測繪項(xiàng)目管理中若干問題探討

李西林 李英成 薛艷麗 任延旭

(1.中測新圖(北京)遙感技術(shù)有限公司 北京 100039；2.自然資源部航空遙感技術(shù)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 北京 100039； 3.北京市低空遙感數(shù)據(jù)處理工程技術(shù)研究中心 北京 100039；4.武漢中測晟圖遙感技術(shù)有限公司 湖北武漢 430223)

良好的測繪項(xiàng)目管理能保證測繪項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益最大化，滿足項(xiàng)目主要干系人(員工、業(yè)主和用戶)期望，是支撐測繪企業(yè)參與日益激烈的市場競爭的核心競爭力。目前，已有的測繪項(xiàng)目管理研究成果大多是針對測繪項(xiàng)目工序流程的[1-5]。然而，測繪項(xiàng)目的外界影響因素多，僅僅針對工序的管理并不全面。另外，測繪項(xiàng)目經(jīng)理大多由技術(shù)人員擔(dān)任，存在項(xiàng)目管理知識不足和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)少等問題。

近年來，市場競爭越來越激烈，人力資源成本越來越大，測繪項(xiàng)目的營利越來越依賴于項(xiàng)目管理，因此研究測繪項(xiàng)目管理方法，提高項(xiàng)目管理水平已經(jīng)是亟待解決的重要問題之一。本文首先簡要介紹項(xiàng)目管理知識體系的重要構(gòu)成，然后根據(jù)項(xiàng)目管理知識體系中的內(nèi)容，結(jié)合測繪項(xiàng)目管理實(shí)踐中的常見問題，提出管理對策，以促進(jìn)現(xiàn)代管理知識體系在測繪項(xiàng)目中的進(jìn)一步應(yīng)用，使得測繪項(xiàng)目管理更加規(guī)范化。

1 項(xiàng)目管理知識體系

傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理中，主要是對質(zhì)量(Quality)、成本(Cost)和進(jìn)度(Delivery)3個(gè)方面進(jìn)行管理，俗稱QCD管理。質(zhì)量、成本和進(jìn)度三者之間互相制約、互相影響，最終達(dá)到平衡。測繪項(xiàng)目應(yīng)在保證成果質(zhì)量的前提下，盡量縮短工期，降低成本。

現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識體系(PMBOK)是目前公認(rèn)的、適用于大多數(shù)管理場景的管理知識體系，其管理內(nèi)容和方法已不限于傳統(tǒng)的QCD管理，而是包含了五大過程組和十大管理知識領(lǐng)域[6]。實(shí)踐表明，將這些知識領(lǐng)域綜合運(yùn)用于項(xiàng)目管理中，能提高項(xiàng)目成功的幾率。

1.1 五大過程組

項(xiàng)目管理知識體系五大過程組包括啟動(dòng)過程組、計(jì)劃過程組、執(zhí)行過程組、控制過程組和收尾過程組。其中，啟動(dòng)過程組設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)，包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要做什么事及項(xiàng)目要完成的指標(biāo)；計(jì)劃過程組，明確項(xiàng)目工作內(nèi)容、團(tuán)隊(duì)構(gòu)成及成員角色，同時(shí)還要識別項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)制定合適的行動(dòng)方案，也就是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知道怎么做；執(zhí)行過程組，完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的工作，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能夠按照計(jì)劃而不是單純根據(jù)經(jīng)驗(yàn)去做事，做到有章可循；控制過程組，跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展與績效，采取適當(dāng)措施讓項(xiàng)目在正確的軌道上實(shí)施；收尾過程組，結(jié)束項(xiàng)目(或工序)。項(xiàng)目管理知識體系五大過程組工作流程如圖1所示。

圖1 項(xiàng)目管理五大過程組：項(xiàng)目管理就是針對項(xiàng)目過程的管理

1.2 十大管理知識領(lǐng)域

項(xiàng)目管理知識體系的十大知識領(lǐng)域包括整合(整體)管理、范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購管理和干系人(關(guān)系人)管理。管理體系中的知識領(lǐng)域內(nèi)容雖然繁多，但其核心目標(biāo)仍然是質(zhì)量、成本和進(jìn)度，其他管理內(nèi)容都是服務(wù)于這3個(gè)目標(biāo)的。

