淺析人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展

劉宏龍

隨著社會各各業(yè)的快速發(fā)展，相比以往，檔案管理工作量在不斷增大，受各種因素制約，無法顯著提高具體工作質(zhì)量及效率。近幾年人工智能技術(shù)逐漸被廣泛應(yīng)用于檔案管理中，通過此類高新技術(shù)的應(yīng)用可對大量信息及海量數(shù)據(jù)進(jìn)行批量處理，讓檔案管理的智能化和現(xiàn)代化發(fā)展得以促進(jìn)。本文基于目前檔案管理的具體情況針對人工智能技術(shù)的應(yīng)用價值進(jìn)行探討，分析在檔案管理中人工智能技術(shù)的具體應(yīng)用措施及提高此技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)對策，希望可有效提高檔案管理的工作效率及質(zhì)量并為相關(guān)工作人員給予一定參考。

在人類發(fā)展的歷史長河中直到目前為止經(jīng)歷了數(shù)次世界級的時代革命，電力時代與蒸汽時代讓人們獲得了更為便利的生活基礎(chǔ)條件，而人們的生活質(zhì)量及水平則因為科技革命得到了飛躍。人工智能技術(shù)在科技革命不斷推進(jìn)的背景下逐漸走進(jìn)了人們的生活和生產(chǎn)，比如從生活中具有較高應(yīng)用率的掃地機(jī)器人到醫(yī)療領(lǐng)域應(yīng)用的機(jī)器人手術(shù)，人工智能技術(shù)憑借著自身便利和高效的特征讓人類的生活和生產(chǎn)變得更加便利和高效。近幾年在檔案管理工作中，人工智能技術(shù)也逐漸應(yīng)用，通過此技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用可讓信息檢索速度和準(zhǔn)確率顯著提高，而且還可科學(xué)分析檔案中的相關(guān)內(nèi)容及數(shù)據(jù)，一些比較重要的檔案或保密性內(nèi)容可以得到有效保護(hù)，整個檔案管理變得更加高效和安全。

檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用價值

錯誤率顯著降低

在檔案管理中，科學(xué)應(yīng)用各類人工智能技術(shù)，其最為主要的優(yōu)勢，就是可讓檔案管理出錯率顯著降低?，F(xiàn)階段，對此類技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用時，可讓檔案管理、借閱時的錯誤率顯著降低，無論通過圖片還是通過語音輸入檢索，都可讓檢索途徑有效拓寬，有效壓縮檢索時間。此外，很多人員工作中，檢索相關(guān)關(guān)鍵詞時，一般并沒有對尋找的內(nèi)容或檔案進(jìn)行明確具體概念還相對較為模糊，此時在智能檢索技術(shù)中通過科學(xué)采用延伸檢索可有效拓展與關(guān)鍵詞相關(guān)的檔案內(nèi)容及信息，通過系統(tǒng)向檢索人進(jìn)行推送，這樣不但可讓用戶明確關(guān)鍵詞與所需內(nèi)容之間存在的關(guān)聯(lián)，而且還可明確與輸入的關(guān)鍵詞相關(guān)的其他內(nèi)容，使內(nèi)容的檢索得到進(jìn)一步拓展。通過智能技術(shù)的應(yīng)用不但可擺脫人工查閱的弊端，而且通過關(guān)鍵詞的智能檢索還可讓查閱錯誤率顯著降低。

管理效率得以提高

基于項目檔案進(jìn)行分析，當(dāng)醫(yī)療集團(tuán)等相關(guān)企業(yè)展開經(jīng)濟(jì)項目或活動時一般需對多方便和多領(lǐng)域的檔案進(jìn)行收集，這些檔案資料的收集不但涵蓋了前期招投標(biāo)和投入等相關(guān)環(huán)節(jié)，同時也涉及到整體預(yù)算、后期項目相關(guān)負(fù)責(zé)人員，以及決策會議等各類內(nèi)容。在應(yīng)用人工智能技術(shù)時，首先需將一個更為成熟的程序，在網(wǎng)絡(luò)中編制出來，將不同的內(nèi)容、環(huán)節(jié)事先預(yù)留，然后將某項工作完成后，把工作中涉及到檔案內(nèi)容、具體信息在計算機(jī)中自動上傳，完成所有項目后，可以將一個更為準(zhǔn)確、詳細(xì)的項目檔案快速形成。通過此措施可讓人員節(jié)約大量時間還可使其有效脫離信息數(shù)據(jù)的海洋。在后臺管理人員一般只需通過簡單的掃描、編程，就可準(zhǔn)確收錄各類項目信息，在后期對其展開簡單的排版、目錄編制，即可完成一個優(yōu)秀的項目檔案。

