廣電檔案數(shù)字化建設(shè)與管理探討

文/梁 濤

當(dāng)今社會，人類正在進(jìn)入信息化時代，數(shù)字化正在影響和改變著人們的生活和工作，數(shù)字化管理的方式也在不斷進(jìn)步與發(fā)展。當(dāng)今，信息技術(shù)給各行各業(yè)帶來了新的發(fā)展契機(jī)，加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)與管理，能夠為廣電單位提供長久、穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展。在廣電檔案管理中，將數(shù)字技術(shù)滲透其中，可以促使檔案建設(shè)和管理效率得到提高。有鑒于此，筆者結(jié)合工作實踐，對廣電檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從而對廣電檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理的有效策略進(jìn)行探討

近年來，國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，推動了社會的不斷進(jìn)步，也推動了數(shù)字化信息技術(shù)在各行各業(yè)管理中的廣泛運(yùn)用，廣電檔案數(shù)字化建設(shè)也是如此。時下，廣電檔案管理的工作量比較大，信息的保密性、安全性要求比較高，因此，其工作的難度比較大，將數(shù)字化技術(shù)融入到其中可以有效提高檔案管理的工作效率和水平。在互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，檔案的載體需要得到改變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向電子化、數(shù)字化、信息化載體轉(zhuǎn)換。檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，提高檔案管理和服務(wù)水平，此為新時代檔案發(fā)展的必然趨勢[1]。

一、數(shù)字化檔案管理概述

數(shù)字化檔案通常是指不同的檔案信息內(nèi)容通過計算機(jī)技術(shù)將其以數(shù)字化為載體進(jìn)行數(shù)據(jù)信息儲存，形成各種龐大的數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)計算機(jī)對檔案信息的保管、加工、傳輸以及利用等，也就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的文件資料轉(zhuǎn)化為電子形式的資料進(jìn)行管理。這種形式能夠有效減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，不斷優(yōu)化調(diào)整檔案管理模式，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，促使檔案管理向統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。數(shù)字化檔案管理特征鮮明，一是檔案信息主要以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)；二是數(shù)字化檔案管理可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息的共享；三是實現(xiàn)了檔案信息的線上服務(wù)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的查詢和利用；四是數(shù)字化檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一性，能夠提高使用價值。通過大力推進(jìn)廣電檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，能夠促進(jìn)廣電檔案資源的開發(fā)和利用，有效提高檔案的應(yīng)用率[2]。

二、廣電檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理的重要性

我國早在2002年就制定了《檔案信息化建設(shè)實施綱要》，2020年又對《新檔案法》進(jìn)行了修訂，并于2020年1月1日起正式施行，推動了檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理進(jìn)程。隨著社會的發(fā)展，人們的生活和工作已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時代，這也給人們的生活和工作帶來了巨大的影響和改變，同時也對廣電檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)和沖擊[3]。如何在信息化時代確保廣電檔案管理工作科學(xué)、有序地展開，是當(dāng)下檔案管理工作需要解決的問題。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作必須加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)與整合，不斷豐富檔案信息資源庫，提高其資源的利用率，推動傳統(tǒng)檔案資源向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換。

（一）實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可以將檔案信息更好地保存

檔案的管理在推動人類文明的基礎(chǔ)上有著至關(guān)重要的作用。檔案也是人類社會重要的實踐產(chǎn)物，是人類文明成果的鑒證。隨著數(shù)字化時代的到來，人們獲得知識的途徑變得越來越廣泛，更加傾向于通過視頻、圖文、聲音等來獲取信息。數(shù)字技術(shù)的使用可以更好地收集、存儲、處理龐大的信息資源庫。實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和建設(shè)，能夠促進(jìn)信息資源的保存，推進(jìn)陜西廣播電視臺的快速發(fā)展。

（二）實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，有利于信息資源儲存和整合

將檔案管理向數(shù)字化發(fā)展，可以有效將龐大且復(fù)雜的信息資源轉(zhuǎn)化為可度量的大數(shù)據(jù)，再利于數(shù)字模型對這些大數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換和整合處理。數(shù)字化技術(shù)作為提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要手段，能夠推動廣播電視臺加速轉(zhuǎn)型。

（三）實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，可以提高檔案利用率

加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，能夠讓廣播電視臺相關(guān)人員更加便捷、迅速地查閱檔案，減少在傳統(tǒng)檔案查詢中翻閱紙質(zhì)文件時帶來的困擾，這種數(shù)字化檔案的管理能夠讓工作人員打破時間、空間、地域的限制，從而大大提高檔案利用率。

（四）實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，能夠提高經(jīng)濟(jì)效益

廣播電視臺傳統(tǒng)的檔案管理模式使用效率低、需要耗費(fèi)大量人力物力以及時間，這給廣播電視臺增加了檔案管理的人力和經(jīng)濟(jì)成本。而數(shù)字化檔案管理，可以用電子檔案代替紙質(zhì)版檔案，不但能夠節(jié)約檔案保存所需要的占地空間和費(fèi)用，還能最大限度地幫助廣播電視臺節(jié)約人力、物力、財力，從而提升廣播電視臺的經(jīng)濟(jì)效益。