項(xiàng)目管理知識體系中每個(gè)知識領(lǐng)域的主要內(nèi)容如表1所示。

表1 十大管理知識領(lǐng)域主要內(nèi)容Tab.1 Contents of Ten Management Knowledge Areas in PMBOK項(xiàng)目管理知識領(lǐng)域主要內(nèi)容整合(整體)管理串聯(lián)項(xiàng)目管理的各個(gè)具體領(lǐng)域,做到“綱舉目張”范圍管理確定該做且只做該做的事進(jìn)度管理制定進(jìn)度計(jì)劃并且按進(jìn)度進(jìn)行成本管理計(jì)劃該花的錢并且要用好錢質(zhì)量管理計(jì)劃并采取質(zhì)量保障措施,滿足測繪成果生產(chǎn)或服務(wù)要求人力資源管理成立項(xiàng)目組,建設(shè)項(xiàng)目組,管理項(xiàng)目組,即讓團(tuán)隊(duì)成員高效工作溝通管理在合適的時(shí)間和地點(diǎn),讓合適的人通過合適的方式把合適的信息傳達(dá)給合適的人風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)見風(fēng)險(xiǎn),規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對,控制風(fēng)險(xiǎn)影響采購管理確定適當(dāng)?shù)耐鈪f(xié),補(bǔ)充必須的設(shè)備等干系人(關(guān)系人)管理建立項(xiàng)目相關(guān)人員間的良好關(guān)系,使團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目實(shí)施中發(fā)揮積極作用

2 測繪項(xiàng)目管理中存在的問題及對策與建議

2.1 存在的問題

造成測繪項(xiàng)目失敗的原因很多，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，對測繪項(xiàng)目管理中存在的問題按照五大過程組進(jìn)行分析。

2.1.1 啟動(dòng)階段

存在的主要問題：

1)沒有指定合適的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)人員充任，并不擅長項(xiàng)目管理或者缺乏項(xiàng)目管理的基本知識和經(jīng)驗(yàn)；

2)沒有在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)就引入業(yè)主，也沒有考慮可能需要的外協(xié)，而是在項(xiàng)目執(zhí)行中臨時(shí)引入。

2.1.2 計(jì)劃階段

存在的主要問題：

1)沒有針對項(xiàng)目的工作范圍、特點(diǎn)、質(zhì)量要求和進(jìn)度要求制訂計(jì)劃，僅根據(jù)經(jīng)驗(yàn)照抄計(jì)劃。

2)制訂計(jì)劃時(shí)未考慮項(xiàng)目組成員的實(shí)際績效水平，未識別風(fēng)險(xiǎn)就制定對策。例如權(quán)屬調(diào)查類項(xiàng)目中的農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記、房地一體化和三調(diào)等項(xiàng)目，存在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)常變更和相關(guān)人員不配合等問題。

2.1.3 執(zhí)行階段

存在的主要問題：

1)項(xiàng)目經(jīng)理因經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致項(xiàng)目管理混亂、不合理，上級領(lǐng)導(dǎo)也未能就項(xiàng)目管理進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督；項(xiàng)目經(jīng)理沒有發(fā)揮作用，例如，很多單位在實(shí)行績效制時(shí)，沒有合理地考慮項(xiàng)目經(jīng)理的管理績效，導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理只是簡單地分配作業(yè)任務(wù)，沒有履行項(xiàng)目經(jīng)理的管理職能；項(xiàng)目經(jīng)理為了績效同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，顧此失彼。

2)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力有限，沒有優(yōu)質(zhì)資源，培訓(xùn)不充分；管理層支持力度不夠，項(xiàng)目不受重視，導(dǎo)致項(xiàng)目資源(如人力資源、設(shè)備等)不足；項(xiàng)目較多導(dǎo)致各個(gè)項(xiàng)目都缺人力或者設(shè)備，每天忙于應(yīng)付、救急，易發(fā)生質(zhì)量問題，“按下葫蘆浮起瓢”。

3)項(xiàng)目計(jì)劃和技術(shù)設(shè)計(jì)書等沒有得到客戶的理解和批準(zhǔn)，一些與項(xiàng)目實(shí)施有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不能及時(shí)獲得；需要臨時(shí)引進(jìn)外協(xié)，又沒有對外協(xié)方的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行同步管理等[2]。