提升了安全性

對于一些機(jī)關(guān)單位和大型的集團(tuán)企業(yè)來說，這些機(jī)構(gòu)展開檔案管理時安全性問題始終是最為關(guān)注的問題。檔案管理利用傳統(tǒng)措施展開時通常所有內(nèi)容都依靠人力進(jìn)行實現(xiàn)，人工方式進(jìn)行管理其中不確定性較多，如果有人員自身不具備堅定的思想意識，很可能出現(xiàn)企業(yè)信息被販賣或以權(quán)謀私等情況，尤其對于一些政府機(jī)構(gòu)或醫(yī)療集團(tuán)來說如果核心機(jī)密遭到泄露產(chǎn)生的危害巨大。隨著科技快速發(fā)展人工智能的應(yīng)用逐漸讓人力管理的方式得到有效替代，傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變使檔案的安全性得到確保。通過采用這些智能技術(shù)可根據(jù)設(shè)置的各種權(quán)限避免一些別有心思人員來查閱這些檔案，通過不同的安全密鑰進(jìn)行加密鞏固使這些檔案可在計算機(jī)硬盤中更為妥當(dāng)?shù)谋４妗５疤岜仨殞ψ陨砉芾淼男畔⒒M(jìn)行加強(qiáng)通過對防火墻進(jìn)行加強(qiáng)鞏固，才可對各類病毒和黑客入侵風(fēng)險進(jìn)行防范。

成本投入得以降低

部分企業(yè)和機(jī)構(gòu)在面對人工智能節(jié)約成本方面具有一定質(zhì)疑和猜測，甚至還會片面認(rèn)為通過采用人工智能技術(shù)進(jìn)行管理要比沿用傳統(tǒng)人員管理的方式付出更多科技成本，而且應(yīng)用這些技術(shù)后在后期還要額外支付高昂的維修和養(yǎng)護(hù)成本。基于宏觀層面針對人工智能技術(shù)進(jìn)行分析此技術(shù)屬于一種長遠(yuǎn)投入，自身擁有了全套的技術(shù)后所代表的不僅是擁有了相應(yīng)的編程和設(shè)備，同時也代表擁有了這些技術(shù)的配套服務(wù)和配套設(shè)施，購買這種技術(shù)都會相應(yīng)的得到后期維護(hù)與更新服務(wù)。采用傳統(tǒng)方式對檔案進(jìn)行管理必須有大量管理人才給予支持，而且整個工作期間人力資源成本付出較多，這種付出是持續(xù)性的和長久的。但對于人工智能來說這種技術(shù)的投入通常都為一次性的，得到此類技術(shù)通常只需支付專利使用和設(shè)備使用費(fèi)即可。另外和人工形式相比智能技術(shù)可全天候不間斷工作且沒有休假概念，所以工作質(zhì)量及效率會顯著提高，從發(fā)展的眼光進(jìn)行分析人工智能技術(shù)的應(yīng)用具有顯著的成本節(jié)約效果。

人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用類別

展開檔案管理工作時信息的檢索屬于基礎(chǔ)和最重要的一個業(yè)務(wù)，檢索速度快慢及準(zhǔn)確率的高低會直接對資源供給服務(wù)質(zhì)量造成一定影響。人工智能技術(shù)不斷快速發(fā)展的背景下，通過應(yīng)用于檔案管理中可讓傳統(tǒng)的管理方案及管理措施得到全面創(chuàng)新與優(yōu)化，尤其在數(shù)據(jù)挖掘、語音識別和機(jī)械視覺等各類場景中都已逐漸得到了高度應(yīng)用，將人工智能技術(shù)的價值及具體作用充分發(fā)揮出來。

智能代理技術(shù)

