新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理存在的問題研究

陳楓

（內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市喀喇沁旗就業(yè)服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024400）

前言：勞動(dòng)就業(yè)檔案作為勞動(dòng)保障檔案重要部分，在社會(huì)勞動(dòng)力就業(yè)率以及就業(yè)服務(wù)工作中有著關(guān)鍵性價(jià)值。據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布的結(jié)果：截至2021年，我國(guó)就業(yè)人數(shù)高達(dá)7.7603 億人，且技能勞動(dòng)者占比25%。面對(duì)如此龐大的就業(yè)規(guī)模，社會(huì)保障部門應(yīng)加強(qiáng)就業(yè)檔案管理，以此給予針對(duì)性就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)，符合介紹就業(yè)方式的實(shí)施要求，為更多勞動(dòng)者打造有利的就業(yè)服務(wù)條件，提高就業(yè)成功率。

一、新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理的作用

（一）實(shí)現(xiàn)檔案高效管理目標(biāo)

勞動(dòng)就業(yè)檔案中記載的信息多以勞動(dòng)者從業(yè)經(jīng)歷、工作成果為主。對(duì)于此部分具備參考價(jià)值的歷史記錄，若能在新時(shí)期實(shí)施強(qiáng)化管理，有利于提高管理效率。往日對(duì)于勞動(dòng)者的關(guān)注點(diǎn)在于繳納失業(yè)保險(xiǎn)，而對(duì)于從業(yè)者就業(yè)期間產(chǎn)生的文本數(shù)據(jù)未進(jìn)行充分整理。而處于新時(shí)代背景下，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，與傳統(tǒng)意義上的管理方法比較，整體工作效率得以提高。對(duì)于就業(yè)者而言，他們的檔案信息能夠真正應(yīng)用在就業(yè)市場(chǎng)中，無論從管理流程還是管理方法上，都更加簡(jiǎn)明，最終保證就業(yè)檔案管理工作達(dá)成高效管理目標(biāo)。

（二）提高勞動(dòng)力就業(yè)成功率

我國(guó)勞動(dòng)者就業(yè)方法主要有部門介紹、組織介紹、高校介紹。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，其就業(yè)人數(shù)有所提高。其中2010 年就業(yè)人數(shù)僅有700萬人，而在2020 年城鎮(zhèn)新增就業(yè)人數(shù)為1186 萬人，城鎮(zhèn)登記失業(yè)率4.24%。就業(yè)服務(wù)中心作為影響我國(guó)從業(yè)者就業(yè)率的重要部門，若能積極轉(zhuǎn)變就業(yè)檔案管理模式，能夠提高就業(yè)檔案的利用率，促使在依據(jù)就業(yè)者技能、特長(zhǎng)為其提供就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)時(shí)，其成功率將得到大幅度提高。因此，就業(yè)檔案管理工作是推動(dòng)勞動(dòng)力成功就業(yè)的核心基礎(chǔ)。

（三）培育勞動(dòng)者法律意識(shí)

在新時(shí)期下開展的就業(yè)檔案管理工作，能夠進(jìn)一步擴(kuò)大勞動(dòng)法規(guī)的宣傳范圍，由此保證從業(yè)人員在就業(yè)期間能夠切實(shí)得到安全保障，而且在經(jīng)濟(jì)層面上也能學(xué)會(huì)借助法律手段保障個(gè)人權(quán)益。另外，就業(yè)服務(wù)中心工作人員也能充分結(jié)合勞動(dòng)者特點(diǎn)，為其帶來完善的就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)，使之順利獲得就業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，協(xié)調(diào)就業(yè)者與用人單位關(guān)系基礎(chǔ)上，也能激發(fā)勞動(dòng)者的法律意識(shí)，以免出現(xiàn)人才流失問題，造成勞動(dòng)市場(chǎng)缺乏就業(yè)活力。隨著勞動(dòng)者法律意識(shí)的增強(qiáng)，在自身處理就業(yè)難題時(shí)，也能依靠仲裁部門、就業(yè)服務(wù)部門的力量妥善處置就業(yè)環(huán)節(jié)的種種問題，促使就業(yè)檔案管理工作取得更卓越的成果[1]。

