精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用研究

[ 作者簡介 ]

陳貝貝，女，浙江天臺人，江西省地質(zhì)局核地質(zhì)大隊，館員，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

對工程檔案實行精細(xì)化管理已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢，通過精細(xì)化的管理措施能夠有效地提升檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而可以有效地保護(hù)檔案本身的價值和實際作用，利用精細(xì)化管理措施可以全面提升檔案的管理水平。在檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理措施需要從項目實施階段開始應(yīng)用，同時可以通過不斷優(yōu)化調(diào)整的方式，全面提升工程檔案管理的整體質(zhì)量，進(jìn)而可以有效地保障工程檔案管理達(dá)到預(yù)期效果。

[ 關(guān)鍵詞 ]

精細(xì)化管理;工程;檔案管理

中圖分類號：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.014

工程檔案管理對于工程項目的高效開展具有重要意義，其中涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，而且檔案管理需要從工程初建搜集資料階段開始運轉(zhuǎn)到工程項目徹底竣工，所以工程檔案管理的時間很長。在工程發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)信息都會在工程檔案中記錄保存，通過這樣的發(fā)展措施可以為工程項目的開展提供重要的理論依據(jù)。工程檔案本身是工程發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)，所以在各項數(shù)據(jù)信息記錄的時候需要遵守信息內(nèi)容的細(xì)致性原則，為保障工程檔案的特點，在管理過程中采用精細(xì)化管理的方式已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢，同時可以有效地解決工程檔案管理階段面臨的窘境。但是，就目前我國工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來看，精細(xì)化管理方式還存在著很多問題，所以各個單位在具體應(yīng)用的過程中需要及時發(fā)現(xiàn)并解決其中存在的問題，保障精細(xì)化管理在檔案管理過程中能充分發(fā)揮積極作用。

1 工程檔案實行精細(xì)化管理的優(yōu)勢

1.1 工程檔案精細(xì)化管理的意義探究

在社會快速發(fā)展的背景下，各個行業(yè)都得到了快速的發(fā)展建設(shè)，人們的生活質(zhì)量在這樣的背景下得到了極大的改善。建筑在人們生活中必不可少，所以建筑行業(yè)在近年來呈現(xiàn)出非常迅猛的發(fā)展趨勢，然而在市場激烈的競爭中，相關(guān)建筑單位需要不斷提升自身核心競爭力，在市場上占據(jù)一定的地位，促使企業(yè)能夠更好地迎合國家以及市場化發(fā)展的趨勢。精細(xì)化管理的方式是現(xiàn)代化理念快速發(fā)展的重要產(chǎn)物，將精細(xì)化管理模式廣泛應(yīng)用于各種各樣的建筑工程項目中已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢，通過這樣的管理措施可以實現(xiàn)管理內(nèi)容細(xì)分和細(xì)節(jié)管控的管理模式，通過這樣的方式能夠從細(xì)節(jié)層面嚴(yán)格落實企業(yè)的各項管理模式。工程檔案是保障工程項目有效開展的重要依據(jù)，所以加強工程檔案管理的有效性也是保障工程項目正常開展的重要舉措，將精細(xì)化管理理念應(yīng)用于工程檔案管理中可以保障工程檔案管理的整體質(zhì)量。在工程檔案管理應(yīng)用精細(xì)化管理理念的過程中需要堅持企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)，同時需要按照相應(yīng)的管理概念和規(guī)范完成相關(guān)管理內(nèi)容，通過細(xì)節(jié)性的管理方式精準(zhǔn)地找到管理位置，進(jìn)而可以有效地避免管理過程冗長，導(dǎo)致人力資源和物力資源等提升發(fā)展成本的現(xiàn)象。

