做好新時(shí)代檔案解密與開(kāi)放審核工作淺論

文/代清華

檔案開(kāi)放利用，是社會(huì)開(kāi)放與文明進(jìn)步的一大重要標(biāo)志。2021年新修訂的《檔案法》提出，將各級(jí)綜合檔案館館藏檔案開(kāi)放的期限從三十年縮短為二十五年。盡快落實(shí)這項(xiàng)工作，實(shí)為各級(jí)檔案館的重要任務(wù)?？梢?jiàn)，做好新時(shí)期檔案解密與開(kāi)放審核工作，是各級(jí)檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，值得認(rèn)真研究與思考

檔案開(kāi)放既是社會(huì)開(kāi)放和文明程度的標(biāo)志之一，更是各級(jí)綜合檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大舉措。2021年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》將各級(jí)綜合檔案館館藏檔案開(kāi)放的期限從三十年縮短為二十五年，盡快完成新增加的五年到期檔案解密與開(kāi)放審核工作，是各級(jí)綜合檔案館面臨的緊迫任務(wù)。為加快工作進(jìn)度，真正實(shí)現(xiàn)“應(yīng)開(kāi)盡開(kāi)”，我們堅(jiān)持的理念是“努力加辦法”，主要抓好以下三個(gè)方面：

一、明確制度、規(guī)范流程

目前，各地的檔案解密和開(kāi)放審核工作主要依據(jù)是《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》等政策法規(guī),具有很強(qiáng)的原則性和宏觀指導(dǎo)性，是做好這項(xiàng)工作的指南。但在具體落實(shí)過(guò)程中，由于各地工作基礎(chǔ)不同，加之檔案的內(nèi)容及其背景信息往往又涉及到各方面知識(shí)，而檔案工作者也不可能都是全能型的人才，這就導(dǎo)致在確定“開(kāi)放”“控制”范圍時(shí)，會(huì)因?yàn)閭€(gè)人理解差異出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一、無(wú)所適從的情況。我們堅(jiān)持制度規(guī)則先行，制定工作細(xì)則，細(xì)化工作流程、根據(jù)實(shí)際明確劃分控制使用范圍，切實(shí)增強(qiáng)實(shí)操性。

2021年，陜西省檔案館根據(jù)工作需要，制定了館藏檔案解密與開(kāi)放審核《工作細(xì)則（試行）》和《工作流程（試行）》，明確了責(zé)任主體、工作職責(zé)和工作要求。開(kāi)放審核工作實(shí)行三級(jí)審核機(jī)制，由省檔案館會(huì)同檔案形成（移交）單位協(xié)同聯(lián)動(dòng)、共同負(fù)責(zé)。陜西省檔案館與檔案形成（移交）單位商定并成立開(kāi)放審核工作組，下設(shè)初審組、復(fù)審組。初審組逐卷逐件逐頁(yè)審閱到開(kāi)放期限檔案，提出控制或開(kāi)放的初審具體意見(jiàn)。復(fù)審組根據(jù)初審具體意見(jiàn)進(jìn)行二次審核，研究形成復(fù)審意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)小組研究復(fù)審意見(jiàn)，并提出擬作出的決定，陜西省檔案局館務(wù)會(huì)審核通過(guò)后，由陜西省檔案館館長(zhǎng)簽署最終意見(jiàn)。經(jīng)館長(zhǎng)簽署同意公布意見(jiàn)后，定期在門戶網(wǎng)站發(fā)布開(kāi)放公告，公布開(kāi)放檔案目錄。

經(jīng)審核確定為開(kāi)放的檔案，按規(guī)范編制《館藏開(kāi)放檔案目錄》。經(jīng)審核確定為控制的檔案，陜西省檔案館嚴(yán)格按照《控制使用檔案查閱制度》規(guī)定，明確控制使用檔案利用的審批權(quán)限和審批手續(xù)，不得擅自開(kāi)放或擴(kuò)大利用、接觸范圍。

二、把握規(guī)律、有跡可循

《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》對(duì)應(yīng)控制使用的規(guī)定有20項(xiàng)，涵蓋方方面面，有的條文內(nèi)涵和外延很寬泛，“仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智”，會(huì)因不同的理解產(chǎn)生開(kāi)放或控制的不同結(jié)論。為防止判斷失誤，從個(gè)人角度講，“能控盡控”成為最優(yōu)選擇，但從檔案服務(wù)來(lái)講，會(huì)導(dǎo)致檔案開(kāi)放不及預(yù)期，給利用者帶來(lái)了諸多不便，也無(wú)形中給查閱接待的工作人員增加了很多負(fù)擔(dān)。

陜西省檔案館在參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，引入“負(fù)面清單”的工作理念，對(duì)控制什么怎么控制，在反復(fù)論證的基礎(chǔ)上進(jìn)行了明確，在控制范圍以外的“能開(kāi)盡開(kāi)”。控制使用檔案的范圍主要包括涉及黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人，廳、局級(jí)或相當(dāng)于廳、局級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)干部、著名人物個(gè)人政治、歷史等方面評(píng)述結(jié)論的檔案；涉及黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、原省委、省革委會(huì)主要負(fù)責(zé)人親筆文稿、講話、批示的檔案；涉及陜西黨組織內(nèi)有爭(zhēng)議的歷史問(wèn)題、涉及“ 鎮(zhèn) 反 ”“ 三 反 ”“ 五 反 ”“ 肅 反 ”“ 四 清 ”“ 文革”等方面不宜公開(kāi)的檔案；涉及外事接待、民族宗教、統(tǒng)戰(zhàn)工作的檔案；涉及個(gè)人政歷審查、階級(jí)成分審查、甄別平反、干部履歷與組織鑒定、人事處分的檔案；涉及國(guó)防、軍事、科研、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私的檔案；各種重要會(huì)議記錄和尚未解密的檔案等。

