需求導(dǎo)向與有效供給：新時代高校檔案服務(wù)能力提升路徑

文/廣西師范大學(xué)檔案館 曾凡麗

“工欲善其事，必先利其器”。知識經(jīng)濟時代，我國檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展新形勢下，高校檔案館作為永久保管高校教育教學(xué)、科學(xué)研究、文化傳承等檔案史料的基地，必先提升自身服務(wù)能力：以社會各行各業(yè)的信息需求為導(dǎo)向，及時調(diào)整檔案資源結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新檔案信息的社會價值、轉(zhuǎn)變服務(wù)策略和方法、拓展服務(wù)領(lǐng)域和方向；將潛藏、靜態(tài)的優(yōu)質(zhì)特色檔案資源開發(fā)成系統(tǒng)、動態(tài)的吸睛公共服務(wù)產(chǎn)品；有效供給社會各領(lǐng)域，多功能、全方位滿足用戶需求。

一、高校檔案服務(wù)能力研究現(xiàn)狀與問題

1790年法國頒布的《國家檔案館條例》和1794年6月的《穡月七日檔案法令》，規(guī)定所有公共檔案館實行開放原則。拉開了檔案服務(wù)社會的帷幕，我國對“檔案服務(wù)”的研究最早可追溯至20世紀80年代初，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于開放歷史檔案的幾點意見》使檔案館開放服務(wù)成為可能。1996年，國家檔案局局長王剛同志在講到“九五”檔案事業(yè)奮斗目標時曾經(jīng)指出：“開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案價值，最大限度地滿足社會各方面利用檔案的要求?！币孕枨鬄閷?dǎo)向提升檔案服務(wù)能力，已逐漸成為高校檔案館的價值取向。

截至2022年3月10日，中國知網(wǎng)高級檢索“高校檔案服務(wù)能力”結(jié)果顯示：研究文獻有24篇（其中核心期刊論文3篇）；對高校檔案服務(wù)能力研究主題做了簡單統(tǒng)計分析，相關(guān)研究成果甚少，從2012年至2022年，平均每年發(fā)表相關(guān)文章不到2篇，說明學(xué)者們對高校檔案服務(wù)能力關(guān)注程度不夠。相關(guān)研究可歸納為三個方面：一是高校檔案服務(wù)能力的基本內(nèi)涵研究。高校檔案服務(wù)能力包含三個層面：服務(wù)育人能力、服務(wù)社會能力、服務(wù)校園文化建設(shè)能力。二是高校檔案服務(wù)能力的影響因子，包括：信息化建設(shè)、人員隊伍建設(shè)及服務(wù)平臺選擇等。三是高校檔案服務(wù)能力提升的途徑研究。學(xué)者們建議通過改善服務(wù)手段、優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)、提高管理效率、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容等手段來提升高校檔案服務(wù)能力。

簡而言之，高校檔案服務(wù)能力研究不深刻，忽略了供求互動問題。高校檔案服務(wù)主體（高校檔案機構(gòu)及工作者）并沒有清晰界定檔案服務(wù)對象（社會用戶）來源，了解誰是高校檔案資源的需求者，也未明晰用戶利用范圍，即高校檔案服務(wù)內(nèi)容（高校辦學(xué)過程所形成的教學(xué)、科研、黨群、行政、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、外事、出版、財會十大類檔案），知道利用者需求的內(nèi)容是什么。同時不注重需求驅(qū)動信息研究，用戶的實際利用動機和利用行為是為什么以及有什么社會需求。

二、高校檔案服務(wù)能力提升路徑

2021年7月6日，中國第一歷史檔案館新館開館之際，習(xí)近平總書記批示指出，檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)，將檔案工作提升到了前所未有的高度。把高校檔案保管好，利用好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾是新時代高校檔案人的責(zé)任與使命。