1.2 工程檔案實行精細(xì)化管理的重要優(yōu)勢分析

將精細(xì)化管理方式應(yīng)用于工程檔案中有很多優(yōu)勢。首先，通過精細(xì)化管理的方式能夠?qū)⒏黜椯Y料信息進(jìn)行細(xì)化處理，利用這樣的使用和管理方式能夠有效地提升檔案應(yīng)用效率。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，手工整理資料的工作方式將會耗費大量的時間，而且在管理的過程中很容易因為自然環(huán)境等的影響對工程檔案造成安全威脅。采用精細(xì)化管理方式能夠結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢和精細(xì)化管理的優(yōu)勢，將各項數(shù)據(jù)信息通過集成化和自動化整理的方式實行分類處理，同時可以通過相關(guān)命令的方式將各項數(shù)據(jù)信息按照相關(guān)需求開展，促使工程檔案管理能夠趨向于電子化發(fā)展，利用信息技術(shù)的整體方式不僅可以實現(xiàn)資源共享，同時可以省去人工處理資料的時間，利用這樣的精細(xì)化管理方式將會有效提升工程檔案管理效率。除此之外，應(yīng)用精細(xì)化管理方式能夠提升檔案的安全性和可靠性，同時可以縮減工程檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本，促使施工單位能夠在工程檔案管理的過程中獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)整體發(fā)展提供重要依據(jù)。

2 工程檔案管理過程中存在的問題

2.1 管理人員缺乏完善的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)

就目前工程檔案管理的現(xiàn)狀來看，管理人員和工作人員缺乏完善的專業(yè)素養(yǎng)已經(jīng)成為比較突出的問題，這些問題將嚴(yán)重影響工程項目檔案的有效管理。目前施工人員在具體施工的過程中都會過于關(guān)注工程的質(zhì)量、進(jìn)度以及施工技術(shù)等，所以很多工作人員在具體施工的過程中忽視了工程檔案管理的重要性。無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都很難意識到檔案管理的重要性，所以在具體工作中很難有效地保障工程檔案管理的有效性，這樣的工作方式將會直接影響工程檔案管理的質(zhì)量。同時，檔案管理工作人員在具體工作過程中很難清晰地劃分自己的工作職責(zé)，所以工程檔案管理工作在具體應(yīng)用過程中很難發(fā)揮積極作用。

2.2 缺乏完善的管理機制

健全的管理機制是保障各項工作內(nèi)容有效開展的重要依據(jù)，但是就目前工程檔案管理工作現(xiàn)狀來看，因為管理人員本身缺乏對檔案管理工作內(nèi)容的重視，所以在工作具體開展的過程中很難建立完善的管理機制。完善的管理機制對工作人員的行為具有良好的約束效果，所以建筑單位可以根據(jù)工程概況以及工程檔案管理的實際特點建立完善的管理機制，利用有效的措施保障工程檔案管理的有效性，進(jìn)而可以為管理組織提供重要的管理依據(jù)。專業(yè)化的管理組織也是保障檔案管理工作內(nèi)容有效開展的重要措施，但是目前管理組織落實不到位的現(xiàn)象直接影響了工程檔案管理的有效開展，同時也給建筑單位整體的進(jìn)步和發(fā)展帶來了嚴(yán)重的阻礙。施工項目本身具有施工環(huán)節(jié)多、持續(xù)時間長以及人員流動性大的特點，然而這些特點給單位的統(tǒng)一管理造成了嚴(yán)重的約束。所以缺乏專業(yè)性的管理組織將會導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性和組織性。

