教學(xué)管理中提高高校教學(xué)秘書工作效率分析

蔣 潔

東南大學(xué)成賢學(xué)院 江蘇南京 210088

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的作用及無法取代的價(jià)值性。本文在具體分析研究的過程中，明確教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中的實(shí)質(zhì)性作用深層剖析現(xiàn)階段所存在的主要問題，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)可行的處理策略與方案，從根本上提升高校教學(xué)秘書的工作效率。對(duì)于高校教學(xué)秘書的教學(xué)管理工作而言，教學(xué)秘書自身價(jià)值的最關(guān)鍵性是針對(duì)三全育人新理念不斷創(chuàng)新與優(yōu)化現(xiàn)階段的各項(xiàng)工作，強(qiáng)調(diào)工作方法的可行性與高效性，對(duì)各階段的任務(wù)進(jìn)行反思與創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)上形成科學(xué)先進(jìn)的工作方法與操作策略。高校教學(xué)秘書的日常工作非常繁雜，時(shí)效性強(qiáng)，工作壓力大、責(zé)任重，在教學(xué)工作中需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和工作能力。但現(xiàn)階段，高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的角色通常被忽視，導(dǎo)致教學(xué)秘書在日常生活中面臨較大的工作強(qiáng)度，這實(shí)際上也是教學(xué)秘書在高校管理中缺乏認(rèn)同感和工作積極性的根本原因，導(dǎo)致其在教學(xué)管理工作中無法真正獲得自身的成就感與收獲。

一、教學(xué)秘書在高校教學(xué)教學(xué)管理中的重要性

教育部在《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》中明確指出，“系(院)可結(jié)合實(shí)際情況設(shè)立教學(xué)秘書和教務(wù)員崗位，在各大教學(xué)系主任(二級(jí)學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng))的大力領(lǐng)導(dǎo)下，將各階段的教學(xué)行政工作有效處理，確保本學(xué)院教學(xué)工作的有序進(jìn)行，同時(shí)根據(jù)日常教學(xué)情況和整體質(zhì)量等方面，了解日后發(fā)展的真正所需，并有針對(duì)性地進(jìn)行后續(xù)工作的布置與規(guī)劃”。在加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量效果方面具有不可取代的重要價(jià)值性。教學(xué)秘書擔(dān)任著系(院)“大管家”的重要角色，在教學(xué)管理中必須做好“上傳下達(dá)”的任務(wù)，在學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、老師和學(xué)生之間發(fā)揮著不可替代的紐帶作用。高校教學(xué)秘書在教育管理中做好各項(xiàng)任務(wù)的協(xié)調(diào)與處理，確保各項(xiàng)教學(xué)工作的有序進(jìn)行，其工作質(zhì)量直接決定著整體教學(xué)質(zhì)量。

二、高校教學(xué)秘書的角色功能及應(yīng)具備的能力素質(zhì)

(一)高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的角色功能

教學(xué)秘書這一職位在我國高校教學(xué)管理的中是無法取代的，屬于基層管理者，同時(shí)也是各個(gè)院系師生之間的橋梁和服務(wù)者，管理著各種日常的教學(xué)事務(wù)，貫穿于教學(xué)管理的整個(gè)過程，在教學(xué)秩序和教學(xué)管理等方面有著非常重要的影響。教學(xué)管理工作貫穿于整個(gè)學(xué)年教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括人才培養(yǎng)方案修訂、日常教學(xué)安排、考試組織與管理、學(xué)籍管理、成績(jī)管理、畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)資格審核、教學(xué)資料歸檔等比較煩瑣的工作。教學(xué)秘書必須熟悉教學(xué)管理各方面的規(guī)章制度、各專業(yè)人才培養(yǎng)方案，對(duì)本學(xué)院師資條件和教學(xué)環(huán)境了然于胸，才能夠協(xié)調(diào)和安排好各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)，確保教學(xué)工作正常有序的開展。

1.服務(wù)功能

教學(xué)秘書的重要功能是服務(wù)功能，其工作通常是以教學(xué)管理為核心，并且此項(xiàng)任務(wù)在高校經(jīng)營(yíng)管理中被稱作為教學(xué)行政管理。高校教學(xué)秘書的日常工作內(nèi)容非常繁雜，時(shí)效性強(qiáng)，工作壓力大、責(zé)任重，既要求在工作中具備相應(yīng)的工作能力和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也需要較強(qiáng)的責(zé)任心和端正的工作態(tài)度。

