EXCEL在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用分析

■張冬花

Excel是Microsoft office系列套裝辦公軟件中的一個(gè)重要組成部分，其功能強(qiáng)大、易于操作，尤其是在財(cái)務(wù)管理的計(jì)算、分析方面，Excel通過制作電子表格，很方便地輸入數(shù)據(jù)、函數(shù)、公式以及圖形對象，可以生成直觀的表格、圖形和專業(yè)的圖表等，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速生成、交互使用、計(jì)算、分析及可視化。因此，Excel已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于會計(jì)、財(cái)務(wù)管理、市場營銷、文秘辦公、行政管理和協(xié)同辦公等日常事務(wù)中。

一、Excel的功能與優(yōu)勢

（一）電子表格和圖表處理

Excel電子表格是微軟公司研制的Office軟件套裝的重要組成部分，其功能主要有建立工作簿、管理數(shù)據(jù)、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享、制作圖表以及開發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)等。Excel電子表格具有操作界面直觀、計(jì)算功能強(qiáng)大、圖標(biāo)工具出色、應(yīng)用范圍廣、與其他電子表格有很好的兼容性等特點(diǎn)，被廣泛應(yīng)用于會計(jì)、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、金融、物流管理以及公共管理等領(lǐng)域。

Excel具有比較完整的圖表工具，不僅可以生成常用的折線圖、柱狀圖、面積圖和散點(diǎn)圖等圖表，還可以生成較為復(fù)雜的動態(tài)圖表和三維立體圖表。此外，Excel還為用戶提供了20多種自定義圖表類型，方便用戶根據(jù)需求選擇使用。

（二）函數(shù)計(jì)算

Excel提供了大量的內(nèi)置函數(shù)可供用戶使用，這些函數(shù)本質(zhì)上就是一些事先設(shè)定的公式。每一個(gè)函數(shù)都由函數(shù)名稱和規(guī)定的參數(shù)構(gòu)成，這些參數(shù)都有特定的順序和結(jié)構(gòu)，可以進(jìn)行各種運(yùn)算。Excel函數(shù)通過對特定數(shù)據(jù)的公式計(jì)算，還可以擴(kuò)充為一整行或一整列的計(jì)算，包括常用函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、邏輯函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)等十一大類。Excel函數(shù)可以在很短的時(shí)間里完成多種復(fù)雜運(yùn)算，既可以大大簡化公式，還可以提高計(jì)算的速度和準(zhǔn)確性。

（三）數(shù)據(jù)分析處理

Excel為用戶提供了非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析處理功能，包括數(shù)據(jù)的排序、查找與篩選、分類與匯總、數(shù)據(jù)透視分析、模擬分析以及規(guī)劃求解等內(nèi)容。Excel允許對數(shù)字、字符等數(shù)據(jù)按大小順序進(jìn)行升序或降序進(jìn)行排列，不同類型的數(shù)據(jù)默認(rèn)的排序原則不同，如數(shù)值默認(rèn)從小到大的排序。數(shù)據(jù)查找是指從原始數(shù)據(jù)中提取滿足條件的數(shù)據(jù)記錄，源數(shù)據(jù)仍然保留。數(shù)據(jù)篩選是指把數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)記錄都隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)查找與篩選方式有記錄單查找、自動篩選和高級篩選。數(shù)據(jù)的分類與匯總是將數(shù)據(jù)清單中相同類型數(shù)據(jù)歸類并求和。在分類匯總之前必須先對數(shù)據(jù)按一定要求進(jìn)行排序。數(shù)據(jù)透視表是用于快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式表格，我們可以通過轉(zhuǎn)換其行和列來查看對數(shù)據(jù)源的不同匯總，進(jìn)而使透視表的數(shù)據(jù)表達(dá)的信息更加清晰完整。數(shù)據(jù)的模擬分析是將工作表中的某一單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行模擬運(yùn)算，測試使用一個(gè)或兩個(gè)變量對運(yùn)算結(jié)果的影響。對于需要通過許多變量的變化來找到一個(gè)目標(biāo)值，如查找最大值、最小值或某個(gè)確定的值等問題，就需要運(yùn)用Excel中的規(guī)劃求解工具來解決。