此技術(shù)主要基于一些已知的樣本展開深度學(xué)習(xí)，通過分析得到不同用戶的真正意圖，并推測用戶喜好，然后將針對性的服務(wù)，為其進(jìn)行推送。在整個檔案管理中，智能代理一般是獲取用戶的基本信息，用戶完成授權(quán)后，即可對其信息的瀏覽歷史、檔案查詢記錄等內(nèi)容，進(jìn)行全面掌握，然后經(jīng)過分析總結(jié)將個性化服務(wù)提供給用戶。識別用戶的檢索需求、操作指令后，最為符合用戶需求的內(nèi)容可在短期內(nèi)快速篩出，然后智能地對其進(jìn)行推薦，縮小信息的篩選和檢索范圍，顯著提高查詢效率。

語言處理技術(shù)

通過合理采用此技術(shù)，可對人類的語言利用計算機(jī)進(jìn)行識別，按照不同人發(fā)出的資料匯編、關(guān)鍵詞檢索等指令作出回應(yīng)。面向各類信息的檢索時，AI技術(shù)可以把一些應(yīng)用率較高的語言語法或檔案信息詞匯，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行儲存，然后再將相關(guān)指令，輸入于人機(jī)交互界面，通過科學(xué)轉(zhuǎn)化，使其成為二進(jìn)制語言，然后掃描數(shù)據(jù)庫，通過掃描將最為匹配的信息資料數(shù)據(jù)查找出來，最后在人機(jī)交互界面把相關(guān)檢索內(nèi)容進(jìn)行逐一呈現(xiàn)，使用戶的檔案查找需求得以滿足還可讓整個查找更加精準(zhǔn)。

檔案管理人工智能的應(yīng)用

系統(tǒng)智能識別技術(shù)

在整個人工智能技術(shù)中系統(tǒng)識別技術(shù)屬于最基本和最核心的技術(shù)，直到目前為止在所有智能技術(shù)中智能識別是運(yùn)用最廣泛和發(fā)展最成熟的一種技術(shù)?，F(xiàn)階段采用的各類技術(shù)系統(tǒng)中，智能識別技術(shù)就相當(dāng)于搜索引擎上的搜索框，隨著技術(shù)的不斷快速發(fā)展對各類檔案信息及內(nèi)容進(jìn)行檢索時，不但可利用文字形式展開而且還可采用語音的方式完成檢索，基于圖片的形式展開智能化的分析判斷，尤其現(xiàn)階段在很多行業(yè)的檔案管理中都廣泛的應(yīng)用了這些技術(shù)。

比如醫(yī)療集團(tuán)展開檔案管理時，如果想對相關(guān)內(nèi)容及信息進(jìn)行查閱就可通過智能識別來實現(xiàn)，通過此技術(shù)把目前已知的檔案標(biāo)題、文號或其中各類內(nèi)容的關(guān)鍵詞在搜索框中進(jìn)行搜索，只需對檢索按鈕進(jìn)行簡單敲擊皆可在瞬間檢索到和關(guān)鍵詞相匹配的不同的內(nèi)容。通過語音識別進(jìn)行檢索也具有相同效果，檢索人可通過口述的形式將需要搜索的內(nèi)容講述出來并利用系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為文字，當(dāng)系統(tǒng)識別后即可自行實施檢索將各類檔案內(nèi)容快速呈現(xiàn)。比如醫(yī)藥集團(tuán)隨著發(fā)展不斷推進(jìn)，一些年代比較久遠(yuǎn)的檔案信息或各類項目內(nèi)容可能出現(xiàn)一定模糊，其中具體內(nèi)容和關(guān)鍵詞無法準(zhǔn)確匹配，但通過網(wǎng)站如果可以找到和當(dāng)時檔案信息及項目存在關(guān)聯(lián)的圖片，就可在搜索框中對圖片進(jìn)行檢索，然后與圖片相關(guān)的內(nèi)容或相近的信息即可快速呈現(xiàn)在檢索人員面前。

指紋虹膜識別技術(shù)

