用Excel VBA開發(fā)實(shí)驗(yàn)室記錄表格

劉永康，羅正婷，肖質(zhì)，羅永彬,彭光珍，毛康

1.云南瑞奇德醫(yī)院檢驗(yàn)科，云南昆明 650224；2.昆明同仁醫(yī)院檢驗(yàn)科，云南昆明 650100；3.云南省臨床檢驗(yàn)中心，云南昆明650032

醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)是重要的醫(yī)療資源，不僅包括患者的病歷等數(shù)據(jù)，還包括醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檢驗(yàn)等獲得的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)。實(shí)驗(yàn)原始記錄作為實(shí)驗(yàn)進(jìn)程的直接證據(jù)，是檢測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)反映，是檢測(cè)結(jié)果能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確復(fù)現(xiàn)的重要依據(jù)[1]，有助于研究者保持清晰的實(shí)驗(yàn)思路[2]。因此必須要保證原始記錄的原始性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和全面性。許多實(shí)驗(yàn)室直接使用電子表格Excel來填寫記錄，其帶來的問題是調(diào)用和錄入的過程費(fèi)時(shí)，數(shù)據(jù)容易被人為修改，也難以避免補(bǔ)填記錄的作假現(xiàn)象發(fā)生。針對(duì)以上存在的問題，考慮到絕大多數(shù)人都熟悉Excel的界面，用戶體驗(yàn)較好，而且VBA是Excel自帶的一種編程語言，對(duì)硬件、軟件環(huán)境要求不高，簡(jiǎn)單易學(xué)，更便于一線檢驗(yàn)工作者開發(fā)最貼切實(shí)用、自己滿意的軟件。該研究采用了Excel VBA（visual basic for application,VBA）進(jìn)行實(shí)驗(yàn)記錄，并探討了該記錄方法的效率和安全性，具體內(nèi)容如下。

1 Excel VBA的記錄介紹

Excel是Microsoft Office辦公套裝軟件的一個(gè)重要組成部分，用來幫助用戶完成信息保存、數(shù)據(jù)計(jì)算處理、數(shù)據(jù)分析決策、信息動(dòng)態(tài)發(fā)布等工作。同時(shí)Excel又是一個(gè)開放的平臺(tái)，允許用戶使用編程語言開發(fā)出符合特定工作需要的應(yīng)用程序。而VBA語言就是一種非常流行、也非常成熟的開發(fā)工具[3]。研究發(fā)現(xiàn)，Excel VBA在成績管理、測(cè)量數(shù)據(jù)處理、科研檔案目錄生成、門診藥房輔助設(shè)計(jì)庫存盤點(diǎn)等中已有廣泛應(yīng)用[3-7]。

1.1 記錄的種類

所開發(fā)的電子記錄是對(duì)LIS記錄的補(bǔ)充，因此需根據(jù)本科室所用LIS的功能而定。Excel自2007版本后，可以將所有的記錄放在一個(gè)工作簿里，但這樣做在選擇所需的記錄表格（工作表）時(shí)效率太低，解決的方法是將不同類型的記錄分為不同的工作簿，例如主任工作記錄、員工記錄、儀器保養(yǎng)記錄、設(shè)備檔案、檢驗(yàn)前記錄等，每個(gè)工作簿可包含幾十個(gè)同類型的記錄表，調(diào)用時(shí)方便快速。

1.2 錄入界面

為不同的記錄制作不同的窗體，在Excel各個(gè)工作表里都設(shè)置一個(gè)按鈕，可調(diào)出該記錄所對(duì)應(yīng)的窗體。界面的布局要考慮錄入效率，因此絕大部分記錄可自動(dòng)錄入或點(diǎn)擊選擇錄入。對(duì)每一步操作進(jìn)行優(yōu)化，提高錄入速度。記錄的日期、時(shí)間均為自動(dòng)記錄，工作人員姓名等可輸入工號(hào)后轉(zhuǎn)換，也可直接點(diǎn)擊下拉選擇，需當(dāng)事人親自確認(rèn)的重要記錄，則須輸入密碼后轉(zhuǎn)換為姓名。

