中小企業(yè)檔案工作水平提升路徑

文/吉林省四平市梨樹縣中小企業(yè)服務(wù)中心 孟影

中小企業(yè)檔案工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案工作不僅涉及資料存放工作，也需要通過優(yōu)化信息資源來保證企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，通過檔案工作水平提升為企業(yè)發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)，加強檔案工作和其他工作的密切結(jié)合，讓企業(yè)根據(jù)自身的特點，完善檔案管理體系，保證檔案工作的質(zhì)量和檔案利用率，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險，提高效益。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展對于中小企業(yè)發(fā)展造成較大的沖擊，中小企業(yè)要想獲得長足發(fā)展需不斷優(yōu)化檔案管理模式，從傳統(tǒng)人工管理模式逐漸向信息化和智能化方向轉(zhuǎn)變。

一、中小企業(yè)檔案工作水平提升的重要性

中小企業(yè)的檔案工作水平對于企業(yè)發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。一方面，中小企業(yè)檔案工作水平能夠直接體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展水平和管理水平，畢竟在企業(yè)各項工作中會產(chǎn)生大量的歷史檔案等，比如：包括中小企業(yè)的市場開拓情況、馳名商標(biāo)或?qū)＠暾埱闆r、產(chǎn)品優(yōu)化情況、上下游企業(yè)發(fā)展情況、取得業(yè)績成果情況、人力資源情況等，都會為中小企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供保證，只有檔案管理人員認識到檔案工作水平提升的重要性，深入了解企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，才能更好地服務(wù)企業(yè)，促進企業(yè)健康發(fā)展。尤其是在經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)下，中小企業(yè)發(fā)展更需要積極地創(chuàng)新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案工作方式，保證檔案設(shè)置的真實性和有效性。另一方面，檔案資料也是企業(yè)經(jīng)營成果的體現(xiàn)，只有檔案資料詳細真實記錄企業(yè)各項經(jīng)營管理活動，才能為管理人員的后續(xù)工作開展起到良好的輔助作用。中小企業(yè)檔案人員只有積極加強檔案資料積累，加強對以往工作經(jīng)驗的總結(jié)，方可發(fā)現(xiàn)檔案工作中存在的不足并及時改正，有針對性地為企業(yè)的發(fā)展制定科學(xué)規(guī)劃，方可為其他部門工作的開展提供便利，保證中小企業(yè)各個部門有序開展相關(guān)業(yè)務(wù)。因此，檔案工作與企業(yè)的發(fā)展文化息息相關(guān)。一個企業(yè)的發(fā)展離不開文化建設(shè)，檔案工作能夠詳細記錄企業(yè)文化的建設(shè)過程，確保企業(yè)各項資料信息資源在傳承過程中不會流失，保證企業(yè)的生命力。由此可見，提升中小企業(yè)檔案工作水平意義重大。

二、中小企業(yè)檔案工作中存在的問題

（一）檔案運營管理模式落后?，F(xiàn)階段，部分中小企業(yè)檔案工作中，檔案信息的采集和管理工作水平不高，一部分單位對企業(yè)的信息資料識別與分類都需要依靠手動輸入，大量的歸檔管理工作都是依靠人工完成。為科學(xué)實現(xiàn)對檔案類型的區(qū)分，員工要按類型區(qū)分檔案的文獻標(biāo)識。但是在實際工作中，各中小企業(yè)檔案工作管理人員流動性大，新上崗的員工往往無法盡快熟悉相關(guān)標(biāo)識的含義，這就導(dǎo)致檔案分類工作出現(xiàn)連續(xù)性交接問題，導(dǎo)致檔案工作中經(jīng)常出現(xiàn)信息檢索丟失現(xiàn)象。不少企業(yè)發(fā)展中往往忽視了現(xiàn)代管理體系和運行機制的創(chuàng)新，在信息保障制度工作方面不夠重視，無形中增加了檔案工作的困難，不利于中小企業(yè)的信息化檔案發(fā)展機制的完善。

（二）機構(gòu)設(shè)置不合理。部分企業(yè)檔案工作中，檔案管理工作沒有設(shè)置統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和管理標(biāo)準(zhǔn)，未設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，多數(shù)檔案工作開展責(zé)任沒有落實到人，也就無法有效評估檔案管理權(quán)限和執(zhí)行功能，無法有效地引入檔案管理系統(tǒng)。因此，要保證檔案工作的合理開展，就要保證結(jié)構(gòu)設(shè)置的科學(xué)性，根據(jù)企業(yè)部門設(shè)計構(gòu)架，科學(xué)進行檔案管理分類。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。部分中小企業(yè)對檔案工作不夠重視，依舊沿用較為落后的傳統(tǒng)工作管理模式，檔案人員的信息化工作能力不強，不利于企業(yè)的檔案工作水平提升。部分中小企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理員，在職人員往往對檔案管理軟件掌握不夠熟練。因此，當(dāng)前中小企業(yè)亟須提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，加強對檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，使其能嫻熟掌握數(shù)字信息化操作，提高檔案管理信息化實踐水平。