（一）以需求為導(dǎo)向，提升高校檔案存史能力。根據(jù)動態(tài)經(jīng)濟學(xué)原理，需求分為現(xiàn)實需求和潛在需求。目前高校檔案服務(wù)絕大部分時間都只靜候師生員工、校友及其他社會用戶來館進行查閱借閱、問訊咨詢、檢索復(fù)制、轉(zhuǎn)遞傳送、翻譯證明、定題查新等現(xiàn)實需求。高校檔案工作人員要在短時間內(nèi)從學(xué)校十大類檔案資料中，精準找到所需材料，滿足用戶的需求，則可稱之為有效供給。高校檔案服務(wù)者不僅應(yīng)著眼顯性需求，更要捕捉用戶的潛在需求，從創(chuàng)新、完善高校檔案資料的構(gòu)建獲取、組織歸檔、整理存儲、傳遞利用等工作入手，采取行之有效的措施，編研開發(fā)現(xiàn)有館藏資料。

1.“優(yōu)化”傳統(tǒng)資源。收集匯編反映高校自身特色檔案，梳理高校形成、變遷及發(fā)展的脈絡(luò)，將各個歷史時期留存的體現(xiàn)文化傳承、歷史延續(xù)、教育價值、精神體現(xiàn)的目錄信息、載體檔案等，按照利用頻率、瀕危等級、珍貴程度，分時段按批次通過電子掃描、數(shù)字成像等技術(shù)，以電子文件形式統(tǒng)一存儲。把原本靜止龐雜、零散無序、良莠不齊的各種載體信息進行整理優(yōu)化，變成簡捷凝縮、集成有序、易于檢索的高校檔案數(shù)據(jù)。從物理實體蛻變?yōu)樘摂M數(shù)據(jù)，將館藏檔案實體資源轉(zhuǎn)化成電子信息資源，構(gòu)建高校檔案信息資源庫。通過信息化轉(zhuǎn)化而成的高校檔案資源是系統(tǒng)化、有序化且可用化的各種信息集合，由軟硬件設(shè)施、信息內(nèi)容和技術(shù)人員等協(xié)作構(gòu)建的高校檔案資源系統(tǒng)，在區(qū)塊鏈安全技術(shù)管理下，通過可共用共享的軟硬件設(shè)施設(shè)備和報刊、互聯(lián)網(wǎng)、公眾號等各類渠道，提供各種形式的利用方式或服務(wù)平臺對外傳輸。使檔案信息由“潛在”轉(zhuǎn)為“活化”的過程可稱為高校檔案信息資源優(yōu)化。

2.“序化”網(wǎng)絡(luò)資源。利用率高的歷史檔案數(shù)字化、現(xiàn)行文件電子化，使高校網(wǎng)絡(luò)資源信息量急劇增加。盡量縮短高校檔案用戶檢索信息的時間、加大檔案信息資源的序化管理勢在必行?！靶蚧辟Y源是圍繞高校檔案用戶的信息需求狀態(tài)及其變化特征，高校檔案館征集挖掘史料，歷經(jīng)甄別篩選、去蕪存精、整理分類、著錄標引，再編纂存儲為完整體系的信息資料的過程。高校檔案管理對象由紙質(zhì)媒介嬗變成虛擬數(shù)據(jù)，空間環(huán)境由實體庫房變遷為電腦網(wǎng)絡(luò)。注重需求滿足成本收益對稱的原則，精心選材、組織構(gòu)架、加工編寫成能吸引用戶興趣的圖文并茂的電子書、微視頻、微視聽等，使高校檔案信息資源最優(yōu)化利用得以實現(xiàn)。

3.“美化”信息環(huán)境。“活化”和“序化”的高校檔案信息資源，仍只是“養(yǎng)在深閨人未識”。如何打破“信息孤島”實現(xiàn)高效共享？信息環(huán)境（IE）是維持檔案信息資源共享得以運行和開展的條件，“美化”高校檔案信息環(huán)境需創(chuàng)新、完善組織管理機制、完備運行保障機制。要沖破高校各部門之間、各學(xué)院之間各行其是、相互封閉的壁壘，要打破各高校系統(tǒng)之間條塊分割、缺少聯(lián)通的格局，要突破高校與政府、社會企事業(yè)單位等之間各自為政、時空限制的藩籬。建立本校與其他各高校檔案管理部門的局域網(wǎng)、與政府、企事業(yè)單位檔案系統(tǒng)聯(lián)通政務(wù)網(wǎng)、與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)，構(gòu)建高校檔案管理區(qū)塊鏈；實行“四網(wǎng)”物理隔離，保障各自獨立安全的同時，又能夠相對聯(lián)通共享。

