信息化背景下學(xué)校檔案管理規(guī)范和創(chuàng)新

摘要：在信息化時代發(fā)展背景下，多個行業(yè)領(lǐng)域已逐漸實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)，尤其是在教育領(lǐng)域中，信息技術(shù)多應(yīng)用與教學(xué)工作、教研實(shí)施以及檔案管理中，為學(xué)校的運(yùn)營管理與有序發(fā)展提供了先進(jìn)技術(shù)保障。檔案管理是學(xué)校落實(shí)管理工作的重要基礎(chǔ)，是體現(xiàn)學(xué)校管理效果的直接依據(jù)，是滿足學(xué)校各類各項(xiàng)教學(xué)研究工作的先決條件。因此應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的重視與規(guī)范，結(jié)合時代需求創(chuàng)新管理方法，健全管理體系、完善管理設(shè)備等，從而有效提升檔案管理效果。文章以當(dāng)前信息化時代為研究背景，探究如何推動學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，探討應(yīng)采取哪些措施進(jìn)行創(chuàng)新與規(guī)范，并提出幾點(diǎn)策略供以參考。

關(guān)鍵詞：信息化時代;學(xué)校;檔案管理;規(guī)范制度;創(chuàng)新方法

一、信息化時代背景下創(chuàng)新優(yōu)化學(xué)校檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

在當(dāng)前社會中，先進(jìn)信息理念與科學(xué)技術(shù)不斷得到更新與發(fā)展，并在多個行業(yè)領(lǐng)域中獲得普及、應(yīng)用與發(fā)展。在檔案管理工作中引入信息技術(shù)，有助于學(xué)校積極迎合時代發(fā)展，降低人工需求與支出成本的同時，效率推進(jìn)其信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)有助于加強(qiáng)對學(xué)校大量文獻(xiàn)資料、檔案信息的安全儲存與歸納管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式相結(jié)合有效保障檔案管理的安全、質(zhì)量與準(zhǔn)確，降低以往檔案丟失、資料破損、信息模糊等問題的發(fā)生;同時還有利于提升管理質(zhì)量與效率，將管理人員從繁重工作中解放出來，以信息化、智能化、數(shù)據(jù)化技術(shù)為依托，以信息關(guān)鍵詞、檔案特點(diǎn)等為導(dǎo)向進(jìn)行綜合管理，提升檔案查詢、調(diào)出的工作效率，并顯著提升各類資料的利用效益，為學(xué)校的有序運(yùn)營發(fā)展提供便捷[1]。

二、現(xiàn)階段學(xué)校實(shí)施信息化檔案管理的問題分析

（一）信息安全管理較為薄弱

在信息化視域下，學(xué)校檔案資料在傳遞、使用時出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象是較為常見的問題類型，究其原因在于以下幾點(diǎn)，第一，多數(shù)學(xué)校在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)時更注重其平臺架構(gòu)的設(shè)計、各項(xiàng)功能的構(gòu)建、實(shí)際運(yùn)行的維護(hù)，但并未針對檔案資料進(jìn)行層級劃分、權(quán)限設(shè)置與多重防護(hù)，致使訪問流程、搜索下載過于簡單，給檔案信息化管理帶來較高的風(fēng)險。第二，在于學(xué)校及其管理人員的安全管理意識較為薄弱，缺乏對檔案資料安全的思想重視與實(shí)踐措施。其在實(shí)際工作中沒有重視潛在風(fēng)險，且不具備發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，防御安全的素質(zhì)能力，這就導(dǎo)致該學(xué)校檔案信息化管理中存在諸多潛在威脅。

（二）管理人員信息素養(yǎng)不足

檔案管理信息化建設(shè)對相關(guān)管理人員提出了更高要求，不僅要具備專業(yè)的理論知識、業(yè)務(wù)技能，還需具備熟練度的信息技術(shù)與操作能力。但在信息化下的實(shí)際檔案管理過程中，部分學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)相對不足，或理論知識豐富，但實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)不足，無法應(yīng)對各類管理問題;或?qū)I(yè)能力較強(qiáng)但信息技術(shù)不高，難以熟練運(yùn)用計算機(jī)等設(shè)備高效開展信息化檔案管理工作等。并且在部分學(xué)校中其檔案管理人員多為專業(yè)不符，不具備專業(yè)的檔案管理知識技能，缺乏對有效管理方法的理解與掌握，這些都反映了檔案管理人員的綜合素質(zhì)與檔案管理工作效果的實(shí)質(zhì)性關(guān)聯(lián)。因此學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確保其滿足信息化時代下的檔案管理工作要求。

（三）信息化管理設(shè)備不夠健全

推動檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件之一在于健全的信息化管理系統(tǒng)與完善的軟硬件設(shè)備。但多數(shù)學(xué)校受資源與資金限制，其信息化設(shè)備較為陳舊落后，且在檔案管理信息化建設(shè)中的投入資金相對較少，致使檔案管理配置不符合工作標(biāo)準(zhǔn)、不滿足實(shí)際需求。再加上制度的不健全、養(yǎng)護(hù)得不到位，配置得不均勻，這就大大限制了檔案管理工作的信息化建設(shè)與高效化落實(shí)。

