《武漢大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版)》投審稿系統(tǒng)的起步與發(fā)展

張峻

(《武漢大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版)》編輯部，湖北 武漢 430071)

《武漢大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版)》為面向全國(guó)廣大醫(yī)學(xué)科技工作者的綜合性醫(yī)學(xué)期刊，受眾面廣，作者與審稿人隊(duì)伍龐大，尤其是近年來(lái)隨著投稿量的增加，帶來(lái)了很大的稿件管理問題，有時(shí)編輯同志為查找、核對(duì)某篇稿件的來(lái)龍去脈，費(fèi)時(shí)費(fèi)力地查對(duì)稿件庫(kù)。我刊也曾專設(shè)一位編務(wù)同志來(lái)處理類似收稿、稿件匿名、催審催收等事務(wù)。但即使有專人追蹤管理，我刊的審稿專家和作者也時(shí)常抱怨郵寄稿件的遺失和不便。傳統(tǒng)的稿件管理方式越來(lái)越不適應(yīng)期刊網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)。

2011年7月起，為配合編輯部網(wǎng)站主頁(yè)的改版，通過(guò)與某高?？蒲胁块T的合作，我刊初步建立了投審稿管理系統(tǒng)，通過(guò)兩年來(lái)的應(yīng)用，用戶體驗(yàn)良好，極大地方便了作者、審稿人和編輯；從期刊網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，作為武漢大學(xué)自然科學(xué)學(xué)報(bào)編輯部下屬期刊之一，2013年底我刊通過(guò)與中國(guó)知網(wǎng)的深度合作，采用了更先進(jìn)的騰云期刊采編系統(tǒng)，整合了學(xué)術(shù)不端檢測(cè)系統(tǒng)、參考文獻(xiàn)校對(duì)系統(tǒng)等功能，實(shí)現(xiàn)了新舊審稿系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

一、期刊網(wǎng)絡(luò)化的起步：網(wǎng)上投審稿系統(tǒng)的開通運(yùn)行

2011年7月，經(jīng)過(guò)多年的考察和籌備，編輯部決定與某高校合作開通網(wǎng)上投審稿系統(tǒng)。我們根據(jù)該系統(tǒng)的特點(diǎn)，分別從作者、審稿人、編輯的角度完成紙質(zhì)稿件處理方式向網(wǎng)絡(luò)辦公的轉(zhuǎn)換：①完成網(wǎng)上審稿專家?guī)斓暮Y選，廣發(fā)邀請(qǐng)函，補(bǔ)充那些愿意審稿、能夠熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的年輕專家，從紙版審稿過(guò)度到網(wǎng)上審稿；②利用電子郵件自動(dòng)回復(fù)的功能，對(duì)電子郵件來(lái)稿自動(dòng)退稿和提示，結(jié)合網(wǎng)站通知，完成作者投稿方式的轉(zhuǎn)變；③加大培訓(xùn)力度，讓編輯從適應(yīng)投審稿系統(tǒng)逐步過(guò)度到熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公；并指定一名年輕編輯管理和優(yōu)化網(wǎng)上投稿系統(tǒng)，協(xié)同網(wǎng)站管理員及時(shí)處理用戶針對(duì)投稿系統(tǒng)的問題。

二、新舊轉(zhuǎn)換:完成新舊投審稿系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，整合數(shù)據(jù)庫(kù)資源

應(yīng)該來(lái)說(shuō)，投審稿系統(tǒng)的開通應(yīng)該一步到位，盡量采用開發(fā)得比較成熟的商業(yè)化系統(tǒng)[1]。舊系統(tǒng)使用兩年來(lái)，總體反應(yīng)良好，尤其是對(duì)于剛剛采用網(wǎng)上審稿的編輯部來(lái)說(shuō)，感覺比以往紙質(zhì)辦公有了質(zhì)的飛躍。與我刊最新采用的知網(wǎng)系統(tǒng)比較，舊系統(tǒng)也有界面更加簡(jiǎn)潔、本地網(wǎng)絡(luò)管理人員響應(yīng)及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)。但是，在實(shí)際使用過(guò)程中也有一些弊端，比如網(wǎng)站與用戶瀏覽器兼容性略差、不能整合學(xué)術(shù)不端論文檢測(cè)系統(tǒng)、系統(tǒng)模塊化設(shè)計(jì)不足導(dǎo)致一次局部調(diào)整引起連鎖改變或者故障等等。尤其在后期數(shù)據(jù)開發(fā)方面，不能整合網(wǎng)絡(luò)出版商提供的資源，不利于將來(lái)期刊網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，因此選擇與擁有更多網(wǎng)絡(luò)資源的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)商合作，建立更專業(yè)、拓展性更強(qiáng)的網(wǎng)上投審稿系統(tǒng)是必然趨勢(shì)。

