提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法

李茂澍

（貴州電網(wǎng)有限責(zé)任公司，貴州 貴陽 550002）

引言：伴隨著我國整體發(fā)展水平的提升，我國企業(yè)在實(shí)際工作開展中，無論是工作的范圍還是工作的深度，都得到了極大地提升，同時(shí)這種發(fā)展現(xiàn)狀也讓企業(yè)在工作實(shí)踐中面臨著越來越多的不同的事物，企業(yè)各個(gè)部門和各個(gè)員工都需要辦公室?guī)椭鷧f(xié)調(diào)工作，以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作效率和效益的提升。所以就企業(yè)辦公室行政管理工作的重要性而言，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作的優(yōu)化，可以從一定程度上提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展的過程中，有必要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室行政管理工作時(shí)效性提升的研究。

一、企業(yè)辦公室行政管理工作的作用

企業(yè)辦公室是企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展的過程中，不可或缺的重要工作部門。所以企業(yè)需要基于辦公室行政管理工作的作用，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室建設(shè)的關(guān)注，盡可能地提升企業(yè)辦公室建設(shè)與企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求之間的契合度，讓企業(yè)辦公室能夠發(fā)揮出更大的作用。具體分析，企業(yè)辦公室的功能主要表現(xiàn)在中樞功能、協(xié)助功能、督辦功能以及服務(wù)功能等四個(gè)層面。

（一）中樞功能

企業(yè)辦公室最為直觀和明顯的工作職能主要表現(xiàn)在上傳下達(dá)的層面，需要幫助企業(yè)各個(gè)部門完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策的下傳，以及下層工作者意見或其他工作信息的上遞。所以企業(yè)辦公室在實(shí)際工作中具有較強(qiáng)的中樞功能，是企業(yè)上層領(lǐng)導(dǎo)人和基層工作人員之間的樞紐。在新的時(shí)代背景下，企業(yè)除了需要借助辦公室提升各項(xiàng)工作信息的暢通度之外，還需要借助企業(yè)辦公室實(shí)現(xiàn)企業(yè)上下層工作者工作關(guān)系的協(xié)調(diào)，為企業(yè)更好的建設(shè)和發(fā)展提供助力。

（二）協(xié)助功能

基于企業(yè)辦公室的中樞功能，企業(yè)辦公室在實(shí)際工作的過程中，逐漸延伸出了較強(qiáng)的協(xié)作功能，需要企業(yè)辦公室能夠基于各個(gè)部門或企業(yè)工作人員實(shí)際工作開展的需求，幫助其協(xié)調(diào)好各方面的工作內(nèi)容，譬如各個(gè)部門之間的協(xié)作關(guān)系、企業(yè)重要工作人員出差安排、重大會(huì)議協(xié)調(diào)等等。

（三）督辦功能

企業(yè)辦公室對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)，不僅需要給各個(gè)部門和各個(gè)工作人員給出確定的工作要求，還要盡可能地保證各個(gè)工作內(nèi)容，能夠按時(shí)按量的完成，確保企業(yè)各個(gè)工作項(xiàng)目能夠有效地落實(shí)，也正因此企業(yè)辦公室具備了一定的督辦功能，需要對(duì)企業(yè)各個(gè)部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行督促，促使企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目能夠有效地開展和落實(shí)。

（四）服務(wù)功能

服務(wù)功能是當(dāng)前社會(huì)背景下各個(gè)企業(yè)對(duì)企業(yè)辦公室工作提出的新要求，需要企業(yè)辦公室工作人員能夠立足于企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展進(jìn)行思考，不僅要將自己的本職工作做到位，還要適當(dāng)?shù)貙?duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行拓展和延伸，不僅要根據(jù)企業(yè)各個(gè)部門和各個(gè)重要工作人員的工作需求，完成各項(xiàng)工作的資源和時(shí)間的協(xié)調(diào)，還要盡可能多的為各個(gè)部門和工作人員提供工作的便利，使之能夠更加順利地完成企業(yè)工作。所以企業(yè)辦公室在具備中樞功能、協(xié)調(diào)功能以及督辦功能的前提下，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有較高的服務(wù)功能。