二、新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

新時(shí)期背景下，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作亦有些許待改進(jìn)的問題。其中較為常見的是就業(yè)檔案管理制度不夠完善，特別是在檔案管理系統(tǒng)逐步推進(jìn)階段，傳統(tǒng)管理制度缺乏適用性。在一改往日勞動(dòng)就業(yè)承包制度后，勞動(dòng)部門介紹就業(yè)已然成為當(dāng)前勞動(dòng)者就業(yè)主導(dǎo)方向。一方面，在當(dāng)前執(zhí)行的就業(yè)檔案管理制度中，對(duì)于新系統(tǒng)以及新方法提出的制約要求未給予充分保障。另一方面，制度缺乏與時(shí)俱進(jìn)性，未能及時(shí)跟隨著就業(yè)服務(wù)中心的改革舉措做出調(diào)整，長(zhǎng)此以往勢(shì)必削弱制度的權(quán)威性。此時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)照就業(yè)服務(wù)中心的工作流程不斷優(yōu)化制度內(nèi)容。

（二）管理方法不先進(jìn)

在就業(yè)檔案管理過程中，仍有許多部門以人工管理模式為主。而隨著我國(guó)逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)管理方法顯然不夠先進(jìn)。若一味依賴傳統(tǒng)管理方法，將加大管理難度。同時(shí)，對(duì)于就業(yè)服務(wù)中心的工作人員而言，也會(huì)在檔案數(shù)量不斷增加時(shí)承擔(dān)更繁重的工作量，既會(huì)影響工作效率，又會(huì)加大工作量，從而導(dǎo)致管理風(fēng)險(xiǎn)有所變化。就業(yè)者在此環(huán)境下也不易得到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以，應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，及時(shí)創(chuàng)新管理方法，保證勞動(dòng)就業(yè)檔案獲得全方位管理。

（三）檔案管理隨意化

在就業(yè)檔案管理階段，檔案管理工作存在過于隨意的問題。它的隨意性主要體現(xiàn)在兩個(gè)部分：第一，重視度不大。就業(yè)檔案管理工作常在就業(yè)服務(wù)中心中缺少高關(guān)注度，源于部門領(lǐng)導(dǎo)未能意識(shí)到勞動(dòng)就業(yè)檔案的重要性，甚至未在勞動(dòng)者與用人單位之間發(fā)揮出檔案效用，導(dǎo)致檔案成為無用資料，不但不利于勞動(dòng)者獲得可靠的就業(yè)保障服務(wù)，而且還會(huì)對(duì)我國(guó)勞動(dòng)力整體就業(yè)率的上升產(chǎn)生抑制效果；第二，業(yè)務(wù)水平不高。就業(yè)服務(wù)中心人員在日常管理事項(xiàng)上未能表現(xiàn)出崗位優(yōu)勢(shì)，并且存在一人多職現(xiàn)象，促使工作人員無法合理分配精力用在檔案管理事務(wù)上。隨著檔案工作流程的繁瑣性，就業(yè)檔案管理工作也將無法形成規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)。

（四）管理環(huán)境待優(yōu)化

對(duì)于保管在就業(yè)服務(wù)中心檔案室的勞動(dòng)就業(yè)檔案，在其管理環(huán)境上仍有待優(yōu)化?？紤]到檔案數(shù)量的增加，檔案室的保存空間有限，部分紙質(zhì)版檔案會(huì)隨著積壓而出現(xiàn)局部破損問題，而且更易增加霉變風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)版檔案資料的不完整更容易影響就業(yè)服務(wù)指導(dǎo)以及就業(yè)培訓(xùn)工作進(jìn)度。此外，檔案室內(nèi)用于處理檔案整理歸檔事宜的管理設(shè)備也存在配置不足等不良情況，這樣必然會(huì)削弱檔案管理效果[2]。

鑒于此，面對(duì)新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作中的多項(xiàng)不足之處，應(yīng)立足于管理現(xiàn)狀及時(shí)予以優(yōu)化，以便改進(jìn)后就業(yè)服務(wù)中心的服務(wù)質(zhì)量得以提升，勞動(dòng)就業(yè)檔案也將擁有更高的利用率，為我國(guó)就業(yè)者帶來可靠的就業(yè)服務(wù)保障。