2013年，經(jīng)過(guò)多次考察、反復(fù)認(rèn)證，武漢大學(xué)自然科學(xué)學(xué)報(bào)編輯部決定采用中國(guó)知網(wǎng)的騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)。作為學(xué)報(bào)編輯部下屬期刊之一，我們率先實(shí)現(xiàn)了新舊投審稿系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化。新系統(tǒng)集成了學(xué)術(shù)不端論文檢測(cè)系統(tǒng)和參考文獻(xiàn)自動(dòng)校對(duì)系統(tǒng)，每篇投稿自動(dòng)顯示重復(fù)率和參考文獻(xiàn)錯(cuò)誤，極大地方便了編輯和審稿工作。下一步我們嘗試對(duì)接論文優(yōu)先在線發(fā)表系統(tǒng)，將進(jìn)一步縮短論文發(fā)表周期。

對(duì)一個(gè)辦刊五十多年的成熟期刊來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)換稿件處理方式對(duì)傳統(tǒng)的作者和審稿人都會(huì)產(chǎn)生不適應(yīng)，尤其是短期內(nèi)再次轉(zhuǎn)換投審稿系統(tǒng)。為了不影響投稿，在使用新系統(tǒng)時(shí)，我們逐步采用了以下措施：①新系統(tǒng)試運(yùn)行半年；②主頁(yè)上發(fā)布開通新系統(tǒng)的通知；③舊系統(tǒng)顯著位置發(fā)布啟事，并提供新系統(tǒng)鏈接；④新舊系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行；⑤舊系統(tǒng)新投稿逐步退稿并提供重新投稿的通知；⑥逐步關(guān)閉舊系統(tǒng)的投稿功能。⑦作好審稿人和作者的溝通解釋工作。

三、使用網(wǎng)上投審稿系統(tǒng)帶來(lái)的改變

和大多數(shù)剛開通網(wǎng)上投審稿系統(tǒng)的期刊一樣，所有用戶體驗(yàn)到投審稿系統(tǒng)帶來(lái)的便捷：作者投稿查詢快捷、審稿及時(shí)方便、編輯部處理稿件輕松、審稿專家主編可以遠(yuǎn)程辦公、建立強(qiáng)大的作者信息庫(kù)和專家信息庫(kù)。由此帶來(lái)的是效率的提高和一些明顯的改變，如：論文發(fā)表周期縮短：從系統(tǒng)開通初期的6個(gè)月左右加快到4個(gè)月左右；實(shí)現(xiàn)了單篇論文的優(yōu)先在線發(fā)表。投稿量明顯增加，從每年400余篇的有效投稿，到系統(tǒng)開通后的1000篇以上的有效投稿；稿件來(lái)源更加廣泛，受地域限制更少。

四、轉(zhuǎn)換新的投審稿系統(tǒng)：充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)商的整合資源