二、企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）員工思想認(rèn)識(shí)不到位，工作活力不足

面對(duì)越來越復(fù)雜的工作環(huán)境，企業(yè)辦公室在實(shí)際工作開展的過程中，不僅要實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作制度、機(jī)制、技術(shù)以及方法等的改革與優(yōu)化，還要加強(qiáng)辦公室工作人員的思想建設(shè)，使其能夠以更高的工作活力，參與到實(shí)際工作中。但反觀我國企業(yè)辦公室的建設(shè)情況，部分企業(yè)在辦公室建設(shè)的工作中，更加強(qiáng)調(diào)制度和機(jī)制的建設(shè)，忽略了對(duì)員工思想認(rèn)知的引導(dǎo)，導(dǎo)致員工思想認(rèn)識(shí)不到位，難以有效地推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的改革優(yōu)化。譬如部分企業(yè)辦公室在實(shí)際工作中，辦公室工作人員在各項(xiàng)工作開展缺乏明確的組織目標(biāo)，只能依據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的工作要求開展工作，缺乏充足的工作積極性和主動(dòng)性。

（二）員工素質(zhì)建設(shè)不到位，工作優(yōu)化困難

企業(yè)辦公室的工作技術(shù)和方法等隨著時(shí)代的變化而逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變，要想讓企業(yè)辦公室的各項(xiàng)工作能夠有效地發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值，企業(yè)辦公室的工作人員應(yīng)當(dāng)隨著時(shí)代發(fā)展的變化，應(yīng)工作的需求，不斷加強(qiáng)自身的建設(shè)。但就目前我國企業(yè)辦公室的建設(shè)情況分析，部分企業(yè)在辦公室建設(shè)的過程中，并未給予員工素質(zhì)建設(shè)充足的重視，導(dǎo)致部分企業(yè)辦公室工作人員僅具備較高的辦公室管理素養(yǎng)，當(dāng)辦公室引入新的技術(shù)和設(shè)備時(shí)，則會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)辦公室人員在信息技術(shù)素養(yǎng)建設(shè)方面的不足，導(dǎo)致工作的改革和優(yōu)化比較困難，難以充分的發(fā)揮出企業(yè)辦公室各項(xiàng)建設(shè)工作內(nèi)容的價(jià)值。

（三）行政管理制度不完善，實(shí)操價(jià)值不顯

讓企業(yè)辦公室行政管理工作的制度與企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平和組織結(jié)構(gòu)相匹配，才能讓企業(yè)辦公室工作人員更加科學(xué)、規(guī)范、高效地參與到企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中，體現(xiàn)出企業(yè)辦公室在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的價(jià)值。但反觀我國目前企業(yè)辦公室的建設(shè)情況，經(jīng)濟(jì)市場的快速發(fā)展，讓我國企業(yè)的更迭速度較快，部分企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展時(shí)，未能根據(jù)企業(yè)自身工作的需求，構(gòu)建與自己企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平和組織結(jié)構(gòu)相匹配的行政管理制度，一味地套用其他相關(guān)企業(yè)的行政管理制度，令企業(yè)辦公室行政管理制度的建設(shè)與實(shí)際工作的情況不符，行政管理制度的不完善體現(xiàn)地尤為明顯，各項(xiàng)制度也難以真正有效的落到實(shí)處。

（四）工作技術(shù)革新不到位，價(jià)值發(fā)揮受限

在新的時(shí)代背景下，企業(yè)辦公室的建設(shè)和發(fā)展必須與時(shí)代潮流保持較高的一致性，這樣才能更加系統(tǒng)地開展各項(xiàng)工作，從而有效的提升企業(yè)整體的工作效率，讓企業(yè)能夠更好的融入到經(jīng)濟(jì)市場的競爭中。但是受部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人和管理層的不重視，導(dǎo)致各種先進(jìn)的工作方法、技術(shù)和設(shè)備，無法及時(shí)地引入到企業(yè)辦公室中，令企業(yè)辦公室的建設(shè)始終滯后于時(shí)代的發(fā)展，不僅限制了企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作的改革與優(yōu)化，還從一定程度上削弱了企業(yè)辦公室的工作職能。

