高校公文處理工作的實(shí)踐思考
——以河南科技大學(xué)為例

文/河南科技大學(xué) 閆真

公文處理作為高校黨政工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)，直接體現(xiàn)著黨務(wù)行政管理效能。本文以河南科技大學(xué)為例，采取匯總抽查的方式，對(duì)目前高校公文處理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了摸排匯總，找出存在的具體問題并進(jìn)行原因分析，初步提出了改進(jìn)提升的可行性建議。

一、高校公文處理工作的整體現(xiàn)狀

據(jù)河南科技大學(xué)近四年（2018、2019、2020、2021）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，該校年均處理公文1972件，其中：呈轉(zhuǎn)校外各級(jí)各單位來(lái)文（包括通知、意見、函等）1081件、印制學(xué)校文件335件、處理校內(nèi)請(qǐng)示報(bào)告556件。目前，公文處理工作由校長(zhǎng)辦公室文秘科的2名工作人員具體負(fù)責(zé)，經(jīng)手的每份公文都需要至少3次以上的處理步驟，年均差錯(cuò)率控制在0.35%以下。該校自2011年啟動(dòng)OA（辦公室自動(dòng)化）系統(tǒng)，目前公文處理工作基本實(shí)現(xiàn)了全覆蓋（達(dá)98%以上），辦公效率得到極大提升。

總體而言，該校行政公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率穩(wěn)步提升，發(fā)文質(zhì)量不斷改進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)指示件處理規(guī)范，文件歸檔和保密工作嚴(yán)謹(jǐn)安全。但是，仍存在著一些不可忽視和回避的問題，如：公文格式不規(guī)范、公文內(nèi)容不符合要求、辦文程序不夠嚴(yán)格完善、辦文人員不夠?qū)I(yè)等。

在與省內(nèi)外12所兄弟高校的辦文人員交流中，發(fā)現(xiàn)上述問題具有極大普遍性，極個(gè)別差異只表現(xiàn)為某些方面問題的嚴(yán)重程度。

二、高校公文處理工作中存在的問題

近年來(lái)，由于公文處理?xiàng)l例新規(guī)定的完善、辦文人員崗位變動(dòng)及文字水平高低等因素影響，高校內(nèi)設(shè)職能部門、學(xué)院在公文辦理方面并沒有嚴(yán)格執(zhí)行新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，導(dǎo)致在公文起草、流轉(zhuǎn)、審批等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。筆者結(jié)合在全省教育系統(tǒng)公文審校小組的工作經(jīng)歷，在對(duì)100份具有問題代表性的公文總結(jié)基礎(chǔ)上，歸納出存在的以下主要問題：

（一）公文格式不規(guī)范。1.頁(yè)面設(shè)置和排版規(guī)格不當(dāng)。黨政公文用紙統(tǒng)一采用A4紙型，尺寸為：210mm×297mm，版心尺寸應(yīng)為156mm×225mm，每頁(yè)22行，每行28個(gè)字。但有的單位未嚴(yán)格按照要求設(shè)置頁(yè)邊距，字體字號(hào)往往因人而異，排版隨意性很大。2.發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。有的單位以圓括號(hào)、方括號(hào)、黑括號(hào)等代替六角號(hào)，發(fā)文字號(hào)未按規(guī)定使用三號(hào)仿宋GB2312字體，且不應(yīng)加粗。3.文種使用錯(cuò)誤。一是沒有嚴(yán)格按照公文種類進(jìn)行發(fā)文，即使用的公文文種不是法定行政公文，誤用“建議”“方案”“要點(diǎn)”等，如《關(guān)于對(duì)XX的建議》《關(guān)于實(shí)施XX的方案》《2020年XX工作要點(diǎn)》。二是文種使用混亂，最為常見的是“請(qǐng)示”和“報(bào)告”張冠李戴，有的報(bào)告類公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；有的向不相隸屬的部門或單位請(qǐng)求解決問題或給予支持時(shí)使用請(qǐng)示文種；有的需要上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)但使用報(bào)告文種。4.公文標(biāo)題不規(guī)范。公文標(biāo)題由發(fā)文部門名稱、事由、文種三部分組成，且按順序編制，不能顛倒、錯(cuò)位。在實(shí)際發(fā)文中，經(jīng)常出現(xiàn)文體錯(cuò)用及語(yǔ)病問題，有的詞義重復(fù)，如《關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)XXXX的請(qǐng)示》，“請(qǐng)示”即“請(qǐng)求批示”。且標(biāo)題排列需居中選擇菱形或者梯形排布，換行時(shí)避免詞語(yǔ)分開引起歧義。5.主送單位不當(dāng)。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)注意使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。一般文件，只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即由一個(gè)主管機(jī)關(guān)主辦或答復(fù)，特別是向上級(jí)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示或報(bào)告事項(xiàng)時(shí)更應(yīng)如此。涉及幾個(gè)單位的，一般也只送一個(gè)主管單位，其他單位應(yīng)使用抄送形式。6.附件標(biāo)注不規(guī)范。有的附件與正文間隔或大或??；有的附件順序號(hào)用漢字?jǐn)?shù)字；有的“附件”二字雖然編排在版心左上角第一行，卻未頂格，而是左空二字。7.附注不準(zhǔn)確。附注是對(duì)公文的印發(fā)傳達(dá)范圍、使用時(shí)須注意的事項(xiàng)等的說(shuō)明，其中“請(qǐng)示”還需注明聯(lián)系人和電話。但有的單位未按照要求標(biāo)注，或位置不對(duì)、要素不全。8.用印不規(guī)范。存在的問題為：印章歪斜、模糊不清、排列不齊，沒有嚴(yán)格按照印章標(biāo)準(zhǔn)使用。9.印制管理松散。公文印制過(guò)程中沒有嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，沒有嚴(yán)格執(zhí)行新標(biāo)準(zhǔn)新要求，排版存在較大問題，字跡模糊、錯(cuò)字漏字問題嚴(yán)重。

