探析實(shí)現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的策略

[ 作者簡介 ]

孫久磊，男，山東鄄城人，鄄城縣醫(yī)療保障局，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

在醫(yī)保檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用有利于促進(jìn)醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展，保障參保人員利益，輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)制定決策。在醫(yī)保檔案管理工作中，各級(jí)檔案管理工作機(jī)關(guān)和政府工作人員要密切協(xié)同配合，全面進(jìn)行檔案管理工作?；诖?，本文從幾方面簡單分析數(shù)字化醫(yī)療檔案管理相關(guān)策略方面的知識(shí)，希望對(duì)相關(guān)領(lǐng)域研究有幫助。

[ 關(guān)鍵詞 ]

數(shù)字化;醫(yī)療保險(xiǎn);檔案管理

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.019

在社會(huì)保障管理中，以醫(yī)療保險(xiǎn)為主要內(nèi)容，而醫(yī)療保險(xiǎn)檔案也成為社會(huì)保障管理的主要組成部分，它與個(gè)人生命利益密切相關(guān)。當(dāng)前，由于各業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的許多環(huán)節(jié)都使用了數(shù)字化技術(shù)手段，檔案管理也不例外。相較于傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)管理方法，數(shù)字化檔案保管方法更有助于克服傳統(tǒng)檔案保管所遇到的瓶頸困難，更好地進(jìn)行檔案保管工作。因此，在信息化時(shí)代，有效運(yùn)用數(shù)字化檔案保管方法成為信息化建設(shè)時(shí)期檔案保管工作人員所面對(duì)的全新要求。

1 醫(yī)保檔案數(shù)字化管理的重要性分析

1.1 為醫(yī)保管理提供推動(dòng)力

隨著社會(huì)的前進(jìn)，社會(huì)保障體系日益完善。人員被錄用后公司就會(huì)為其購買五險(xiǎn)一金，尤以醫(yī)療保險(xiǎn)最為重要。過去醫(yī)療保險(xiǎn)檔案存儲(chǔ)形式以紙質(zhì)及電子版居多，是參保人的個(gè)人及單位基本信息、醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦資料、保額和繳納狀況等的主要證據(jù)，因此需要注意參保人信息。由于參保人員數(shù)量的增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作受到更大壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用于實(shí)際發(fā)展需求，利用數(shù)字化檔案管理方式可對(duì)各企業(yè)與個(gè)人參保數(shù)據(jù)做好詳細(xì)分類，也可節(jié)省保存空間，便于實(shí)時(shí)更新與查閱信息，推動(dòng)醫(yī)保管理穩(wěn)定發(fā)展。

1.2 全面保障參保人利益

檔案管理應(yīng)充分展現(xiàn)個(gè)人原始信息、投保年限、保費(fèi)繳納與報(bào)銷等詳細(xì)資料，這與參保人實(shí)際利益密切相關(guān)。在以往的紙質(zhì)檔案管理過程中，由于紙張損壞、工作人員調(diào)動(dòng)或記錄混亂等原因侵犯了參保人權(quán)益，甚至引起糾紛。數(shù)字化檔案的管理模式是建立數(shù)字庫體系，對(duì)參保人的具體信息均可進(jìn)行數(shù)字添加、調(diào)整和檢索，在檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)也不致對(duì)其產(chǎn)生負(fù)面影響，參保人權(quán)益也獲得了很好的保護(hù)。

1.3 為發(fā)展決策提供重要依據(jù)

國家在對(duì)醫(yī)保政策進(jìn)行制定或修改時(shí)，要對(duì)全國醫(yī)保檔案資料進(jìn)行全面分析，以此滿足人們實(shí)際的醫(yī)療需求。所以，數(shù)字化醫(yī)保檔案管理可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳細(xì)而系統(tǒng)化的參考信息，保障領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。此外，數(shù)字化檔案管理可保障參保人員的資料信息，以防擅自篡改或損毀數(shù)據(jù)庫資料，參保人信息也更加完整，確保有據(jù)可查。

2 當(dāng)前醫(yī)保檔案管理中存在的問題

2.1 參保檔案規(guī)范性差

現(xiàn)階段，參保檔案不規(guī)范是醫(yī)保檔案管理常見的問題。因各地區(qū)對(duì)參保居民有不同的醫(yī)保規(guī)定手續(xù)，使得原始參保檔案信息資料不完整，甚至關(guān)鍵性材料缺失。在此種情況下，居民遇到重大疾病想要申請(qǐng)大額醫(yī)保補(bǔ)貼時(shí)，就會(huì)增加審核工作難度，為醫(yī)保管理體系運(yùn)行無形中增加糾紛風(fēng)險(xiǎn)，管理部門公信力難以提高。

