人本管理制度在高校辦公室工作中的應(yīng)用

文/西安工程大學(xué) 唐琦

在高校日常管理工作中，黨委和學(xué)校辦公室是推動(dòng)各項(xiàng)工作順利開展的重要支撐。輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)黨政工作、工作任務(wù)的分配和對(duì)工作落實(shí)的督查督辦等是高校辦公室的主要職責(zé)。但在實(shí)際的工作中，辦公室還普遍存在著一些問題，應(yīng)積極應(yīng)用更合理的管理模式進(jìn)行優(yōu)化與完善。對(duì)此，人本管理制度正發(fā)揮著越來越重要的作用。怎樣在高校黨政辦公室中提高人本管理制度的有效性，是值得探討與深思的問題。

一、人本管理模式的主要內(nèi)涵

人本管理理念受到諸多專業(yè)人士的高度認(rèn)可，并快速應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的辦公管理工作中，逐漸形成了人本管理模式。從本質(zhì)上來看，人本管理模式注重“以人為本”，在辦公管理流程中深入貫徹人本思想，可以提高高校的管理水平。目前，“權(quán)力本位模式”是我國很多黨委和行政辦公室正在使用的管理模式，這樣的管理模式對(duì)權(quán)力大小、權(quán)力等級(jí)等方面更加重視，與現(xiàn)代社會(huì)“以人為本”的理念并不相符?；诖?，要想提高辦公室的服務(wù)職能實(shí)效，就必須積極轉(zhuǎn)變管理理念，將更多精力放在滿足高校人員的需求上，才能將辦公室的整體素質(zhì)凸顯出來。

二、人本管理制度在高校辦公室的重要作用

目前，很多高校辦公室都開始在行政事務(wù)管理工作中融入人本管理理念與人本管理方法，為了確保其管理效果，辦公室積極構(gòu)建人本管理制度，希望能利用制度保障辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。在人本管理制度實(shí)施中，辦公室一般會(huì)根據(jù)每個(gè)人的實(shí)際情況來安排工作，體現(xiàn)“以人為本”，使大家在工作中更具主動(dòng)性、積極性，這也體現(xiàn)了人本管理制度對(duì)人員的激勵(lì)效果。在人本管理制度下，辦公室的工作人員要不斷提升自身綜合能力，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的自我管理，積極做好各項(xiàng)事務(wù)。例如，在做人員接待和會(huì)議安排等行政事務(wù)工作時(shí)，不用花費(fèi)太多的時(shí)間與精力，可以騰出時(shí)間來推進(jìn)其他工作。行政人員的綜合能力與高校行政管理工作質(zhì)量息息相關(guān)，行政人員應(yīng)具備較強(qiáng)的素質(zhì)水平與自我管理能力，能夠快速進(jìn)入到工作狀態(tài)。辦公室要給行政人員創(chuàng)造更多展示自己的機(jī)會(huì)，讓行政人員的創(chuàng)新思維得到鍛煉，提高創(chuàng)新意識(shí)，為行政管理工作的高效開展打下基礎(chǔ)。同時(shí)，辦公室也要給行政人員更多發(fā)展晉升的機(jī)會(huì)，使行政人員能夠?qū)⒆约旱膭?chuàng)造力充分發(fā)揮出來。目前，高校對(duì)外交流活動(dòng)越來越多，高校辦公室也應(yīng)深入實(shí)施人本管理制度，為行政管理事務(wù)的實(shí)效性提供保障，促進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展。

三、人本管理制度在高校辦公室工作中的現(xiàn)狀

（一）對(duì)人本管理理念不夠重視。受學(xué)校辦公室工作性質(zhì)影響，辦公室的很多工作都由領(lǐng)導(dǎo)直接安排與部署。從科學(xué)管理的視角分析，領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時(shí)應(yīng)堅(jiān)持人本管理理念，通過各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)對(duì)行政人員的培養(yǎng)與鍛煉。在人本管理制度下，行政人員不僅要完成自己的工作，還要提升自身實(shí)力。目前，很多高校管理人員對(duì)人本管理理念并不重視，也并未真正意識(shí)到人本管理制度帶來的積極作用，在實(shí)踐中并未以自我提升、自我鍛煉為核心開展管理工作，這與人本管理理念并不相符。只有“以人為本”才能實(shí)現(xiàn)高?！叭诵曰惫芾怼Ｒ虼?，人本管理制度在高校辦公室的合理應(yīng)用至關(guān)重要。

（二）管理機(jī)制執(zhí)行效果不佳。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與廣泛應(yīng)用，人們的思想愈加豐富，高校辦公室管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。目前，有的高校辦公室管理工作還處于被動(dòng)狀態(tài)，部分行政人員開展工作時(shí)目的性不強(qiáng)，工作欠缺主動(dòng)性。同時(shí)，辦公室管理機(jī)制不完善，且可實(shí)施性不高，再加上激勵(lì)機(jī)制不健全，導(dǎo)致行政人員工作積極性不高。因此，辦公室管理機(jī)制執(zhí)行效果不佳，嚴(yán)重影響了辦公室管理工作質(zhì)量，導(dǎo)致高校辦公室管理工作與新時(shí)期的新要求并不相符。