3 精細(xì)化管理在工程檔案管理中具體的應(yīng)用措施探究

3.1 加強對工程檔案管理的組織管理

工程項目本身具有龐大的特點，所以在具體施工的過程中需要多個部門共同組成，盡管各個部門在具體施工的過程中處于獨立存在的形態(tài)，但是工程項目需要各個部門相互協(xié)作統(tǒng)一完成，所以在工程檔案管理的過程中應(yīng)該建立良好的管理組織，同時需要加強各個組織的有效交流。在日常發(fā)展和管理的過程中應(yīng)該靈活應(yīng)用培訓(xùn)的方式引導(dǎo)工作人員自主明確崗位實際責(zé)任，促使工作人員可以在實際工作中明確檔案業(yè)務(wù)的管理權(quán)屬，在精細(xì)化管理方式應(yīng)用的過程中應(yīng)該實行責(zé)任科室主任、檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)小組的管理流程，利用這樣的管理流程可以為精細(xì)化管理方式提供重要的管理依據(jù)。建筑單位需要在實際發(fā)展的過程中將精細(xì)化管理措施納入單位年度計劃中，通過相應(yīng)的規(guī)章制度將年終的業(yè)績考核融入精細(xì)化管理，促使檔案管理的全部流程可以成為考核的重要要素，但是在具體管理的過程中應(yīng)該利用完善的規(guī)章制度促使工作人員明確崗位責(zé)任，通過責(zé)任劃分的方式將立項、審核以及驗收等工作內(nèi)容充分融入到管理內(nèi)容中，促使工作人員在工作中能夠根據(jù)工程項目建設(shè)的實際情況對建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行及時調(diào)整。

3.2 科學(xué)合理地制定檔案管理規(guī)劃

工程項目施工單位在具體發(fā)展的過程中需要將相應(yīng)的檔案管理工作內(nèi)容納入工程項目的規(guī)劃體系中，利用統(tǒng)一規(guī)劃和管理的方式將檔案管理的各項工作內(nèi)容納入管理說明書，促使工作人員能夠在工作中明確自身工作職責(zé)和工作內(nèi)容。然而在工程整體管理的過程中需要統(tǒng)籌兼顧監(jiān)理機構(gòu)、施工單位以及設(shè)計單位等，利用這樣的發(fā)展措施保障工程檔案的科學(xué)有效性，將組織和設(shè)計等相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，同時也可以將工程檔案的各項職責(zé)相對應(yīng)，根據(jù)立項和驗收等工作內(nèi)容對項目的進(jìn)展情況進(jìn)行及時調(diào)整。為了保障工作的有效開展，在建筑單位整體管理的過程中需要不斷強化工作人員的責(zé)任，通過建立企業(yè)文化的方式為工作人員提供良好的工作氛圍，進(jìn)而可以幫助工作人員形成良好的工程檔案精細(xì)化管理意識，促使工程檔案的精細(xì)化管理成為組織管理的常態(tài)。

3.3 建立完善的工程檔案管理制度

完善的規(guī)章制度是限制工作人員工作行為的重要手段，應(yīng)用這樣的措施可以保障工作人員的規(guī)范性行為，進(jìn)而可以保障工程檔案管理的規(guī)范性，所以在相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)中應(yīng)該將國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)作為重要的依據(jù)，利用各個工作內(nèi)容管理制度建成完善的管理體系。例如“立卷歸檔制度”“檔案保管制度”等，將這些完善的規(guī)章制度作為管理人員的工作準(zhǔn)繩。在具體發(fā)展的過程中也可以建立檔案議事決策機制，通過這樣的措施可以保障各項管理內(nèi)容的全局性，通過全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃可以為工程檔案管理工作提供指導(dǎo)性制度。在管理機制建立的過程中應(yīng)該合理應(yīng)用溝通的方式及時了解工程情況以及工程檔案管理情況，同時需要根據(jù)相應(yīng)的情況及時調(diào)整和協(xié)調(diào)規(guī)章制度，利用這樣的發(fā)展舉措可以實時保障管理機制的規(guī)范性，同時可以充分協(xié)調(diào)各個部門的檔案管理工作內(nèi)容。建筑單位也需要通過整合各個部門資源的方式保障精細(xì)化管理能夠有效開展，同時可以通過獎懲機制激勵工作人員，保障檔案管理工作的實效性和創(chuàng)造性。

