新環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略研究

愛丹

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作主要是對(duì)部門相關(guān)檔案進(jìn)行收集、保存和整理等，做好檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障局各項(xiàng)工作順利開展、提升服務(wù)質(zhì)量至關(guān)重要。所以，本文主要結(jié)合內(nèi)蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作，分析該部門檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合存在的不足，提出新環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理優(yōu)化策略，以為相關(guān)工作人員提供一定參考。

檔案是記錄過去與現(xiàn)在的各種歷史資料，涉及到文化、經(jīng)濟(jì)、教育、政治等多項(xiàng)活動(dòng)記錄，檔案所記錄內(nèi)容極具價(jià)值，不僅有關(guān)個(gè)人活動(dòng)，還關(guān)系到社會(huì)組織和國(guó)家機(jī)構(gòu)。人力資源和社會(huì)保障局開展的檔案管理工作，主要是對(duì)本部門有價(jià)值的資料與信息進(jìn)行整理、收集和保存。目前內(nèi)蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局在開展檔案管理工作中還存在一定不足，主要涉及到管理制度、硬件設(shè)施、管理人員、管理模式等方面。對(duì)此，要求相關(guān)部門正確認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)狀，積極探索新時(shí)期的檔案管理創(chuàng)新策略，促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障局充分發(fā)揮職能作用，提升服務(wù)水平。

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理現(xiàn)狀

缺乏完善的檔案管理制度

內(nèi)蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局在開展檔案管理工作中，檔案信息資料涉及范圍比較廣，而在檔案信息資料基數(shù)大、類型多的情況下，需要分類開展管理工作，并根據(jù)不同的管理類型交由不同部門進(jìn)行分別管理。但由多部門參與的檔案管理工作使得檔案相對(duì)分散，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案的高效利用。這種相對(duì)滯后的檔案管理模式，難以達(dá)到新時(shí)期動(dòng)態(tài)化檔案管理需求。同時(shí)在此檔案管理模式下，還未完善的建立安全管理機(jī)制，使得不同檔案管理部門之間缺乏良好的信息互通性，各部門雖能有針對(duì)性、有重點(diǎn)的開展檔案管理工作，但各部門大多保持各自為政狀態(tài)，缺乏有效溝通，難以高效開展檔案管理工作。同時(shí)，在檔案管理制度不夠完善情況下，會(huì)使檔案管理工作者面臨巨大的工作壓力，往往會(huì)因缺乏規(guī)范指導(dǎo)而增加工作量，并同步增加管理成本，甚至?xí)捎谌狈ψ銐虻陌踩芾硗度攵黾訖n案管理安全隱患，難以充分發(fā)揮人力資源和社會(huì)保障局的社會(huì)經(jīng)濟(jì)調(diào)控職能。

檔案管理缺乏充足的基礎(chǔ)硬件設(shè)施

鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局涉及到的檔案資料比較多，受到現(xiàn)實(shí)條件因素制約，導(dǎo)致檔案管理不能在同一區(qū)域?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一化管理，使得檔案管理庫(kù)房整體布局相對(duì)分散。而在庫(kù)房分散布局情況下，將進(jìn)一步增加檔案統(tǒng)一管理難度，并會(huì)使檔案管理成本不斷增加。如在此模式下需要設(shè)置多個(gè)檔案庫(kù)房，不同庫(kù)房都要相對(duì)應(yīng)的配置辦公桌、電腦等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，而因?yàn)闄n案管理投入不足，使得各庫(kù)房的基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置也不足，在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃情況下，還容易出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、重復(fù)管理等問題，降低檔案管理成效。

檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)急需提升

就目前情況來看，鄂溫克族自治旗人力資源以及社會(huì)保障局在開展檔案管理工作中，相關(guān)管理人員綜合素質(zhì)有待提升，部分工作人員缺乏專業(yè)能力。出現(xiàn)此現(xiàn)象，一個(gè)主要原因是人員聘用過程中所設(shè)置聘用標(biāo)準(zhǔn)較低，聘用流程不夠嚴(yán)格，使得檔案管理隊(duì)伍人員素養(yǎng)參差不齊。同時(shí)，人力資源和社會(huì)保障局在對(duì)檔案管理者尤其是新入職檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)過程中，以老帶新模式為主，而老員工帶教新員工的模式實(shí)際培訓(xùn)效果遠(yuǎn)不如系統(tǒng)化的組織培訓(xùn)活動(dòng)效果突出，在缺乏完善的培訓(xùn)體系基礎(chǔ)上，導(dǎo)致很多檔案管理者其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平不能滿足新時(shí)期檔案管理需求。還有很多檔案管理者不夠關(guān)注自我提升，將進(jìn)入事業(yè)單位視作鐵飯碗，認(rèn)為步入工作崗位即可高枕無憂，普遍缺乏自我提升主觀能動(dòng)性。出現(xiàn)上述現(xiàn)狀，還有一個(gè)重要原因就是人力資源和社會(huì)保障局未完善地構(gòu)建考核體系，不能充分體現(xiàn)監(jiān)管職能，使得一些檔案管理工作者不夠重視自身工作，并且工作態(tài)度懶散，直接影響檔案管理效能提升。

檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)

雖然目前鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局非常關(guān)注信息化建設(shè)，并已對(duì)檔案管理工作建立信息化管理系統(tǒng)，不過仍存在較為嚴(yán)峻的信息化應(yīng)用不足情況。比如在檔案業(yè)務(wù)處理、檔案信息收集、檔案利用和權(quán)限、檔案統(tǒng)計(jì)和編研等方面，對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用相對(duì)淺顯，難以真正滿足現(xiàn)實(shí)需求。同時(shí)，信息化系統(tǒng)功能尚不完善，使得系統(tǒng)利用率相對(duì)偏低，還有一部分檔案資源仍以卷宗模式管理，導(dǎo)致檔案資源存在一定安全隱患，影響資源利用。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人口數(shù)量持續(xù)上升背景下，人力資源和社會(huì)保障局需要管理的檔案資料也持續(xù)增多，使得檔案管理工作量持續(xù)加大，若依舊保持傳統(tǒng)的管理模式，不能有效提升檔案資源利用率，也無法為社會(huì)提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)。

新環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理策略

完善的建立檔案管理制度

內(nèi)蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局要進(jìn)一步提升檔案管理成效及管理水平，首先要完善的制定檔案管理制度，在規(guī)章制度約束下促進(jìn)各項(xiàng)工作效率提升。在改革與完善檔案管理制度過程中，主要應(yīng)關(guān)注以下幾方面：1.針對(duì)檔案初步評(píng)估、登記、統(tǒng)計(jì)等工作制定完善的基本操作管理制度，在制度指導(dǎo)和約束下，使檔案管理者進(jìn)一步規(guī)范個(gè)人工作行為；2.要高度關(guān)注檔案管理質(zhì)量，完善的建立職責(zé)管理制度，保證每一頁(yè)、每一張、每一卷的檔案內(nèi)容均是完整、準(zhǔn)確的，并可相對(duì)應(yīng)的查詢相關(guān)負(fù)責(zé)人，貫徹落實(shí)責(zé)任制。如果某項(xiàng)檔案工作發(fā)生問題，可快速追溯相應(yīng)負(fù)責(zé)人，追究其責(zé)任，同步要求其限期整改，在此基礎(chǔ)上不斷提升檔案管理質(zhì)量及效率；3.完善的建立檔案監(jiān)管制度。為在檔案管理工作開展中貫徹執(zhí)行檔案管理制度，充分發(fā)揮各項(xiàng)制度的作用，需要完善的制定并有效落實(shí)監(jiān)管制度，防止發(fā)生制度形式化問題。通過落實(shí)監(jiān)管制度，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其他相關(guān)制度在制定和落實(shí)中存在的不足，及時(shí)加以改進(jìn)與完善，使其他各項(xiàng)制度始終保持規(guī)范性、適用性；4.完善的制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理審查制度，按照一定周期落實(shí)審查任務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)有檔案丟失、歸檔不規(guī)范等問題，要及時(shí)追溯負(fù)責(zé)人，并交由專門管理部門加以解決，防止發(fā)生原則性問題，促使檔案管理質(zhì)量及水平全面提升。