2.1.4 控制階段

存在的主要問題：有些項(xiàng)目雖然前期制訂了計(jì)劃，但是并沒有按照計(jì)劃跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、發(fā)現(xiàn)偏離，或者發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目執(zhí)行與計(jì)劃的偏離卻沒有給出合適的方法來糾正偏離，或者給出了適當(dāng)?shù)姆椒▍s因資源不足而沒有有效調(diào)整偏離，“有心而無力”；

2.1.5 收尾階段

存在的主要問題：不重視項(xiàng)目總結(jié)和對項(xiàng)目管理相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析。主要表現(xiàn)在：項(xiàng)目完結(jié)后未及時(shí)將項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，或者總結(jié)流于形式，對問題的分析淺嘗輒止，對成功的經(jīng)驗(yàn)也未分享；未對項(xiàng)目組成員每道工序的生產(chǎn)績效進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，或者統(tǒng)計(jì)的“粒度”較粗，例如，對地形圖項(xiàng)目沒有區(qū)分比例尺和地形進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，或者統(tǒng)計(jì)的樣本不夠，使得生產(chǎn)績效不具有代表性[3]。

2.2 對策與建議

2.2.1 正確理解項(xiàng)目計(jì)劃

一個(gè)好的計(jì)劃是項(xiàng)目良好的開端[2]，在實(shí)際項(xiàng)目管理中，人們對項(xiàng)目管理計(jì)劃存在一些理解誤區(qū)，對這些誤區(qū)的正確認(rèn)知見表2。

2.2.2 培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理

在任何一個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理的作用非常重要，因此必須重視項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)。對項(xiàng)目經(jīng)理不僅要進(jìn)行項(xiàng)目管理知識體系的培訓(xùn)，還要在項(xiàng)目實(shí)施中及時(shí)給予針對性指導(dǎo)。另外對于不具備項(xiàng)目管理能力的項(xiàng)目經(jīng)理，要及時(shí)替換。同時(shí)，還要盡量避免一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，避免出現(xiàn)顧此失彼。

2.2.3 項(xiàng)目進(jìn)度管理和控制

制訂項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，一定要注意以下幾點(diǎn)：

1)項(xiàng)目計(jì)劃要切合實(shí)際?？赏ㄟ^試生產(chǎn)或者根據(jù)以往項(xiàng)目的績效數(shù)據(jù)來決定。

2)保證項(xiàng)目組的人員和設(shè)備到位。根據(jù)每個(gè)成員的績效水平確定其作業(yè)工序和工作量[4]，如有必要，應(yīng)將試生產(chǎn)和培訓(xùn)時(shí)間列入進(jìn)度計(jì)劃中，以保證項(xiàng)目組有足夠的能力保證項(xiàng)目完成。

3)工作內(nèi)容和范圍不能有遺漏，將工序分解到進(jìn)度計(jì)劃和管理的最細(xì)步驟。

4)保證關(guān)鍵路徑(項(xiàng)目中最花時(shí)間的工序)及時(shí)完成。

5)明確每道工序之間的依賴關(guān)系(測繪生產(chǎn)項(xiàng)目大多數(shù)是前后工序銜接)，但是有外協(xié)或者甲方參與的項(xiàng)目中，需要外協(xié)或者甲方提供數(shù)據(jù)時(shí)，一定要確保外協(xié)或甲方按時(shí)完成。

6)列出項(xiàng)目實(shí)施過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素并確定可行的對策。

7)列出可能影響項(xiàng)目實(shí)施的干系人，并對每個(gè)干系人的作用進(jìn)行分析。

8)與項(xiàng)目組成員(包括外協(xié))、業(yè)主和上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分溝通，使計(jì)劃得到認(rèn)可。