任何行業(yè)任何企業(yè)機(jī)構(gòu)在展開檔案管理時都將安全問題作為最主要的問題關(guān)注，如果無法對檔案信息的安全性進(jìn)行確保其中存在的各類信息及私密數(shù)據(jù)都可能隨時被暴露于群眾面前，特別其中一些和醫(yī)療集團(tuán)或政府機(jī)構(gòu)相關(guān)的機(jī)密文件，在對這些檔案文件進(jìn)行管理時首先需對安全性進(jìn)行。此時可在管理中采用虹膜識別和指紋識別技術(shù)將安全隱患有效杜絕。比如對相關(guān)機(jī)要文件進(jìn)行查閱時首先需通過系統(tǒng)識別查閱者的指紋和虹膜，只有指紋與虹膜與前期權(quán)限設(shè)置者相匹配才可打開這些文件，而這些機(jī)要文件也只能通過專人進(jìn)行查閱，極大的提高了安全性。

比如醫(yī)藥集團(tuán)中存在很多人事檔案和文書檔案，這些檔案一般都與內(nèi)部人員編制、人事調(diào)整相關(guān)，存在一定機(jī)密性不能讓無關(guān)人士得知。對此類檔案進(jìn)行管理時，可把單位領(lǐng)導(dǎo)、主管人員以及檔案管理者，作為可查閱人員。在系統(tǒng)中將這些人員虹膜、指紋錄入。如果有人想查閱檔案，系統(tǒng)必須掃描可查閱人員的虹膜、指紋。經(jīng)過掃描后，如果發(fā)現(xiàn)虹膜、指紋不匹配，會在系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)生警告，并通過電子郵件和短信等形式將警告內(nèi)容發(fā)送到檔案管理者及主要領(lǐng)導(dǎo)的電子設(shè)備中，可有效形成檔案風(fēng)險的預(yù)警機(jī)制。檔案管理者及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員即可快速發(fā)現(xiàn)對機(jī)密檔案存在窺探的某些人，然后對其實施嚴(yán)厲處罰并對管理制度進(jìn)行積極調(diào)整，此可讓整個工作朝著更加科學(xué)和健康的方向發(fā)展，并在不斷管理過程中逐漸形成良性循環(huán)。

網(wǎng)絡(luò)平臺共享技術(shù)

在檔案管理過程中檔案的借閱和查閱以及歸還這些工作都相對比較復(fù)雜，傳統(tǒng)方式進(jìn)行管理時整個流程一般都利用紙質(zhì)文件向上級進(jìn)行逐級審批，如果借閱的內(nèi)容涉及一些機(jī)要文件或機(jī)密數(shù)據(jù)，此時審批的流程會更加復(fù)雜。為了提高各項工作效率及質(zhì)量在應(yīng)用各類智能技術(shù)時，如果將平臺共享技術(shù)進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用可以有效簡化大量審批流程，利用OA軟件、計算機(jī)的形式，將各種審批工作在網(wǎng)絡(luò)平臺上完成。另外在集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部，部分檔案文件可以公開，這些文件可通過共享技術(shù)在平臺中直接展示，內(nèi)部員工將自己ID登錄后，即可對這些內(nèi)容直接查閱。

比如醫(yī)藥集團(tuán)展開新人培訓(xùn)工作時，需讓新人對集團(tuán)文化、發(fā)展歷程進(jìn)行一定了解，此時即可讓培訓(xùn)人員登錄計算機(jī)系統(tǒng)，對相應(yīng)的檔案進(jìn)行搜索。這些檔案可以更加清晰的體現(xiàn)出集團(tuán)的發(fā)展以及相關(guān)信息，而這些信息可以完全對外公開且不具有機(jī)密性，資料查閱、借閱時，可以省略復(fù)雜的審批環(huán)節(jié)，有效減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)。

智能檢索技術(shù)

人工智能技術(shù)屬于高新技術(shù)且科技含量較高，此類技術(shù)最初的研發(fā)目的主要為了將工作效率提高并實現(xiàn)解放生產(chǎn)力，在檔案管理中廣泛應(yīng)用此類技術(shù)也可讓這些目標(biāo)得以有效實現(xiàn)，通過技術(shù)的輔助可讓檔案管理效率顯著提高甚至還可提升檔案的安全性。目前對各類信息檢索時通過使用人工智能技術(shù)可有效提高檢索效率，讓工作人員管理壓力得以緩解。比如針對不同檔案進(jìn)行排版時，如果可根據(jù)檔案具體價值、重要程度，按照一定順序進(jìn)行排布，那么后期針對這些檔案進(jìn)行檢索時即可根據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)對一些重要信息進(jìn)行優(yōu)先獲取。另外通過智能化的檢索形式不但可在短期內(nèi)檢索得到大量信息數(shù)據(jù)，而且還可通過技術(shù)將用戶的檢索結(jié)果及多次應(yīng)用的關(guān)鍵詞進(jìn)行統(tǒng)計，通過大數(shù)據(jù)分析得出此用戶未來檢索預(yù)期及應(yīng)用需求，通過系統(tǒng)對匹配度最高的檔案及關(guān)鍵詞進(jìn)行推薦。