三、企業(yè)辦公室行政管理工作實(shí)效性提升的辦法

（一）強(qiáng)調(diào)宣傳教育，提升員工思想認(rèn)識(shí)

企業(yè)職工的思想對(duì)辦公室行政管理工作實(shí)效性的提升具有不可忽視的影響，為了從根本上實(shí)現(xiàn)行政管理工作實(shí)效性的提升，企業(yè)有必要從宣傳教育的角度入手，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工思想認(rèn)識(shí)水平的提升。為此企業(yè)可采取以下對(duì)策。第一，強(qiáng)調(diào)企業(yè)文化的建設(shè)，利用企業(yè)文化實(shí)現(xiàn)對(duì)各層級(jí)工作人員的引導(dǎo)，使其更加積極、自主地參與到企業(yè)的各項(xiàng)建設(shè)工作中。為確保企業(yè)文化建設(shè)的實(shí)效，企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)將努力、奮進(jìn)、優(yōu)化、協(xié)調(diào)、奉獻(xiàn)等作為企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，以確保企業(yè)辦公室工作人員能夠更加有效地發(fā)揮出自身中樞功能、協(xié)調(diào)功能、督辦功能以及服務(wù)功能。在具體工作實(shí)踐中，企業(yè)工作人員除了可以借助各種宣傳標(biāo)語，在潛移默化中對(duì)企業(yè)辦公室工作人員進(jìn)行引導(dǎo)之外，也可以嘗試構(gòu)建各種有關(guān)企業(yè)文化的實(shí)踐活動(dòng)，讓企業(yè)辦公室工作人員能夠在企業(yè)文化的氛圍中，感受企業(yè)文化，提升自身的思想認(rèn)知。如，為了強(qiáng)調(diào)企業(yè)辦公室工作人員的團(tuán)結(jié)精神和奉獻(xiàn)精神，企業(yè)可以多組建類似于“旱龍舟”、“無敵風(fēng)火輪”、“趣味接力賽”等需要多人合作的團(tuán)建活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)辦公室工作人員的引導(dǎo)。

第二，企業(yè)思政工作的開展與宣傳，企業(yè)可以借助思政工作開展的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，將企業(yè)辦公室工作人員的思想建設(shè)與思政工作進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以此來系統(tǒng)的提升員工的思想認(rèn)識(shí)。必要時(shí)，在思政工作的開展與宣傳工作開展時(shí)，企業(yè)可以從員工的實(shí)際工作環(huán)境入手，利用員工實(shí)際生活和工作中的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)員工的引導(dǎo)，讓企業(yè)辦公室工作人員能夠真正地融入到企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展中，積極、主動(dòng)地完成工作的改革和優(yōu)化，讓企業(yè)辦公室發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值。以企業(yè)辦公室文件管理工作為例，企業(yè)在開展思政教育及宣傳工作時(shí)，可以考慮從文件管理工作的重要性以及其他企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的角度進(jìn)行思考，這樣既可以激發(fā)企業(yè)辦公室工作人員的情感共鳴，也可以拓展企業(yè)辦公室工作人員工作改革與優(yōu)化的視野。

（二）強(qiáng)調(diào)素質(zhì)建設(shè)，構(gòu)建工作優(yōu)化基礎(chǔ)