2.參謀助手作用

在各類教學(xué)管理工作深入開展的過程中，高校教學(xué)秘書在其中發(fā)揮著無法取代的參謀助手作用。教學(xué)秘書是每個(gè)學(xué)院教學(xué)院長(zhǎng)的重要助手，在安排各項(xiàng)教學(xué)管理工作時(shí)，要明確具體的工作目標(biāo)并做好充分的準(zhǔn)備，才能保障各項(xiàng)教學(xué)工作的合理分工與有效合作。同時(shí)在教學(xué)管理過程中不可避免會(huì)面臨各種突發(fā)情況，作為教務(wù)秘書需要針對(duì)具體情況及時(shí)反映給教務(wù)處，同時(shí)要針對(duì)各個(gè)學(xué)校及各大院系的實(shí)質(zhì)性需求，進(jìn)行多次分析與溝通，因此教學(xué)秘書在教育管控方面承載著巨大的任務(wù)量和重要的職責(zé)。

3.協(xié)調(diào)溝通功能

教學(xué)秘書溝通協(xié)調(diào)能力是支撐教學(xué)秘書工作執(zhí)行力的重要方面，是完成各項(xiàng)教學(xué)管理的基礎(chǔ)。在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書發(fā)揮著“協(xié)調(diào)紐帶”和“上傳下達(dá)”作用，分析教學(xué)過程中遇到的重點(diǎn)和難點(diǎn)，強(qiáng)化二級(jí)部門與師生之間的關(guān)聯(lián)性。在教學(xué)管理中需要及時(shí)傳達(dá)教務(wù)處下發(fā)的具體任務(wù)和教學(xué)相關(guān)的文件精神，同時(shí)還要針對(duì)工作實(shí)際做好下行上傳，協(xié)調(diào)左右，保障相關(guān)人員的有效溝通以，從根本上保證教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐等各項(xiàng)工作之間安排的合理性。

4.監(jiān)督功能

監(jiān)督功能對(duì)于高校教學(xué)秘書而言是一項(xiàng)不可替代的重要性功能，在實(shí)際教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)開展之前，教學(xué)秘書需結(jié)合具體情況加強(qiáng)與師生之間的聯(lián)系，采用抽查的形式對(duì)各階段教學(xué)環(huán)節(jié)的部署與實(shí)施情況形成基本的了解，在此基礎(chǔ)上綜合性分析教學(xué)管理中所存在的各類問題、教學(xué)需求方面的矛盾，并根據(jù)所獲取的信息與基本情況進(jìn)行結(jié)合，將理論科學(xué)地融入實(shí)踐應(yīng)用方面，便于校領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)正確的決策，有助于教學(xué)管理的高效性與合理性，從根本上保障各項(xiàng)教學(xué)實(shí)踐管理環(huán)節(jié)的深入落實(shí)。

(二)高校教學(xué)秘書所需的能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的作用，需要高度重視其日常工作的效率，采取有效的方式充分展現(xiàn)出教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作的功效與價(jià)值。高校教學(xué)管理工作的有序開展，要結(jié)合三全育人新理念展現(xiàn)出教學(xué)秘書的最大作用，提高整體的教學(xué)管理質(zhì)量和業(yè)務(wù)能力。

1.堅(jiān)定的思想政治素養(yǎng)

思想政治素養(yǎng)在高校教學(xué)中，是一項(xiàng)最為關(guān)鍵的基礎(chǔ)文化知識(shí)，也是高校建設(shè)過程中業(yè)務(wù)能力的綜合性體現(xiàn)。隨著高等教育改革持續(xù)深入，教學(xué)秘書在日常生活工作中，必須按照新時(shí)代的要求樹立“活到老、學(xué)到老”的學(xué)習(xí)方法，堅(jiān)定正確科學(xué)的教學(xué)信念，自主學(xué)習(xí)社會(huì)發(fā)展各個(gè)時(shí)期的政治理論知識(shí)，對(duì)于黨和國家的教育方針、政策深入了解，并將相關(guān)的教學(xué)原則、制度和標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，以教育事業(yè)服務(wù)為重心、以更加飽滿的熱情與端正的態(tài)度為師生在日常教學(xué)管理中提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.扎實(shí)的文化知識(shí)，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書在教育管理中需要明確自身工作的職責(zé)及重要使命，充分領(lǐng)會(huì)科學(xué)實(shí)用性的管理理念及實(shí)踐操作技能，進(jìn)而能夠在發(fā)展中不斷積累自身的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)素質(zhì)，在此基礎(chǔ)上保障每一項(xiàng)教學(xué)管理工作的有序開展，并展現(xiàn)出其自身的實(shí)質(zhì)性價(jià)值與整體成效。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來說，教學(xué)秘書在自身的發(fā)展的過程中，需要集中更多的精力在學(xué)院不同專業(yè)發(fā)展的具體目標(biāo)上，有效把控每個(gè)專業(yè)的基本特征和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)，結(jié)合畢業(yè)目標(biāo)合理地統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)，高度重視教學(xué)秘書在日常的效率與效果，結(jié)合三全育人的理念展現(xiàn)出教學(xué)秘書的最大作用，保障整體的教學(xué)管理質(zhì)量和業(yè)務(wù)能力。