提升高校檔案存史能力，增強檔案資源開發(fā)能力、增大信息存儲能力、提高網(wǎng)絡(luò)資源調(diào)度能力、加強高校檔案協(xié)調(diào)宣傳能力。

（二）以善治為目標，強化高校檔案資政能力。存史目的之一是資政。妥善管理、科學(xué)利用高校檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案資政作用是高校檔案部門的重要職責(zé)。高校檔案服務(wù)是獨特而完整的一個體系，由服務(wù)主體、服務(wù)客體、服務(wù)方式和服務(wù)平臺組成。滿足新時代社會用戶（檔案治理客體）對高校檔案信息資源（檔案治理對象）的需求是檔案行政管理部門、教育行政管理部門、檔案研究學(xué)會（協(xié)會）和高校檔案管理部門（檔案治理主體）的服務(wù)目標。

1.檔案治理機制改革，網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同創(chuàng)新。新時代社會用戶對高校檔案信息資源的需求，很大部分來自本單位或上級管理部門。僅僅只有高校檔案館自身提升服務(wù)能力，并不能完全滿足社會用戶的現(xiàn)實需求和潛在需求。這就要求上級檔案行政管理部門、上級教育行政管理部門、各級檔案研究學(xué)會（協(xié)會）縱橫協(xié)同、齊抓共管；為黨治檔，各級檔案局統(tǒng)攬，協(xié)調(diào)各級教育行政管理部門、各級檔案研究學(xué)會。制定切實可行的管理制度和激勵機制，合理調(diào)配人力和財力資源，讓高校檔案管理者和利用者都有利益驅(qū)動。各高校檔案管理部門和各片區(qū)高校檔案工作研究會相互協(xié)作，成功經(jīng)驗和挫折教訓(xùn)共建共享。高校各檔案接收部門和立檔單位及檔案利用者一起民主協(xié)商，良性互動，采取豐富多樣的形式，拓寬溝通渠道，共同決策、互相監(jiān)督，協(xié)商治理高校檔案信息資源。發(fā)動全校師生甚至社會用戶做學(xué)校檔案館的志愿者，健全高校檔案志愿服務(wù)體系。充分發(fā)揮全校師生、校友及社會各界的主觀能動性，讓大家獻力獻計獻策，同心協(xié)力參與高校檔案治理。

2.檔案治理內(nèi)容革新，實現(xiàn)個性化定制。堅持用戶至上原則，提供和做好與之匹配的服務(wù)。提升服務(wù)意識和理念，鼓勵社會用戶捐獻自己珍藏的、或參與征集相關(guān)聲像或文字內(nèi)容，可提供思路、介入某個檔案產(chǎn)品的生產(chǎn)過程，可選擇現(xiàn)場或遠程接受服務(wù)。探析高校檔案用戶的個性化行為規(guī)律，收集相關(guān)用戶需求信息，如單位考查政審、晉升出國補檔取證、校友同學(xué)查找、名人名師宣傳展覽、舊樓修復(fù)改建擴建、院史原址檢索編研、科研項目選題定題和學(xué)歷學(xué)位學(xué)籍證明等服務(wù)，用微信、QQ或者郵箱等通過遠程服務(wù)將用戶需求快捷送上門。創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和形式、拓寬服務(wù)領(lǐng)域和受眾，通過圖譜組織、敘事可視等方式提升高校檔案服務(wù)資政能力。

3.檔案治理成效拓展，促進服務(wù)化延伸。高校檔案材料，除了師生員工及校友日常意義上的借閱、復(fù)印、翻譯、證明等人工服務(wù)，還需信息服務(wù)延伸。將高校特有的史料學(xué)術(shù)資源和精神文化資源等優(yōu)秀教學(xué)成果及科研專利檔案資源制作成短音頻、微視頻、電子書等，將名人名師等個性化檔案進行實時動態(tài)宣傳，或?qū)n案成品陳列、展覽到特色區(qū)域如校史館、博物館、社區(qū)專欄、網(wǎng)絡(luò)媒體、公眾平臺等。個性化檔案實時動態(tài)宣傳和定期將檔案成品展覽、陳列服務(wù)等，將服務(wù)內(nèi)容主動推向社會。通過微信公眾號、抖音、快手、微視、微聽等網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案資源創(chuàng)新產(chǎn)品推送到社會大眾面前，將文化產(chǎn)品服務(wù)內(nèi)容主動推向社會。

