信息資源服務(wù)時(shí)具有一定的局限性。因此，一些科研單位積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，其以通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)等為媒介，收集、整理、歸檔和利用傳統(tǒng)檔案信息資源，并借助多媒體平臺(tái)為用戶提供檔案信息服務(wù)。改變了過(guò)去“原始保管，手工檢索，上門利用”的落后局面，打開(kāi)了“在線歸檔、電子檢索、信息共享”的新時(shí)代，使用戶足不出戶就能在網(wǎng)上瀏覽、借閱所需檔案，是科研單位實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必然要求。

二、現(xiàn)狀分析

（一）發(fā)展之需是根本。農(nóng)科院已有百年院史，導(dǎo)致下屬的基層單位不僅多，且檔案資源豐富、繁雜，實(shí)施數(shù)字檔案室前大都采用C/S版本的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)都獨(dú)立運(yùn)行，各基層單位都在本部門的單機(jī)版中錄入電子目錄數(shù)據(jù)及部分照片，數(shù)據(jù)傳輸僅靠U盤或移動(dòng)硬盤來(lái)完成，而檔案查閱利用也只局限于在院檔案室進(jìn)行查閱，歸檔質(zhì)量受到規(guī)模效益、人員配備、經(jīng)費(fèi)和信息技術(shù)應(yīng)用水平的限制。

（二）基礎(chǔ)保障是重點(diǎn)。在實(shí)施數(shù)字檔案室前已連通局域網(wǎng)，其連接了院屬大部分研究所的電腦，是農(nóng)科院重要的高速、便捷、安全的多媒體信息交換平臺(tái)。采用VPN虛擬網(wǎng)技術(shù)與院屬單位實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，為《農(nóng)科院科研數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)》的穩(wěn)定運(yùn)行提供了良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺(tái)。

（三）資源保障是關(guān)鍵。農(nóng)科院檔案室是各類科研檔案的歸檔和保管基地，貯存和保管著單位歷年來(lái)各類科研檔案，目前在收集、管理和利用方面還是采用原始人工收集、傳統(tǒng)管理、電子目錄檢索以及上門利用等方式，收集和貯存的科研檔案也都為實(shí)體檔案，科研管理過(guò)程中形成的各種電子檔案都無(wú)法進(jìn)行完整、及時(shí)地收集，導(dǎo)致這些電子檔案散落在個(gè)人U盤、移動(dòng)硬盤或計(jì)算機(jī)中，隨著檔案工作人員的工作變動(dòng)、存儲(chǔ)這些電子檔案的電子設(shè)備老化損壞面臨更新?lián)Q代等，致使部分具有珍貴利用價(jià)值的電子檔案被損壞，甚至遺失。所以，數(shù)字檔案室的建立迫在眉睫。

三、需求分析

（一）在線業(yè)務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)采取“即辦即歸”的歸檔新模式，在線收集各類科研檔案信息，主要內(nèi)容有：年度在研科研項(xiàng)目，其信息的填報(bào)、審核、審批材料，科研項(xiàng)目電子文件材料的收集等與預(yù)立卷有關(guān)的工作材料。電子科研檔案來(lái)源于各研究所，按照課題活動(dòng)類型分為科學(xué)研究、平臺(tái)建設(shè)、科技成果示范推廣及產(chǎn)業(yè)化三類。按來(lái)源基本可劃分為省科技項(xiàng)目、院自選項(xiàng)目、其他（科技部、農(nóng)業(yè)農(nóng)村部等以及省有關(guān)廳局項(xiàng)目）三類，基本各占三分之一。省科技項(xiàng)目電子科研文件材料在省科技廳的《省科技項(xiàng)目管理系統(tǒng)》中都有存儲(chǔ)完整的信息，收集時(shí)需要與其對(duì)接，將其信息定期接收?？萍疾颗c農(nóng)業(yè)農(nóng)村部課題科研文件材料將酌情采用類似收集方式；院自選課題與其他廳局電子科研文件材料信息則通過(guò)建立專門的收集方式，通過(guò)課題組填報(bào)方式進(jìn)行收集。從源頭上解決好全院科研項(xiàng)目電子文件材料形成時(shí)的規(guī)范化歸檔以及歸檔后的管理問(wèn)題，從源頭上解決電子科研信息資源標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，為院綜合檔案室科研檔案的“收、管、用”奠定基礎(chǔ)。