（四）開發(fā)工具

開發(fā)工具屬于Excel的一項(xiàng)拓展功能，用戶可以根據(jù)需要選擇不同類型的控件。先根據(jù)可能出現(xiàn)的各種方案建立數(shù)據(jù)源區(qū)域，然后選擇控件類型，再在控件格式中輸入數(shù)據(jù)源區(qū)域和單元格鏈接，即可通過切換控件按鈕來查看每一種方案下的計(jì)算結(jié)果。開發(fā)工具一般適用于分期償還借款模型的建立和利潤的敏感性分析等問題。

（五）模板與宏功能

Excel中有大量的自帶模板，如會議議程、簡歷、課程表、發(fā)票、庫存控制及財(cái)務(wù)報(bào)表等模板。這些模板在使用時(shí)用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)活動的特點(diǎn)和自己的需求，對模板的信息格式進(jìn)行篩選使用，既方便了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入，也使同類表格在信息格式上相對統(tǒng)一。

Excel的強(qiáng)大優(yōu)勢還在于它提供的宏語言Visual Basic for Application（VBA），它是Visual Basic的一個(gè)子集，被廣泛地應(yīng)用于微軟公司開發(fā)的各種軟件中，例如Word、Excel、Access等。宏的作用是將操作步驟錄制成宏，然后再執(zhí)行宏，可以批量實(shí)現(xiàn)一些重復(fù)操作。用戶通過設(shè)置宏，簡單而快速地完成大量相同步驟的工作，極大地提高了工作效率。

二、Excel在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）分期償還借款分析

在企業(yè)融資決策中，各項(xiàng)借款究竟在什么時(shí)點(diǎn)償還對企業(yè)最有利是財(cái)務(wù)人員經(jīng)常面臨的問題。長期借款的各種因素是相互作用的，一般情況下，借款期限越長利率越高，而借款利率的高低又直接影響每期還款額的多少。人工測算不同期限、不同利率下的每期還款額工作量非常大。對于借款利率和借款期限同時(shí)變動對每期還款額的影響，可以利用Excel的模擬運(yùn)算表分析工具，快速地計(jì)算出兩個(gè)因素在各種組合情況下的分析結(jié)果。

例如，甲公司擬向銀行申請200萬元貸款，借款年利率在4%到8%之間變化，借款期限在3到7年之間變化，貸款采用按年分期等額本息還款方式償還，每年末還款額的計(jì)算如圖1所示。

圖1 雙變量模擬運(yùn)算表

在圖1的雙變量模擬運(yùn)算表中，行和列交叉位置的金額，就是通過Excel的模擬分析工具計(jì)算出的長期借款每年末的還款金額。比較每一行的數(shù)值可以看出隨著還款年限的延長每年末還款額是逐漸下降的，比較每一列的數(shù)值可以看出隨著利率的提高每年末還款額是不斷增加的。

（二）商品銷售情況分析

企業(yè)商品銷售情況非常復(fù)雜，如果想快速和交互地查找一定時(shí)期內(nèi)不同銷售人員的銷售業(yè)績和每一種商品的銷售情況以及地區(qū)分布情況，就需要建立數(shù)據(jù)透視表來完成。