（三）行政人員綜合能力有待提高。高校辦公室管理工作內(nèi)容復(fù)雜，如果行政人員不能主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，自身管理能力與工作能力不能得到有效提升，人本管理制度的執(zhí)行效果就會(huì)受到影響，辦公室的工作效率與工作質(zhì)量也會(huì)有所下降。從人員構(gòu)成方面分析，很多高校辦公室人員構(gòu)成都具有復(fù)雜性特點(diǎn)，不同的行政人員工作理念、工作方法等都存在差異性，甚至有部分行政人員并未接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，上級(jí)下發(fā)任務(wù)后，行政人員不能很快抓住工作重心，使用的工作方法與理念也不夠先進(jìn)，只能機(jī)械式重復(fù)以往的工作模式。近年來，辦公室人員的服務(wù)意識(shí)雖然有所提高，但還是存在部分人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、工作態(tài)度不夠端正的問題，導(dǎo)致師生們反映的各種問題并未及時(shí)解決，反饋信息也并不及時(shí)，行政管理工作效率較低。

（四）激勵(lì)機(jī)制不夠完善。一般情況下，要想充分調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，增加薪酬、獎(jiǎng)金與福利等是最為有效的手段。但這種激勵(lì)方式對(duì)學(xué)校整體發(fā)展而言較為單一，部分學(xué)校對(duì)教職工精神層面的激勵(lì)機(jī)制并不重視。所以，學(xué)校精神文明建設(shè)與人本管理很難結(jié)合起來，人本管理制度的深入落實(shí)也受此影響。

四、人本管理制度在高校辦公室中的應(yīng)用策略

（一）樹立人本管理理念。在現(xiàn)代高校的發(fā)展中，人本管理理念逐漸被認(rèn)可與推行，在日常管理中，人本管理思想受到諸多關(guān)注與重視。因此，高校辦公室應(yīng)將人本管理作為工作開展的基本模式，促進(jìn)各項(xiàng)行政管理工作有效開展。辦公室工作人員要服務(wù)保障學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作開展、統(tǒng)籌保障學(xué)校教職工開展工作，行政人員的服務(wù)保障水平與辦公室工作的執(zhí)行能力有著直接的聯(lián)系。目前，行政管理工作應(yīng)由傳統(tǒng)權(quán)力本位模式逐漸轉(zhuǎn)為“以人為本”的具有中國特色的新型管理模式，在各項(xiàng)工作中將學(xué)校人文關(guān)懷、人文精神徹底體現(xiàn)出來。所以，辦公室行政人員應(yīng)積極樹立“人本管理”理念，主動(dòng)提升綜合管理能力，從學(xué)校綜合發(fā)展、教職工的切身利益出發(fā)，在各項(xiàng)行政事務(wù)工作中落實(shí)人本管理理念，有效提升高校辦公室工作效率與工作質(zhì)量。

（二）對(duì)日常管理制度進(jìn)行完善。嚴(yán)格規(guī)范的制度是實(shí)現(xiàn)對(duì)人員約束管理的重要保障，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展相關(guān)工作，才能讓人本管理制度得到真正落實(shí)。高校辦公室涉及的工作內(nèi)容較多，很多工作關(guān)系著學(xué)校整體的管理與發(fā)展，任何一個(gè)細(xì)節(jié)都可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，為了杜絕這些問題，必須制定合理的規(guī)章制度，對(duì)各項(xiàng)崗位職責(zé)進(jìn)行明確劃分，推行目標(biāo)管理責(zé)任機(jī)制，且管理制度還應(yīng)隨著不同的情況而變化，才能讓辦公室各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。對(duì)此，學(xué)校應(yīng)積極制定一套符合行政辦公管理特點(diǎn)的工作管理制度，并將辦公室各類工作、各項(xiàng)管理規(guī)范等內(nèi)容納入其中，比如大家的日?？记凇⑥k事記錄、辦事標(biāo)準(zhǔn)等。學(xué)校還應(yīng)進(jìn)行崗位責(zé)任機(jī)制的制定，讓每一個(gè)工作人員都能明確自己的工作范圍與職責(zé)，保持工作任務(wù)平衡，確保每個(gè)人的能力都與工作崗位相匹配，都能擔(dān)負(fù)起自身的崗位職責(zé)。學(xué)校還可以建立和完善崗位監(jiān)管評(píng)價(jià)制度，針對(duì)每個(gè)人進(jìn)行合理的績效評(píng)估工作，督促工作人員認(rèn)真履行自身崗位職責(zé)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予多種方式的表揚(yáng)與認(rèn)同，將“以人為本”充分體現(xiàn)出來，實(shí)現(xiàn)良好的自我監(jiān)督與他人監(jiān)督，促進(jìn)學(xué)校快速發(fā)展。