三、廣電檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的有效策略

（一）不斷完善的檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)時，要強(qiáng)化檔案管理人員的數(shù)字化意識和水平，還要不斷完善檔案數(shù)字化機(jī)制。首先，需要深入挖掘廣電內(nèi)部的經(jīng)營發(fā)展情況，并且針對國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)展開研究分析，結(jié)合實際情況制定符合國家法律規(guī)范和廣電發(fā)展需求的管理機(jī)制。其次，完善健全各項管理機(jī)制，特別是檔案數(shù)字化管理制度，有效督促檔案管理人員利用信息技術(shù)加快對廣電內(nèi)部資料的優(yōu)化整合，科學(xué)處理各類矛盾問題。最后，在檔案管理制度的完善中，要明確檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作人員的管理和責(zé)任意識，制定明確的問責(zé)制度，使其在開展檔案管理工作時能夠時刻規(guī)范自己的言行，提升管理水平和效率，從而加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程[4]。

（二）加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理技術(shù)的優(yōu)化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理必須與時俱進(jìn)，不斷完善和優(yōu)化管理技術(shù)，并加強(qiáng)對檔案數(shù)字化的建設(shè)。目前，我國廣電系統(tǒng)對檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求，但基于當(dāng)前制度、技術(shù)的滯后性，需要吸納先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和專業(yè)技術(shù)人才，對檔案數(shù)字化管理技術(shù)進(jìn)行不斷的優(yōu)化和改進(jìn)。首先，廣播電視臺檔案管理部門需要大力加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，給予相應(yīng)的研發(fā)和建設(shè)資金作為支持和保障，積極汲取先進(jìn)的信息技術(shù)，并對軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以確保廣播電視臺檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)施設(shè)備得到優(yōu)化。其次，在進(jìn)行廣播電視臺檔案數(shù)字化管理建設(shè)時，不僅要結(jié)合國家制定的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，還要結(jié)合廣播電視臺檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的具體情況，針對兩方面情況來制定出符合廣播電視臺自身發(fā)展需求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范細(xì)則，以便能夠促進(jìn)其檔案管理模式的進(jìn)一步優(yōu)化。最后，加大對相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)，加強(qiáng)對現(xiàn)有技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，以便及時掌握市面上先進(jìn)的信息化技術(shù)和設(shè)備，打造一支專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的檔案數(shù)字化管理人才隊伍，從而提高管理效率和水平。

（三）加強(qiáng)廣電檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性、統(tǒng)一性

廣電要想進(jìn)一步發(fā)展，就要科學(xué)合理地利用信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用，有效提高檔案管理的利用率和管理效率。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時，需要將檔案進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，以便后期及時查閱。首先，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，并對信息資源庫進(jìn)行分類，認(rèn)真做好接收、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計保管等工作。其次，結(jié)合廣電的具體情況和需求，將所有檔案的錄入格式進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便檔案工作人員提高錄入效率和質(zhì)量。再次，對檔案數(shù)字化管理設(shè)立統(tǒng)一的規(guī)范制度，根據(jù)檔案的來源、檔案的類型、檔案的存檔格式等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。最后，還需要加強(qiáng)相關(guān)部門人員的法律規(guī)范意識，根據(jù)規(guī)定的程序標(biāo)準(zhǔn)來推進(jìn)各項檔案信息管理工作，最大化地提高檔案信息管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）提高數(shù)字化技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全防范

隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展創(chuàng)新，加強(qiáng)對廣電檔案數(shù)字化技術(shù)的開發(fā)與創(chuàng)新以及安全防范工作，可以促進(jìn)廣電檔案數(shù)字化管理的安全性、可靠性、保密性。利用信息技術(shù)可以將廣電檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)、下載權(quán)、更新權(quán)進(jìn)行有效控制和限制，提高其安全性能。在登錄訪問廣電檔案信息管理平臺時，還要設(shè)置一些操作性強(qiáng)、可進(jìn)行有效身份驗證的步驟和認(rèn)可信息。這里不僅要對用戶的登錄名和密碼進(jìn)行驗證，還要對其電話號碼、口令等進(jìn)行驗證和限制，以確保用戶的真實信息，確保檔案安全性。與此同時，也可以控制其檔案數(shù)字化管理平臺的訪問登錄時間，規(guī)定只能在相應(yīng)的時間段內(nèi)訪問登錄和查閱信息。還可以對用戶和檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分類，不同等級的用戶對廣電檔案信息庫的訪問權(quán)限不同，每個等級的用戶所能查閱的檔案信息內(nèi)容也不同。例如，廣電檔案管理的從業(yè)人員，他們能訪問的權(quán)限就要高一些，相對來說其檔案信息的保密程度也要高一些。普通員工的訪問查閱權(quán)限就要低一些，通常是一些保密性不強(qiáng)的內(nèi)容。利用這種分層式的檔案信息管理方式，可以有效杜絕防范信息的泄露，一旦出現(xiàn)信息泄露問題也能夠根據(jù)泄露的信息內(nèi)容追查源頭，鎖定泄露信息的相關(guān)人員，進(jìn)行相關(guān)責(zé)任的追究，從而提高檔案信息的安全性、可靠性，提升工作人員的保密和管理意識[5]。

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)電視、移動平臺等新型傳媒形式的出現(xiàn)，推動了數(shù)字化信息的廣泛使用和推廣，這有利于促進(jìn)數(shù)字化信息技術(shù)實現(xiàn)其社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。數(shù)字化信息技術(shù)目前已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)代社會中主流的技術(shù)種類之一，將其引入到廣播電視臺的檔案信息管理中，有助于實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的模式，從而提高廣播電視臺檔案管理的質(zhì)量和效率，全面推動我國廣電單位檔案管理向數(shù)字化、智能化方向的發(fā)展。