淺析高校檔案信息化建設(shè)工作

摘? 要：隨著大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，包括校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息系統(tǒng)建設(shè)、信息安全工作等在內(nèi)的高校信息化建設(shè)工作日益完善?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要深化并加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，各地區(qū)要將檔案信息化建設(shè)寫(xiě)入“十四五”規(guī)劃。高校檔案館應(yīng)加快信息化建設(shè)進(jìn)程，提升檔案資源管理成效。

關(guān)鍵詞：高校;檔案信息化;建設(shè)

一、我國(guó)檔案信息化建設(shè)背景

1979年起，中央檔案館、中國(guó)人民解放軍檔案館等個(gè)別機(jī)構(gòu)陸續(xù)購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備，開(kāi)展了計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用的調(diào)研和可行性論證工作，拉開(kāi)了我國(guó)檔案信息化的序幕。20世紀(jì)90年代，在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用高速推進(jìn)的時(shí)代背景下，我國(guó)檔案信息化進(jìn)入了快速成長(zhǎng)階段。21世紀(jì)以后，信息化被提升到國(guó)家戰(zhàn)略的高度。[1]黨的十八大以來(lái)，檔案信息化建設(shè)日趨完善。按照《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中的要求，“到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”，并逐步實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》總結(jié)“十三五”發(fā)展成效中指出“檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展”。新《檔案法》增設(shè)檔案信息化建設(shè)專章，對(duì)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)提出了具體要求，這也將成為未來(lái)高校檔案事業(yè)發(fā)展重中之重的工作。

二、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

信息化時(shí)代，各高校逐步開(kāi)發(fā)了人事、財(cái)務(wù)、教務(wù)、科研等一系列信息管理平臺(tái)，促使高校信息化建設(shè)工作日臻完善，但檔案信息化建設(shè)仍相對(duì)滯后。部分高校已為檔案館配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，但由于檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，年齡稍長(zhǎng)人員習(xí)慣使用傳統(tǒng)方式處理檔案查借閱等業(yè)務(wù)，導(dǎo)致掃描儀等硬件設(shè)備的功能沒(méi)有得到有效的發(fā)揮，沒(méi)有最大限度的提高檔案服務(wù)效率。近年來(lái)，國(guó)家檔案事業(yè)進(jìn)入轉(zhuǎn)型、高質(zhì)量發(fā)展時(shí)期，對(duì)信息化建設(shè)愈加重視。

新《檔案法》專門增加了“檔案信息化建設(shè)”一章，體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)在檔案工作中的重要地位。要求“將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃、推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)、電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。[2]以上規(guī)定對(duì)高校檔案館信息化建設(shè)具有重要意義，也對(duì)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和管理水平提出了更高層次的要求。注重高校檔案信息化建設(shè)工作，可以提升高校檔案管理水平，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源的數(shù)字化、電子檔案管理的規(guī)范化，提升檔案資源管理成效。

三、提升高校檔案信息化建設(shè)水平

1.拓寬檔案信息資源傳播途徑，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

“十四五”規(guī)劃要求擴(kuò)大基礎(chǔ)公共信息數(shù)據(jù)有序開(kāi)放，建設(shè)國(guó)家數(shù)據(jù)統(tǒng)一共享開(kāi)放平臺(tái)。提升全民數(shù)字技能，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)全覆蓋。[3]網(wǎng)絡(luò)媒體拓寬了高校檔案信息資源的傳播途徑，豐富了高校檔案信息資源傳播形式，進(jìn)而提高了高校檔案信息資源傳播效率。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云服務(wù)、多媒體處理等技術(shù)的普及和迅猛發(fā)展，極大的縮短了檔案信息資料從編研到被受眾知曉的時(shí)間。社交媒體的迅速發(fā)展，使每個(gè)人都能成為一個(gè)自媒體。社交媒體的交互性特點(diǎn)又使得每一個(gè)傳播主體都可以與受眾進(jìn)行及時(shí)的互動(dòng)。這就為提高高校檔案信息資源傳播效率奠定了夯實(shí)的科技基礎(chǔ)，使校內(nèi)外人員在足不出戶的情況下，了解豐富多彩的高校檔案信息資源，進(jìn)而提升人們對(duì)于民族文化的自信心和自豪感。