三、中小企業(yè)檔案工作水平的提升路徑

（一）加強檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)。優(yōu)化中小企業(yè)檔案工作水平，就要加強對檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)。檔案管理工作的內(nèi)容相對較為繁瑣，對檔案人員的能力和保密性要求較高，因此檔案工作人員必須加強檔案工作培訓(xùn)，通過計算機知識學(xué)習(xí)和專業(yè)能力提升實現(xiàn)檔案工作水平的提升。首先，在培訓(xùn)過程中，需要讓檔案工作人員在理念上認識到檔案工作的重要性，讓其掌握有效的檔案工作操作方式，促進檔案人員專業(yè)素質(zhì)提升；其次，要加強檔案管理人員行為和道德素養(yǎng)培養(yǎng)，增強其保密意識，促使其嚴(yán)守職業(yè)操守和規(guī)范；最后，通過為檔案管理人員制定完善的考核制度，激勵其努力工作，對于檔案工作完成質(zhì)量較高的員工，要給予適當(dāng)?shù)莫劷鸹蛘呗毞Q獎勵，以激勵檔案工作人員工作積極性，為檔案工作水平提升奠定基礎(chǔ)。

（二）提升中小企業(yè)檔案工作地位。檔案工作信息化水平是企業(yè)長足發(fā)展的基石，良好的檔案管理理念和創(chuàng)新方式是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動力。在傳統(tǒng)的中小企業(yè)發(fā)展中都存在“輕管理，重生產(chǎn)”的舊思維，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作無法滿足信息化時代的發(fā)展需求，不利于檔案工作水平提升。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想更好地促進檔案工作水平提升，企業(yè)就要從領(lǐng)導(dǎo)層面需要加強對檔案工作的重視，充分認識到檔案工作的重要性，積極利用信息化手段建設(shè)檔案工作。只有從上層領(lǐng)導(dǎo)到全體員工都能認識到檔案工作的重要性，方可為檔案工作的開展提供足夠的動力，促進企業(yè)檔案工作水平的提升。提高企業(yè)檔案工作地位，要將文件生命周期理論思想和前端控制思想運用在檔案工作中。所謂的前端控制，就是在檔案工作中，讓檔案工作人員提前介入文件的形成和歸檔階段，加強檔案工作之間的聯(lián)系，建立統(tǒng)一的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，為檔案工作開展提供相互保證，優(yōu)化獨立運行模式，建立完善的檔案保證體系，盡可能將檔案文件的周期不同階段都設(shè)置在檔案管理系統(tǒng)中，以此來保證檔案文件的原始性和真實性，保證在企業(yè)檔案工作中做好前端控制和全過程管理，實現(xiàn)檔案工作的優(yōu)化，讓中小企業(yè)從文件管理、信息的產(chǎn)生，到運行、保管、使用和擴展，都要根據(jù)實際的理論和操作系統(tǒng)來完成檔案管理，將檔案工作落實在各種工作中，提升檔案工作的價值，使檔案工作的開展更加規(guī)范、完整和有效。

（三）合理創(chuàng)建中小企業(yè)檔案。中小企業(yè)檔案工作開展的關(guān)鍵就是創(chuàng)建檔案，應(yīng)從實際情況出發(fā)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展實際對正在發(fā)生或者已經(jīng)發(fā)生的事情進行記錄，保證檔案工作開展遵循精細化的特點，提升檔案工作的準(zhǔn)確性和合理性。只有這樣才能保證在創(chuàng)建檔案的基礎(chǔ)上，將關(guān)注點落實到基礎(chǔ)層面，通過調(diào)研方式的利用保證檔案建設(shè)工作的科學(xué)性。在創(chuàng)建檔案的時候，可以構(gòu)建基礎(chǔ)臺賬，做到一人一登記，在所記錄的檔案資料中，需要詳細對事件發(fā)生的原因和事件經(jīng)過等進行詳細記錄，然后分析事件的經(jīng)過和結(jié)果，其中需要詳細記錄事件中的人物、時間和資金利用情況等。正常而言，傳統(tǒng)的檔案創(chuàng)建，都需要通過實地考察來完成，這種方式對于人力資源的浪費較大，記錄的時間也比較長，工作效率十分低下。傳統(tǒng)的檔案創(chuàng)建方式已經(jīng)不適合企業(yè)檔案工作水平的提升，所以需要在原有檔案工作開展的基礎(chǔ)上，加強對信息化檔案管理方式的利用，積極創(chuàng)建檔案，運用新的管理模式，結(jié)合檔案工作開展重點，根據(jù)中小企業(yè)實際檔案工作情況和軟件開發(fā)企業(yè)合作，實現(xiàn)對檔案資料的優(yōu)化管理。