3.良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)

新時(shí)代背景下對(duì)于高校教學(xué)秘書工作提出了更為嚴(yán)格的規(guī)范要求，其對(duì)各階段教學(xué)環(huán)節(jié)的部署與實(shí)施情況形成基本的了解，在此基礎(chǔ)上綜合性分析教學(xué)管理中所存在的各類問題、教學(xué)需求方面的矛盾，并根據(jù)所獲取的信息與基本情況進(jìn)行結(jié)合。高校教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理中需要將理論科學(xué)地融入實(shí)踐應(yīng)用方面，便于校領(lǐng)導(dǎo)者做出科學(xué)正確的決策，有助于教學(xué)管理的高效性與合理性，從根本上保障各項(xiàng)教學(xué)實(shí)踐管理環(huán)節(jié)的深入落實(shí)。與此同時(shí)，在具體的教學(xué)管理與實(shí)踐中，需要從整體上加強(qiáng)自身的綜合素養(yǎng)與專業(yè)技能。高校教學(xué)秘書需要充分意識(shí)到瑣碎工作分析研究的重要性，在此方面投入更多的時(shí)間和精力，在日常生活中需要更多的細(xì)心和熱心，有助于各項(xiàng)管理實(shí)踐工作按照預(yù)期的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，以積極的精神狀態(tài)面對(duì)教務(wù)管理中存在的各種困境，有效協(xié)調(diào)各部門的工作順利進(jìn)行，加強(qiáng)各部門之間的互動(dòng)性與協(xié)同性，在日常工作中進(jìn)行自我狀態(tài)的完善，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。

三、高校教學(xué)秘書工作效率的提升途徑

(一)重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的中長(zhǎng)期培養(yǎng)，健全教學(xué)秘書隊(duì)伍

對(duì)于各大高校教學(xué)管理工作而言，在具體實(shí)踐中需要充分意識(shí)到高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的重要性和必要性，在隊(duì)伍發(fā)展與建設(shè)的過程中，高校對(duì)于教學(xué)秘書工作內(nèi)容與權(quán)限方面的認(rèn)知不夠清晰明確，其共性問題是傾向于教學(xué)，未能高度重視管理的真正應(yīng)用與價(jià)值性。在日常管理中受諸多因素的影響而存在專業(yè)不對(duì)口的情況。高校需要將更多的精力投入教學(xué)秘書的中長(zhǎng)期培養(yǎng)計(jì)劃和實(shí)施方案方面，依照學(xué)生人數(shù)和教師人數(shù)合理設(shè)置教學(xué)秘書崗位，對(duì)其學(xué)歷及專業(yè)等適當(dāng)控制，由此提升管理隊(duì)伍的檔次，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍；同時(shí)需要嚴(yán)格依據(jù)教師系統(tǒng)的專業(yè)性培訓(xùn)和繼續(xù)教育的管理制度，為教學(xué)秘書隊(duì)伍提供良好的發(fā)展空間，保障教學(xué)秘書能夠參與到校內(nèi)外的教務(wù)管理研討會(huì)，在其中分享與獲取具有價(jià)值性的管理理念，積極參與到教改與科研項(xiàng)目方面，并且在日常教育管理中承擔(dān)著一定的教學(xué)任務(wù)，在發(fā)展中必須充分明確其整體的研究方向與專長(zhǎng)，從根本中調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的自主性與工作積極性。

(二)高度肯定教學(xué)秘書的工作成績(jī)，結(jié)合實(shí)際適當(dāng)緩解日常工作的負(fù)擔(dān)

