數字檔案資源文獻綜述

喻念念

摘要：數字檔案的起源是隨著互聯網技術的不斷發(fā)展，信息化技術的不斷普及而產生的。在當今的檔案管理工作中，從傳統的、工作效率低下、檔案價值無法體現的紙質檔案管理工作，轉向信息化數字檔案管理，不但適應了時代的發(fā)展需求，為檔案工作帶來了新的發(fā)展局面，提出了新的挑戰(zhàn)。本文就數字檔案資源的相關理論進行研究，為進一步做好檔案信息化建設，充分發(fā)掘、利用數字檔案資源，體現檔案工作的價值，提升檔案的實用價值。

關鍵詞：數字檔案，發(fā)展狀況，發(fā)展對策

數字檔案的發(fā)展，離不開互聯網技術和信息化技術的不斷發(fā)展。特別是大數據時代，“互聯網+”融媒體發(fā)展的今天，數字檔案資源已經逐漸取代傳統的紙質檔案信息資源，為人們的生活、工作提供高質量高水平的信息服務，是當下主要的信息資源形態(tài)。數字檔案是檔案管理工作中的核心內容。本文主要是介紹關于數字檔案資源相關理論信息，關注數字檔案資源在國內外的不同發(fā)展狀況。重點討論數字檔案資源的未來發(fā)展趨勢，只有關注數字檔案資源的發(fā)展，才能緊跟時代，為人們提供豐富的信息資源，進一步提升了檔案工作的價值。

一、數字檔案資源的定義及其特點

關于數字檔案資源的概念，現在社會各界雖然對此并沒有一個統一、明確、權威的界定和準確的定義，但其內涵核心意義卻是基本一致的。通過現有的相關數字檔案資源的理論梳理，數字檔案資源就是借助于計算機、網絡技術、信息技術等多媒體手段，通過對具有保存價值的檔案信息資源進行收集、整理、歸檔等數據信息記錄，并提供查詢利用服務的信息資源。當下，數字檔案資源與傳統的檔案信息資源存在很大的不同，其特點主要包括：

1.結構形態(tài)的多元化：數字檔案資源信息的來源包括電子文件、電子文檔、音像視頻、網絡平臺采集到的數據信息，也包括傳統檔案數據信息收集整理后產生的數據信息。這體現在數字檔案資源結構形態(tài)的多元化，也決定了數字檔案資源信息收集、整理過程的復雜性。

2.信息資源利用的便捷性：由于數字檔案資源是借助于計算機網絡和信息化技術而運行的，因此在查詢和利用檔案資源時，也可以借助于計算機網絡來提高實時性和有效性，提供高效、方便、快捷的服務。和傳統的檔案管理方式相比較，數字檔案資源減少了檔案資源的存檔所占用的空間，也大大的減輕了檔案管理人員的工作負擔。

3.發(fā)展狀況的不均衡性：數字檔案資源雖然在近幾年發(fā)展迅猛，但由于不同的地區(qū)、不同的行業(yè)，不同的技術條件，甚至不同認知的人，導致了數字檔案資源的發(fā)展不均衡，數字檔案資源配置的不均衡。在信息化技術高速發(fā)展的今天，開發(fā)數字檔案的單位寥寥無幾，數字化工作開展不均衡。

二、數字檔案資源發(fā)展狀況

前面提到了關于數字檔案資源發(fā)展的不均衡，由于信息技術發(fā)展的不同步，社會生產力發(fā)展水平不同，導致了不同的地區(qū)、不同的國家的數字檔案資源發(fā)展狀況的不一致。

1.國外主要發(fā)展狀況

國外數字檔案資源的發(fā)展起源于20世紀80年代，歐美各國開始創(chuàng)造性的提出了虛擬、電子檔案資源等設想，這是數字檔案資源的初雛形態(tài)。

在1988年的第十一屆國際檔案大會上，法國學者保羅？勒內？巴贊發(fā)表了《新型檔案材料的形成和收集原則》，創(chuàng)造性的根據檔案發(fā)展趨勢提出了，電子形式的檔案替代紙質檔案的可能性的理性設想。

在1996年的第十三屆國際檔案大會上，美國檔案學者戴維？比爾曼（David Bearman）以《虛擬檔案》為題做報告，提出在未來社會，科學技術不斷發(fā)展的背景下，各類文件都會以某種電子文書的形態(tài)出現；起著檔案保護保管作用的檔案庫房將成為虛擬檔案的聯結點。

到了20世紀90年代，以加拿大檔案學者特里？庫克（Terry Cook）等為代表的檔案學者以及檔案工作者對數字檔案資源的發(fā)展，開展了更加深入、視角更加多元化的主題研究，重點關注了數字檔案資源的信息安全問題、數字檔案對檔案工作的挑戰(zhàn)和機遇等等。

2.國內主要發(fā)展趨勢

而國內的數字檔案資源發(fā)展則起步于20世紀90年代左右，比歐美國家晚了近10年左右。國內檔案學者對數字檔案資源的發(fā)展研究則主要是從數字檔案信息資源來源到數字檔案信息建設，再到數字檔案資源的整合。其研究過程是整個數字檔案資源隨著時代社會的不斷發(fā)展而演變、積累的變化過程。

