對提升辦公室文書檔案管理工作的思考

文/國家圖書館 張亞清

辦公室是組織或機構(gòu)的重要組成部分，起著上傳下達、溝通協(xié)調(diào)的作用，是做好各項工作的重要樞紐。辦公室文書檔案管理工作是重要的基礎(chǔ)性工作，高質(zhì)量的文書檔案管理對單位整體工作起到積極的促進作用。提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量，能夠有效推動各部門工作的正常運轉(zhuǎn)，對一個單位或機構(gòu)有著重要的意義。

一、文書工作與檔案管理的關(guān)系

（一）文書工作的定義。文書工作是各級機關(guān)、部門的重要的、經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作。文書工作人員要有強烈的事業(yè)心與高度的責(zé)任感、高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)、較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備基本業(yè)務(wù)知識、公文處理和檔案管理、寫作知識和應(yīng)用能力等。文書工作通過文書的制發(fā)、處理與管理等一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié)，構(gòu)成各級信息運轉(zhuǎn)與處理的流程。良好的文書工作可以有效推進各部門的工作，促進對內(nèi)對外聯(lián)系，為部門領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，體現(xiàn)出較強的政治性、技術(shù)性、服務(wù)性、時效性，既具有規(guī)范性又需要較大的靈活性。

（二）文書檔案的定義。文書檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體在行政管理活動中，具有保存價值的文件總稱。文書檔案管理就是將機構(gòu)發(fā)揮各種職能、處理各種事務(wù)當中形成的歸檔文件或是價值較高的文件，按照一定的要求和原則進行科學(xué)合理管理的過程。基于文書工作的特點，在日常工作中產(chǎn)生及需要管理的文件類型多樣、內(nèi)容交錯。且隨著圖書館事業(yè)和部門業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，辦公室文書檔案在性質(zhì)和類別上也越來越多，對檔案進行清晰的分類成為檔案管理的一項重要工作。

（三）文書工作與檔案管理的關(guān)系。文書工作與檔案管理工作相互銜接，緊密聯(lián)系。正確處理二者關(guān)系，對做好文書工作和檔案管理工作十分重要。

1.文書工作是文書檔案管理的基礎(chǔ)。文書工作的主體是公文，檔案來源于公文等各類文件。把各種事務(wù)辦理過程中涉及的重要文件資料，通過整理、立卷、歸檔等工作，形成檔案進行保存。文書處理工作質(zhì)量高，檔案材料收集的完整性就有了可靠的保證。在實際工作中，文書在日常工作中形成或接收的文件，在運轉(zhuǎn)過程中一般不會成為常規(guī)意義上的檔案，但是經(jīng)過對工作的全面思考，對涉及信息詳盡、清晰、準確記錄形成的日志文件，對提高文書工作效率和工作質(zhì)量，有著非常重要的作用。

2.文書檔案管理是文書工作的延續(xù)。文書檔案管理對文書工作中產(chǎn)生的各類有價值的文檔進行整理、保存，并快速、準確、完整地提供信息，使后期檔案信息開發(fā)利用需求得到有效滿足，檔案信息價值在開展工作和部門發(fā)展中能充分發(fā)揮作用。

3.文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進。文書工作質(zhì)量直接影響著檔案質(zhì)量，沒有完整齊全的文件，就不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。反之，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。對檔案文件進行整理、更新，實際上是對文書工作的全方位檢查，對做好文書處理工作是一種促進作用。

二、文書檔案管理的難點和問題

（一）涉及文件繁雜。文書崗位是文件流轉(zhuǎn)的樞紐崗位，涉及文件種類繁多、數(shù)量龐大，有的工作前后有關(guān)聯(lián)，事務(wù)之間又有聯(lián)系，很難對相關(guān)文件進行清晰的分類和存儲，給資料查找和利用埋下隱患。

（二）文書崗位人員流動大。以國家圖書館為例，從事部門文書崗位的年限一般為3～5年左右，是人員更替較為頻繁的崗位，而每位文書人員的工作風(fēng)格不同，存檔習(xí)慣也不一樣，給日后的檔案查找利用造成一定困難。

