從內控角度探討一卡通對高校收費管理的作用

朱德政

隨著我國高校辦學規(guī)模的不斷擴大，高校經(jīng)濟活動的經(jīng)費來源趨于多元化發(fā)展、收費資金總額逐年大幅度提升，高校教育事業(yè)的迅猛發(fā)展與相對滯后的內部控制建設矛盾越來越突出，導致高校在財務收費管理上面臨前所未有的挑戰(zhàn)。恰逢智慧校園建設的契機下，信息化程度較高的校園一卡通系統(tǒng)能夠發(fā)揮健全高校收費管理內部控制環(huán)境的作用。高校利用校園一卡通系統(tǒng)的收費模塊可以減少現(xiàn)金繳費收付量、降低挪用資金風險、實現(xiàn)高校經(jīng)濟活動收支兩條線和資金統(tǒng)一管理的目的，在高校財務收費管理的內部控制建設上起到很大的作用。

一、我國高校內部控制實施的現(xiàn)狀分析

（一）我國高校內部控制的相關文件精神

為完善我國高校內部控制機制建設、提高內部控制管理水平、健全內部控制規(guī)章制度，促使高校內部控制有章可循、有法可依：2012 年財政部印發(fā)（財會〔2012〕21 號）《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范(試行)》文件，規(guī)定：“事業(yè)單位應當建立健全內部控制制度，單位建立與實施內部控制應當遵循全面性、重要性、制衡性、適應性原則”；2013 年教育部發(fā)布的《教育部關于做好<行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）>實施工作的通知》要求：高校應當按照科學、精簡、高效、透明、制衡的原則，綜合考慮發(fā)展戰(zhàn)略、管理要求和學校文化等因素，合理設置組織機構，明確各機構的職責權限、人員任職條件、議事規(guī)則和工作程序，避免職能交叉、缺失或權責過于集中。財政部于2015 年印發(fā)（財會〔2015〕24 號）《關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》，要求高等學校進一步完善內部控制，提高內部管理水平；2016 年教育部出臺（教財廳〔2016〕2 號）《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內部控制指南（試行）》，提出：要將建立健全內部控制作為高校健全治理體系和提高治理能力建設的重要組成部分，列入學校長期規(guī)劃，常抓不懈。

自2017 年起，財政部要求各高校填報“行政事業(yè)單位年度內部控制報告”，并由省教育廳統(tǒng)一匯總上報財政部，對高校年度內部控制進行系統(tǒng)分析和考核。從財政部和教育部下發(fā)的相關精神文件來看，高校內部控制建設的重要性得到國家高度重視，內控工作已經(jīng)深入到高校管理水平、教學質量、工作效率、廉政建設的常態(tài)化工作中。通過完善內部控制管理機制提高高校內部管理的聚合力，建立符合學校實際、可操作性強、能夠真正落地的具有本校特色的內部控制體系，以規(guī)范的辦學流程和管理方式促進高校教育事業(yè)的健康發(fā)展。

（二）我國高校目前財務收費管理內部控制的現(xiàn)狀

目前高校財務收費管理內部控制建設得到學校領導層的高度關注，高校財務管理信息化程度得到良好的發(fā)展，財務管理軟件已經(jīng)從單一的核算與報表作用拓展到內部控制、大數(shù)據(jù)分析、信息公開、銀校直連、自助查詢、網(wǎng)上報賬服務等各種模塊應用，高校收費管理的硬件和軟件設施得到較好的改善，但是也存在財務管理軟件與其他信息化管理軟件接口對接不暢、實時數(shù)據(jù)共享程度不高，容易形成信息孤島的現(xiàn)象，沒有達到讓數(shù)據(jù)多跑路讓職工少跑路的初衷設計體系目標。

在制度建設上高校依據(jù)自身實際情況和上級部門的相關文件出臺或者更新財務收費制度加強內部控制，但部分高校存在缺乏全局考慮內部控制制度建設的實際應用，把內控注重點落在財務核算管理和淺顯的表層設計上，出現(xiàn)頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的短期行為，缺乏對人員管理和長效機制的考慮。高校財務收費人員的配備普遍存在人手緊張，無法定期輪崗，不相容崗位職責相互重疊的現(xiàn)象，不利于高校內部控制的實施。

