淺析干部人事檔案材料收集的有效策略

朱翠萍

摘? 要：干部人事檔案管理是組織人事工作和人力資源工作的基礎(chǔ)，對企業(yè)持續(xù)加強干部職工隊伍建設(shè)，起著重要的信息支撐作用。干部人事檔案材料的收集是否完整、準(zhǔn)確、及時，將直接影響到檔案資料的價值大小，由此可見，加強對人事檔案材料收集工作的研究是非常必要的。本文主要針對干部人事檔案材料收集工作進行探索分析，并提出相應(yīng)的有效策略。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;人事檔案材料;材料收集

一、加強干部人事檔案材料收集工作的重要性

干部人事檔案是由反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況記錄材料組成，是深入了解干部、員工的重要基礎(chǔ)。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)個人情況的信息材料日益增多，檔案管理工作已經(jīng)延伸到企業(yè)發(fā)展的各個方面，這對干部人事檔案材料收集工作提出了更高要求。

通過干部人事檔案材料收集工作有效策略的實施，有效控制檔案收集、整理、查閱、流轉(zhuǎn)、保存的各個環(huán)節(jié)的閉環(huán)管理，確保檔案材料的完整性、實時性、保密性、安全性、可查性，各項人事檔案材料在最短時間內(nèi)更新成冊入檔，為企業(yè)各項工作提供最為全面的信息，對于推動企業(yè)全面發(fā)展具有重要意義。

二、干部人事檔案材料收集管理方面存在的問題

（一）普遍對干部人事檔案管理工作重視程度不夠

隨著經(jīng)濟體制改革，經(jīng)濟效益成為衡量企業(yè)發(fā)展情況的重要指標(biāo)，各級管理人員逐漸產(chǎn)生“不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益的工作不是主要工作”的誤區(qū)，對人事檔案管理的重要性存在“輕視”或“忽視”現(xiàn)象。認為人事檔案管理為保管類的事務(wù)性工作，其主要任務(wù)是“守好攤”，不丟失、不泄密、能外調(diào)、能查檔就可以了。對人事檔案工作的重視程度不夠，很大程度上影響干部人事檔案管理工作質(zhì)量，使得干部人事檔案管理水平和服務(wù)水平無法達到現(xiàn)代企業(yè)對于組織人事工作和人力資源管理工作的要求。

（二）干部人事檔案材料收集工作機制不完善

由于人事檔案管理工作機制相對落后，有關(guān)規(guī)章制度保障體系未配套健全， 相關(guān)形成人事檔案材料的專業(yè)部門和專責(zé)人對人事檔案工作的重要性認識有欠缺，缺乏檔案管理意識，認為人事檔案工作是人事檔案管理人員的事情，與己無關(guān)。人事檔案材料收集工作雖然已經(jīng)有了明確的工作要求與標(biāo)準(zhǔn)，往往實際開展的過程中拖拖拉拉，效率不高。一方面材料形成部門人員檔案管理意識淡薄，也就不會及時主動上交檔案材料，甚至出現(xiàn)多次催要仍不能及時收集，反復(fù)收集，導(dǎo)致許多具有重要價值的材料無法在第一時間得到歸集和整理，人事檔案材料的缺失也越來越嚴(yán)重，甚至成為遺留問題，使得人事檔案出現(xiàn)完整性問題。另一方面，材料形成人員責(zé)任意識欠缺，對制作的檔案材料審核把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)明顯錯誤，需要重復(fù)收集，導(dǎo)致歸檔周期延長，檔案人員無法進行有效的管理，使得人事檔案收集工作效率和檔案管理水平下降。

（二）干部人事檔案管理力量薄弱

目前，大部分具備條件的企業(yè)對于干部人事檔案管理均實行紙質(zhì)和數(shù)字檔案雙載體管理模式，這種模式下的人事檔案日常維護任務(wù)非常繁重。然而人事檔案管理部門對于檔案管理工作方面所投入的精力與資源有限，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，不能全身心投入干部人事檔案管理業(yè)務(wù)。這就可能導(dǎo)致管理人員對人事檔案材料的歸檔要求、材料收集、整理分類、裝訂歸檔等業(yè)務(wù)熟悉程度不夠，不能熟悉掌握現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理技術(shù)，無法保障檔案管理工作的質(zhì)量與效果，可能會出現(xiàn)人事檔案材料歸檔不及時、周期長，入檔材料分類不準(zhǔn)確，入檔材料審核把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致準(zhǔn)確率不高，甚至紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案不一致等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理水平和使用利用工作。