2.2 信息整合不足，文件管理混亂

現(xiàn)階段，各醫(yī)院應(yīng)用信息技術(shù)為病人建立醫(yī)療檔案，但檔案的管理比較混亂，沒有嚴(yán)格篩選信息，對(duì)于可利用患者身份證號(hào)或入院編號(hào)查到的就醫(yī)信息都打包上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，此類信息管理模式發(fā)展得不夠成熟，提供的醫(yī)療信息缺乏有效性，不利于信息共享，還增加了病人個(gè)人隱私泄露風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 文檔移送監(jiān)管不規(guī)范

在醫(yī)保體系運(yùn)行時(shí)，有的檔案要移送到不同部門?，F(xiàn)階段，檔案移交制度還不夠完善。在實(shí)際工作中，部分管理人員不重視檔案移交過程中存在的問題。事實(shí)上，檔案移交前是否做好備份審查、檔案移交是永久的還是暫時(shí)的，暫時(shí)移交后是否按照規(guī)定做好歸檔、永久檔案移交后是否做好記錄并及時(shí)做好接收歸檔等，都是檔案移交過程中必須要注意的問題，如果長期不注意這些問題，就會(huì)引起檔案缺失或損壞問題。

2.4 檔案工作人員在思想上不夠重視

部分檔案機(jī)構(gòu)工作人員在思想價(jià)值觀上缺少熱愛工作、為民服務(wù)、奉獻(xiàn)社會(huì)的基本意識(shí)和心態(tài)，并未意識(shí)到檔案保管事業(yè)的重要性，也并未意識(shí)到在檔案保管建設(shè)中對(duì)工作人員認(rèn)識(shí)層次和綜合素養(yǎng)的需要，缺乏不斷創(chuàng)新的思維和學(xué)習(xí)態(tài)度，也未能主動(dòng)提升自身的思維水準(zhǔn)和服務(wù)能力，無法勝任信息化時(shí)代下的檔案保管事業(yè)，效率和服務(wù)質(zhì)量都較差，嚴(yán)重限制著單位檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.5 檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

為了推進(jìn)工程檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)工程歸檔管理人員的專業(yè)知識(shí)技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力提出了較高要求，需要工程歸檔工作者必須掌握大量的工程檔案管理的專業(yè)知識(shí)、法制知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)、信息網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識(shí)等，熟悉和掌握現(xiàn)代化工程歸檔保存的基本工作方式、作業(yè)過程、工作目的，并嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。但由于一些部門檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高，達(dá)不到現(xiàn)代化檔案管理的技術(shù)條件，在進(jìn)行歸檔材料的數(shù)字化管理、分析、存儲(chǔ)、傳遞、利用過程中，由于工作效率低下，沒有文檔信息系統(tǒng)安全意識(shí)，在技術(shù)操作上也存在失誤，嚴(yán)重制約了中國文檔現(xiàn)代化工程的進(jìn)展。

2.6 檔案管理工作制度不完善

部分工作單位由于缺乏歸檔意識(shí)和檔案信息化建設(shè)意識(shí)，也并未正確認(rèn)識(shí)到檔案保管工作的必要性，故未能根據(jù)國家對(duì)歸檔立法的實(shí)際需要，建立健全歸檔保管各項(xiàng)工作機(jī)制并規(guī)范貫徹執(zhí)行。未能有效調(diào)動(dòng)管理人員的崗位積極性和主動(dòng)性，發(fā)揮檔案管理對(duì)單位發(fā)展的促進(jìn)作用。

2.7 檔案信息化建設(shè)投入不夠

部分工作單位因?yàn)槿狈w檔基本意識(shí)和檔案信息化建設(shè)基本意識(shí)，也未能正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化工作的必要性，所以未能根據(jù)現(xiàn)代信息化發(fā)展建設(shè)工作的需要及時(shí)配備必需的設(shè)備，并應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案保管工作的全面信息化管理工程建設(shè)。

3 醫(yī)保檔案數(shù)字化管理建議

3.1 統(tǒng)一歸檔方式標(biāo)準(zhǔn)