在權威有效的校內審計監(jiān)督機制上缺乏內審機構和專業(yè)人才，紀檢審計部門的辦公軟件與財務管理軟件數(shù)據(jù)資源對接不暢，無法形成及時的預警提示功能。專業(yè)的紀檢審計人員配備不足，難以第一時間發(fā)現(xiàn)校內經(jīng)濟活動存在的風險和問題，在監(jiān)督評價機制上沒有發(fā)揮防患于未然的理想的作用。高校內部控制的管理理念沒有完全嵌入到信息化系統(tǒng)中，在風險防范、動態(tài)監(jiān)管、安全事件應急處理上審計監(jiān)督作用不夠明顯，導致給收費管理的內部控制效果受到一定的影響。

二、內控視角下我國高校收費管理存在的風險

（一）收費制度不健全導致政策性風險

按照國家相關政策規(guī)定：高校收費項目應當在省級教育部門、物價部門和財政部門審批備案，依據(jù)政府相關指導性文件進行合理收費。從實際調研分析：各高校在學費、書本費、住宿費、函授費的收費上嚴格按照政府指導性文件和本校辦學層次統(tǒng)一標準收費，并且依據(jù)收支兩條線的財務制度以非稅收入的形式上繳財政部門。但在考試考務費、輔修課程費、公共資源損毀賠償?shù)确矫娲嬖谫Y金挪用、收費制度不健全、無正式文件為依據(jù)的收費行為。以考試考務費為例：教育部考試中心向各省、自治區(qū)、直轄市教育考試機構收取的報名費標準為：大學英語四級每人次8 元，大學英語六級考試每人次10 元。高校英語四六級報名實際收費30—50 元不等，甚至出現(xiàn)同一省份的不同高校收費標準不一致，因此高校在收費行為中容易出現(xiàn)因收費制度不健全導致政策性風險。

（二）收費信息不對稱誘發(fā)貪腐風險

傳統(tǒng)的人工收費在信息傳遞和政策解讀上容易引發(fā)矛盾，不同收費員對政策解釋口徑不一致，在政策規(guī)定收費標準和人工實際收費上出現(xiàn)一系列因信息不對稱而引發(fā)的貪腐風險。在實際調研中以體育用品因個人原因損毀賠償為例：90%以上的高校依據(jù)損毀物品原價賠償或者學生自行購買同一品牌和質量的物品賠償，但個別高校實行學生損毀或者遺失體育用品按三倍價格賠付，賠償費用由任課體育老師收取。從調研結果中容易發(fā)現(xiàn)：“毀一賠三”這種賠付方式容易出現(xiàn)學生賠款后收費人員能夠自己購買一個同一型號的物品充數(shù)交回學校，在學校體育用品資產(chǎn)核對總數(shù)上依舊保持一致，剩余的賠付款收費人員不交回財務部門，而且財務部門對是否發(fā)生損毀賠付的信息也無法具體了解，由此產(chǎn)生收費信息不對稱而誘發(fā)貪腐風險。

（三）費用收繳不及時導致的欠費風險

依據(jù)財稅〔2016〕33 號印發(fā)《政府非稅收入管理辦法》相關規(guī)定，高校的學費、住宿費、書本費等非稅收入需要及時上繳財政。由于學生家庭經(jīng)濟情況、學校宣傳繳納學費的力度和安排收費人員不足等原因，各高校每年出現(xiàn)部分學生欠繳學費，由此產(chǎn)生一系列的欠費風險。同時高校安排的收費人員受上下班時間的影響，不利于其他零星學生繳納學費。除非稅收入外，高校代收的各種水電費、網(wǎng)絡費、取暖費、考試考務費等欠費現(xiàn)象依舊嚴重，由于是代收代繳費用學校需要按照應交金額交付給其他單位，在欠費現(xiàn)象產(chǎn)生后高校需要墊付資金足額交付給第三方，費用收繳的不及時導致高校產(chǎn)生較大的財務支付壓力。在費用收繳的信息傳遞上效率低下，收費人員在費用收繳后人工錄入收費信息，再對收費數(shù)據(jù)進行人工分析和傳遞，催繳信息發(fā)布的不及時而增加欠費風險。