隨著現代化辦公OA系統的推行、無紙化辦公的普及，電子文件、電子文檔、網絡平臺的信息大量的生成，數字檔案資源的研究圍繞電子文件、文檔以及網絡信息平臺等數字檔案資源產生的信息數據開展了大量的研究，包括數據信息的生成及其特點、整理和歸檔入庫、查詢利用的安全性問題等開展了全面而系統的研究。

隨著數字檔案的進一步發(fā)展，我國又將數字檔案資源的研究重點放在了信息資源的利用和服務相關項目上。如數字檔案的安全性問題的研究、數字檔案資源的信息保存及開發(fā)利用、如何將分散的數字檔案信息來源集中進行管理以及管理模式。2012年，由國家檔案局牽頭啟動，聯合國家6家省級檔案館開展了關于“國家電子檔案接收和長期保存系統試點工程”的試點工作，有效的推動了全國數字檔案工作的進步，影響深遠，示范意義重大。

三、數字檔案資源發(fā)展對策

數字檔案資源發(fā)展是當今檔案工作的核心內容之一，適應經濟社會的高速發(fā)展，認真做好數字檔案資源的發(fā)展，滿足檔案工作的服務要求。值得注意的是，做好數字檔案資源發(fā)展，需要關注的問題是多方面的。在千頭萬緒的工作中，可以重點把握以下幾點：

1.借助互聯網、新媒體平臺發(fā)展數字檔案資源

隨著互聯網技術平臺的更新迭代，以及新媒體的快速興起發(fā)展，數字檔案資源的開發(fā)、利用越來越方便。在“互聯網+”的大背景下，新媒體的高效傳播形態(tài)，為數字檔案資源發(fā)展提供了一定的環(huán)境基礎和技術支持，為社會公眾提供更加便捷的數字檔案信息數據的利用渠道和方式。

同時，由于新媒體自身的公眾性、宣傳性的特點，對于檔案工作的宣傳和推廣，也起到了積極的作用，在一定程度上提升了社會公眾對檔案工作的重視；另一方面加強互聯網、新媒體的互動功能，挖掘社會大眾對數字檔案資源的潛在需求，拓展利用渠道的途徑，提高數字檔案資源的利用率，凸顯了檔案的保存價值，對檔案工作也有很大的推動作用。

因此，充分利用“互聯網+”和新媒體平臺，成為數字檔案資源發(fā)展的助推器，為數字檔案資源提供更多的發(fā)展渠道，以公眾喜聞樂見的傳播形式宣傳檔案工作，擴大檔案的影響，彰顯檔案的獨特魅力，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

2.提升檔案管理人才綜合素質

檔案管理工作離不開人的工作執(zhí)行力，提升檔案管理人才綜合素質的發(fā)展一直都是檔案管理工作中老生常談的話題。傳統的檔案管理，需要的是檔案專業(yè)性技術人才。在現代社會發(fā)展的今天，檔案管理工作、數字檔案資源需要的是復合型人才，不僅要具備檔案專業(yè)理論知識，也要具備計算機網絡技術、媒體傳播學、新媒體運營學等新技能，才有可能在大數據時代下，更好的完成數字檔案資源工作。

因此，各單位要經常性的開展檔案信息技術的培訓，檔案專業(yè)理論知識的更新，用先進的理論、技術武裝頭腦，轉變工作方式和服務理念，提升檔案管理人員的綜合能力素質，才能適應數字檔案資源發(fā)展的需要，才能更好的面對工作中的各種困難和挑戰(zhàn)。

3.加強資源信息網絡平臺的安全防范

數字檔案資源有著實時、高效、便捷等天然優(yōu)勢，但也存在著數字檔案資源易被攻擊、高度脆弱性和威脅的突發(fā)性和潛伏性等網絡信息安全問題。網絡平臺的各種危險因素的不確定性，時刻影響著數字檔案資源的安全穩(wěn)定，一受到網絡攻擊，就會導致數字檔案資源的丟失毀滅，或造成重要數據信息通過網絡傳播，發(fā)生泄露的可能性，對檔案工作的發(fā)展非常不利。

要實現數字檔案資源的穩(wěn)定高效的運轉，就必須要加強信息資源網絡平臺的安全防范。建立24小時的信息平臺監(jiān)控，定期檢查網絡平臺運轉和病毒查殺，不斷提升數字檔案資源平臺的信息技術管理水平，減少技術上的安全隱患。建立健全完善的檔案管理制度，制定相應的數字檔案資源查閱利用權限，避免越權查閱，避免人為信息泄露的安全事件。

四、結語

隨著社會信息技術的發(fā)展與改革，數字檔案資源是未來社會檔案信息資源利用的主流形式。數字檔案資源是以數字化信息作為記錄和讀取信息的方式，不僅改變了檔案管理工作的發(fā)展方向和管理技術，也改變了社會大眾對檔案工作的認識，使檔案工作從默默無聞的幕后，站到了社會大眾的臺前，其發(fā)展關系著社會大眾的方方面面。

數字檔案資源發(fā)展要適應當下經濟社會的發(fā)展，滿足社會大眾對信息資源的需求，并對照時代的發(fā)展不斷的自我完善和革新。同時，要積極打造一支復合型專業(yè)人才隊伍，維護數字檔案資源的穩(wěn)定運行，為社會發(fā)展奠定堅實的基礎。 PR

本文為2019年湖南省檔案科技項目“電子政務環(huán)境下數字檔案資源建設研究”（項目編號：2019-H-07）的階段性成果。

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（作者單位：長沙環(huán)境保護職業(yè)技術學院）

（責任編輯：李雪威）