三、針對(duì)新時(shí)期勞動(dòng)就業(yè)檔案管理問題提出的改進(jìn)對(duì)策

（一）健全就業(yè)檔案管理制度

基于新時(shí)期背景，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)先行在管理制度上做出相應(yīng)的改進(jìn)，便于為工作人員指明創(chuàng)新方向，也能就此保證勞動(dòng)就業(yè)檔案處于良好的保障環(huán)境下。對(duì)于管理制度，它既能夠制約工作人員的管理行為，又能在約束條件下，增加檔案管理過程的規(guī)范性。因此，應(yīng)充分結(jié)合當(dāng)前就業(yè)檔案管理問題，對(duì)現(xiàn)下執(zhí)行的管理制度內(nèi)容展開優(yōu)化。

首先，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)明確工作重心。管理者對(duì)于勞動(dòng)就業(yè)檔案除了需要承擔(dān)歸檔分類責(zé)任外，還需要對(duì)其進(jìn)行整理利用，聯(lián)合用人市場(chǎng)主體，切實(shí)做好檔案轉(zhuǎn)接工作，而且還需參照制度中的具體要求履行工作職責(zé)。

例如某部門在專門出具了詳細(xì)的檔案管理制度，其中規(guī)定檔案管理者在出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)先行完成移交手續(xù)辦理任務(wù)后，才能離崗，并且對(duì)于檔案保管職責(zé)的歸屬與追責(zé)問題，也在制度中給出了規(guī)定，即保管不當(dāng)者引起檔案丟失損毀后果，需依照檔案法追責(zé)。至于檔案登記工作，相關(guān)人員也要實(shí)現(xiàn)檔案室目錄同檔案清單的一致性。無論是檔案銷毀還是保管，都要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。因此，在檔案管理制度中要想進(jìn)行改進(jìn)，應(yīng)從制度條例上實(shí)施細(xì)致化規(guī)定。

其次，在檔案管理制度中還需標(biāo)明工作時(shí)間以及借閱要求。就業(yè)檔案中涵蓋著就業(yè)者全面的就業(yè)信息。一旦外泄將對(duì)就業(yè)者帶來一定損失，使其無法正當(dāng)獲得就業(yè)保障服務(wù)。所以，就業(yè)檔案管理也要在有限時(shí)間內(nèi)完成管理任務(wù)，以免因管理時(shí)效性，導(dǎo)致就業(yè)檔案管理無法表現(xiàn)出應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。如在檔案管理制度中規(guī)定檔案管理業(yè)務(wù)需在年底前予以完成，且對(duì)于檔案登記信息的整理，需注重清晰化，不可直接無類別存放。對(duì)于借閱者，需獲得上級(jí)許可后，憑借借閱憑證獲得查閱權(quán)限。就業(yè)檔案管理制度本身需要充當(dāng)制約依據(jù)，杜絕檔案管理工作中的違規(guī)操作行為。

最后，檔案管理制度中提出的多項(xiàng)規(guī)定，應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)特性。特別是在多數(shù)就業(yè)服務(wù)中心等有關(guān)部門應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)后，管理者還需從制度內(nèi)容上新增條例，以此應(yīng)對(duì)管理系統(tǒng)實(shí)操環(huán)節(jié)的各種風(fēng)險(xiǎn)。好比某單位以Powerbuilder 工具開發(fā)管理軟件，依托C/S 模式，對(duì)檔案管理工作中的城鎮(zhèn)勞動(dòng)力檔案、流動(dòng)勞動(dòng)力檔案進(jìn)行便捷化管理。于制度規(guī)定中要求系統(tǒng)維修以及系統(tǒng)管理職責(zé)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。對(duì)于惡意破壞檔案管理軟硬件設(shè)施者，需追究具體責(zé)任，更要設(shè)定系統(tǒng)檢修時(shí)間，保證在全面的檔案管理制度中，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作可以符合新時(shí)期管理要求，為遞增的檔案數(shù)量創(chuàng)造有利的管理?xiàng)l件。隨著檔案管理制度內(nèi)容的日益細(xì)化與更新型的體現(xiàn)，勞動(dòng)者檔案資料在就業(yè)市場(chǎng)中也將實(shí)現(xiàn)高效利用。