（二）歸檔過(guò)程。各類科研檔案信息收集后進(jìn)行分類管理，對(duì)其中已結(jié)題的科研課題的電子科研文件在線上進(jìn)行全面整理、編目和歸檔。電子文件應(yīng)按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等要求規(guī)范歸檔，電子文件本身及對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)進(jìn)行歸檔。將科研項(xiàng)目電子文件按照傳統(tǒng)科研檔案管理規(guī)范進(jìn)行組卷，形成卷內(nèi)目錄，填寫(xiě)案卷封面、課題簡(jiǎn)介及備考表進(jìn)行歸檔。對(duì)已歸檔的電子科研檔案開(kāi)展編目、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，如圖1所示。

圖1 檔案生命周期管理系統(tǒng)示意圖

（三）檔案的利用?；谠壕钟蚓W(wǎng)和VPN虛擬專網(wǎng)，根據(jù)不同用戶的權(quán)限提供電子科研檔案借閱利用工作，包括借閱申請(qǐng)、批準(zhǔn)、登記以及歸還等或根據(jù)權(quán)限開(kāi)展檔案在線利用工作。同時(shí)需擁有強(qiáng)大的科研檔案信息統(tǒng)計(jì)、分析功能，可全面掌握申請(qǐng)專利情況、審（認(rèn)）定品種、授權(quán)品種、授權(quán)情況、鑒定成果、獲獎(jiǎng)科研成果等各種科研檔案信息的動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策，便捷、高效利用科研檔案。

四、建設(shè)內(nèi)容

農(nóng)科院數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容為網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)、系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)等，建設(shè)范圍和地點(diǎn)為農(nóng)科院機(jī)關(guān)及附屬機(jī)構(gòu)、研究所及各個(gè)課題組等203個(gè)全宗、823個(gè)用戶。

（一）網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)。“農(nóng)科院科研數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)”基于本院現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)，服務(wù)器采用原先《檔案管理軟件系統(tǒng)》的服務(wù)器，將來(lái)隨著電子科研檔案數(shù)據(jù)量的不斷提高可適當(dāng)增加服務(wù)器的存儲(chǔ)空間。

整體設(shè)計(jì)上以院內(nèi)局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，互聯(lián)網(wǎng)VPN虛擬專網(wǎng)為補(bǔ)充的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)支撐方式，實(shí)現(xiàn)與院屬各研究所檔案室的互聯(lián)互通。其中各個(gè)與院局域網(wǎng)相連的研究所運(yùn)行在院局域網(wǎng)上，院屬玉米所、花卉所和亞作所等則運(yùn)行在互聯(lián)網(wǎng)VPN虛擬專網(wǎng)上，兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)采用XML格式進(jìn)行數(shù)據(jù)的遷移工作，如圖2所示。

圖2 網(wǎng)絡(luò)支撐平臺(tái)框架示意圖

（二）系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用。系統(tǒng)是一個(gè)可擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，基于XML技術(shù)為基礎(chǔ)的，功能涵蓋對(duì)電子科研檔案生命周期的綜合管理，包含信息填報(bào)、審核、歸檔、整理、編目、保管、發(fā)布、利用以及業(yè)務(wù)管理全過(guò)程。系統(tǒng)主要由《公共服務(wù)子系統(tǒng)》《科研數(shù)字檔案室子系統(tǒng)》《信息采集子系統(tǒng)》《科研檔案接收子系統(tǒng)》《科研檔案管理子系統(tǒng)》《科研檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)子系統(tǒng)》《科研檔案利用子系統(tǒng)》和《系統(tǒng)管理子系統(tǒng)》組成。將農(nóng)科院、院屬研究所、院屬機(jī)關(guān)、各臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的電子科研文件、科技信息根據(jù)不同渠道、不同種類、不同等級(jí)統(tǒng)一進(jìn)行在線或離線收集，對(duì)收集的電子科研文件數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、驗(yàn)證、確認(rèn)入庫(kù)，對(duì)入庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、維護(hù)、保存，并通過(guò)院局域網(wǎng)、VPN虛擬專網(wǎng)以及其他形式對(duì)不同類型用戶提供相應(yīng)信息服務(wù)，進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一我院電子科研文件采集、電子科研文件歸檔、電子科研接收等技術(shù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)電子科研文件的“收、管、用”一體化管理。

