新時(shí)代檔案管理工作質(zhì)量提升與管理

韓春霞

摘要：檔案管理工作并不局限于某一領(lǐng)域，社會(huì)各界相關(guān)單位在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中都會(huì)涉及檔案管理工作，因此，檔案管理工作是促進(jìn)我國(guó)市場(chǎng)良性循環(huán)的重要環(huán)節(jié)。各單位在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中想要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保證其在當(dāng)今市場(chǎng)環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展，就必須結(jié)合實(shí)際情況不斷對(duì)傳統(tǒng)的管理方式以及運(yùn)行模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該充分重視檔案管理工作并充分發(fā)揮出檔案管理工作在單位發(fā)展過(guò)程當(dāng)中加強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展以及促進(jìn)其全面管理的作用。新時(shí)代下，除了各單位在實(shí)際發(fā)展過(guò)程當(dāng)中需要對(duì)管理模式和運(yùn)行模式進(jìn)行改革，檔案管理這一領(lǐng)域本身也需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其管理方式和模式進(jìn)行創(chuàng)新與改革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高其在單位運(yùn)行中的利用率。

關(guān)鍵詞：檔案工作;問(wèn)題;措施

引言

檔案管理是事業(yè)單位檔案工作的重要部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很難滿(mǎn)足單位系統(tǒng)管理的需求。檔案人員務(wù)必要順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理信息化的重要性，積極探索新舉措，保證事業(yè)單位檔案工作穩(wěn)定發(fā)展。在當(dāng)今社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的雙重影響下，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式顯得較為落后，工作效率得不到提高，檔案的價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進(jìn)行了檔案管理工作方式的改革，在充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前工作的基礎(chǔ)上，采取切實(shí)可行的措施，努力使檔案管理工作效率得到有效提高。

1新時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)

進(jìn)入新時(shí)代，由于大數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要正確及時(shí)應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)的到來(lái)，要更新檔案管理的理念，要用發(fā)展的眼光進(jìn)行信息資源建設(shè)、檔案信息服務(wù)優(yōu)化、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新等，以便能夠讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)重新認(rèn)識(shí)和重新分析檔案應(yīng)如何進(jìn)行管理能夠與時(shí)俱進(jìn)，且更好地服務(wù)于檔案使用者。這是因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理可以不受時(shí)間和空間限制，也就是說(shuō)任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能夠快速地用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、查閱所需內(nèi)容，很好地解決紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)，減少了工作人員工作量的同時(shí)，提升了工作效率，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的保護(hù)[1]。

2新時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1檔案信息化規(guī)劃落后

現(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)機(jī)關(guān)單位管理階層已經(jīng)意識(shí)到了在單位實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中引入信息化技術(shù)的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重點(diǎn)而對(duì)檔案信息的重視程度不足，因此，多數(shù)單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作未引進(jìn)相應(yīng)的信息化技術(shù)以及信息化設(shè)備，其檔案信息化規(guī)劃嚴(yán)重落后[2]。

2.2檔案管理制度不健全

目前各單位的檔案管理制度很不完善，存在著很多問(wèn)題，以至于檔案管理工作在實(shí)際操作中受到局限。特別是在檔案材料的收集、整理、利用等方面管理制度不到位，未有效約束管理人員，直接導(dǎo)致工作人員工作散漫、責(zé)任心不強(qiáng)。因?yàn)槿鄙僦贫燃s束，當(dāng)有問(wèn)題發(fā)生時(shí)，不能第一時(shí)間將責(zé)任人確定。目前事業(yè)單位的檔案管理工作，仍是各部門(mén)自行管理，導(dǎo)致檔案資料分散在各個(gè)科室，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范管理，這會(huì)大大降低檔案的保管和利用。與此同時(shí)，由于制度的不健全，很多工作人員在工作中缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化，導(dǎo)致出現(xiàn)較多的疏漏，單位整體的工作效率受到影響。就目前我縣檔案利用情況來(lái)看，服務(wù)對(duì)象主要是機(jī)關(guān)工作人員，絕大多數(shù)單位職工沒(méi)有檔案意識(shí)，這說(shuō)明我們的宣傳工作做得不到位，且服務(wù)方式單一，極大阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3經(jīng)費(fèi)緊張，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落伍

在部分對(duì)于檔案管理工作并不重視的單位內(nèi)甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，同時(shí)由于單位內(nèi)部經(jīng)費(fèi)有限而管理階層對(duì)于檔案管理工作的不重視使得檔案管理工作劃分到的經(jīng)費(fèi)比例較小，因此，檔案管理工作環(huán)境以及工作設(shè)備都嚴(yán)重落后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的實(shí)際需求，相關(guān)工作人員也就無(wú)法通過(guò)防火設(shè)備以及防盜設(shè)備等對(duì)檔案信息做好保護(hù)。