提升高校檔案管理的科學(xué)決策能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變創(chuàng)新能力，提升了用戶需求的辦事效率，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾。多措并舉，高校檔案得以善治，使其從滿足需求到創(chuàng)造需求的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)資政目的。

（三）以傳承致匠心，拓展高校檔案育人能力。資源由“潛在”轉(zhuǎn)為“活化”的目的除了資政還有育人。高校本是育人的主陣地，高校檔案館作為教輔部門，要做好存史資政的本職，要以傳承致匠心，讓高校檔案育人于無形。

1.高校檔案輔助育人。充分利用高校檔案特殊的歷史學(xué)術(shù)資源、道德理論資源、思想文化資源特點，輔助高校學(xué)科育人時知識的傳授解惑、能力的培養(yǎng)拓展、三觀的形成塑造。除了校史教育，高校檔案館可借助各類新媒體平臺，將杰出校友名師資料、重大事件的史料、各種突出貢獻獲獎的事跡材料等，利用校史館、檔案館宣傳窗、學(xué)校宣傳專欄，舉辦風(fēng)采秀、圖文展。增設(shè)網(wǎng)絡(luò)點播課程、科學(xué)普及教程、專業(yè)技術(shù)線上培訓(xùn)、線上直播點播、線上法律援助等各種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，拓展高校檔案育人范圍。

2.學(xué)生檔案見證育人。高校學(xué)生人事檔案是人生中最重要、最關(guān)鍵的組成部分。學(xué)生檔案內(nèi)容能夠見證高校育人的過程，越是優(yōu)秀的學(xué)生，檔案材料會越多，每一次獲獎都有相關(guān)證明材料見證其成長。高校學(xué)工部門可以從學(xué)生入學(xué)開始，建立學(xué)生成長檔案數(shù)據(jù)庫，獎勵懲處材料都將入檔。告知高校學(xué)生，他們的檔案可證明其學(xué)習(xí)經(jīng)歷，政治生涯、確認其身份；在報考事業(yè)單位或公務(wù)員、出國、升學(xué)（如報考碩士博士）、入伍、戶籍辦理時都需要查看高校期間的檔案材料。工作后計算工齡、評定職稱、轉(zhuǎn)正定級、工作調(diào)動和辦理及領(lǐng)取養(yǎng)老保險時都需要查閱。檔案可以督促學(xué)生自律學(xué)習(xí)，自我育人。

3.業(yè)務(wù)檔案促使育人。高校檔案和高校檔案工作都具有時代特色。高校檔案的館藏建設(shè)、全宗介紹、價值鑒定、文件生命周期確定、數(shù)字化實體、如何開放利用等業(yè)務(wù)都需要檔案學(xué)、信息管理學(xué)等專業(yè)理論培訓(xùn)，這就要求高校檔案人才素養(yǎng)也要與時俱進。信息時代，高校檔案工作不能停留在傳統(tǒng)的手工工作階段。高校檔案信息資源的不斷增量，5G、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的應(yīng)用亟待普及，逐漸深刻影響和改變高校檔案的接收、保管、利用的理念、內(nèi)容、方法、模式等，這些都對高校檔案工作人員提出了更高要求。著力培育集檔案學(xué)、情報學(xué)、信息管理學(xué)和公共管理學(xué)等知識于一身、精通檔案工作全流程的復(fù)合型人才，迫在眉睫。

檔案育人是高校檔案服務(wù)能力提升的價值體現(xiàn)。“獨具匠心”，寓意高校提升檔案服務(wù)能力的專注與堅持。

三、結(jié)語

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，檔案利用服務(wù)達到新水平。以人民為中心的檔案服務(wù)理念深入人心，檔案開放力度明顯加大、共享程度顯著提高、利用手段更加便捷，檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)、文化教育能力明顯提升。以需求為導(dǎo)向，讓高校黨建引領(lǐng)、行政效能、人才培育、外樹形象、內(nèi)聚人心等方面的檔案資源，有效供給師生、校友、國家單位和社會大眾。