記錄內(nèi)容項(xiàng)的設(shè)置留有余地，如疫苗接種記錄，如果是以前接種了疫苗，現(xiàn)在可能已測(cè)定過抗體，如果剛接種了疫苗，抗體檢測(cè)項(xiàng)就可以不填。一些項(xiàng)目在雙擊填寫框后都可在右側(cè)提示框內(nèi)提供相應(yīng)的選擇項(xiàng)，使用方法與全世界實(shí)驗(yàn)室通用的細(xì)菌耐藥性監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)處理軟件WHONET相同，符合檢驗(yàn)人員的使用習(xí)慣。

窗體上不設(shè)記錄的填寫日期和時(shí)間欄，受程序控制，記錄的填寫日期和時(shí)間會(huì)自動(dòng)記錄到工作表中相應(yīng)的單元格里，在窗體上方會(huì)顯示當(dāng)前日期和時(shí)間。見圖1。

圖1 員工接種記錄

不同的儀器保養(yǎng)記錄有不同的窗體，如果當(dāng)日的保養(yǎng)順利完成，點(diǎn)擊相關(guān)的按鈕即可快速填寫保養(yǎng)記錄并保存，效率遠(yuǎn)高于填寫紙質(zhì)記錄。見圖2。

圖2 儀器保養(yǎng)記錄

用于錄入的窗體有大有小，根據(jù)記錄項(xiàng)目的多少而定。在標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中，已檢測(cè)的樣本的處理也需有詳細(xì)的記錄，將VBA與條形碼方案結(jié)合可以快速記錄科室里每天大量的已檢測(cè)樣本?！皹颖颈４媾c銷毀”的窗體最小，這是為了在工作表中看到更多內(nèi)容的動(dòng)態(tài)變化，所以壓縮了該窗體的尺寸。檢測(cè)后的樣本在放冰箱保存之前逐一掃描樣本的條形碼，在工作表上即自動(dòng)添加相關(guān)記錄,如保存日期等；一個(gè)試管架放滿后需更改架號(hào)，冰箱的一層放滿后需更改層號(hào)，以此類推。到了規(guī)定的樣本保存期，從冰箱里取出樣本，在銷毀前將取出的樣本再次逐一掃碼，軟件可迅速查找到該樣本的保存記錄，自動(dòng)填寫銷毀的日期等內(nèi)容。見圖3。

圖3 樣本保存與銷毀記錄

1.3 記錄的繼續(xù)錄入

這是為保證記錄查詢統(tǒng)計(jì)的便利而設(shè)置的一項(xiàng)功能，例如多名員工參加同一學(xué)術(shù)活動(dòng)，為了便于將來對(duì)每位員工的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，一行記錄只保存一名員工的姓名，點(diǎn)擊“繼續(xù)錄入”按鈕可保留學(xué)術(shù)活動(dòng)的日期、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，只需選擇下一名員工的姓名即可。在疫苗接種等多個(gè)記錄中也有此應(yīng)用。

1.4 電子記錄的真實(shí)性

記錄表中的日期和時(shí)間分為填寫記錄的日期時(shí)間和事件發(fā)生的日期時(shí)間，通過VBA代碼的控制，記錄日期自動(dòng)選為當(dāng)前日，時(shí)間為當(dāng)前時(shí)間且不能更改，如果不填寫事件發(fā)生的日期，也默認(rèn)為當(dāng)前日，以往發(fā)生的事件不能追加補(bǔ)充記錄。這不僅僅是為了提高錄入速度，也是為了保證記錄的真實(shí)性，已經(jīng)保存的記錄受程序的保護(hù)，不能修改，比紙質(zhì)記錄更可靠。