（四）服務單位亂收費損害消費者利益的風險

高校在辦學活動中為維持學校的正常運轉必然需要引進一系列的社會服務，服務單位不按學校規(guī)定物價收費的行為時有發(fā)生，嚴重損害學校師生利益。從調研中發(fā)現(xiàn)有兩種對校園商戶的管理方式：大多數(shù)高校使用的管理方式是商戶營業(yè)款全額流入學校專戶，然后學校通過會計核算將扣除水電費、租金和管理費后的營業(yè)款凈額支付給各商戶。另一種管理方式是商戶向學校每月繳納固定的租金和管理費，營業(yè)額直接流入商戶賬戶。從這兩種管理模式來看：高?？刂茽I業(yè)額的管理方式風險系數(shù)較低，有利于校園內的物價穩(wěn)定和食品安全，管理規(guī)范程度較高。第二種營業(yè)款流入商戶的管理模式由于學校無法管控商戶營業(yè)資金，在規(guī)范管理上高校的主動權較低，存在商戶哄抬物價、亂收費、卷款跑路的風險，嚴重損害消費者利益。

三、內控視角下校園一卡通對高校財務收費管理的作用

《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》中提出“以信息化手段為支撐，實現(xiàn)會計與業(yè)務活動的有機融合”，在各高?！爸腔坌@”和“業(yè)財融合”建設的浪潮下，信息化程度較高的校園一卡通系統(tǒng)對高校財務收費管理起到一定的作用，在財務內部控制管理上有重大意義。校園一卡通收費嚴格遵循財務管理收支兩條線的原則、收費信息的透明化與規(guī)范化得到良好反映、信息傳遞的方式多樣和速度高效快捷，在內部控制的事前防控、事中監(jiān)管、事后反饋與整改上提供基礎。

（一）從源頭上控制現(xiàn)金坐支，達到事前防控的效果

校園一卡通的使用可以實現(xiàn)校園內所有消費、罰款、繳費的零現(xiàn)金支付，從收費的源頭上控制現(xiàn)金坐支和個人挪用的現(xiàn)象，起到內部控制事前預防的效果。校園一卡通產(chǎn)生的所有入賬經(jīng)費歸集到財務部門，然后財務部門對各種不同性質的經(jīng)費予以合理合法的賬務處理。比如：學生的消費款統(tǒng)一結算為“暫存款——校園一卡通消費款”科目，然后財務處在扣除相關費用后再結算給各商戶；學生繳納的各種考試考務費由一卡通系統(tǒng)歸集為“應繳財政款——考試考務費”，財務處按規(guī)定及時上繳財政。校園一卡通系統(tǒng)在收費功能設置上即可實現(xiàn)“收支兩條線”的作用，在加強管理規(guī)范性的同時提高財務收費效率和實施動態(tài)監(jiān)管體系，減輕財務人員的工作壓力和減少出錯率，為高校收費管理的內部控制事前監(jiān)督提供基礎性條件。從內部控制的角度來看，事前防控是最有效的手段之一，高校領導層樹立未雨綢繆的管理理念，將風險在事發(fā)前予以控制。利用校園一卡通系統(tǒng)收費管理模塊可以通過權限設置的方式授予不同管理者和使用者的權限，在高校收費管理內部控制上實行明確的分工，不同權限的人員只能辦理本職業(yè)務，在源頭上杜絕越權行為的發(fā)生。同時在校園一卡通終端收費機按收費部門的性質設置相應的收費項目和物價文件規(guī)定的金額，各部門單獨核算互不干擾、各職員權限崗位相互分離，在源頭上對人員管理的權限分配和資金收付予以控制。

（二）收費信息共享，提高事中監(jiān)管的質量

校園一卡通系統(tǒng)依據(jù)相關收費文件設置系統(tǒng)程序，簡化收費流程。收費信息明細通過一卡通線上繳費模塊清晰的反饋給使用者，并在應用程序中發(fā)布相關繳費公告，減少人工解釋口徑的不一致性，在一定程度上提高收費透明度，預防亂收費的行為發(fā)生。學校師生使用校園一卡通系統(tǒng)可實行不受時間和地點限制的7*24 小時服務線上繳費功能，同時校園一卡通系統(tǒng)將繳費數(shù)據(jù)實時推送給財務系統(tǒng)的票據(jù)模塊，數(shù)據(jù)對接后票據(jù)系統(tǒng)自動開具電子發(fā)票提供給繳費者。校園一卡通系統(tǒng)的每一筆交易都會產(chǎn)生有痕跡、可查詢的實名制歷史數(shù)據(jù)，在一定程度上提升高校經(jīng)濟活動的監(jiān)管質量和工作效率。利用校園一卡通系統(tǒng)記錄校內的收費詳情,便于高校財務和審計部門對各服務機構的收費標準及行為進行有效監(jiān)管，同時校園一卡通系統(tǒng)將數(shù)據(jù)實時推送給校內其他部門的管理軟件，實現(xiàn)跨部門的信息對接與共享，各相關部門能夠知曉本部門費用的清繳情況，監(jiān)督防范欠繳、漏繳的行為發(fā)生，豐富高校收費內部控制的監(jiān)督形式和提高部門之間參與內控的積極性。