（二）行文規(guī)則不嚴(yán)謹(jǐn)。1.“善”走“捷徑”，不遵守發(fā)文規(guī)程。有的公文提交稿尚未經(jīng)本單位辦公室統(tǒng)一把關(guān)，甚至未經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)或“一把手”認(rèn)真審核就直接報(bào)送，還有個(gè)別單位繞開學(xué)校辦公室直接提交給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。2.盲目求大，文山會(huì)海。上級(jí)明令要求：可發(fā)可不發(fā)的公文，堅(jiān)決不發(fā)，而有的部門對(duì)其日常事務(wù)性工作仍以“學(xué)校發(fā)文”的方式布置，且屢禁不止，致使校級(jí)發(fā)文數(shù)量常年居高不下。3.振振有詞，橫沖直撞。有的部門對(duì)文件辦理要求比較高，剛提交文件就必須馬上印發(fā)，完全不顧及學(xué)校事務(wù)繁忙、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議多、人員請(qǐng)假出差等因素，往往直接繞開公文處理正常程序，“逼迫”文印人員完成印制工作。

（三）文字內(nèi)容不準(zhǔn)確。1.有的單位初擬文稿敷衍了事，存在研究不深、內(nèi)容空泛、邏輯混亂、照搬照套的問題。大多將文字校對(duì)任務(wù)理所當(dāng)然地“指派”給學(xué)校辦公室的文秘人員，且從不對(duì)學(xué)校辦公室修改部分進(jìn)行認(rèn)真研究、分析琢磨、汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，待下次提交公文仍重復(fù)上一次的錯(cuò)誤，致使本部門公文水平和行文質(zhì)量始終停滯不前。2.語(yǔ)言運(yùn)用不當(dāng)。公文內(nèi)存在著多字錯(cuò)字漏字、詞不達(dá)意、語(yǔ)義重復(fù)、結(jié)構(gòu)混亂等問題；文字語(yǔ)言口語(yǔ)化、感情化、散文化等傾向嚴(yán)重；文字篇幅較長(zhǎng)時(shí)，段落層次不清楚、內(nèi)容主次不分；有的大量引用上級(jí)文件，繁瑣冗長(zhǎng)；有的文不對(duì)題，語(yǔ)焉不詳，請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng)不清。

（四）過(guò)程管理不完善。1.對(duì)OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)使用重視不夠。經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)和應(yīng)用，目前大多數(shù)高校的OA辦公系統(tǒng)已趨于完善成熟，但仍有校內(nèi)的個(gè)別單位處理文件時(shí)處于“不關(guān)注、不使用、不知情”的狀態(tài)，甚至推諉懈怠。2.“公文”臺(tái)賬不完善，沒有嚴(yán)格的簽收、流轉(zhuǎn)、追蹤記錄。校內(nèi)二級(jí)單位的辦公室人員接到公文后，只管送達(dá)分管領(lǐng)導(dǎo)，之后就不再干預(yù)，督辦落實(shí)情況時(shí)，往往“一問三不知”，公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和落實(shí)質(zhì)量大打折扣。3.歸檔和保密意識(shí)不強(qiáng)。有的高校在文件制發(fā)、傳遞時(shí)，內(nèi)外網(wǎng)、移動(dòng)U盤等交叉使用；有的隨意對(duì)文件復(fù)印傳送、歸檔保存；有的安全保密意識(shí)差，沒有嚴(yán)格控制傳遞范圍，領(lǐng)導(dǎo)批示件被無(wú)關(guān)人員隨意查看、復(fù)印。對(duì)文件歸檔、保密、保存造成不可逆的損失。

