智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

文/南陽市臥龍區(qū)會展服務(wù)中心 李偉

在現(xiàn)代化管理水平不斷提高的背景下，傳統(tǒng)檔案管理方法的弊端不斷凸顯出來。檔案管理工作的效率不高，檔案資料保存風(fēng)險高、易損壞，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求。只有通過信息化技術(shù)的科學(xué)利用，保證電子檔案管理的安全、準(zhǔn)確性，加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)信息化發(fā)展，不斷提升檔案管理水平，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，加快信息化建設(shè)步伐，方能促進(jìn)檔案工作的效率提升，滿足群眾對檔案信息日益增長的各方面需求。

一、智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)的基本特征

在智慧時代實(shí)現(xiàn)對電子檔案管理系統(tǒng)模式的構(gòu)建，就要科學(xué)分析電子檔案管理的基本特征，掌握電子檔案管理系統(tǒng)對檔案管理工作開展提出的基本要求。智慧時代重視利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，強(qiáng)調(diào)對智慧化服務(wù)的結(jié)合，以便促進(jìn)檔案管理工作的有效開展。通常來說，智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)的基本特征包括以下方面：

（一）檔案信息采集智能化。以往的紙質(zhì)化檔案管理通常依靠人工進(jìn)行，缺乏電子形式和其他形態(tài)，所以總體的檔案管理效率較為低下。而在智慧時代，傳統(tǒng)的檔案管理逐漸被電子檔案管理所代替，除了原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以外，逐漸衍生出數(shù)字化的電子文檔，成為檔案管理的主角。電子檔案主要包括的形態(tài)有電子文檔、音頻、視頻等資料，電子檔案管理系統(tǒng)的利用，能夠有效對各種信息化資源進(jìn)行挖掘，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的搜集，加強(qiáng)對檔案信息的深度處理，檔案信息采集的智能化已經(jīng)成為現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)中的一個顯著特點(diǎn)。

（二）檔案管理智能化。在智慧時代，檔案管理工作的開展都是在檔案管理平臺基礎(chǔ)上進(jìn)行，其主要優(yōu)勢體現(xiàn)在幾個方面：首先，在信息采集過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對電子檔案的全面搜集和記錄；其次，文件在轉(zhuǎn)化為檔案后，能夠有效實(shí)現(xiàn)對檔案的盤點(diǎn)，保證對檔案的有效分類和統(tǒng)計(jì)；再次，進(jìn)行檔案調(diào)閱的過程中，可以及時對檔案建設(shè)的范圍進(jìn)行查閱，實(shí)現(xiàn)對檔案查閱人員的控制；最后，通過檔案管理平臺的利用，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的深度挖掘，保證檔案的利用效率提升，平臺還可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)對檔案保存環(huán)境、溫濕度的控制，使檔案的保存更加長久。

（三）檔案服務(wù)的智能化。在智慧時代，檔案服務(wù)變得更加智能，不僅可以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息搜集智能化，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案服務(wù)智能化。首先，智能化平臺的構(gòu)建能夠更加方便對檔案內(nèi)容、檔案實(shí)體和檔案管理信息等有效對接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息和客戶之間的溝通與交流；其次，電子檔案管理中，對于任何檔案管理的產(chǎn)品和信息都可以在最短的時間內(nèi)獲取，保證信息檔案的快速高效性，便于實(shí)現(xiàn)對檔案的查閱和搜集，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的充分挖掘；最后，能夠有效地實(shí)現(xiàn)對檔案管理和服務(wù)信息的反饋，及時實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的分析，將用戶的需求摸清，便于提供更好的檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效管理。

二、智慧時代檔案管理工作中存在的問題

（一）專業(yè)電子檔案管理人才缺乏。智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)對于人才具有較大的需求，然而受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，檔案管理系統(tǒng)部門普遍存在高素質(zhì)的復(fù)合型人才較為稀缺的問題。現(xiàn)有的管理人員對于計(jì)算機(jī)技能的掌握較弱，因此對于電子檔案信息的處理缺乏專業(yè)性，導(dǎo)致檔案管理的準(zhǔn)確性大打折扣。部分檔案管理人員為兼職，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，單位也未予以重視，缺少相關(guān)技能和職業(yè)培訓(xùn)。