表2 關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃的若干理解誤區(qū)及正確認(rèn)知Tab.2 Misunderstandings and Understandings in Project Planning序號錯(cuò) 誤正 確1 項(xiàng)目計(jì)劃就是所有工序節(jié)點(diǎn)的列表 項(xiàng)目計(jì)劃中不但明確了項(xiàng)目需要完成的工作,還明確了完成工作所需的時(shí)間、人員和方法2 制訂項(xiàng)目計(jì)劃花費(fèi)時(shí)間太多,如果把這些時(shí)間用于工作,項(xiàng)目會(huì)更快更好地完成 不制訂計(jì)劃雖能在短期內(nèi)節(jié)省一定的時(shí)間,但長期內(nèi)會(huì)因缺乏計(jì)劃指導(dǎo),導(dǎo)致工期推遲、返工以至超時(shí),尤其對于大項(xiàng)目3 只有對工作中每件事都詳盡了解后才能給出計(jì)劃 計(jì)劃是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,隨著時(shí)間和工作的進(jìn)行,項(xiàng)目計(jì)劃也會(huì)做相應(yīng)修改,計(jì)劃只能是越來越精確4 測繪項(xiàng)目因受天氣等外界因素影響很大,無法制訂計(jì)劃,即使有計(jì)劃也很難遵照執(zhí)行 對于任何項(xiàng)目,都需要定義和分配資源(人力、設(shè)備和軟件等),項(xiàng)目計(jì)劃需要隨著實(shí)際情況的變化而修改,項(xiàng)目計(jì)劃的制訂與修改貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的活動(dòng)中5 項(xiàng)目很小,并且有成熟的產(chǎn)品類型,不需要制訂計(jì)劃 計(jì)劃可以根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)裁剪,同一種產(chǎn)品,因精度、客戶要求和地形等不同,實(shí)施計(jì)劃也不一樣6 項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)由上級部門制訂完成,下屬只需執(zhí)行 計(jì)劃過程是理解產(chǎn)品需求、項(xiàng)目工期,凝聚團(tuán)隊(duì)的重要過程,他人制訂的計(jì)劃通常都不易被項(xiàng)目組成員理解、認(rèn)可和落實(shí)

好的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃需要長期積累的生產(chǎn)績效數(shù)據(jù)來支撐，因此每個(gè)項(xiàng)目的收尾階段，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的生產(chǎn)績效十分重要，統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目越多、越細(xì)，生產(chǎn)績效數(shù)據(jù)就越準(zhǔn)確。準(zhǔn)確的績效數(shù)據(jù)對于今后的投標(biāo)報(bào)價(jià)、成本核算，以及同類別項(xiàng)目的計(jì)劃制訂具有重要的參考價(jià)值。

當(dāng)發(fā)現(xiàn)與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃存在偏差時(shí)，一定要先分析原因，遵循“合理利用資源、降低成本、不影響質(zhì)量”的原則，禁止在不明原因的情況下盲目增加資源或者采用工序并行的方式。

項(xiàng)目進(jìn)度最好實(shí)施可視化管理，如利用白板、大屏幕和項(xiàng)目管理工具等，在項(xiàng)目作業(yè)現(xiàn)場直觀展示項(xiàng)目各工序進(jìn)度，不僅有助于統(tǒng)一對項(xiàng)目進(jìn)度的認(rèn)識，還有利于提高生產(chǎn)效率。

2.2.4 質(zhì)量管理和控制

相比其他項(xiàng)目，測繪產(chǎn)品生產(chǎn)和檢查的自動(dòng)化程度還很低，質(zhì)量管理和控制更多依靠人力，除進(jìn)度和成本因素外，更多取決于作業(yè)人員的質(zhì)量意識、生產(chǎn)的熟練程度、對相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的理解程度，以及對技術(shù)設(shè)計(jì)的遵守和質(zhì)量控制人員的配備。

原國家測繪地理信息局專門就測繪和地理信息產(chǎn)品生產(chǎn)與質(zhì)量控制發(fā)布了一系列規(guī)定和規(guī)范[7-12]，對測繪和地理信息產(chǎn)品在生產(chǎn)的各個(gè)階段的質(zhì)量實(shí)施控制，對測繪單位的質(zhì)量管理相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。測繪項(xiàng)目質(zhì)量管理必須根據(jù)這些規(guī)定制訂計(jì)劃，按計(jì)劃實(shí)施，需要特別注意的內(nèi)容詳見表3。

2.2.5 項(xiàng)目干系人管理

項(xiàng)目干系人(關(guān)系人)指所有與項(xiàng)目相關(guān)的、直接或間接參與項(xiàng)目的、項(xiàng)目結(jié)果對其有影響的個(gè)人或組織[6]，例如項(xiàng)目組成員、上級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)主工作人員與領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)，甚至權(quán)屬調(diào)查中涉及的權(quán)利人等，只是項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目的期望和影響力不同而已。為了提高項(xiàng)目干系人的滿意度，項(xiàng)目經(jīng)理需要全面了解和識別各項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目的需求、期望及所能發(fā)揮的作用，并要注重對項(xiàng)目干系人，尤其是項(xiàng)目組之外的項(xiàng)目干系人的管理。