3新時(shí)代下檔案管理質(zhì)量提升的對(duì)策

3.1培養(yǎng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人才

檔案管理人員的素質(zhì)水平和檔案管理的質(zhì)量有著密切的聯(lián)系。一是在選擇檔案管理人員時(shí)，對(duì)選聘這一關(guān)要有足夠的重視，在錄用的時(shí)候，要考慮他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，盡可能選擇具備檔案專(zhuān)業(yè)能力的人員。二是在錄取結(jié)束后，要按照單位檔案管理的基本要求對(duì)新職員進(jìn)行入職培訓(xùn)，從而提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力和技術(shù)水平。三是選用專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，避免管理人員的頻繁變動(dòng)，增強(qiáng)人員的穩(wěn)定性。四是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，敦促工作人員對(duì)過(guò)往工作進(jìn)行總結(jié)分析。進(jìn)而提高其工作能力，更好地做好本職工作。

3.2構(gòu)建優(yōu)化檔案資源

進(jìn)入新時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為實(shí)施廣義的“大檔案觀”提供了基礎(chǔ)。也就是說(shuō)，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算為檔案部門(mén)有意識(shí)收集各種形式和巨大價(jià)值的各種數(shù)據(jù)資源提供了便利條件。一是與社會(huì)基層各社會(huì)組織和個(gè)人就不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行合作共享，收集群眾的需求信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供一手資料來(lái)源。二是對(duì)訪問(wèn)留言、建議等信息資源進(jìn)行及時(shí)匯總，收集網(wǎng)絡(luò)資源，完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源的與時(shí)俱進(jìn)和完整性，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機(jī)制，構(gòu)建優(yōu)化新時(shí)代的檔案資源。

3.3加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

當(dāng)前，要想促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量有效提高，應(yīng)促進(jìn)信息化建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的有效途徑，電子檔案就算不能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，也可以在服務(wù)社會(huì)的過(guò)程中，將社會(huì)效益充分展現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)科學(xué)合理選擇檔案管理軟件，可以促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量提高。同時(shí)在檔案信息化建設(shè)中，需要結(jié)合社會(huì)需求，構(gòu)建檔案管理互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，為順利開(kāi)展檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案使用效率有效提高[3]。

3.4構(gòu)建檔案安全管理體系

黑客的出現(xiàn)等問(wèn)題在大數(shù)據(jù)時(shí)代時(shí)刻威脅檔案資源資料的安全。為了保證檔案資源的安全，最大限度保證資源的不泄露，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門(mén)就要構(gòu)建檔案管理的安全體系。一是用專(zhuān)用殺毒軟件來(lái)加強(qiáng)國(guó)家各級(jí)綜合檔案保障建設(shè);二是完善檔案保障責(zé)任制，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理隊(duì)伍、數(shù)據(jù)資源的管理;三是對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料實(shí)施歸檔大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)后，進(jìn)入備份中心執(zhí)行異構(gòu)備份和存儲(chǔ)，確保資料資源的安全。

3.4加大資金投入力度

一方面，隨著我國(guó)整體科學(xué)技術(shù)水平的提升，檔案管理工作在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中可以通過(guò)引進(jìn)信息化技術(shù)的方式提升整體工作質(zhì)量，不論是軟件技術(shù)還是硬件設(shè)備都需要足夠先進(jìn)以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，因此，管理階層需要加大檔案管理工作信息化建設(shè)的資金投入;另一方面，現(xiàn)階段我國(guó)部分單位內(nèi)部的管理工作人員在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中的責(zé)任意識(shí)以及相關(guān)能力不足，主要是由于其薪酬相對(duì)較低，無(wú)法帶動(dòng)工作人員的積極性，因此需要提升檔案管理人員的薪酬，同時(shí)調(diào)配部分資金用于管理人員專(zhuān)業(yè)能力培訓(xùn)[4]。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在電子數(shù)據(jù)的改革下，檔案管理的模式和管理內(nèi)容也發(fā)生了變化，建議相關(guān)單位因地制宜，根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，不斷進(jìn)行調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新，選用科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案為社會(huì)發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終促進(jìn)自身企業(yè)建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李偉.互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2020，17（16）：193，195.

[2]于楠楠.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變[J].黑龍江檔案，2020（1）：50.

[3]黃文榮.檔案管理工作內(nèi)容與模式之轉(zhuǎn)變探究[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（3）：112-113.

[4]王淼.論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變[J].當(dāng)代旅游（高爾夫旅行），2018（4）：105.