（三）人員對檔案管理工作重視程度較低。實際工作中，文書人員要處理大量繁瑣的日常工作，有時工作比較緊急。對工作過程中產(chǎn)生的文件和過程稿，由于重視不夠，或精力不足，會出現(xiàn)保存不完整或者疏于收集、整理、備份，致使有些文件漏存甚至遺失的情況。例如，我部門對某業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進行升級，需要查閱系統(tǒng)開發(fā)時的合同文件。對部門電子檔案和紙質(zhì)檔案進行反復(fù)搜索、查閱，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)開發(fā)的各類文件均保存完整，但并未找到相關(guān)合同文件。經(jīng)詢問國有資產(chǎn)管理處了解到，因當年的責(zé)任分工等原因，此合同由國有資產(chǎn)管理處負責(zé)上報。工作流程中涉及的重要文件未被存檔，反映出缺少檔案完整性意識。

（四）依賴自動化辦公系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的進步，自動化辦公系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）的應(yīng)用得到普及，很大程度上實現(xiàn)了事務(wù)處理和檔案管理的一體化，給文件的查詢、利用提供了極大便利。但事實上，OA系統(tǒng)并非完全可靠。以國家圖書館為例，館內(nèi)的OA系統(tǒng)只能查詢2014年7月以后的信息，但因工作需要，經(jīng)常有同事需要查詢2014年以前，甚至更久遠的報文和文件資料。這就提醒我們，先進的技術(shù)也有其局限性。另外，針對文書檔案的信息化管理，電子文件的安全性通常是需要重點關(guān)注的問題，計算機系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)故障等外部技術(shù)的威脅很有可能導(dǎo)致電子文檔丟失，也是檔案依賴于OA系統(tǒng)的一個安全隱患。

三、提升辦公室文書檔案利用率的建議

隨著計算機技術(shù)和辦公軟件的發(fā)展和普及，電子檔案成為文書日常辦公、交互的主要介質(zhì)，文書檔案的管理和利用也呈現(xiàn)出新的特點。筆者從工作實際出發(fā)，對檔案存儲和利用提出以下建議。

（一）加強檔案管理意識。做好文書檔案管理工作意義重大，必須在思想上加強重視。文書檔案是部門各項事務(wù)的真實反映和記錄，它就像一個信息庫、資料庫，成為部門發(fā)展的見證。完整、準確的資料記載，對于領(lǐng)導(dǎo)了解情況、熟悉政策、研究歷史、獲取憑證等都起著十分重要的依據(jù)查考作用。此外，對于每年例行的常規(guī)性工作，對日志文件進行完整的保存并進行有效整理，梳理工作流程，能夠減輕文書自身的工作量，切實有效提高工作效率。

（二）熟悉、理解工作內(nèi)容。對于初任文書崗位的人，由于對自身的崗位性質(zhì)和部門業(yè)務(wù)工作了解不足，在對待宏觀類文件或會議文件時，往往以當前的工作需要作為處理依據(jù)，疏于保存和整理，而這些文件會對單位開展業(yè)務(wù)工作、部門決策提供重要參考。因此，需要文書人員在加強部門業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時，提高其工作敏感性，厘清工作思路，以更全面的思維處理文書事務(wù)、管理文書檔案。

（三）規(guī)范檔案管理流程。具體應(yīng)做到以下幾點：

1.文件精準命名。在不了解文件存儲規(guī)則的情況下，利用計算機的文件搜索功能查找文件是一種高效方式，這就對文件命名提出了要求。在日常工作中，每天都要新建、修改、接收大量文檔，在對文件進行保存命名時，往往采用精簡主義，給文件搜索、檔案利用帶來不便。另外，隨著時間的推移或人員的更替，文書時常會被需要確認文檔為過程稿還是終稿的問題困擾。因此，文件名命名應(yīng)盡量完整、明確，避免簡寫，標明具體的版本及修改、提交時間等信息。

2.檔案完整收集。檔案完整性是考量檔案管理工作的重要標準之一。從橫向上看，文書應(yīng)對經(jīng)手的各類文件進行系統(tǒng)收集、整理、備案，記錄接收和處理時間等；從縱向上看，應(yīng)該對事務(wù)從開始到結(jié)束涉及的所有有價值的文檔進行保存，并記錄事務(wù)處理流程、時間節(jié)點、涉及人員等信息。特別是對一項重大或持續(xù)性工作，往往涉及各方面的大量文件材料，要將有價值的文件進行完整保存而又避免冗余，就需要文書在處理事務(wù)時有較強的職業(yè)素養(yǎng)和強烈的責(zé)任感和檔案意識。