（三）增強(qiáng)高校辦公室服務(wù)意識(shí)。行政人員必須具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。廣義上來說，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到全校師生都是辦公室的服務(wù)對(duì)象。因此，行政人員應(yīng)對(duì)服務(wù)對(duì)象有深入的了解，學(xué)會(huì)換位思考，站在服務(wù)對(duì)象的角度思考問題，了解其實(shí)際需求。在實(shí)際工作中從被動(dòng)服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，處理好各項(xiàng)行政事務(wù)，給大家留下良好的印象，樹立正面的辦公室與個(gè)人形象。還要積極主動(dòng)地開展工作，以切實(shí)提高辦公室的工作效率。

（四）通過共情增強(qiáng)辦公室組織能力。要想真正發(fā)揮出人本管理制度的積極作用，管理人員應(yīng)將自身的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性等充分發(fā)揮出來，提高共情能力，讓大家心甘情愿且認(rèn)真履行好崗位職責(zé)，完成工作。對(duì)此，管理人員應(yīng)更加關(guān)心大家的生活，主動(dòng)了解其思想與情緒變化，了解他們是否需要幫助，多做一些暖心的實(shí)事，加強(qiáng)學(xué)校人文關(guān)懷，讓大家可以專心工作，沒有后顧之憂。同時(shí)，管理人員還應(yīng)掌握以情感人的能力。通過自身行為對(duì)大家進(jìn)行潛移默化的影響，讓大家在工作中更加積極主動(dòng)。大家的情緒與其工作態(tài)度有著直接的影響，管理人員要具備較強(qiáng)的觀察能力，以情動(dòng)人，以理服人，與大家構(gòu)建和諧的關(guān)系，增強(qiáng)相互間的情感信任度，拉近彼此之間的距離，讓其積極主動(dòng)地投入到辦公室的各項(xiàng)工作中，促進(jìn)工作效率有效提高。另外，辦公室還應(yīng)積極營造良好的工作氛圍。辦公室人員之間雖然沒有較大的工作競爭，每個(gè)人有著明確的分工，但工作交叉情況時(shí)有發(fā)生，一旦處理不好人際關(guān)系，工作效率也會(huì)受到一定的影響。所以，辦公室要定期開展工作會(huì)、探討交流會(huì)等，加強(qiáng)各成員之間的溝通與交流，形成良好的辦公室文化，讓大家在工作中積極配合、互相協(xié)調(diào)，齊心協(xié)力做好各項(xiàng)工作，提高高校辦公室整體服務(wù)水平與工作效率。

（五）加強(qiáng)對(duì)行政人員的培訓(xùn)工作。高校辦公室管理人員應(yīng)將團(tuán)隊(duì)建設(shè)加入到人本管理制度當(dāng)中來，讓行政管理措施更加規(guī)范化，讓行政人員的凝聚力得到進(jìn)一步提升，為人本管理制度在高校辦公室的深入落實(shí)提供人才支持和基礎(chǔ)。對(duì)此，辦公室應(yīng)組織行政人員積極開展專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，幫助行政人員明確自身崗位職責(zé)，掌握“部門責(zé)任制”等相關(guān)知識(shí)，行政人員還應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)中了解其他部門主要的工作范圍、職責(zé)所在，才能在之后的行政事務(wù)管理中相互配合，有序開展各項(xiàng)行政管理事務(wù)工作。行政人員還應(yīng)在培訓(xùn)中掌握各種行政管理工作問題的有效解決方法，努力提高自己的業(yè)務(wù)水平與專業(yè)能力，在人本管理理念下為學(xué)校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高各項(xiàng)行政事務(wù)的管理能力和工作實(shí)效。

（六）構(gòu)建完善的激勵(lì)機(jī)制。高校辦公室涉及的工作內(nèi)容較多，行政人員也多，很多行政事務(wù)都需要行政人員親力親為，長此以往容易產(chǎn)生厭煩等情緒，從而影響工作效率與工作質(zhì)量。因此，辦公室管理人員應(yīng)對(duì)這一問題格外重視，及時(shí)對(duì)行政人員的需求與想法進(jìn)行了解，針對(duì)一些工作壓力較大的行政人員，辦公室應(yīng)適當(dāng)安排一些外出參觀、研學(xué)等活動(dòng)，釋放其工作壓力，或者組織團(tuán)建活動(dòng)，激發(fā)行政人員的工作積極性，同時(shí)繼續(xù)完善制定的激勵(lì)機(jī)制，為工作能力優(yōu)秀的人員頒發(fā)精神物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，或提供外出進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，對(duì)行政人員起到激勵(lì)作用，激發(fā)他們的工作積極性。

五、結(jié)語

在高校的行政管理事務(wù)中，很多工作都需要學(xué)校辦公室來完成，針對(duì)辦公室行政人員的管理工作，應(yīng)堅(jiān)持人性化管理，將人本管理理念融入各項(xiàng)工作中，嚴(yán)格落實(shí)人本管理制度，充分調(diào)動(dòng)行政人員的工作熱情與積極性，使其扎實(shí)工作、奮勇爭先，不斷提高學(xué)校的凝聚力與向心力，奮力譜寫新時(shí)代學(xué)校發(fā)展新篇章，推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)健康發(fā)展。