三、高校公文處理工作存在的問題

（一）思想認(rèn)識(shí)不到位。一是二級(jí)單位的主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)未對(duì)公文規(guī)范處理有足夠的思想認(rèn)識(shí)，大多存在重結(jié)果、輕程序、輕格式的現(xiàn)象。面對(duì)公文工作時(shí)，只問最終結(jié)果不管程序、方式，在對(duì)15名學(xué)校二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)的訪談中，接近85%的認(rèn)為公文格式只不過(guò)是形式而已，只要能實(shí)現(xiàn)辦事目的即可，不必過(guò)分“較真”。二是二級(jí)單位的辦公室人員疏于對(duì)公文格式、內(nèi)容等嚴(yán)格審查把關(guān)，在公文處理過(guò)程中，導(dǎo)致問題五花八門、漏洞千奇百怪。三是二級(jí)單位多年未按照公文辦理的新標(biāo)準(zhǔn)新要求組織辦文人員進(jìn)行全面深入的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致辦公室人員仍按照慣例傳統(tǒng)、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行操作。

（二）運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制不健全。一是作為事業(yè)單位的高校，雖參照政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)方式進(jìn)行了公文處理，但受限于單位性質(zhì)，尤其是在公文處理的細(xì)節(jié)方面，理念方式過(guò)于陳舊保守、不敢創(chuàng)新，一旦遇到緊急問題時(shí)，往往會(huì)把公文處理標(biāo)準(zhǔn)置之一旁，憑借以往管理經(jīng)驗(yàn)行事，隨意性大。二是多年的學(xué)校內(nèi)部管理已趨于穩(wěn)定，形成了內(nèi)部默認(rèn)規(guī)則，成為辦文人員的工作共識(shí)和慣性。很難在改革創(chuàng)新中予以糾正，阻礙了公文管理工作的健康發(fā)展，影響了高校公文質(zhì)量的提高。三是高校內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置精簡(jiǎn)化與公文處理繁瑣、重要的性質(zhì)存在著不一致，行政管理崗位職責(zé)與義務(wù)缺乏清晰界定，公文管理往往處于多頭管理或無(wú)人管理的無(wú)序狀態(tài)，加之校內(nèi)公文草擬、修改、校對(duì)、送審及簽發(fā)等流程由發(fā)文機(jī)構(gòu)來(lái)承擔(dān)，多重崗位角色和工作要求沖淡了相關(guān)人員的崗位職責(zé)意識(shí)，導(dǎo)致很多質(zhì)量不高甚至漏洞百出的公文直接進(jìn)入到學(xué)校辦公室，也為公文管理工作帶來(lái)極大壓力。

（三）隊(duì)伍建設(shè)很滯后。一是公文處理為幕后工作，文秘人員的進(jìn)步訴求容易被忽視，長(zhǎng)此以往，工作的積極性、主動(dòng)性大大降低。加之文字工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，辦文人員一旦志不在此，大多疲于應(yīng)付，只為完成任務(wù)而不求工作質(zhì)量。二是大多數(shù)二級(jí)單位辦公室的辦文人員為1人，且多為兼職，日常除了公文處理外，還有辦事辦會(huì)、后勤服務(wù)等其他任務(wù)，精力被牽扯于瑣碎事務(wù)中，基本不能沉下心來(lái)完成文字的寫作任務(wù)，即便在特殊情況下，只能是通過(guò)加班完成，壓力大、效率低的結(jié)果就是質(zhì)量差。三是公文處理常識(shí)匱乏，許多辦文人員沒有經(jīng)過(guò)正規(guī)的公文辦理培訓(xùn)，對(duì)公文辦理工作一知半解、生搬硬套，加之其實(shí)踐深度不夠，寫作水平短時(shí)間內(nèi)難以提高。另外，辦文人員外出交流機(jī)會(huì)不多，對(duì)最新要求理解不深刻，很大程度限制了其文字水平的提高。四是辦公室人員很少有時(shí)間到基層一線調(diào)研，對(duì)實(shí)際情況了解不多，撰寫文字材料往往是“閉門造車”，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的參考價(jià)值大打折扣。