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，各個(gè)企業(yè)的實(shí)際建設(shè)需求對(duì)企業(yè)辦公室工作人員的素質(zhì)建設(shè)提出了更高的要求，需要企業(yè)辦公室工作人員在不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)的前提下，也能夠加強(qiáng)對(duì)自身信息技術(shù)素養(yǎng)建設(shè)的關(guān)注，以此來幫助自身更加有效地對(duì)各種先進(jìn)的技術(shù)、方法和設(shè)備進(jìn)行運(yùn)用，為企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作的改革和優(yōu)化提供重要的工作基礎(chǔ)。為此，企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)立足于辦公室行政管理工作實(shí)效的提升，從以下幾個(gè)角度入手進(jìn)行思考。第一，強(qiáng)調(diào)企業(yè)工作的優(yōu)化，加強(qiáng)企業(yè)辦公室內(nèi)部工作人員之間的交流。企業(yè)辦公室可以通過內(nèi)部工作人員的交流，找到在實(shí)際工作開展中存在的問題，而后再有針對(duì)性，有方向性的進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理工作實(shí)效的提升。另外企業(yè)辦公室工作人員也可以從工作經(jīng)驗(yàn)討論的角度入手，讓不同工作人員將自身在實(shí)際工作開展中總結(jié)和發(fā)現(xiàn)的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享，利用彼此工作經(jīng)驗(yàn)的分享，拓展企業(yè)辦公室工作改革與優(yōu)化的空間。如在企業(yè)辦公室工作實(shí)踐中，企業(yè)辦公室可以通過周會(huì)、月會(huì)的方式，讓各個(gè)企業(yè)辦公室工作人員對(duì)日常工作的開展情況進(jìn)行總結(jié)和分析，分析的過程中完成問題的發(fā)掘和工作經(jīng)驗(yàn)的方向。

第二，強(qiáng)調(diào)企業(yè)工作的改革，引導(dǎo)企業(yè)辦公室內(nèi)部工作人員自主學(xué)習(xí)。為了提升企業(yè)辦公室工作人員工作素質(zhì)建設(shè)的水平，企業(yè)有必要構(gòu)建成體系化的指導(dǎo)體系，以此來完成辦公室工作人員的有效引導(dǎo)，幫助其更加有效地提升自身的建設(shè)水平。為此在實(shí)際工作開展中，企業(yè)需要做好以下兩個(gè)方面的基本工作。其一是激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)，企業(yè)需要通過一些激勵(lì)手段，激發(fā)企業(yè)辦公室工作人員自主學(xué)習(xí)的活力，進(jìn)而提升其學(xué)習(xí)的效果和水平。如企業(yè)可以考慮定期開展企業(yè)辦公室工作人員工作技能大賽，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)辦公室工作人員的有效引導(dǎo)，在開展企業(yè)辦公室工作人員工作技能大賽時(shí)，可以盡可能地從現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的角度進(jìn)行思考，以此來促進(jìn)企業(yè)辦公室工作人員工作素質(zhì)的提升，以及企業(yè)辦公室工作人員工作方式和方法的革新。其二是自主學(xué)習(xí)的平臺(tái)，企業(yè)既可以考慮與區(qū)域范圍內(nèi)的職業(yè)院校或高校進(jìn)行合作，加強(qiáng)企與職業(yè)院校及高校之間的協(xié)作關(guān)系，提升辦公室工作人員學(xué)習(xí)的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性和有效性。也可以做嘗試從現(xiàn)代信息技術(shù)手段應(yīng)用的角度入手，為企業(yè)員工推薦“中國大學(xué)MOOC”“MOOC 網(wǎng)”“家里蹲大學(xué)”“番薯學(xué)院”“我要自學(xué)網(wǎng)”“辦公資源網(wǎng)”等公開免費(fèi)的，高品質(zhì)自學(xué)網(wǎng)站，提升企業(yè)辦公室內(nèi)部工作人員學(xué)習(xí)的靈活性，降低其學(xué)習(xí)的壓力和成本，提升其學(xué)習(xí)的效果。