在數(shù)字化新時(shí)代，國家要對(duì)存檔資源實(shí)行統(tǒng)一集中式管理，全國各地醫(yī)療保險(xiǎn)存檔行政管理中心都要全面實(shí)行國家有關(guān)檔案歸檔規(guī)定的管理模式，并按照全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)從國家數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中錄入存檔資源，使全國各地參保人都有準(zhǔn)確而真實(shí)的全國醫(yī)療保險(xiǎn)信息系統(tǒng)。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的歸檔方式，可從以下幾方面入手：（1）根據(jù)國家檔案管理規(guī)定錄入各參保人員信息，并對(duì)電子檔案保管范圍與期限做好明確標(biāo)注。（2）保障醫(yī)保檔案的安全。在形成檔案信息庫之后，方便了參保檔案管理，但其安全隱患也較多。因此，政府可應(yīng)用科技部門技術(shù)增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫抗病毒和抵御黑客攻擊的能力，并加強(qiáng)維護(hù)，避免泄漏參保人醫(yī)保檔案信息。（3）進(jìn)一步挖掘醫(yī)療保險(xiǎn)檔案價(jià)值，檔案資料可反映出很多問題，檔案行政管理中心可有效收集參保人信息和總結(jié)醫(yī)療保險(xiǎn)問題，及時(shí)完善漏洞，保障參保人員信息服務(wù)。比如，醫(yī)保檔案管理中心嚴(yán)格依照國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)做好整理歸檔，其包含主表與附表，通常主表在前附表在后，各表之間有效銜接。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理與工作人員的自身權(quán)益息息相關(guān)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作人員也應(yīng)該進(jìn)一步明確檔案管理職責(zé)的法律意義、迫切性與嚴(yán)肅性。積極開展醫(yī)保檔案管理工作，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，如計(jì)算機(jī)軟硬件、信息網(wǎng)絡(luò)、檔案管理場(chǎng)所、大型服務(wù)器與打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備。醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供了重要保證，因而各部門都要積極響應(yīng)政府號(hào)召，全面促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展，更好地服務(wù)于參保群眾并保障其合法利益。比如，中央醫(yī)保檔案管理中心就主動(dòng)落實(shí)了上級(jí)人社系統(tǒng)工作會(huì)議檔案數(shù)字化的工作計(jì)劃，并針對(duì)實(shí)際工作情況加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施投入，為各崗位配置充足人員，有效評(píng)估管理安全風(fēng)險(xiǎn)，如果出現(xiàn)問題可及時(shí)恢復(fù)正常工作，全面推進(jìn)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案服務(wù)優(yōu)勢(shì)。

3.3 提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

當(dāng)前我國正全力推動(dòng)全國醫(yī)療保險(xiǎn)改革，我國將積極推行全國數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理，醫(yī)療保險(xiǎn)管理機(jī)關(guān)將基于全國數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理交流，并主動(dòng)學(xué)習(xí)全國醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理，進(jìn)一步健全檔案信息庫。同時(shí)，對(duì)于深入實(shí)施數(shù)字化醫(yī)保檔案管理工作，建立數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)也是十分必要的，積極引進(jìn)科技人才，從整體素質(zhì)上提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，保障檔案信息資料的安全。另外，政府還針對(duì)有關(guān)人員舉辦數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)班活動(dòng)，規(guī)范檔案管理工作，統(tǒng)一管理檔案資料。比如，檔案管理中心給檔案管理者提供機(jī)會(huì)進(jìn)行市級(jí)專項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，并聽取市醫(yī)保管理中心的工作人員介紹各檔案管理資料，學(xué)習(xí)成功經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范檔案管理工作。另外，還在檔案管理者招募時(shí)增加了招聘技術(shù)型人員，在提高檔案管理技術(shù)水平的同時(shí)更好地服務(wù)于各參保人員。

3.4 加強(qiáng)檔案管理制度的完善

作為重要的基礎(chǔ)管理工作，在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中涉及許多基礎(chǔ)醫(yī)療保險(xiǎn)知識(shí)，如醫(yī)療保險(xiǎn)等級(jí)、基金征繳、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)資質(zhì)確認(rèn)、人員轉(zhuǎn)診登記手續(xù)和醫(yī)藥收費(fèi)審批等有關(guān)業(yè)務(wù)。由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的涵蓋范圍很大，要全方位開展檔案管理，通過健全的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理機(jī)制提高工作人員思想認(rèn)識(shí)，對(duì)強(qiáng)化機(jī)制約束是十分必要的，必須通過嚴(yán)要求與高標(biāo)準(zhǔn)，全面提升工作人員管理能力和管理水平，把醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作規(guī)定貫徹深入。比如，單位醫(yī)保檔案管理制度涉及規(guī)范整理材料、醫(yī)保檔案移交、立卷歸檔、檔案保管保密、鑒定銷毀、設(shè)備使用維護(hù)及人員崗位職責(zé)等相關(guān)制度，為醫(yī)保檔案管理工作奠定了基礎(chǔ)。