1.5 利用Excel的功能

設(shè)計(jì)的窗體主要用于快速錄入，而Excel本身具有的許多功能可以直接利用，如查找、排序、篩選等，既減少了軟件開發(fā)的工作量，也符合多數(shù)人使用Excel的習(xí)慣。

1.6 字典的建立

字典也稱基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是記錄時(shí)用于選擇的內(nèi)容，一次維護(hù)好可以長期使用，必要時(shí)也可修改補(bǔ)充，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)存于Excel的工作表內(nèi)，項(xiàng)目較多，比如姓名、工號(hào)、醫(yī)院科室名稱、樣本類別等，需根據(jù)本科室的具體情況錄入相關(guān)信息后保存。

1.7 記錄文件的編號(hào)

記錄也是文件，有相應(yīng)的文件編號(hào)，可根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的編號(hào)規(guī)則執(zhí)行。在主任辦公記錄模塊中有文件管理功能，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的所有文件實(shí)行有效控制。

1.8 紙質(zhì)記錄的處理

在醫(yī)院內(nèi)部可以使用電子記錄，但在與醫(yī)院外的單位溝通交流時(shí)仍會(huì)有一部分紙質(zhì)文件，因?yàn)楦鲉挝坏男畔⒒潭炔灰粯?，需要分類保存這些紙質(zhì)文件，如委托檢驗(yàn)的合同、免疫接種卡等。由于軟件操作快速，可做一份電子記錄，將來查詢起來更方便。

2 討論

醫(yī)療信息不僅對(duì)患者來說是有價(jià)值的信息，在醫(yī)療保健提供、質(zhì)量評(píng)估和改進(jìn)中也發(fā)揮著重要作用[8]。妥善保存臨床就診記錄有助于更好地跨時(shí)間和跨提供者繼續(xù)護(hù)理，提供客觀證據(jù)來評(píng)估和監(jiān)測(cè)臨床實(shí)踐，并作為醫(yī)療保健支付和報(bào)銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)[9-10]。但是，在目前各個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療系統(tǒng)中，這些信息大部分是不能互換使用的，這就導(dǎo)致需要對(duì)每個(gè)患者進(jìn)行新的醫(yī)療來記錄患者的醫(yī)療信息，數(shù)據(jù)往往只能通過模糊的記憶來獲得。雖然大部分醫(yī)院都會(huì)使用紙質(zhì)病歷，但紙質(zhì)病歷很容易損壞或丟失，是一種非常不可靠的醫(yī)療信息記錄方式。另一方面，利用傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息共享，往往會(huì)因?yàn)橐恍┎坏赖碌墓ぷ魅藛T倒賣而被泄露，給患者造成進(jìn)一步的損失。

醫(yī)療數(shù)據(jù)來源廣泛、更新迅速[11]，長期以來一直缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息管理平臺(tái)，數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)于不同的系統(tǒng)中，由各家醫(yī)院自行保管，導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享難、數(shù)據(jù)使用權(quán)限不明、信息孤島化嚴(yán)重，無法保證數(shù)據(jù)從生成到使用的完整記錄[12]。當(dāng)前，鑒于標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、智能化正在滲透著各行各業(yè)，基于大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能的精準(zhǔn)醫(yī)療更需要合適的數(shù)據(jù)記錄方式[13]。醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)人員每天都需要制作大量繁瑣、重復(fù)的紙質(zhì)記錄表格，記錄過后的表格成捆堆放。這種記錄方式效率低、格式繁雜，一旦需要查詢多年前某日某個(gè)記錄將會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，進(jìn)而導(dǎo)致這種記錄方式得不到有效的利用，也就丟失了記錄最初的意義。當(dāng)前，自動(dòng)化正前所未有地被應(yīng)用于實(shí)驗(yàn)人員的實(shí)驗(yàn)中，輔助著檢驗(yàn)人員的工作。檢驗(yàn)人員、醫(yī)生、患者共同需要的是如何將實(shí)驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行轉(zhuǎn)化，從而更好地為患者的健康服務(wù)，基于此，檢驗(yàn)人員更需要致力于挖掘檢驗(yàn)結(jié)果的臨床意義，進(jìn)而開發(fā)患者個(gè)性化的精準(zhǔn)檢驗(yàn)方法。另外，最近的改革已經(jīng)建立了標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)方針，以提高醫(yī)療記錄的質(zhì)量。