對(duì)于我國高校獨(dú)立學(xué)院在近些年發(fā)展的綜合情況和具體實(shí)力系統(tǒng)性分析，需要注意的是高校師資結(jié)構(gòu)實(shí)際上包括自有的教師和外聘教師兩大方面。教學(xué)秘書必須在日常管理中詳細(xì)分析與認(rèn)真地審核外聘教師學(xué)歷方面的具體情況，積極配合與協(xié)助教務(wù)處人員，將及外聘教師的課時(shí)量及時(shí)分析與核算，妥善處理外聘教師在授課時(shí)所存在的具體任務(wù)和問題。

因此對(duì)于教學(xué)管理工作而言，要充分肯定教學(xué)秘書在工作中的重要地位，從思想觀念和實(shí)踐活動(dòng)各個(gè)方面準(zhǔn)確落實(shí)教學(xué)工作，是現(xiàn)階段優(yōu)化教學(xué)管理體系的重要舉措；高度認(rèn)可教學(xué)秘書的工作成績(jī)，做到獎(jiǎng)懲分明，同時(shí)為高校教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)提供有利的發(fā)展空間，保障教學(xué)秘書能夠參與到校內(nèi)外的教務(wù)管理研討會(huì)，在其中分享與獲取具有價(jià)值性的管理理念，進(jìn)而確保高校教學(xué)秘書的工作達(dá)到事半功倍功效。

(三)調(diào)整工作態(tài)度，提高工作積極性

對(duì)于各大高校的教學(xué)秘書來說，在繁雜的日常工作中需要效提升自己的工作效率，提高工作效果，一定要避免在工作中產(chǎn)生懈怠心理。工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變是提升教學(xué)管理工作水平的核心方法，教學(xué)秘書最主要的工作就在于服務(wù)，要為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)，因此我們?cè)诠ぷ髦幸欢ㄒ獞阎活w有愛的心，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)要嚴(yán)格按照教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度，做到服務(wù)和管理的有機(jī)統(tǒng)一。教學(xué)秘書需要在自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和實(shí)際工作中把握住自己和工作之間的平衡點(diǎn)，充分肯定自身的工作地位，明確自身在高校教育管理中有著重要角色和不可取代的重要功效，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建良好人際關(guān)系并從實(shí)質(zhì)上加強(qiáng)自身的溝通協(xié)調(diào)能力和專業(yè)素養(yǎng)。另外還要認(rèn)識(shí)到作為教學(xué)秘書，需充分發(fā)揮自身輔助教師教學(xué)的功能作用，協(xié)助教師與學(xué)生構(gòu)建良好關(guān)系，幫助教師高效地組織學(xué)生在各項(xiàng)活動(dòng)中認(rèn)識(shí)到深層次學(xué)習(xí)的重要性，積極鼓勵(lì)教師，增強(qiáng)教師的教學(xué)信心，鼓勵(lì)教師長(zhǎng)期保持教學(xué)激情，讓教學(xué)效果更明顯。

(四)自我提高，不斷學(xué)習(xí)

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的作用，為了從實(shí)質(zhì)上有效滿足時(shí)代對(duì)于教學(xué)管理方面的目標(biāo)要求，我們需要高度重視其日常工作的效率。針對(duì)教育現(xiàn)代化發(fā)展需求，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)將自身的知識(shí)儲(chǔ)備不斷更新與優(yōu)化，進(jìn)一步提高各項(xiàng)專業(yè)技能，采取有效的方式充分展現(xiàn)出教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作的功效與價(jià)值。

對(duì)于教學(xué)秘書而言，自我提高與完善最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)體現(xiàn)在針對(duì)三全育人新理念不斷創(chuàng)新與優(yōu)化現(xiàn)階段的各項(xiàng)工作，強(qiáng)調(diào)工作方法的可行性與高效性，在對(duì)各階段的任務(wù)進(jìn)行反思與創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)上形成科學(xué)先進(jìn)的工作方法與操作策略，進(jìn)而確保高校教學(xué)秘書工作的高效性、科學(xué)性、規(guī)范性；其次是需要結(jié)合現(xiàn)階段的發(fā)展需要將自己的專業(yè)知識(shí)和綜合素養(yǎng)不斷強(qiáng)化，積極參加在崗培訓(xùn)和定期學(xué)習(xí)，在其中分享與獲取具有價(jià)值性的管理理念，充分領(lǐng)會(huì)科學(xué)實(shí)用性的管理理念及實(shí)踐操作技能，進(jìn)而能夠在發(fā)展中不斷積累自身的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)素質(zhì)，在此基礎(chǔ)上保障每一項(xiàng)教學(xué)管理工作的有序開展，并展現(xiàn)出其自身的價(jià)值性與實(shí)質(zhì)性作用。