我刊與中國(guó)知網(wǎng)已有多年的數(shù)字化出版合作，類似的大型數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)商也曾提供過(guò)免費(fèi)在線投稿系統(tǒng)。此次中國(guó)知網(wǎng)有意提供更專業(yè)的騰云采編系統(tǒng)，而我刊更看重的是中國(guó)知網(wǎng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資源的深度開發(fā)。在此之前，我刊已開始使用科技期刊學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)檢測(cè)系統(tǒng)作為初審的工具，此次正好能整合進(jìn)投審稿系統(tǒng)中。新系統(tǒng)還整合了參考文獻(xiàn)校對(duì)系統(tǒng)，也很方便作者和編輯對(duì)每篇投稿的參考文獻(xiàn)進(jìn)行自動(dòng)校對(duì)。新系統(tǒng)提供的專家?guī)炷壳吧胁荒軡M足我刊的需求[2]，但為以后在此方面的拓展留有空間，為更廣泛地選定審稿人提供了更多選擇。新的投審稿系統(tǒng)還整合了在線優(yōu)先出版的功能，而我刊不久前與知網(wǎng)簽訂了優(yōu)先出版的協(xié)議，這樣使用起來(lái)更為方便。另外，我們還認(rèn)為大型數(shù)據(jù)庫(kù)提供商對(duì)于數(shù)字期刊的后期處理和應(yīng)用可能更有經(jīng)驗(yàn)和渠道，更愿意開發(fā)、推介其數(shù)字產(chǎn)品，比如在網(wǎng)站推廣、搭建更廣泛的數(shù)字化平臺(tái)等方面會(huì)提供更多服務(wù)[3]，當(dāng)然這有待進(jìn)一步使用來(lái)驗(yàn)證。

目前我刊已完成了從初期系統(tǒng)到成熟系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，由于審稿人可以根據(jù)審稿邀請(qǐng)郵件的鏈接直達(dá)審稿界面，無(wú)需繁瑣的輸入和翻查就能完成審稿，所以多數(shù)審稿人更樂于接受這種簡(jiǎn)單的方式。對(duì)于編輯來(lái)說(shuō)，轉(zhuǎn)換工作系統(tǒng)的確需要一個(gè)適應(yīng)過(guò)程，麻煩的是某一時(shí)間段需要同時(shí)運(yùn)行兩個(gè)系統(tǒng)，還需要對(duì)審稿人和部分作者作及時(shí)的溝通和解釋。但這些不利的影響隨著舊系統(tǒng)功能的逐漸關(guān)閉而減少。

對(duì)于尚未采用成熟采編系統(tǒng)的中小編輯部，選擇何種類型的采編系統(tǒng)需要根據(jù)自身?xiàng)l件而定?？紤]到科技期刊數(shù)字化發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)，我們著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，最終選擇了與規(guī)模更大、擁有更多數(shù)字化資源的數(shù)據(jù)庫(kù)提供商合作，將傳統(tǒng)的編輯出版整合到投稿—審稿—編輯加工—在線出版—數(shù)字化產(chǎn)品與服務(wù)—數(shù)字化的決算支付等這一數(shù)字化出版平臺(tái)中。另外，由于與中國(guó)知網(wǎng)的合作關(guān)系，采用騰云采編系統(tǒng)是經(jīng)濟(jì)的和有保障的，與其僅僅將做好的初級(jí)期刊產(chǎn)品賣給出版商，不如從一開始就充分利用出版商的平臺(tái)推廣和數(shù)字資源優(yōu)勢(shì)，為我所用。

總之，我刊在兩年來(lái)的實(shí)踐中體會(huì)到，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化使編輯工作不再是“伏案工作”，編輯們更多面對(duì)的是電腦和互聯(lián)網(wǎng)，熟練應(yīng)用各種應(yīng)用程序已成為基本技能，提高工作效能所節(jié)省出的時(shí)間讓辦刊人行動(dòng)起來(lái)，在吸引稿源和辦好期刊上下工夫，這又回到了期刊網(wǎng)絡(luò)化初衷。

參考文獻(xiàn)：

[1]許育彬，楊智全，宋亞珍.關(guān)于科技期刊在線投稿系統(tǒng)使用的建議[J].編輯學(xué)報(bào),2010(3).

[2]申軼男,曹兵,佟建國(guó),等.騰云科技期刊協(xié)同采編系統(tǒng)在使用中存在的問題及解決建議[J].中國(guó)科技期刊研究,2014(2).

[3]楊冬,葛建平,張麗輝,等.科技期刊在線投審稿系統(tǒng)的基本功能及擴(kuò)展功能[J].編輯學(xué)報(bào),2012(S2).