3.5 加強(qiáng)檔案信息管理和電子政務(wù)信息工作的合作

建立國家電子文檔中心，有助于緩解電子文檔資料在管理后臺(tái)存取方面出現(xiàn)的問題，同時(shí)促進(jìn)電子文檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與格式的合理統(tǒng)一，推動(dòng)信息資料的共享。因此，政府檔案管理部門應(yīng)該積極尋求與政府電子部門的協(xié)作，并利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)站的建立，實(shí)現(xiàn)對(duì)有關(guān)信息和資源的有效獲取，以便于合理分配和使用相關(guān)的電子軟硬件設(shè)施，以保證政務(wù)信息的公開化和借用網(wǎng)絡(luò)信息功能進(jìn)行良好的便民服務(wù)。

3.6 加快數(shù)字檔案館建設(shè)

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，必須要對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行內(nèi)涵充實(shí)和架構(gòu)優(yōu)化，努力做到檔案編目數(shù)字化、編研結(jié)果數(shù)字化、歸檔全文數(shù)字化等。與此同時(shí)，根據(jù)使用者的實(shí)際檢索需求，對(duì)部分常用的檔案資料和重要的檔案原件進(jìn)行掃描備份，使用戶可以進(jìn)行全文查閱。

3.7 革新檔案管理形式，引入電子檔案信息系統(tǒng)

在數(shù)字化時(shí)期，文檔保管工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不但要有意識(shí)上的革新，而且還要有形態(tài)上的革新，促進(jìn)文檔保管信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，以突破傳統(tǒng)檔案保管模式的禁錮。首先，可以引入文檔信息系統(tǒng)，利用軟件系統(tǒng)對(duì)文檔資源實(shí)行批量輸入，圖形文本OCR標(biāo)識(shí)，并根據(jù)單元的文檔結(jié)構(gòu)加以劃分，或者根據(jù)相應(yīng)的編碼規(guī)范將已歸檔的檔案自行生產(chǎn)編碼，并與自定義文檔標(biāo)記組合，通過對(duì)文檔結(jié)構(gòu)加以細(xì)分，以提高檢索效果;在文檔信息系統(tǒng)中可以添加自定義的文檔屬性欄，主要用來對(duì)某些文檔內(nèi)容加以補(bǔ)充說明，同時(shí)用戶還能夠通過屬性來查找所需的文檔，比較方便。在文檔管理系統(tǒng)中還有文檔狀態(tài)管理模塊，重點(diǎn)是文檔的編制、待審、發(fā)放、保管等四個(gè)狀態(tài)，以達(dá)到對(duì)文檔的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，使管理人能隨時(shí)隨地了解文檔的狀況，還能夠設(shè)定受控文件夾，使正在查看文檔的管理人可以選擇發(fā)布狀態(tài)下的存檔信息。通過建設(shè)國家檔案信息系統(tǒng)，政府能夠?qū)n案資源進(jìn)行集中統(tǒng)一和集中管理，從而提高檔案管理的安全性。另外，還能夠?qū)⑽臋n外包給專門的數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，由專門的技術(shù)機(jī)構(gòu)將紙質(zhì)文檔掃描處理，再加以電子版著錄，當(dāng)人們需要了解有關(guān)的文檔信息時(shí)，只需使用查詢框檢索目錄，就能夠知道詳細(xì)的信息內(nèi)容，這樣可以有效提高檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，在數(shù)字化時(shí)期，為了促進(jìn)檔案管理工作的長效發(fā)揮，政府應(yīng)當(dāng)注重檔案管理信息化，而借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化是順應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的必然需要。作為國家檔案管理單位，應(yīng)當(dāng)意識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性和重要性，以促進(jìn)文檔保存工作高質(zhì)量發(fā)展，為社會(huì)各界創(chuàng)造更加有效的歸檔服務(wù)。在新時(shí)期，醫(yī)保檔案數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)，為國家醫(yī)保事業(yè)發(fā)展提供了推動(dòng)力。檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的意義，在實(shí)踐管理中全面執(zhí)行數(shù)字化管理理念，在各管理環(huán)節(jié)有效融入數(shù)字化技術(shù)，促進(jìn)國家醫(yī)保事業(yè)穩(wěn)定前行。

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