資源智能化的推薦

在醫(yī)療領(lǐng)域?qū)θ斯ぶ悄芗夹g(shù)進(jìn)行應(yīng)用時，AI技術(shù)主要以現(xiàn)存數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容、信息為基礎(chǔ)樣本，通過計算機(jī)展開深度學(xué)習(xí)，以此可對醫(yī)生診療信息、患者的就診信息分別查找。最后，將更加智能化的信息內(nèi)容，為需求用戶推送。為了將智能推薦準(zhǔn)確率、規(guī)范性提高，AI系統(tǒng)會基于不同維度對用戶信息展開對比與匯總，首先為靜態(tài)信息，主要是用戶自身基本信息。其次為動態(tài)信息，主要為用戶操作記錄。在登錄系統(tǒng)后，即可將更加符合用戶需求的信息、檔案智能推薦，滿足用戶的信息需求，同時還可提高檔案資源的共享性、利用率。

人工智能技術(shù)在檔案管理中的發(fā)展對策

將信息服務(wù)理念和互聯(lián)網(wǎng)思維樹立起來

人工智能技術(shù)在檢索中表現(xiàn)出的優(yōu)勢以及此技術(shù)的不斷成熟，為醫(yī)療集團(tuán)檔案管理提供了更為有力的技術(shù)支持和管理思路，同時也讓醫(yī)療集團(tuán)檔案資源的信息共享與安全管理得以提升，尤其在整個檔案管理質(zhì)量及效率的提升中具有顯著的推動作用。但部分機(jī)構(gòu)面對檔案管理時依然存在模式落后等問題，還可能具有服務(wù)單一和技術(shù)老舊等現(xiàn)狀，信息資源的智能化和數(shù)字化建設(shè)依然存在較為顯著的阻力與多種困難。所以，檔案管理人員及管理層要及時對思維進(jìn)行轉(zhuǎn)變將理念創(chuàng)新，對各類新興技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，積極落實相應(yīng)的培訓(xùn)工作讓管理者可將服務(wù)意識顯著提高，甚至還可將新方法新技術(shù)的接受度與認(rèn)可度提升。把用戶多樣化需求的滿足，和資源利用率的提高以及檔案價值的挖掘作為重要目標(biāo)，以此有效促進(jìn)醫(yī)藥集團(tuán)檔案管理的發(fā)展。

將宣傳推廣工作做好

目前很多機(jī)構(gòu)工作人員及檔案管理者對各類新興技術(shù)和智能化設(shè)備的應(yīng)用并不熟練，導(dǎo)致管理中無法更加充分的發(fā)揮出人工智能技術(shù)的優(yōu)勢及價值。所以，對醫(yī)療集團(tuán)來說要將各類技術(shù)的應(yīng)用宣傳進(jìn)行加強(qiáng)，定期組織檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)，讓人員都可對此技術(shù)的應(yīng)用技巧及操作方式做到熟悉。另外還可向同行業(yè)推廣新設(shè)備及新技術(shù)，鼓勵所有人員通過人工智能技術(shù)對自身的檔案信息進(jìn)行檢索，以此將服務(wù)水平及各類技術(shù)的應(yīng)用效率提高。

結(jié)束語

總而言之，在醫(yī)療集團(tuán)檔案管理中，科學(xué)應(yīng)用人工智能技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)共享、指紋識別和智能分類以及智能識別等技術(shù)可讓檔案管理的效率及質(zhì)量得到顯著提高，但讓管理流程得到全面優(yōu)化還可讓檔案的安全得到有效確保，使醫(yī)療集團(tuán)的檔案信息實現(xiàn)共享，并得到更加高效的利用。

（廣靈縣醫(yī)療集團(tuán)人民醫(yī)院）

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