3.檔案整理更新。對檔案進行補充、整理、更新是保證檔案文件完整、準確的重要環(huán)節(jié)。隨著人員流動、事務(wù)發(fā)展等客觀因素的變化，需要對其信息進行隨時更新、記錄。例如，部門人員情況是文書檔案的一個重要內(nèi)容，通過對部門和科組各階段的人員變化情況進行完整記錄，能夠看到其發(fā)展變化的特點，為部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

（四）明確檔案分類原則。檔案分類是檔案管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、文檔歸位不明、文件材料的組織體系混亂，檔案存儲就會雜亂無序。在實際工作中，主要根據(jù)文件內(nèi)容、使用頻率、文件來源等進行分類，各類別按照層級關(guān)系組合為一個有機整體，使檔案更加系統(tǒng)有序。

1.嚴整性原則。檔案分類的嚴整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。首先，分類應(yīng)盡可能包含所有文件，需要對工作內(nèi)容和檔案文件有準確的認識和理解。其次，分類應(yīng)堅持同一標準，避免文件夾內(nèi)容相互包含，造成檔案歸類混亂，查找困難。

2.效用性原則。檔案分類本身不是目的，而是科學(xué)管理的一種手段。分類層次和類目過少，就達不到分類的目的，而分類層次和類目過多，又使檔案管理變得復(fù)雜。

3.穩(wěn)定性原則。不宜頻繁變更分類方法和分類體系，但隨著文書處理事務(wù)的發(fā)展變化，必然導(dǎo)致檔案分類對象的變化。對分類方法適時進行變動、完善也是必需的。

（五）充分利用辦公軟件。隨著辦公軟件的不斷優(yōu)化升級，文檔處理功能越來越強大，了解、學(xué)習(xí)和掌握這些技巧和功能，不但能提高文書日常工作效率，也為文件管理提供了方便。例如，通過Excel表格的鏈接功能，可實現(xiàn)員工信息在多個表格的同步更新。

（六）加強備份管理?，F(xiàn)代化存儲技術(shù)的飛速發(fā)展，電子信息的存儲方式、存儲容量、存儲介質(zhì)都在飛速更新。在文書檔案的信息化管理中，文件的安全性是重點需要關(guān)注的問題。如工作人員的疏忽或計算機管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，則可能導(dǎo)致電子文檔的丟失。此外，存儲介質(zhì)損壞，也是檔案丟失的主要因素。因此，在選擇備份檔案的介質(zhì)方面，有兩點建議：一是選擇存儲容量足夠大的介質(zhì)。隨著圖書館建設(shè)的發(fā)展和部門業(yè)務(wù)的拓展，檔案類型更加多樣，數(shù)量也會越來越多，檔案體量會呈現(xiàn)波峰式增長。二是選擇本地保存、移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)空間等兩種以上方式進行保存，以確保檔案的存儲安全。

（七）時常翻閱檔案。翻閱檔案既是一種工作習(xí)慣，也是一種工作方法。時常翻閱檔案，能夠讓文書擺脫處理事務(wù)時的思維局限，用更冷靜、客觀的視角對工作進行回顧，進而對工作迸發(fā)新的想法，是一件有意思又有意義的事情。

（八）提升人員的專業(yè)技能。例如，可以組織員工學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，了解其中有關(guān)文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，加強法律意識，在日常工作中提高自覺性和警惕性。還可以安排相關(guān)實踐和技術(shù)交流活動，邀請業(yè)務(wù)能力強的老師進行講解和指導(dǎo)，傳遞先進、有效的管理理念，增強文書檔案管理人員的積極性和自覺性。舉辦文書檔案管理交流會和專題座談會，讓工作人員相互交流工作和管理經(jīng)驗，進而發(fā)現(xiàn)自身的不足，改進工作方法，提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

隨著建設(shè)智慧圖書館理念的提出和發(fā)展，圖書館事業(yè)對文書的崗位職責(zé)提出了更高要求。文書檔案管理工作作為文書工作的重要支撐，是工作中十分重要的環(huán)節(jié)，應(yīng)該加強對文書檔案管理工作的重視程度，深入開展檔案管理的實踐和探索，充分發(fā)揮文書檔案的重要作用，為智慧圖書館建設(shè)貢獻力量。