增加硬件設(shè)施投入

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展過程中，檔案數(shù)量持續(xù)增多，同時(shí)檔案資源利用需求也不斷擴(kuò)大，為不斷提升檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理服務(wù)，需要針對(duì)檔案管理工作增加硬件設(shè)施投入。如鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局就在近年不斷增加檔案管理基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)投入力度，清晰的劃分了檔案庫(kù)房、接待區(qū)域和辦公區(qū)域，使檔案室整體布置更科學(xué)，為促進(jìn)檔案統(tǒng)一管理提供便利。同時(shí)，還建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫(kù)房，根據(jù)檔案管理需求配置專用檔案密集架和中央空調(diào)、滅火器、掃描儀、辦公桌、電腦等所需硬件設(shè)備，在此基礎(chǔ)上促使檔案管理工作高效、有序的開展，并充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

提升檔案管理者綜合素養(yǎng)

鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局目前在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)中還存在諸多不足，很多管理人員的管理理念、業(yè)務(wù)水平特別是信息化技術(shù)掌握程度等均難以充分滿足新時(shí)期檔案管理需求。管理隊(duì)伍中還有部分工作人員受到傳統(tǒng)思想影響，認(rèn)為自己的工作屬于鐵飯碗，嚴(yán)重欠缺自我提升意識(shí)，不夠關(guān)注學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和專業(yè)知識(shí)。所以，急需強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理者綜合素養(yǎng)。

首先，人力資源和社會(huì)保障局要針對(duì)檔案管理人員聘用制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，貫徹執(zhí)行，促使入職門檻得到提升，優(yōu)先錄入業(yè)務(wù)能力突出、專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才，嚴(yán)禁出現(xiàn)走后門、托關(guān)系現(xiàn)象。其次，要科學(xué)的構(gòu)建人才培養(yǎng)體系。針對(duì)目前人力資源和社會(huì)保障局在檔案管理人才培養(yǎng)方面存在的問題，要系統(tǒng)化的改進(jìn)和優(yōu)化人才培養(yǎng)體系，著重組織檔案管理者學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法規(guī)，比如《干部人事檔案工作條例》、中華人民共和國(guó)檔案法》等，通過系統(tǒng)化培訓(xùn)提升專業(yè)素質(zhì)，積累更多專業(yè)知識(shí)。此外，人才培養(yǎng)過程中要重點(diǎn)融入信息化檔案管理相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合新時(shí)期檔案管理新需求、新內(nèi)容以及新形式，針對(duì)性的對(duì)檔案管理者加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握信息化管理技術(shù)，并增強(qiáng)相關(guān)技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，不斷提升檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。為有效提升人才培訓(xùn)效果，還要關(guān)注將檔案管理者的培訓(xùn)成效和其績(jī)效考核掛鉤，以調(diào)動(dòng)檔案管理者參與積極性，更加關(guān)注培訓(xùn)，進(jìn)而獲得理想的培訓(xùn)效果。再者，人力資源和社會(huì)保障局要完善的建立人才考核機(jī)制，重點(diǎn)考核經(jīng)常在檔案管理工作中發(fā)生失誤或者業(yè)務(wù)能力較弱的工作人員，為其設(shè)置3～5個(gè)月的考核周期，通過落實(shí)定期考核制度，促使檔案管理者更加重視自我學(xué)習(xí)，積極通過多種渠道學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和理念，不斷提升個(gè)人綜合能力。此外，要專門針對(duì)檔案管理者建立完善的考核激勵(lì)機(jī)制，使所有檔案管理者均接受定期考核，相關(guān)考核結(jié)果要和獎(jiǎng)金分配掛鉤，從而體現(xiàn)激勵(lì)作用。最后，人力資源和社會(huì)保障局要強(qiáng)化人才儲(chǔ)備，因?yàn)殡S著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理資源將不斷增多，管理工作量會(huì)持續(xù)加大，而在人員流動(dòng)進(jìn)行工作交接過程中，過大的交接量容易導(dǎo)致員工盲目行事，或者出現(xiàn)人員配備不足等情況，所以需要未雨綢繆的加強(qiáng)人才儲(chǔ)備，在充足的人才支持下促進(jìn)檔案管理工作高效、有序的開展。

針對(duì)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)

鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局目前已基本建立信息化的檔案管理模式，不過管理中信息化資源利用率偏低問題仍較突出，所以需要結(jié)合新時(shí)期檔案管理需求進(jìn)一步提升信息化檔案管理水平。對(duì)此，人力資源和社會(huì)保障局可專門建立電子檔案管理系統(tǒng)，關(guān)注系統(tǒng)升級(jí)和優(yōu)化，結(jié)合多種檔案類型和相關(guān)信息分類建立數(shù)據(jù)庫(kù)，推進(jìn)分級(jí)式管理、集中式管理模式建立。在實(shí)際管理中，檔案管理者可通過搜索關(guān)鍵詞或查詢關(guān)聯(lián)條件快速、準(zhǔn)確的查找所需信息，此外要進(jìn)一步完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，以實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨部門檢索，并要嚴(yán)格管理操控權(quán)限，在保證檔案資源安全基礎(chǔ)上提升檔案管理質(zhì)量及效率。

在對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行完善過程中，主要可從以下幾方面入手：其一，完善檔案信息收集功能。收集功能在檔案管理前期和中期發(fā)揮著重要作用，其可精準(zhǔn)、快速的將檔案文件信息歸納至指定檔案庫(kù)當(dāng)中，自動(dòng)化的形成規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案條目以及電子文件，促使檔案管理者更便捷的進(jìn)行資料收集、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、資料校對(duì)以及資料歸檔等工作。其二，完善檔案業(yè)務(wù)管理功能。整個(gè)檔案管理信息化系統(tǒng)當(dāng)中，此項(xiàng)功能至關(guān)重要，同時(shí)其也是目前檔案管理工作一項(xiàng)重要內(nèi)容。利用檔案業(yè)務(wù)管理功能，可對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步細(xì)分，比如可詳細(xì)劃分成社會(huì)保險(xiǎn)稽核類別、生育保險(xiǎn)待遇類別、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類別、工傷保險(xiǎn)待遇類別、社會(huì)保險(xiǎn)管理類別、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳類別、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類別、醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類別等，通過建立樹狀管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，由此使工作人員能夠更高效、便捷的對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、錄入和更新。其三，要完善檔案統(tǒng)計(jì)以及編研功能。利用檔案的統(tǒng)計(jì)功能，可對(duì)系統(tǒng)內(nèi)全部檔案資源實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案利用情況，此外可基于差異化分類條件或基于錄入年份進(jìn)行高效、規(guī)范化的統(tǒng)計(jì)，并可通過網(wǎng)絡(luò)渠道及時(shí)向檔案館發(fā)送匯總后的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，方便檔案資料核對(duì)工作，并保證統(tǒng)計(jì)資料更加完整、真實(shí)。檔案編研工作具有較高嚴(yán)謹(jǐn)性、專業(yè)性，利用電子檔案管理系統(tǒng)的編研功能，可使檔案編研人員更深入的挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)信息，高效加工與處理檔案文件，經(jīng)格式轉(zhuǎn)換之后，方便的納入到編研庫(kù)當(dāng)中，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息完善，為后期檔案管理檢索、編研及應(yīng)用等提供便利。其四，要完善檔案利用和權(quán)限管理功能。在此項(xiàng)功能支持下，可在有關(guān)人員借閱檔案之后自動(dòng)化的在系統(tǒng)當(dāng)中產(chǎn)生借閱登記表，詳細(xì)記載借閱人的目的、件號(hào)、文號(hào)、借閱期限、地點(diǎn)、單位及時(shí)間等信息，并會(huì)展開實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理，在接近或者已經(jīng)到借閱期限后，系統(tǒng)可利用彈窗功能向相關(guān)人員發(fā)出提醒，催還資料。檔案管理系統(tǒng)完善權(quán)限管理功能，可基于差異化檔案類型形成相對(duì)應(yīng)管理模塊，要求用戶必須具備相應(yīng)權(quán)限方可登錄并查閱資料，系統(tǒng)能夠?qū)τ脩舨殚喖盀g覽記錄進(jìn)行監(jiān)控，保證檔案管理更加安全。

結(jié)束語(yǔ)

內(nèi)蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局開展的檔案管理工作服務(wù)于社會(huì)及國(guó)家各項(xiàng)工作需求，可為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)順利開展提供便利。所以，人力資源和社會(huì)保障局要緊跟時(shí)代發(fā)展，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式，正確認(rèn)識(shí)目前檔案管理工作開展中存在的不足與問題，針對(duì)性的采取有效策略加以解決，促進(jìn)檔案管理水平不斷提升，并不斷提高服務(wù)效能。

（內(nèi)蒙古呼倫貝爾市鄂溫克族自治旗人力資源和社會(huì)保障局綜合保障中心）

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