三、信息化背景下規(guī)范并創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的有效路徑

（一）強(qiáng)化檔案管理工作意識

若想在信息化時代下進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新與規(guī)范，需相關(guān)管理人員順應(yīng)時代發(fā)展，樹立正確的信息化管理意識，同時還應(yīng)強(qiáng)化自身的創(chuàng)新意識與風(fēng)險意識，加強(qiáng)對檔案資料的安全管理重視，打破傳統(tǒng)檔案資料收集、收藏、管理的局限性，切實(shí)貫徹“以人為本”的管理理念[2]，明確檔案管理對學(xué)校運(yùn)營管理的服務(wù)作用與效益價值，充分發(fā)揮檔案管理的重視。重視日常檢驗(yàn)與定期檢驗(yàn)工作，并運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)拓展管理方法、促進(jìn)多重安全防護(hù)管理，從而確保檔案信息化管理建設(shè)的加快推進(jìn)與質(zhì)量落實(shí)。

（二）重視檔案管理人才培養(yǎng)

學(xué)校在信息化背景下規(guī)范檔案管理工作需注重崗位與人才的匹配度，引進(jìn)專業(yè)人才并結(jié)合自身管理需求健全培訓(xùn)機(jī)制，積極組織各類與專業(yè)理論知識、信息技術(shù)操作相關(guān)的進(jìn)修學(xué)習(xí)、培訓(xùn)教育、行業(yè)交流等實(shí)踐活動，優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)水平、管理能力與技術(shù)素養(yǎng)，并適當(dāng)結(jié)合考核機(jī)制、獎懲制度等逐步增強(qiáng)檔案管理人員踐行自我學(xué)習(xí)教育的積極性與主動性，全面提升其專業(yè)技能與素質(zhì)能力，為檔案管理實(shí)效性地提升提供強(qiáng)有力的人才保障。

（三）加大信息化管理資金投入

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)落實(shí)需從物質(zhì)基礎(chǔ)層面出發(fā)適當(dāng)加大資金投入與資源扶持，采購并配置所相應(yīng)多學(xué)的軟硬件設(shè)備，如計算機(jī)、打印進(jìn)、掃描儀、存儲盤、信息電纜等設(shè)備，從而保障信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)的完善建立。學(xué)校還可依據(jù)實(shí)際需求編制預(yù)算并向政府部門進(jìn)行申請從而獲得資金扶持與政策幫扶等。另外學(xué)校還可利用信息化發(fā)展合理拓展融資渠道，從而降低財政負(fù)擔(dān)并科學(xué)保障檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善。

（四）構(gòu)建完善的檔案管理平臺

學(xué)校還應(yīng)以大數(shù)據(jù)技術(shù)、云平臺技術(shù)、人工智能技術(shù)等依托構(gòu)建先進(jìn)化、實(shí)用化、多功能性的檔案管理平臺，并以此為依據(jù)推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，規(guī)范檔案管理的制度完善與工作創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案資料的安全防護(hù)與風(fēng)險預(yù)警，提高管理效率、保障管理質(zhì)量的同時有效降低信息泄露、檔案篡改問題的發(fā)生。另外學(xué)校技術(shù)人員還應(yīng)依據(jù)實(shí)際需求構(gòu)架功能架構(gòu)，并引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)平臺的更新維護(hù)，從而規(guī)范其信息化流程，優(yōu)化其高效性管理。同時，還應(yīng)以檔案管理信息化平臺以基礎(chǔ)健全相關(guān)管理機(jī)制與監(jiān)督體系，如規(guī)范檔案資料的保存格式與歸檔操作，整合各類項(xiàng)目資料、課題資料、教學(xué)資料等并進(jìn)行智能化分類保管，全面建立信息化檢索目錄，從而便于管理人員及學(xué)校師生的查找與利用。最后，還應(yīng)制定檔案資料的安全管理涉及，依據(jù)其信息的重要性設(shè)置層級性管理權(quán)限，如可共享的信息，需加密的信息等，并明確劃分授權(quán)審批，從而確保檔案信息的安全性[3]。

四、結(jié)論

綜上所述，在信息化時代發(fā)展視域下，學(xué)校應(yīng)積極順應(yīng)時代發(fā)展，以各類科學(xué)技術(shù)為依托構(gòu)建信息化管理平臺、健全檔案管理體系、加大信息化建設(shè)扶持力度，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力，從而推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高其管理效率與質(zhì)量，更好為學(xué)校提供高效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]金穎哲.互聯(lián)網(wǎng)時代的學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略[J].蘭臺內(nèi)外，2022（04）：16-18.

[2]馬叢林.基于信息化的中職學(xué)校檔案管理規(guī)范與創(chuàng)新探究[J].成才之路，2022（01）：67-69.

[3]黃小玫.大數(shù)據(jù)時代高中學(xué)校檔案管理實(shí)踐分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（11）：37-38.

基金項(xiàng)目：本文章為漢江師范學(xué)院校級科研項(xiàng)目《合格評估背景下的高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理探索與研究》（項(xiàng)目編號：XJ20210402）階段性成果。

作者簡介：袁?。?985.10-），男，漢，湖北省人，武漢體育科技學(xué)院本科，漢江師范學(xué)院助教，主要研究方向?yàn)闄n案管理。