分析信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用效果

周宇

（遼寧盤錦檢驗檢測中心/盤錦市疾病預(yù)防控制中心，遼寧 盤錦 124010）

疾控中心的職責(zé)是防控各類疾病、傷害等，創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境，促進社會和諧穩(wěn)定，保障國民的身體健康和生命安全[1]。疾病檔案管理為疾控中心的重要工作之一，疾病檔案可充分反映疾病流行病學(xué)特點、發(fā)病進展等情況，可為疾病的防治提供參考依據(jù)，故其管理質(zhì)量好壞直接影響疾控中心工作的正常運行[2]。既往檔案管理工作以手工操作為主，因檔案收集、整理、歸檔等工作均單純依靠人力完成，給管理人員造成較大的工作負擔(dān)，且檔案資料查詢極為不便，信息難以實現(xiàn)共享，故運用傳統(tǒng)管理方法的工作質(zhì)量不佳[3-4]。近年來，檔案管理工作逐漸向信息化轉(zhuǎn)變[5]。為降低管理人員工作壓力，提高檔案管理質(zhì)量及效率，本疾控中心自2019年5月起運用信息技術(shù)對檔案進行管理，并通過建立健全的信息化檔案管理機制，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，本研究旨在探討信息技術(shù)統(tǒng)計管理的應(yīng)用效果，現(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

1.1 臨床資料 選取2018 年9 月至2019 年3 月本疾控中心應(yīng)用傳統(tǒng)方法管理時統(tǒng)計管理的496份檔案作為對照組，另選取2019 年5—11 月應(yīng)用信息技術(shù)時統(tǒng)計管理的497份檔案作為研究組。本疾控中心共有檔案管理人員35 名，其中男12 名，女23 名；工作年限1.5～7年，平均（4.25±1.69）年；學(xué)歷：高中或中專5 名，大專17 名，本科及以上13 名。檔案管理人員在2018 年9 月至2019 年11 月均未出現(xiàn)崗位調(diào)動、離職等情況，均對本研究知情同意并自愿簽署知情同意書。納入標準：檔案信息真實準確，且檔案資料齊全完整。排除標準：短期管理的檔案，管理時間＜1年。

1.2 方法 對照組采取傳統(tǒng)手工操作的方式對檔案進行管理。研究組凸顯信息技術(shù)的地位，應(yīng)用信息技術(shù)進行統(tǒng)計管理，具體運用方法如下，①資料掃描：利用信息技術(shù)，掃描疾控中心檔案，將紙質(zhì)檔案電子化，以便于存儲，并利于確保檔案信息安全。②檔案查詢：將電子化后的檔案編號，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)檔案信息的便捷查詢。③共享利用：電子檔案還可實現(xiàn)檔案信息共享，不同部門或個體有相關(guān)方面的信息需求時，可通過查詢信息快速獲取所需的檔案資料。具體運用策略，①建立健全的信息化檔案管理機制：疾控中心應(yīng)依照相關(guān)法規(guī)及現(xiàn)階段工作的情況構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理機制，使其有效貫穿于檔案收集、整理、保管、利用等工作環(huán)節(jié)。同時，使相關(guān)人員認識到此管理機制在檔案管理中的重要作用。②加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：為更好地利用信息技術(shù)，在檔案管理工作中需以軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)施為依托，創(chuàng)建強大的信息管理系統(tǒng)。如優(yōu)化資源配置，購置先進的設(shè)備設(shè)施；建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，及防火防盜報警系統(tǒng)。此外，注重檔案資料監(jiān)測，及時了解檔案的保管、利用等情況，以提升管理水平。③提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)：為保證信息化檔案管理工作順利進行，要求管理人員具備較高專業(yè)素養(yǎng)。故疾控中心應(yīng)重視對管理人員的培訓(xùn)，通過集體授課、自學(xué)、外出進修等方式鞏固與強化管理人員專業(yè)知識及計算機技術(shù)的掌握程度。另外，加強職業(yè)道德教育，增強其工作責(zé)任心，嚴格按照相關(guān)要求開展本職工作，并主動為檔案管理的信息化建設(shè)提供好的建議，以確保管理工作更好地開展。

1.3 觀察指標 比較兩組檔案管理質(zhì)量、整理一次檔案耗時、檔案利用率、檔案管理人員理論知識及操作技能水平。①檔案管理質(zhì)量依照上級領(lǐng)導(dǎo)自制標準進行評判。檔案管理質(zhì)量分為優(yōu)、良、差3 個級別，優(yōu)：檔案保存完整，排列有序，且管理中未出現(xiàn)其他差錯；良：檔案保存完整，檔案管理中未出現(xiàn)其他差錯，但在排列有序性方面有所欠缺；差：檔案管理中出現(xiàn)差錯。優(yōu)良率=（優(yōu)+良）例數(shù)/總例數(shù)×100%。②統(tǒng)計兩組整理一次檔案耗時，③統(tǒng)計兩組檔案利用率。檔案利用率指在一定時間內(nèi)被提供利用的檔案數(shù)量在館藏檔案總量中的占比，檔案利用率=被提供利用的檔案數(shù)量（卷、冊）/館藏檔案總量（卷、冊）×100%[6]。④通過書面測試及操作技能考核的方式了解信息技術(shù)實施前后檔案管理人員理論知識、操作技能達標情況。理論知識、操作技能評分各50 分，≥30 分時為達標，否則為未達標。