2.展示學(xué)校檔案建設(shè)成果，提升檔案資源管理成效。

在網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)展并普及的時(shí)代，高校檔案館應(yīng)通過(guò)檔案館官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微信小程序等平臺(tái)，展示學(xué)校檔案建設(shè)成果，如開(kāi)辟學(xué)校知名校友、學(xué)子風(fēng)采，歷史風(fēng)貌，校史中的今天等專欄，讓學(xué)生了解、銘記歷史，讓社會(huì)關(guān)注、宣傳高校檔案文化;在檔案法律法規(guī)限定的范圍內(nèi)，拓寬服務(wù)渠道，積極向社會(huì)提供服務(wù)，讓校內(nèi)師生和社會(huì)各界人士了解高校檔案中關(guān)于學(xué)校教學(xué)、科研、管理等方面的信息，并通過(guò)檔案信息平臺(tái)，下載所需文獻(xiàn)資料。達(dá)到與其它高校、科研院所等機(jī)構(gòu)開(kāi)展交流與合作的目的，讓更多人了解高校教學(xué)科研工作，更好地呈現(xiàn)高校教學(xué)科研檔案較高的文化價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值;可公開(kāi)的黨建檔案資源也應(yīng)在高校信息化建設(shè)的背景下，以校內(nèi)外師生檔案應(yīng)用需求為導(dǎo)向，

通過(guò)檔案館官網(wǎng)設(shè)置查借閱鏈接，為師生員工提供檔案利用服務(wù)，并在官網(wǎng)及時(shí)發(fā)布黨史學(xué)習(xí)資料、校史資料。將珍貴的黨史資料制作成微視頻，定期在平臺(tái)分享。

3.適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，建立檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍。黨的十八大以來(lái)，檔案高等教育在學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等方面取得了顯著的成績(jī)，為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展輸送了高素質(zhì)、專業(yè)化的人才。部分高學(xué)歷優(yōu)秀畢業(yè)生從事高校檔案管理、科研工作，優(yōu)化了高校檔案管理工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)，為我國(guó)高校檔案事業(yè)注入了新鮮血液。在信息化建設(shè)背景下，檔案工作逐步向現(xiàn)代化方向發(fā)展，對(duì)高校及檔案工作管理人員提出了更高的要求。高校要大力支持檔案館進(jìn)行信息化建設(shè)，購(gòu)置安全可靠的信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。積極引進(jìn)技術(shù)人才，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的維護(hù)，建立一支檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍，確保檔案信息化工作順利開(kāi)展。高校檔案工作者應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)與綜合能力，使高校檔案工作進(jìn)一步向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，及時(shí)分析與處理檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。積極參加檔案管理人員繼續(xù)教育，了解檔案行業(yè)最新發(fā)展形勢(shì)，掌握最前沿的檔案信息化業(yè)務(wù)知識(shí)。

參考文獻(xiàn)

[1]王英瑋，陳智為，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2019：329—331

[2]中華人民共和國(guó)檔案法[2020-06-20].https：//www.saac.gov.cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml

[3]中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議（二〇二〇年十月二十九日中國(guó)共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會(huì)第五次全體會(huì)議通過(guò)）[N].人民日?qǐng)?bào)，2020-11-04（03）

作者簡(jiǎn)介：畢鵬瑤，女，33歲，館員，碩士研究生，牡丹江師范學(xué)院，現(xiàn)主要從事檔案管理、高校檔案文化研究。

注：*本文系《高校檔案館“一站式”云服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建研究》（項(xiàng)目編號(hào)：HGDK2020-3）階段性研究成果。