這里重點(diǎn)探討的是“對(duì)社會(huì)開(kāi)放會(huì)損害個(gè)人聲譽(yù)和權(quán)益的檔案”以及“個(gè)人隱私”，這個(gè)度應(yīng)該怎么把控，是我們這個(gè)工作團(tuán)隊(duì)一直在完善的問(wèn)題。審核過(guò)程中我們明確政治審查和黨紀(jì)政紀(jì)處分材料（包括自我交待材料、調(diào)查證明材料、揭發(fā)材料和處理意見(jiàn)、對(duì)個(gè)人的政治和信仰觀點(diǎn)進(jìn)行考察的材料等）、刑事和犯罪處理材料（包括案件調(diào)查材料、供認(rèn)材料、檢舉材料等，刑事和處分決定除外）、公民個(gè)人和家庭的自然及經(jīng)濟(jì)狀況材料（包括健康狀況、婚姻狀況、社會(huì)關(guān)系、財(cái)產(chǎn)收入、經(jīng)濟(jì)實(shí)力等方面調(diào)查的材料）、干部人事檔案等不宜對(duì)外公開(kāi)，這些都還有跡可循。隨著時(shí)代發(fā)展，人們的檔案意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)“個(gè)人隱私”的關(guān)注更加細(xì)致敏感，那么問(wèn)題來(lái)了，勞模、先進(jìn)個(gè)人、烈士、傷殘軍人等檔案能不能對(duì)外開(kāi)放？從弘揚(yáng)社會(huì)正能量、大力宣傳模范先進(jìn)典型的角度，他們都應(yīng)該被廣泛宣傳；但從“個(gè)人隱私”的角度，他們的檔案又應(yīng)該控制使用，因?yàn)檫@些所有的評(píng)定材料中都有很詳細(xì)的社會(huì)關(guān)系、婚姻關(guān)系、政治審查信息等，從源頭上解決這類問(wèn)題，還有很長(zhǎng)的路要走。

三、打破傳統(tǒng)、順時(shí)應(yīng)勢(shì)

改革創(chuàng)新有力度，事業(yè)發(fā)展才有動(dòng)力，這對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)也是一樣的。2021年7月6日，習(xí)近平總書(shū)記作出重要批示：“希望你們以此為新起點(diǎn)，加強(qiáng)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹實(shí)施好新修訂的檔案法，推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展”，這為做好新時(shí)代檔案工作指明了前進(jìn)方向，提供了根本遵循。

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)載體檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，實(shí)體卷封存，特殊情況除外，原則上只提供數(shù)字化成果供公眾查閱利用。陜西省檔案館此次的開(kāi)放審核工作就以現(xiàn)有的數(shù)字化成果為基礎(chǔ)，打破“以卷為單位，一份案卷中只要有一件檔案內(nèi)容不宜開(kāi)放，則整卷不開(kāi)放”的傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，突出“以件為單位，逐頁(yè)審核”，開(kāi)放審核結(jié)果清晰標(biāo)注于文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)后，更加精準(zhǔn)規(guī)范，方便查閱利用。不僅如此，工作程序上我們還打破了“先解密審核后開(kāi)放審核”的串聯(lián)模式，創(chuàng)新采用并聯(lián)模式，由檔案形成（移交）單位開(kāi)展解密審核、省檔案館開(kāi)展開(kāi)放審核，解密和開(kāi)放審核工作同步進(jìn)行，極大地提高了工作效率，既有效減輕了檔案館的工作壓力，又能更好地把握“保密”與“開(kāi)放”之度。在開(kāi)放審核之前，省檔案館篩選出館藏涉密檔案（數(shù)據(jù)庫(kù)暫標(biāo)為“控制”，待解密工作完成后再做開(kāi)放審核），將涉密檔案目錄以全宗為單位刻錄成涉密光盤，函告檔案形成（移交）單位，書(shū)面提醒其開(kāi)展解密審核工作，并為其提供工作場(chǎng)所和內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)等必要設(shè)備，配合其完成解密工作。

根據(jù)反饋的解密意見(jiàn)和開(kāi)放審核結(jié)論，數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)更新信息，加蓋“已解密”水印，標(biāo)注“開(kāi)放”或“控制”標(biāo)識(shí)，不斷健全檔案資源體系和檔案利用體系，并通過(guò)檔案資源共建共享、互聯(lián)網(wǎng)在線服務(wù)等方式，加快推進(jìn)檔案利用便捷化、智能化，真正實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”。在下一步工作中，我們還將嘗試引進(jìn)人工智能，在全文識(shí)別的基礎(chǔ)上通過(guò)關(guān)鍵語(yǔ)義分析得出更為精確的結(jié)論，帶動(dòng)開(kāi)放審核工作邁上新臺(tái)階。