（二）檔案管理工作缺乏規(guī)范性。單位對檔案管理工作不夠重視，管理人員未意識到檔案管理工作對部門及社會發(fā)展的重要性，檔案管理工作缺乏規(guī)范性。具體到電子檔案管理工作開展中，檔案管理人員對檔案處理缺乏先進(jìn)的信息檔案管理技術(shù)和手段支持，導(dǎo)致不少檔案資料疏于管理，極易損壞丟失。檔案管理缺乏健全機(jī)制，沒有完善的管理機(jī)制提供保證，不利于電子檔案管理規(guī)范性提升。

（三）檔案管理方法落后。雖然許多企事業(yè)單位的電子檔案管理意識提升，逐步建立電子檔案管理系統(tǒng)。但是部分單位在檔案管理建設(shè)上流于形式，不重視管理方式的更新和管理人員的技能培養(yǎng)，檔案管理人員不能嫻熟運(yùn)用新系統(tǒng)，往往使電子檔案管理系統(tǒng)成為擺設(shè)。其主要體現(xiàn)在三個方面：首先，檔案管理人員對于檔案信息的采集依然利用傳統(tǒng)方式，無法保證檔案信息質(zhì)量；其次，缺乏深度挖掘，工作人員沒有及時學(xué)習(xí)新系統(tǒng)管理方式，導(dǎo)致系統(tǒng)和人員配合程度不高；最后，綜合性電子檔案管理平臺搭建效率不高，無法滿足群眾對檔案服務(wù)的需求。

三、電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的發(fā)展方向

（一）規(guī)范化發(fā)展。智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)需要重視電子文件的管理，通過電子文件的搜集，保證管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完整性和可靠性。所以，在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時候，應(yīng)該優(yōu)化電子檔案管理方向，制定完善的檔案管理規(guī)范，根據(jù)實(shí)際的電子檔案管理情況建立檔案管理評估制度。才能保證檔案文檔建設(shè)的完整性，體現(xiàn)電子檔案管理的真實(shí)價值。

（二）一體化發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，各行各業(yè)都進(jìn)入信息化時代，紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足企事業(yè)單位檔案管理需求。電子管理系統(tǒng)能極大地提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)運(yùn)用已經(jīng)成為大勢所趨，檔案管理一體化發(fā)展逐漸成為文檔發(fā)展的主要方向。所以，為了更好地保證電子檔案管理的安全可靠性，促進(jìn)文檔電子一體化水平提升，必須重視電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方向的優(yōu)化。

四、智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建策略

在智慧時代加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，需要充分考慮檔案管理的多種功能，使其能夠滿足對檔案資料搜集、整理、統(tǒng)計(jì)和查閱等需求，提升電子檔案管理數(shù)字化水平。從總體而言，電子檔案管理系統(tǒng)包括檔案業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護(hù)等，其中檔案業(yè)務(wù)管理就是數(shù)字化檔案管理的核心，其主要的功能模塊設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括案卷管理、材料管理和任前審核等。

（一）檔案案卷管理。檔案的案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的關(guān)鍵模塊，主要用于對整個檔案的日常管理中，功能包括對檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查閱和借閱等，檔案的轉(zhuǎn)入主要用于接收外部的檔案，提升檔案管理水平。所以，電子檔案管理中首先要做的就是由送檔人將“檔案”和“轉(zhuǎn)遞登記表”等送到接收單位，由接收單位對檔案進(jìn)行接收。整個接收的過程中，檔案管理人員應(yīng)該詳細(xì)根據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行。檔案接收后，檔案管理人員應(yīng)該對照“轉(zhuǎn)遞登記表”，詳細(xì)對檔案進(jìn)行核對。在審核完成后，方可在“轉(zhuǎn)遞登記表”中簽字蓋章，然后將回執(zhí)單返回，將收到的檔案納入相關(guān)程序中入庫存放。而檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)就是將企事業(yè)單位的檔案移交到相關(guān)部門，在進(jìn)行轉(zhuǎn)出的時候，檔案系統(tǒng)應(yīng)該詳細(xì)對轉(zhuǎn)出的情況進(jìn)行登記。對于檔案的利用，應(yīng)該詳細(xì)登記借閱人、利用人等信息，登記其檔案使用意圖，通過填寫“查借閱檔案審批表”內(nèi)容，完成檔案的利用，在完成審批后，方可真實(shí)的進(jìn)行檔案借閱。借閱人員需要在規(guī)定的時間范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案歸還，如果檔案到期沒有歸還，電子檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該及時自動提醒。在檔案案卷管理中，主要利用的方式包括兩種，分別是檔案的查詢、統(tǒng)計(jì)。檔案查詢就是對檔案的利用狀態(tài)進(jìn)行查詢，主要包含的內(nèi)容為在庫情況查詢、接收未入庫情況查詢等。電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能夠有效地滿足對檔案資料分類查詢的需求，檔案使用者可以通過電子檔案管理系統(tǒng)對每個人的情況進(jìn)行查閱，便于對檔案的有效使用。檔案統(tǒng)計(jì)是利用電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案的鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)出等，以便根據(jù)實(shí)際的檔案管理業(yè)務(wù)需要，靈活構(gòu)建電子檔案統(tǒng)計(jì)方案，完成對電子檔案的統(tǒng)計(jì)。