3.4 保障工程檔案歸檔工作的完整性和規(guī)范性

工程檔案對工程項目的施工以及后續(xù)項目的有效進(jìn)行具有重要的參考價值，同時也能夠成為質(zhì)量檢測的重要參考依據(jù)，所以在工程檔案歸檔工作中需要切實保障工程檔案歸檔工作的完整性和規(guī)范性，切實保障工程檔案內(nèi)容的真實性，進(jìn)而可以促使工程檔案可以在工程項目開展的過程中充分發(fā)揮自身價值。在精細(xì)化管理方式應(yīng)用的過程中可以將各種各樣的工程資料歸入工程檔案管理體系，但是在具體管理和發(fā)展的過程中需要將相應(yīng)的工程資料文件進(jìn)行歸檔處理，對于項目類型和保管期限進(jìn)行明確的劃分，進(jìn)而可以將不合格的資料及時排除，在裝訂和排架等工作內(nèi)容也需要建立完善的監(jiān)管機制，通過檔案編號的處理方式便可以實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，同時也能夠保障工程檔案的完整性和規(guī)范性。利用這樣的發(fā)展措施可以為精細(xì)化管理方式創(chuàng)造眾多便利的管理條件。

3.5 全面提升檔案管理人員的工作素質(zhì)

提升工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)是保障精細(xì)化管理在工程檔案工作中有效開展的重要基礎(chǔ)，建筑單位可以應(yīng)用培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)的方式給工作人員提供強化自身發(fā)展的平臺，工作人員本身就是一個企業(yè)的重要主體，所以企業(yè)的發(fā)展需要借助工作人員的力量才能夠?qū)崿F(xiàn)高效發(fā)展，例如，在具體發(fā)展的過程中可以通過培訓(xùn)的方式強化工作人員的理論以及專業(yè)學(xué)習(xí)，利用這樣的發(fā)展措施可以保障工作人員實時了解時代發(fā)展中重要的信息和技術(shù)產(chǎn)物，通過提升工作人員綜合素養(yǎng)的方式培養(yǎng)工作人員良好的協(xié)調(diào)能力和精細(xì)化管理意識，促使工作人員能夠秉持良好的工作態(tài)度明確自身工作職責(zé)和地位，進(jìn)而可以靈活應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)措施全面提升精細(xì)化管理效率和質(zhì)量。

建筑單位在發(fā)展和管理的過程中應(yīng)該積極引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及正確的管理理念，在具體發(fā)展過程中能夠應(yīng)用有效的措施保障檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和理念提升工作人員的專業(yè)水平，進(jìn)而可以有效地提升工作人員獨立工作的能力。檔案管理工作本身與工程中各項施工內(nèi)容存在著必然的聯(lián)系，所以在管理的過程中應(yīng)該加強檔案管理部門與各個職能部門之間的有效溝通，通過強化工作人員學(xué)習(xí)的方式保障企業(yè)的發(fā)展能夠迎合社會以及市場整體發(fā)展趨勢，通過工作人員相互交流學(xué)習(xí)的方式提升檔案管理部門整體專業(yè)水平，將個人工作經(jīng)驗作為有效依據(jù)，加強管理方式和管理理念的創(chuàng)新，切實保障檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

總的來說，工程檔案管理和其他管理工作存在顯著的區(qū)別，這項工作本身就是一項長期性的工作，從工程初建階段的資料收集到后期整體工程竣工都需要加強對工程檔案的管理。所以在具體工作中積極引用精細(xì)化管理的方式可以充分彌補傳統(tǒng)管理方式存在的弊端，通過精細(xì)化、細(xì)節(jié)化的管理方式保障各項數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性和可參考性。為了保障精細(xì)化管理方式在檔案管理過程中充分發(fā)揮自身價值，施工單位在整體管理過程中應(yīng)該加強對工作人員的培訓(xùn)，利用培訓(xùn)的方式全面提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，促使工作人員能夠認(rèn)識到自己的崗位職責(zé)，通過完善管理人員管理意識的方式保障精細(xì)化管理技術(shù)和概念能夠在檔案管理中充分發(fā)揮自身效能。建筑單位應(yīng)該建立完善的獎懲機制，保障精細(xì)化管理內(nèi)容能夠在具體發(fā)展的過程中高效開展，同時可以利用有效的措施保障工程檔案精細(xì)化管理的制度化和規(guī)范化發(fā)展。

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