1)項(xiàng)目干系人可能影響項(xiàng)目的實(shí)施，例如權(quán)屬調(diào)查類項(xiàng)目中權(quán)利人的配合力度。

2)項(xiàng)目干系人能決定項(xiàng)目的成功與否，例如業(yè)主是否提供了項(xiàng)目所需的數(shù)據(jù)、經(jīng)費(fèi)及必要的支持，外協(xié)方是否保持了同樣的質(zhì)量水準(zhǔn)和進(jìn)度水平。

3)獲得項(xiàng)目干系人的支持，可以減少項(xiàng)目執(zhí)行中的障礙和問題，以及來自業(yè)主在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的潛在威脅。

表3 質(zhì)量管理中需注意的內(nèi)容Tab.3 Contents for Attention in Quality Managements序號注意事項(xiàng)具體內(nèi)容1技術(shù)要求統(tǒng)一 經(jīng)評審并取得相關(guān)方同意后,當(dāng)技術(shù)設(shè)計(jì)發(fā)生變更時(shí),應(yīng)及時(shí)書面通知相關(guān)方,特別是外協(xié),確保技術(shù)要求明確統(tǒng)一;及時(shí)對生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)的普遍性問題進(jìn)行總結(jié)、講解和培訓(xùn)2識別項(xiàng)目特點(diǎn) 技術(shù)設(shè)計(jì)書中一定要認(rèn)真分析每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn),例如地形圖,不僅有因比例尺差異帶來的綜合取舍問題,也有因用途、測區(qū)地形、測區(qū)建筑風(fēng)格、地方規(guī)范要求和生產(chǎn)軟件等不同而引起的處理差異,要根據(jù)以往類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)給出不同的處理方法,不能照抄3績效考核與質(zhì)量掛鉤 制定與本單位人員水平相適應(yīng)的、與質(zhì)量掛鉤的績效考核制度,逐步提高質(zhì)量水平4全過程質(zhì)量控制 質(zhì)量控制過程應(yīng)貫穿于整個(gè)生產(chǎn)過程。通過試生產(chǎn)“首件產(chǎn)品”及質(zhì)檢,確認(rèn)作業(yè)流程,針對易犯錯(cuò)誤形成或完善作業(yè)指導(dǎo)書和檢查項(xiàng)。在生產(chǎn)過程中按照圖幅劃分作業(yè)困難類別,根據(jù)作業(yè)人員水平分配圖幅,重點(diǎn)檢查新成員、技術(shù)能力較低人員和困難圖幅的質(zhì)量

2.2.6 注重溝通管理

在項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施和控制過程中，可充分利用釘釘、QQ群、微信群等工具與業(yè)主、上級領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目組成員(含外協(xié))進(jìn)行溝通。

在計(jì)劃階段，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)、持續(xù)時(shí)間、團(tuán)隊(duì)人數(shù)和涉及的項(xiàng)目干系人，確立不同的溝通頻次(如日報(bào)、周報(bào)和月報(bào)等)、方法、地點(diǎn)和時(shí)間等。對于持續(xù)時(shí)間較長的項(xiàng)目，一定要定期和業(yè)主進(jìn)行溝通，最好以書面形式面對面溝通，并做好溝通記錄。特別是對項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的問題，一定要確定最經(jīng)濟(jì)的改正方法，并將結(jié)果及時(shí)匯報(bào)給相關(guān)人員。

3 結(jié) 語

項(xiàng)目管理是測繪單位核心競爭力之一。運(yùn)用現(xiàn)代項(xiàng)目管理體系的知識和方法，提高測繪項(xiàng)目管理水平，是適應(yīng)外部環(huán)境和市場競爭，提高測繪項(xiàng)目社會(huì)、經(jīng)濟(jì)收益和測繪單位聲譽(yù)的重要手段。

本文根據(jù)項(xiàng)目管理知識體系中的內(nèi)容，結(jié)合測繪項(xiàng)目管理實(shí)踐中的常見問題，給出的若干對策均來自于生產(chǎn)實(shí)踐，希望能對測繪項(xiàng)目管理起到借鑒作用。