（二）檔案材料管理。電子檔案管理需要根據(jù)檔案管理實(shí)際，完成對檔案管理目錄的編輯，從而有效實(shí)現(xiàn)對材料的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出等操作，對于檔案材料的收集和鑒別等，也是電子檔案管理的重要內(nèi)容。在檔案材料接收后，需要對材料進(jìn)行科學(xué)鑒別，根據(jù)其類型分為入檔和不可入檔材料。對于可以入檔的材料在歸檔后，要將材料納入檔案中，利用系統(tǒng)自動對檔案目錄進(jìn)行調(diào)整；對于不可入檔的材料，可以將其轉(zhuǎn)入“待處理”材料。

（三）電子檔案的審核。電子檔案管理中業(yè)務(wù)的審核是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。一般來說，檔案審核業(yè)務(wù)包括三項(xiàng)功能：任前審核、檔案審核、統(tǒng)計(jì)功能。任前審核就是對打算任用人員的情況進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際情況將其擬成相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，如果這個過程中審核人員已經(jīng)被任用，信息系統(tǒng)會在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行人員的增添；檔案審核是為了更好地保證當(dāng)前所管材料的完整性，對其涉及的手續(xù)進(jìn)行審核，在系統(tǒng)中形成登記表。在統(tǒng)計(jì)功能利用的過程中，可以針對性地對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)情況進(jìn)行觀察，包括電子檔案材料統(tǒng)計(jì)變化、提拔情況統(tǒng)計(jì)和審核數(shù)量統(tǒng)計(jì)等。

（四）制定完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，需加強(qiáng)對相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，通過合理的制度和保障機(jī)制，提升電子檔案的管理水平。具體可以做到三點(diǎn)：首先，積極地構(gòu)建完善的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，完善檔案采集、整理和安全規(guī)范等環(huán)節(jié)，制定統(tǒng)一的電子檔案管理格式標(biāo)準(zhǔn)；其次，嚴(yán)格根據(jù)實(shí)際的檔案管理情況，構(gòu)建數(shù)字化管理規(guī)范，完善和健全數(shù)字化檔案管理制度，促進(jìn)各種工作機(jī)制的完善，保證電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的流暢運(yùn)行。

（五）加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)。電子檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行需要軟硬件設(shè)施做支撐，更需要高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍參與建設(shè)發(fā)展。為了更好完善軟硬件設(shè)施建設(shè)，首先，要加強(qiáng)對電子檔案管理的投資力度，購置必需的計(jì)算機(jī)和服務(wù)器等設(shè)施；其次，要積極開發(fā)利用電子檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子管理軟件的科學(xué)高效利用，通過專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)建設(shè)，不斷提升檔案管理工作的效率。

五、結(jié)語

2017～2021年期間，南陽市臥龍區(qū)會展中心科學(xué)利用電子檔案管理系統(tǒng)共歸檔文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案320件，收集有關(guān)的資料，如年鑒、刊物、文件匯編12冊；系統(tǒng)化整理文書檔案卷150件、人事檔案20件、財(cái)會檔案180件，所有檔案全部裝盒，入庫，做到整齊規(guī)范，排列有序。電子檔案使用更加便捷，編制實(shí)用的檢索工具8冊，5年共接待查詢、借閱檔案300余人次，查詢800余卷；參與編撰并完成了機(jī)構(gòu)改革大量記錄資料。智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是一個十分重要的課題，也是加強(qiáng)對電子檔案開發(fā)利用的良好契機(jī)，能有效降低檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提升檔案管理效率與信息服務(wù)質(zhì)量。只有積極促進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，方可加快電子檔案發(fā)展步伐，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理全覆蓋，促進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。