從內部控制的角度來看，事中監(jiān)管有助于提高收費管理的質量。收費管理的內部控制是一個動態(tài)的過程，貫穿于收費管理的各個環(huán)節(jié)，以維持高校收費管理的及時性、合理合法性為目的。校園一卡通系統(tǒng)推送動態(tài)的繳費數(shù)據(jù)提供給各使用部門，使用部門對欠繳漏繳數(shù)據(jù)詳細分析和催繳，加快繳費的工作效率和減輕因學校財務墊支上繳財政而導致的支付壓力。同時校園一卡通系統(tǒng)可以在應用程序中根據(jù)實際欠費情況發(fā)送繳費通知給用戶個人，及時的提醒欠費人員清繳欠款。實現(xiàn)財務部門由被動催繳收費變?yōu)閷W生主動交費的重大突破，節(jié)約人力資源成本，規(guī)范高校收費行為，減少差錯發(fā)生。利用校園一卡通系統(tǒng)的金融服務功能為高校收費管理提供動態(tài)的數(shù)據(jù)服務，為使用單位的決策者提供數(shù)據(jù)信息，及時將發(fā)生的數(shù)據(jù)與最初的決策相對比，有利于決策者做出收費管理的中期評價和調整。

（三）雙系統(tǒng)自動對賬，加強內部控制事后反饋與整改力度

校園一卡通系統(tǒng)通過引入財務系統(tǒng)會計科目的方式對高校收費的經(jīng)濟活動數(shù)據(jù)統(tǒng)一口徑分類結算，實現(xiàn)資金流動的雙向記賬功能，財務系統(tǒng)與校園一卡通系統(tǒng)每天自動對賬，在財務系統(tǒng)與一卡通系統(tǒng)賬務核對出現(xiàn)預警的情況下人工介入排查具體原因，保證賬務的真實性和準確性。以一卡通系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人工對賬的三重保障機制加強校園收費活動內部控制的監(jiān)管，確保收費資金的日清月結與賬實相符，并對相關收費管理部門及時發(fā)布預警信息和整改要求的通知，收費部門按要求整改完畢時校園一卡通系統(tǒng)才能夠解除預警。通過系統(tǒng)預警→下達預警通知→部門整改與反饋→預警解除的管理體系，加強校園收費管理的監(jiān)督整改效果與促進內部控制事后反饋和整改力度。

從內部控制的角度來看，構建事后評估機制、加強事后反饋及經(jīng)驗總結有助于提升高校收費管理的辦學質量，利用信息化程度較高的校園一卡通系統(tǒng)節(jié)約人力資源及確保收費管理的規(guī)范性和高效率。高校對收費管理出現(xiàn)的問題及時梳理和整改，并將分散的風險點和突發(fā)事件予以總結，錄入校園一卡通系統(tǒng)的收費管理模塊留檔保存，以供今后出現(xiàn)類似事件的快速處理和作為警示作用。通過事后整改與反饋的財務收費內部控制管理機制，將問題追責落實到單位和個人，促進問題的解決和事后整改，有利于優(yōu)化和完善內部控制的審計監(jiān)督作用。

四、結語

總之，當前高校的收費管理在內部控制上存在一系列的問題亟需解決，在“業(yè)財融合”和“智慧校園”信息化建設的背景下，高校的收費管理迎來良好的機遇。校園一卡通系統(tǒng)通過信息化手段為高校收費管理內部控制的事前防控、事中監(jiān)督、事后整改和反饋上發(fā)揮一定的作用，有效的防范收費管理內部控制上存在的漏洞，并利用賬務核對日清月結的功能發(fā)現(xiàn)問題，通過實時數(shù)據(jù)共享打通信息孤島的壁壘實現(xiàn)跨部門統(tǒng)一管理，及時發(fā)布預警信息要求相關單位整改和反饋，有利于收費管理內部控制的全過程監(jiān)督，為高校的教育事業(yè)發(fā)展做出相應的貢獻。