（三）強(qiáng)調(diào)制度完善，適應(yīng)企業(yè)實(shí)際需求

要想從根本上提升企業(yè)辦公室行政管理工作的實(shí)效，強(qiáng)調(diào)工作制度的完善，是企業(yè)必須要做的選擇。需要注意的是，在目前經(jīng)濟(jì)市場較為復(fù)雜的情況下，企業(yè)在構(gòu)建辦公室工作管理制度時(shí)，必須要從企業(yè)自身的發(fā)展水平和組織結(jié)構(gòu)的角度入手，使得企業(yè)辦公室工作管理制度能夠符合實(shí)際工作的需求，讓各層級(jí)工作人員能夠更加有效的與企業(yè)辦公室工作人員進(jìn)行配合，這樣才能從根本上體現(xiàn)出企業(yè)辦公室在行政管理工作中的價(jià)值。為此在實(shí)際工作開展中，企業(yè)需要做好以下兩個(gè)方面的工作。其一，在缺乏必要企業(yè)辦公室工作人員的情況下，企業(yè)辦公室工作管理制度，可以借鑒其他企業(yè)的管理制度，但不可一味的抄襲和套用。其二，在構(gòu)建企業(yè)辦公室管理制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)立足于線上工作和線下工作兩方面進(jìn)行思考，以提升企業(yè)辦公室管理制度構(gòu)建的科學(xué)性和有效性。以企業(yè)辦公室檔案管理工作為例，為了提升企業(yè)辦公室檔案管理工作的實(shí)效，在管理工作制度的建設(shè)中，企業(yè)辦公室工作人員必須從紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案管理的角度進(jìn)行思考，不僅要明確不同類型檔案的管理方法、管理原則以及管理標(biāo)準(zhǔn)，還要從數(shù)字化檔案的編目角度進(jìn)行思考，調(diào)整和優(yōu)化紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的編目方式，降低各個(gè)部門工作人員檔案查詢和搜索的成本，有效提升企業(yè)辦公室行政管理工作的效率。

（四）強(qiáng)調(diào)技術(shù)革新，提升辦公室的價(jià)值

現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)辦公室中的融入，可以為企業(yè)辦公室功能和價(jià)值的提升提供充足的空間，所以要想從根本上提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效，這個(gè)企業(yè)可以考慮從技術(shù)革新的角度入手，利用更加先進(jìn)的工作技術(shù)，幫助企業(yè)辦公室工作人員實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的優(yōu)化。譬如在實(shí)際工作開展中，借助現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利性，企業(yè)辦公室可以及時(shí)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部管理工作平臺(tái)，并根據(jù)實(shí)際工作開展的需求，設(shè)定不同的工作模塊。如企業(yè)檔案管理、人力資源管理、文書管理等，而后再根據(jù)具體的工作內(nèi)容，豐富和補(bǔ)充相應(yīng)的工作內(nèi)容。以人力資源管理為例，企業(yè)辦公室在實(shí)際工作開展中，具備一定的中樞功能，負(fù)責(zé)上級(jí)和下級(jí)工作人員之間的連接。所以在人力資源管理模塊中，企業(yè)辦公室可以根據(jù)企業(yè)各部門工作人員的職位，將工作人員進(jìn)行分層，這樣不僅能夠讓企業(yè)辦公室工作人員更加清晰明確地掌握不同工作人員的工作職位，更好地完成工作的協(xié)調(diào)與調(diào)整，也能夠根據(jù)企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的需求，綜合各個(gè)工作人員的工作情況，實(shí)現(xiàn)人力資源管理水平的提升。

總結(jié)：

綜上所述，企業(yè)辦公室本身在企業(yè)行政管理工作中就具有不可忽視的影響，在我國企業(yè)建設(shè)壓力和競爭壓力不斷增加的社會(huì)背景下，企業(yè)辦公室本身在行政管理工作中的價(jià)值更是得到了提升。各個(gè)企業(yè)在實(shí)際建設(shè)和發(fā)展的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理工作實(shí)效提升的研究，要能夠從員工思想、員工素質(zhì)、工作制度以及技術(shù)革新等多個(gè)角度入手，有效地提升企業(yè)辦公室的工作效率，促進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理工作實(shí)效的提升。