（二）推行數(shù)字化管理模式

由于就業(yè)服務(wù)中心中除了涉及勞動(dòng)就業(yè)檔案外，還包含勞動(dòng)合同檔案以及養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，這就導(dǎo)致工作人員在檔案管理工作中面臨較大的管理壓力。此時(shí)，若能積極創(chuàng)新管理方法，以數(shù)字化管理模式，既能提升檔案管理便捷性，而且還能適當(dāng)消除人工管理模式下的不良影響，增加檔案管理正確度。結(jié)合數(shù)字化檔案管理模式的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，數(shù)字化檔案管理本身具備交互性特征，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、磁盤技術(shù)以及軟件技術(shù)，為管理者與管理系統(tǒng)之間建立交互關(guān)系。管理者僅需在檔案信息管理系統(tǒng)界面上輸入指令，就能夠快速完成管理任務(wù)。尤其對(duì)于后期檔案資料的補(bǔ)充、轉(zhuǎn)接以及查閱環(huán)節(jié)，能夠帶來更周到的保障服務(wù)。此外，數(shù)字化管理模式與傳統(tǒng)管理模式比較，無論是存儲(chǔ)空間，還是檔案資料類型上，都有著一定的優(yōu)勢(shì)。管理者在應(yīng)用數(shù)字化管理模式時(shí)，可憑借管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)音頻、影像以及圖片等多樣檔案信息的安全管理，而且可以對(duì)其進(jìn)行加密處理，防止加密檔案被竊取或損毀，影響檔案管理工作效果。

在數(shù)字化管理模式實(shí)踐操作階段，它要求管理者從市面上購(gòu)入先進(jìn)的管理系統(tǒng)，而后同檔案管理事項(xiàng)建立互通關(guān)系，保證每個(gè)管理步驟都能進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從淺層管理方向?qū)崿F(xiàn)深層次管理的遞進(jìn)。常見的數(shù)字管理檔案系統(tǒng)有萬能管理軟件、超易軟件、會(huì)博通檔案管理軟件等。管理者在應(yīng)用數(shù)字化管理檔案選用管理軟件時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從軟件功能上，判斷軟件與勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的匹配度[3]。

以會(huì)博通檔案管理軟件為例，此軟件具備實(shí)踐價(jià)值，它能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)版檔案的電子掃描，快速將文字檔案信息納入系統(tǒng)中，以文件進(jìn)行保存。同時(shí)，此軟件還可以同就業(yè)服務(wù)中心的自動(dòng)化辦公軟件達(dá)成無縫集成關(guān)系，在接口連接中可以實(shí)現(xiàn)就業(yè)檔案信息的自動(dòng)化整理，甚至能夠自動(dòng)生成檔案清單表格，保證管理者清晰掌握檔案名目及其時(shí)間，防止因集成化管理，促使就業(yè)檔案無法運(yùn)用在招聘市場(chǎng)中。同時(shí)，此款軟件還具備安全管理功能，它可以對(duì)管理者身份以及查閱者身份做出精準(zhǔn)識(shí)別，而后分析用戶是否具有操作權(quán)限，對(duì)于就業(yè)檔案的查閱以及利用具備促進(jìn)作用。于檔案存放管理過程中，可建立虛擬庫(kù)房，以不同排列形式對(duì)檔案進(jìn)行定位，從而指引管理者立即準(zhǔn)確掌握紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)方位，在電子檔案與紙質(zhì)版檔案兩者間建立了互動(dòng)關(guān)系。對(duì)此，管理者若能隨時(shí)根據(jù)信息技術(shù)的特征，對(duì)當(dāng)前采用的管理模式予以創(chuàng)新，可以避免因管理方法落后等問題，促使我國(guó)勞動(dòng)就業(yè)檔案處于不規(guī)范的管理狀態(tài)下。數(shù)字化管理模式是優(yōu)化管理成效的重要途徑。

（三）增加檔案管理重視度

新時(shí)期對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案的重視度，也將直接影響管理水平。要想提高管理者及其部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，應(yīng)從管理思維與管理技能上予以強(qiáng)化。

于管理思維上，可以先行轉(zhuǎn)變管理者對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作理念，只有從思想層面上有所突破，才能促進(jìn)檔案管理工作的良性運(yùn)作。在創(chuàng)新勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作機(jī)制的過程中，還可以通過思政教育活動(dòng)，促使管理者能夠體會(huì)到數(shù)字化管理模式以及新制度的現(xiàn)實(shí)意義。好比可以引導(dǎo)檔案管理者參與就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)與就業(yè)培訓(xùn)服務(wù)項(xiàng)目，在加深對(duì)就業(yè)勞動(dòng)服務(wù)工作內(nèi)容的理解后，才能領(lǐng)會(huì)到檔案對(duì)就業(yè)率的提高與勞動(dòng)者就業(yè)問題的處理產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響，自此從實(shí)際感知期間，轉(zhuǎn)變固有工作觀念[4]。