三、干部人事檔案材料收集的有效策略

（一）建立干部人事檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)內(nèi)部分級建立人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各級管理人員工作職責(zé)，細化檔案管理分工。公司層面成立領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)干部人事檔案管理重要方針政策的審定和重大事項的決策工作，并對干部人事檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。部門層面成立工作小組，負責(zé)修訂、落實干部人事檔案管理制度規(guī)定，組織開展檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供、保管與保護工作，并對日常工作進行考核。員工層面設(shè)立兼職人事檔案員，負責(zé)完成本部門涉及人員人事檔案所需信息、材料的收集、提交、反饋等人事檔案管理工作，管理本部門人事檔案材料的積累、整理、最初保管等工作，配合完成公司要求的人事檔案的管理工作，定期移交人事檔案有個材料，完成本部門形成和移交人事檔案材料的初審、信息錄入和數(shù)字化工作。這樣，通過建立三個層面的管理網(wǎng)絡(luò)，健全了人事檔案管理機制，實現(xiàn)了人事檔案工作閉環(huán)管理，壓減了操作流程，提高了工作效率。

（二）建立“鏈條式”干部人事檔案材料收集工作機制

實施建立專業(yè)把關(guān)、隨交隨歸的“鏈條式”干部人事檔案材料收集歸檔機制。

干部人事檔案管理人員明確檔案十類材料的制作、移交、審核、歸檔等工作的時間節(jié)點及質(zhì)量要求，各部門兼職檔案員負責(zé)入檔材料的形成、收集、審核及數(shù)字化工作，材料形成1月內(nèi)移交至干部人事檔案管理人員。人事檔案管理人員對移交過的紙質(zhì)檔案材料和網(wǎng)上數(shù)字檔案材料審核無誤后集中歸檔入庫，并對根據(jù)材料移交工作情況提出具體考核意見。這樣可以有效提升有關(guān)人員的歸檔意識，對制作的材料進行認真審核把關(guān)，縮短了因檔案材料錯誤、缺失等原因造成的收集周期延長、收集效率不高的問題，大幅提升干部人事檔案材料收集的時效性、準(zhǔn)確性。

（三）提升干部人事檔案管理人員的管理水平

檔案管理工作人員直接決定著干部人事檔案管理工作的水平。因此若想有效收集干部人事檔案材料，提升檔案管理質(zhì)量水平，就必須要提升檔案管理人員的工作水平。一方面要加強理論培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)專業(yè)相關(guān)規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為扎實做好人事檔案管理工作打下堅實的理論基礎(chǔ)。另一方面實施“走出去、請進來”策略，通過學(xué)習(xí)交流、工作交流來提升人事檔案人員管理水平和業(yè)務(wù)水平。組織干部人事檔案管理人員赴上級單位、優(yōu)秀單位進行交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進的管理機制、典型經(jīng)驗，邀請行業(yè)專家現(xiàn)場指導(dǎo)，進行專題培訓(xùn)，確保各項工作有的放矢，以此來保障干部人事檔案管理工作質(zhì)量[3]。

四、結(jié)語

干部人事檔案管理的工作要求不斷提升，使得單位對于檔案材料的收集工作要求也越來越高，因此檔案管理部門需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集逐漸朝著多元化的收集方式發(fā)展，在收集檔案材料的過程中，工作人員還需要秉承著可持續(xù)發(fā)展的工作理念為檔案材料收集工作打下一個良好的基礎(chǔ)，合理優(yōu)化檔案材料收集方式，提升干部人事檔案材料收集質(zhì)量，以此來滿足檔案管理工作的現(xiàn)實需求，助推企業(yè)組織人事工作和人力資源管理水平提升，為企業(yè)全面發(fā)展做出貢獻。

參考文獻：

[1]廖桂梅.干部人事檔案材料收集的有效策略——以邵武市干部檔案中心人事檔案材料收集為例[J].黑龍江檔案，2021（06）：264-265.

[2]莊菁.完善干部人事檔案材料收集歸檔工作制度的思考[J].中國產(chǎn)經(jīng)，2021（22）：33-35.

[3]王鵬，馬曉霞.對如何建立干部人事檔案材料收集歸檔工作機制的新思考[J].勞動保障世界，2019（11）：66-67.