實(shí)驗(yàn)室常見的溫濕度、儀器保養(yǎng)定標(biāo)等記錄，可以通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記錄，其記錄可以做到實(shí)時(shí)記錄、實(shí)時(shí)警報(bào)、長期保存、高效存取。而實(shí)驗(yàn)記錄是醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要組成部分，目前各實(shí)驗(yàn)室都執(zhí)行CNAS-CL02《醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量和能力認(rèn)可準(zhǔn)則》（ISO 15189：2012，IDT）的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)學(xué)實(shí)驗(yàn)室所需的記錄性文件多達(dá)數(shù)十種，而實(shí)驗(yàn)信息系統(tǒng)（laboratory information system，LIS）目前通常未能滿足日常記錄的需求，只能采用紙質(zhì)的記錄本，不僅繁瑣、細(xì)碎、重復(fù)、耗時(shí)，也難以保證記錄的真實(shí)性，比如可以在上級(jí)檢查之前突擊性地將以前多日漏記的記錄補(bǔ)上，這樣就失去了記錄的真正意義。CAN-CL02（ISO 15189：2012，IDT）規(guī)定：“只要易于獲取并可防止非授權(quán)的修改，記錄的媒介可采用任何形式或類型”。檢驗(yàn)原始記錄是檢驗(yàn)檢測(cè)真實(shí)性的重要證據(jù)，是檢驗(yàn)檢測(cè)單位產(chǎn)品質(zhì)量保證的依據(jù)。伴隨著實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用和無紙化辦公的進(jìn)一步要求，電子檢驗(yàn)原始記錄的應(yīng)用勢(shì)在必行[14]。

VBA是一種宏語言，使用VBA程序不能脫離Excel[15]，結(jié)合微軟辦公軟件很容易將日常工作流程轉(zhuǎn)換為VBA程序代碼，可使實(shí)驗(yàn)記錄工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。該研究發(fā)現(xiàn)，與紙質(zhì)記錄相比，Excel VBA優(yōu)勢(shì)明顯，主要有以下幾點(diǎn)：①無紙化、環(huán)保、低成本，每年可節(jié)省大量的紙張，減少了支出，也減少了垃圾；②操作簡(jiǎn)便，記錄速度快，以圖2的AU480生化儀保養(yǎng)記錄為例，操作僅需幾秒鐘；③記錄日期真實(shí)，記錄內(nèi)容不能更改，杜絕突擊性補(bǔ)填歷史記錄的作假行為，保證了記錄的真實(shí)性；④軟件置于醫(yī)院的服務(wù)器內(nèi)，在權(quán)限范圍內(nèi)數(shù)據(jù)共享，調(diào)用方便；⑤具有快速查詢分析功能，而紙質(zhì)記錄無法做到。

綜上所述，以Excel VBA為工具，按照CNAS-CL02的要求，實(shí)現(xiàn)記錄電子化，是一種低成本，高效率的解決方案。由于各實(shí)驗(yàn)室均遵循CNAS-CL02標(biāo)準(zhǔn)，這套電子記錄軟件具有通用性，實(shí)驗(yàn)室有一些個(gè)性化的需求，可對(duì)程序代碼進(jìn)行修改。醫(yī)院的其他科室同樣也執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，用Excel VBA開發(fā)電子記錄的方式，對(duì)其他科室的記錄管理也具有推廣價(jià)值。