于管理技能上，就業(yè)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織管理者參加職業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，以便在提高業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，快速完成就業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型任務(wù)。在職業(yè)培訓(xùn)中要求管理者深刻掌握信息管理系統(tǒng)操作技巧，而且還要利用績(jī)效考核方式，督促管理者自覺履行業(yè)務(wù)培訓(xùn)職責(zé)。

以某就業(yè)服務(wù)中心的工作成果為例，在檔案管理培訓(xùn)中，專門引進(jìn)了“第三方績(jī)效評(píng)估”模式，對(duì)管理者的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，而后從中選出優(yōu)秀人員作為重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象，將其列為典型，引領(lǐng)其他從業(yè)人員學(xué)習(xí)其工作態(tài)度，確保經(jīng)過培訓(xùn)后，就業(yè)檔案管理者能夠?qū)ψ陨砉ぷ鳟a(chǎn)生更高的重視度。隨著重視度的提高，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作，也將在未來檔案利用等部分發(fā)揮出顯著效用，確保就業(yè)者在就業(yè)服務(wù)中心人員輔助下成功就業(yè)，以此妥善處理就業(yè)難問題[5]。

（四）完善就業(yè)檔案管理設(shè)施

勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作還需要從完善管理設(shè)施進(jìn)行密切關(guān)注。實(shí)際上，無論是傳統(tǒng)管理模式還是數(shù)字化管理，都要求檔案室具有完善的設(shè)施條件。此處提及的設(shè)施多指的是硬件設(shè)施。由于在檔案管理階段需要針對(duì)紙質(zhì)版檔案實(shí)施編錄、保存，而且對(duì)于電子檔案還要針對(duì)建檔者、建檔單位以及時(shí)間、數(shù)量、時(shí)限的信息進(jìn)行匯總，依照此標(biāo)準(zhǔn)管理好就業(yè)檔案。因此，如若檔案室缺乏計(jì)算機(jī)設(shè)備、局域網(wǎng)設(shè)施，很難推進(jìn)數(shù)字化管理改革進(jìn)程，甚至在檔案信息共享上也會(huì)遇到阻力。面對(duì)勞動(dòng)就業(yè)檔案的管理要求，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)安排人力采購(gòu)硬件設(shè)施，而且還需要設(shè)立專項(xiàng)基金，用于支持檔案管理工作，防止在設(shè)施采購(gòu)環(huán)節(jié)缺少資金保障，無法順利購(gòu)進(jìn)基礎(chǔ)上設(shè)施。為了創(chuàng)造最有利的檔案管理?xiàng)l件，在資金充足且設(shè)施配置齊全的前提下，還需要實(shí)現(xiàn)人力充足。特別是在畢業(yè)季或者市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)波動(dòng)大的情況下，勞動(dòng)就業(yè)檔案更要表現(xiàn)出實(shí)際價(jià)值，指引城鎮(zhèn)勞動(dòng)者以及農(nóng)民工獲取專業(yè)的就業(yè)指導(dǎo)。就業(yè)檔案作為勞動(dòng)者的信息證明，在用人單位開展招聘會(huì)或者發(fā)布招聘公告時(shí)，就業(yè)服務(wù)中心人員可以及時(shí)調(diào)閱檔案，為用人單位找到匹配的員工，促使勞動(dòng)者借助檔案獲得心儀崗位。

結(jié)論：綜上所述，勞動(dòng)就業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化改進(jìn)，是目前就業(yè)服務(wù)中心主要的發(fā)展方向。為了進(jìn)一步提高我國(guó)的就業(yè)程度，應(yīng)從管理制度、數(shù)字化管理模式、檔案管理重視度、就業(yè)檔案管理設(shè)施等方面著手，便于優(yōu)化就業(yè)檔案管理環(huán)境，為檔案信息的高效管理給予保障，由此滿足我國(guó)勞動(dòng)者就業(yè)服務(wù)需求，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的穩(wěn)步提高，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，改善民生問題。