1.4 統(tǒng)計學(xué)方法 采用SPSS 20.0統(tǒng)計學(xué)軟件分析數(shù)據(jù)，計量資料以“±s”表示，組間比較采用t檢驗，計數(shù)資料以[n（%）]表示，組間比較采用χ2檢驗，以P＜0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組檔案管理優(yōu)良率比較 研究組檔案管理優(yōu)良率為95.16%，高于對照組的73.99%，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05），見表1。

表1 兩組檔案管理優(yōu)良率比較[n（%）]

2.2 兩組整理一次檔案耗時比較 研究組整理一次檔案耗時為（5.91±1.41）min，短于對照組的（22.27±3.49）min，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（t=96.882，P＜0.05）。

2.3 兩組檔案利用率比較 研究組檔案利用率為95.98%（477/497），高于對照組的71.98%（357/496），差異有統(tǒng)計學(xué)意義（χ2=106.328，P＜0.05）。

2.4 兩組檔案管理人員理論知識、操作技能達標率比較 研究組檔案管理人員理論知識、操作技能達標率均高于對照組（P＜0.05），見表2。

表2 兩組檔案管理人員理論知識、操作技能達標率比較[n（%）]

3 討論

我國各類疾病的檔案日趨增多，使疾控中心檔案管理工作強度逐漸提高。因傳統(tǒng)落后的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前疾控中心業(yè)務(wù)的需求。為順應(yīng)時代發(fā)展大勢，亟需優(yōu)化及改進疾控中心檔案管理模式[7-8]。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進程的加快，信息技術(shù)已融入社會生活的各個領(lǐng)域，檔案管理領(lǐng)域亦不例外[9]。本研究分析信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中應(yīng)用的效果，以期為提升檔案管理水準提供理論依據(jù)。

3.1 借助信息技術(shù)可提高檔案管理工作效率 傳統(tǒng)檔案管理工作的依托為紙質(zhì)媒介，并以人工方式進行收集、整理、保管、統(tǒng)計、查閱等。這種管理模式的實效性欠佳，同時，存在高人力資源投入而回報率低的問題。而在利用信息化技術(shù)改革檔案管理模式后，將紙質(zhì)檔案進行電子化存儲，可擴充檔案的存儲數(shù)量，也便于及時整理檔案資料，從而提高工作效率，并最大程度避免人力資源浪費[10-11]。本研究結(jié)果顯示，研究組整理一次檔案耗時短于對照組（P＜0.05）。姚紅石[12]亦表明，信息化技術(shù)優(yōu)化了檔案使用方法，可改變管理效率低下的缺陷，提高管理人員的工作效率。佐證信息化檔案管理可顯著縮短檔案整理時間，提升管理工作效率。

3.2 信息技術(shù)可提高檔案管理質(zhì)量 疾控中心的檔案數(shù)量頗多，且不同檔案于信息內(nèi)容存在較大差異，因此，檔案管理工作較為繁瑣、復(fù)雜。在采用傳統(tǒng)管理模式時，由于人為的局限性，易導(dǎo)致某環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏而影響管理質(zhì)量[13-14]。另外，紙質(zhì)檔案不易保存，由于火災(zāi)、水災(zāi)、人為搬遷等緣故，可能導(dǎo)致檔案遺失或數(shù)據(jù)資料缺損。而信息技術(shù)可將檔案管理工作由手工的整理、收錄轉(zhuǎn)為自動化信息管理，對于提升管理質(zhì)量具有重要作用。本研究結(jié)果顯示，研究組檔案管理優(yōu)良率高于對照組（P＜0.05），與葉志遠[15]研究結(jié)果基本一致。分析原因為，通過建立電子化檔案，可彌補紙質(zhì)媒介為依托檔案管理的缺陷，保證檔案資料得到安全、完整保存[16]。且依托計算機強大的功能，只需幾個按鍵操作，便可實現(xiàn)檔案資料的自動整理歸檔，可減少人為因素造成的差錯[17]。

3.3 信息技術(shù)可提高檔案利用率 傳統(tǒng)檔案管理時，因受到時間、地點的限制而導(dǎo)致檔案利用率低。而進行信息化管理后，通過建立檔案電子化數(shù)據(jù)庫，可方便管理人員及其他人員隨時隨地查詢檔案信息，獲得所需的資料。同時，因網(wǎng)絡(luò)信息儲備豐富，不僅能實現(xiàn)對國內(nèi)疾病信息的快速查詢，還有利于獲取國外疾病信息。故借助信息技術(shù)可為信息化檔案的充分利用提供便利[18-19]。本研究結(jié)果顯示，研究組檔案利用率高于對照組（P＜0.05）。提示通過利用信息技術(shù)可顯著提升檔案利用率。且有研究表明，利用信息技術(shù)可通過實現(xiàn)信息資源的有利共享而大大提高檔案利用率[20]。

3.4 應(yīng)用信息技術(shù)還能提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力 檔案管理人員大多是由行政后勤、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗而來，文化程度參差不齊，流失率高，對檔案管理影響較大[21-22]。而實施信息化管理后，注重對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，并通過職業(yè)道德教育提高其職業(yè)素養(yǎng)，更好地堅守本職工作，且可促使其主動進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，從而使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，與金丹等[23]研究結(jié)果相似。

綜上所述，信息技術(shù)應(yīng)用于疾控中心檔案管理中，有利于提高檔案管理質(zhì)量及工作效率，提高檔案利用率，并顯著增強管理人員業(yè)務(wù)水平。本研究不足之處在于缺乏多層次的綜合研究，調(diào)查指標較為簡單，導(dǎo)致研究結(jié)果較為片面。因此，后續(xù)將選取更多樣化的指標來對檔案管理效果進行綜合評價。