例如，乙公司2021年10月上旬的各類商品銷售的詳細(xì)情況見表1所示：

表1 乙公司商品銷售明細(xì)清單

根據(jù)表1的資料，建立數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖如圖2和圖3所示。

圖2 商品銷售數(shù)據(jù)透視表

圖3 商品銷售數(shù)據(jù)透視圖

在圖2所建立的數(shù)據(jù)透視表上，可以看出每個(gè)銷售人員所銷售商品的種類、數(shù)量銷售額及總計(jì)，可以很方便地對每個(gè)銷售人員的銷售業(yè)績進(jìn)行評價(jià)。還可以通過下拉列表查看每個(gè)銷售人員的銷售情況以及每種商品的銷售情況，可以很方便地進(jìn)行多角度的統(tǒng)計(jì)與分析。若想查看表中某些數(shù)據(jù)項(xiàng)的明細(xì)數(shù)據(jù)，只需要雙擊該數(shù)據(jù)項(xiàng)即可。從圖3可以更直觀地分析出每種商品和每個(gè)銷售人員的銷售情況。

（三）本量利分析模型

本量利分析是對成本、業(yè)務(wù)量和利潤三者之間的關(guān)系進(jìn)行分析，從而揭示本量利內(nèi)在變化規(guī)律的一種分析方法。Excel通過開發(fā)工具建立本量利分析模型，非常方便、直觀地進(jìn)行多因素變動分析，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤提供分析思路。

例如，丙公司生產(chǎn)和銷售A產(chǎn)品，2020年銷售數(shù)量為120000件，銷售單價(jià)為15元，單位變動成本為9元，固定成本總額為450000元，實(shí)現(xiàn)利潤270000元。2021年，丙公司希望能增加利潤到320400元，分別測算各因素的變動率。

A產(chǎn)品的本量利分析模型如圖4所示。

圖4 本量利分析模型

在圖4的本量利模型中，通過對控制條的調(diào)節(jié)，不僅可以分析單一因素變動對利潤的影響，還可以分析幾個(gè)因素同時(shí)變動對利潤的影響，極大地提高了決策的效率和準(zhǔn)確性。

（四）經(jīng)濟(jì)批量模型

在存貨管理中，經(jīng)濟(jì)批量模型可以測算出儲存成本和訂貨成本最低時(shí)的存貨采購批量。Excel的規(guī)劃求解工具經(jīng)常被用以解決生產(chǎn)和生活中經(jīng)常涉及到的最大利潤和最小成本、目標(biāo)規(guī)劃、線性回歸及非線性回歸等問題。

例如，丁公司全年需要B材料120000千克，每次的訂貨成本為400元，材料單價(jià)30元，單位材料的年儲存成本為6元，求B材料的經(jīng)濟(jì)訂貨批量。B材料的經(jīng)濟(jì)批量模型如圖5所示。

圖5 經(jīng)濟(jì)批量模型

在圖5中，根據(jù)基本數(shù)據(jù)區(qū)各因素之間的內(nèi)在聯(lián)系，運(yùn)用規(guī)劃求解工具建立了B材料的經(jīng)濟(jì)批量模型，很方便地計(jì)算出B材料的經(jīng)濟(jì)批量為4000千克。