（四）優(yōu)化中小企業(yè)檔案服務(wù)職能。為提升中小企業(yè)檔案工作水平，要積極優(yōu)化檔案服務(wù)職能，提升企業(yè)檔案工作的整體水平力度，實現(xiàn)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，利用科學(xué)方式對檔案進行搜集、整理等，強化各個部門的檔案工作職能，讓中小企業(yè)的檔案工作開展發(fā)揮評審價值、維權(quán)價值、營銷價值等，從而有效通過檔案工作開展促進中小企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。優(yōu)化檔案服務(wù)職能包括：優(yōu)化基礎(chǔ)檔案、整合行業(yè)信息、全面分析檔案能力等，從不同方面為企業(yè)發(fā)展提供有效的信息，實現(xiàn)對檔案資源的綜合利用，提升中小檔案資源利用率。比如，能夠通過檔案數(shù)據(jù)信息平臺的利用，分析中小企業(yè)檔案管理中不同指標(biāo)信息的變化，分析檔案管理形式通過動態(tài)數(shù)據(jù)分析，優(yōu)化檔案服務(wù)職能，為企業(yè)管理層的經(jīng)營管理決策提供保證。有條件的企業(yè)還能夠優(yōu)化檔案室、閱覽室等資源，實現(xiàn)對各個部門檔案資料的協(xié)調(diào)控制，加強對檔案資源的充分利用，保證檔案服務(wù)的職能落地。

（五）明確中小企業(yè)檔案管理發(fā)展方向。為了促進中小企業(yè)各種生產(chǎn)和經(jīng)營活動開展，要明確中小企業(yè)檔案管理發(fā)展方向，這也是檔案工作開展的目標(biāo)。明確檔案管理發(fā)展方向還需要從中小企業(yè)檔案管理知識入手，增強檔案管理工作人員的服務(wù)意識，讓其更好地創(chuàng)造服務(wù)價值，解決檔案工作中遇到的各種問題，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)資源的再挖掘。在信息發(fā)展日新月異的背景下，企業(yè)檔案管理工作開展需要積極地進行更新，將中小企業(yè)檔案管理作為風(fēng)向標(biāo)，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和檔案工作的深度融合。因此，企業(yè)檔案管理部門要積極地做好對檔案信息的搜集工作，通過多渠道的檔案信息搜集和分類挖掘，及時對無效檔案信息進行篩選，保證檔案信息管理的有效性。在檔案工作水平提升中，要加強對有效方法的利用，在檔案發(fā)展方向指導(dǎo)下，防止檔案在管理過程中出現(xiàn)流失，增強檔案管理人員的自身服務(wù)意識，讓其熟悉檔案管理中各類型檔案信息，便于通過自身工作經(jīng)歷對身份進行確認，輔助企業(yè)和國家對檔案信息進行把控。

以筆者所在服務(wù)中心為例，近年來在檔案管理事業(yè)上不斷探索實踐，充分發(fā)揮檔案社會價值，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

1.規(guī)范細化檔案管理，加快信息化建設(shè)步伐。一是規(guī)范檔案管理歸檔工作。整理各類檔案7750卷，其中文書類2486卷、企業(yè)類3511卷、業(yè)務(wù)類2753卷。接待查檔1300人次3200卷。二是建立中小企業(yè)檔案信息庫。對縣內(nèi)營收200萬元以上企業(yè)開展調(diào)查和信息采集，完成1700戶企業(yè)檔案信息入庫工作。

2.服務(wù)直屬企業(yè)職工權(quán)益，維護社會穩(wěn)定和諧發(fā)展。一是接收合并直屬企業(yè)檔案。2015年單位合并后，接收了31家國有轉(zhuǎn)制企業(yè)、28家集體企業(yè)檔案資料、713名黨員檔案。二是發(fā)揮檔案社會價值。為直屬拆遷企業(yè)提供檔案31次，挽回損失470萬元；保障退役軍人醫(yī)保手續(xù)辦理225人。

3.不斷保障企業(yè)職工利益，服務(wù)企業(yè)發(fā)展需求，促進地區(qū)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展。一是指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作。指導(dǎo)域內(nèi)企業(yè)215戶、檔案館升級9次；編寫《檔案規(guī)范》《管理暫行辦法》4次；下發(fā)檔案業(yè)務(wù)文件4次、法規(guī)3次、培訓(xùn)5次。二是形成服務(wù)對象融資檔案。對有融資需求的60戶企業(yè)進行了實際調(diào)查，形成與銀保信息對稱的檔案資料60份，減少了貸款周期，為縣域經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻。

四、結(jié)語

中小企業(yè)要想提升檔案工作水平，亟須規(guī)范細化檔案管理工作，加快信息化建設(shè)步伐，優(yōu)化檔案管理人員的工作流程，提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。要讓檔案管理人員從思想上加強對檔案工作的重視。不斷完善檔案工作流程和管理規(guī)范，提升檔案工作質(zhì)量及利用率，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值，促進中小企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。