（三）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)系統(tǒng)的建設(shè)，可建成涉及全院性的科研信息資源庫(kù)，主要包含科技信息數(shù)據(jù)庫(kù)、科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、科研檔案原文數(shù)據(jù)庫(kù)和科研檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)包含科研檔案案卷目錄和科研檔案卷內(nèi)目錄等?？蒲袡n案原文數(shù)據(jù)庫(kù)包含各類科研檔案的電子原文信息?？蒲袡n案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)包含各種照片、聲像檔案資料信息?？萍夹畔?shù)據(jù)庫(kù)包含科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)、實(shí)驗(yàn)室和科研基地的各項(xiàng)科技信息。

五、建設(shè)的成效（創(chuàng)新性）

（一）實(shí)現(xiàn)科研文件與科研檔案一體化管理。農(nóng)科院科研數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)通過(guò)“及時(shí)、定期、動(dòng)態(tài)、完整”的收集過(guò)程，實(shí)現(xiàn)電子科研文件的“即辦即歸”，不僅能夠及時(shí)掌握科研項(xiàng)目信息，而且更有利于解決目前國(guó)內(nèi)電子科研檔案信息的收集難題，如圖3所示。

圖3 科研文件與科研檔案一體化管理示意圖

（二）實(shí)現(xiàn)科技信息與科研檔案一體化管理。系統(tǒng)建設(shè)不僅具有科研檔案管理功能，而且可根據(jù)本院科研工作實(shí)際情況增設(shè)科研基地、科研創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)和重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等臨時(shí)機(jī)構(gòu)，及時(shí)收集這些機(jī)構(gòu)的科技信息并歸檔保存，并進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)匯總，以便科研管理部門評(píng)估這些機(jī)構(gòu)的建設(shè)進(jìn)展，從而實(shí)現(xiàn)科技信息與科研檔案的一體化管理，如圖4所示。

圖4 科技信息與科研檔案一體化流程圖

（三）實(shí)現(xiàn)院、所科研檔案一體化管理。系統(tǒng)建設(shè)范圍涉及省農(nóng)科院綜合檔案室、各個(gè)院屬研究所檔案室和各個(gè)課題組，形成了跨三級(jí)的網(wǎng)絡(luò)化科研檔案收集和管理模式，可實(shí)現(xiàn)線上科研檔案“收、管、用”的綜合一體化互動(dòng)平臺(tái)管理新模式。

（四）實(shí)現(xiàn)院對(duì)所檔案室檔案的網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)督指導(dǎo)。農(nóng)科院直屬的各個(gè)研究機(jī)構(gòu)所在地相對(duì)分散，分布在各個(gè)市區(qū)及郊區(qū)，傳統(tǒng)的人到各地業(yè)務(wù)指導(dǎo)存在著鞭長(zhǎng)莫及的現(xiàn)象，也不能及時(shí)了解到各研究所的科研檔案管理現(xiàn)狀。為此，本系統(tǒng)專門設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)督導(dǎo)功能，可通過(guò)院局域網(wǎng)或虛擬專網(wǎng)VPN及時(shí)對(duì)院屬各研究所檔案的網(wǎng)上業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，大大提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)的時(shí)效性。

六、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案室建設(shè)為科研單位提供了全新的檔案管理方式，與傳統(tǒng)檔案管理方式形成鮮明對(duì)比，滿足了檔案管理中的信息化要求，使農(nóng)科院與附屬機(jī)構(gòu)、研究所及各個(gè)課題組的檔案在線上緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了科研文件與科研檔案、科技信息與科研檔案、院、所科研檔案一體化管理新模式。