三、改進(jìn)Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的建議

（一）Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用存在的問題

由于Excel具有最全面的公式和函數(shù)、圖表功能，兼容性好，因此Excel在財(cái)務(wù)管理實(shí)際工作中的應(yīng)用已經(jīng)得到推廣與普及。但是，我們也發(fā)現(xiàn)在Excel的實(shí)際應(yīng)用中仍然存在一些問題。首先，Excel的許多自帶模板的格式與實(shí)際工作差距較大，很多時(shí)候使用起來并不是很方便，甚至是每使用一次就需要定義各種公式；其次，財(cái)務(wù)管理人員對Excel電子表格的處理更多是模擬手工處理，缺乏數(shù)據(jù)庫的思想，沒有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的概念，不懂得如何做到數(shù)據(jù)共享。比如，在進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的輸入時(shí)，很多財(cái)務(wù)管理人員不知道可以將工作中經(jīng)常需要輸入的內(nèi)容事先定義為序列，這樣在后續(xù)的公式輸入時(shí)就可以進(jìn)行填充復(fù)制。也不清楚可以把數(shù)據(jù)處理時(shí)經(jīng)常需要用到的數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)區(qū)域定義為單元格或工作表，然后就可以在后續(xù)的數(shù)據(jù)處理中進(jìn)行單元格或工作表的名稱引用。甚至還有很多人在進(jìn)行單元格的引用時(shí)，不明白什么情況下應(yīng)該使用絕對引用，什么情況下應(yīng)該使用相對引用。最后，極少應(yīng)用到宏與VBA。在財(cái)務(wù)管理的日常工作中會產(chǎn)生很多相同的、多次重復(fù)進(jìn)行的操作，比如產(chǎn)品成本的計(jì)算、銷售收入的計(jì)算，材料、半成品、產(chǎn)成品的入庫和出庫等，由于很多財(cái)務(wù)管理人員對宏和VBA知之甚少，就造成了大多數(shù)情況下進(jìn)行著簡單的、重復(fù)性的勞動，費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作的效率極低。

（二）改進(jìn)Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的建議

對于提高Excel在財(cái)務(wù)管理實(shí)際應(yīng)用中的效率，提出如下幾點(diǎn)建議。第一，財(cái)務(wù)管理人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人士協(xié)同設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)管理專用模板。財(cái)務(wù)管理人員將財(cái)務(wù)管理工作的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和具體要求以書面的形式提出來，計(jì)算機(jī)專業(yè)人士在設(shè)計(jì)模板過程中就可以充分考慮企業(yè)財(cái)務(wù)活動的特點(diǎn)和實(shí)際需要，這樣設(shè)計(jì)出的模板才會更加具體化、人性化，財(cái)務(wù)管理人員使用起來也比較得心應(yīng)手。既節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率，也能避免在輸入公式過程中出現(xiàn)的人為錯(cuò)誤。第二，合理設(shè)計(jì)工作表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能區(qū)域。在建立工作表的工作區(qū)域時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)分析方法的特點(diǎn)選擇有利于提高輸入效率和準(zhǔn)確性的輸入方法，對于有排序關(guān)系的數(shù)據(jù)最好置于同一行或同一列，以便于后續(xù)公式計(jì)算中使用序列填充。對于需要重復(fù)使用的一系列數(shù)據(jù)，可以事先建立工作表區(qū)域并加以命名，以便于在不同的工作表中進(jìn)行引用。如果每個(gè)字段輸入的各個(gè)記錄的數(shù)據(jù)均不相同，但輸入的數(shù)據(jù)量非常大，可以使用Excel的記錄單來輸入和管理數(shù)據(jù)，這樣可以節(jié)省不少時(shí)間，還能提高輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在引用單元格數(shù)據(jù)時(shí)，最好引用單元格而不是直接輸入數(shù)據(jù)，這樣做的好處是如果前面的數(shù)據(jù)或計(jì)算發(fā)生錯(cuò)誤需要修改或需要更新時(shí)，后面引用過該單元格的數(shù)據(jù)會自動修正或更新。在Excel公式的復(fù)制填充中，如果隨著公式位置的改變，引用的單元格也會相應(yīng)發(fā)生變動時(shí)應(yīng)該使用相對引用；若該單元格中的數(shù)據(jù)總是重復(fù)使用，不隨公式位置的移動而變化，就屬于絕對引用。第三，加強(qiáng)Excel的宏和VBA功能的應(yīng)用。由于財(cái)務(wù)管理工作中存在大量重復(fù)性的工作，因此財(cái)務(wù)管理人員有必要加強(qiáng)宏和VBA功能的學(xué)習(xí)和使用。在首次操作時(shí)設(shè)置宏并錄制宏，在以后的操作過程中直接運(yùn)行宏即可。這樣一方面極大地提高了財(cái)務(wù)管理的工作效率，還能減少人工操作過程帶來的錯(cuò)誤。