（四）硬件設(shè)備老舊差距大。由于財(cái)力有限、經(jīng)費(fèi)不足，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，文秘人員的硬件設(shè)備（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）陳舊落后。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，在對(duì)5所大學(xué)的65個(gè)二級(jí)內(nèi)設(shè)單位的問卷調(diào)查中，有85%以上的辦文人員使用的辦公設(shè)備年限超過(guò)5年（有的甚至達(dá)到10年），工作中，機(jī)器運(yùn)行緩慢，卡頓死機(jī)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。當(dāng)下計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)及多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，自動(dòng)化辦公已成為目前最為高效、最為流行的辦公方式，而辦公設(shè)備的落后導(dǎo)致最新辦公軟件無(wú)法安裝、更新失敗，字體要求、版面設(shè)計(jì)等新標(biāo)準(zhǔn)不能實(shí)現(xiàn)，辦文效率和質(zhì)量都受到了極大的影響。

四、推進(jìn)公文處理工作的方法路徑

（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。公文辦理水平影響著政令的暢通程度，決定著以文輔政的成效；公文質(zhì)量體現(xiàn)著單位形象和行政效率，也是工作作風(fēng)的具體體現(xiàn)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是單位“一把手”應(yīng)在思想上重視和支持辦文工作。一是要切實(shí)注重公文處理工作，相互溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，幫助解決出現(xiàn)的實(shí)際困難。二是要有意識(shí)地選拔政治過(guò)硬、精明能干、有文字功底的同志充實(shí)辦文隊(duì)伍，有計(jì)劃地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升辦文人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，尤其要在政治上關(guān)心他們的成長(zhǎng)，生活上解決他們的實(shí)際困難，不斷激發(fā)他們?nèi)硇耐度朕k文工作的主動(dòng)性和積極性。

（二）完善機(jī)制，嚴(yán)守操作規(guī)程?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）是辦文的基本準(zhǔn)則，學(xué)校辦公室要從自身實(shí)際情況出發(fā)，制定行之有效、與之相配套的公文管理規(guī)章制度，從公文的草擬審核、簽發(fā)復(fù)核到編號(hào)印制、校對(duì)印章、登記分發(fā)等核心程序進(jìn)行規(guī)范，使公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能做到有跡可循、有章可循。校屬各二級(jí)單位要嚴(yán)格執(zhí)行，并結(jié)合工作實(shí)際制定相應(yīng)措施，健全和完善公文辦理機(jī)制。一是部門領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守公文辦理的各項(xiàng)規(guī)程，嚴(yán)格審核，守住“政策關(guān)”“文字關(guān)”“質(zhì)量關(guān)”，嚴(yán)格控制公文發(fā)布數(shù)量，提升公文發(fā)布水平。二是明確責(zé)任，分工負(fù)責(zé)，明晰公文處理人員的崗位職責(zé)，并且制定詳細(xì)的辦文追責(zé)、督查和通報(bào)制度，將公文格式是否規(guī)范作為重點(diǎn)督查內(nèi)容，有錯(cuò)必糾，有責(zé)必追，確保辦文規(guī)范高效。三是辦文人員必須以《條例》規(guī)定為準(zhǔn)則，從制度上杜絕相互推諉現(xiàn)象，提升文秘工作者的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，熟練掌握辦文基本技能，成為公文辦理的“行內(nèi)人”。

（三）錘煉素質(zhì)，注重內(nèi)涵建設(shè)。提高公文質(zhì)量，推進(jìn)辦文工作，關(guān)鍵在于培養(yǎng)一支能力強(qiáng)、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的文秘隊(duì)伍。一是要主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代下的新要求，采取崗位培訓(xùn)、專家授課、觀摩學(xué)習(xí)等形式，加強(qiáng)辦文人員的教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。二是要積極與上級(jí)有關(guān)部門（省辦公廳、教育廳等）聯(lián)系溝通，建立公文交流見學(xué)制度，以學(xué)帶訓(xùn)，有針對(duì)性地提升業(yè)務(wù)水平。三是要加大公文辦理工作的宣傳力度，定期不定期舉辦《條例》解讀、專題講座、輔導(dǎo)報(bào)告等，增加橫向交流機(jī)會(huì)，互相借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短。尤其是要建立考試制度，做到以考代訓(xùn)、以考代練。

（四）增加投入，提高硬件水平。隨著國(guó)內(nèi)自動(dòng)化技術(shù)、智能化技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，自動(dòng)化辦公已成為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的必然發(fā)展趨勢(shì)。加大資金投入，提升高校公文處理環(huán)節(jié)的自動(dòng)化程度與智能化水平已經(jīng)刻不容緩。一是設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，淘汰陳舊落后的硬件設(shè)備，升級(jí)換代符合辦公自動(dòng)化的電腦、打印機(jī)、掃描儀等硬件終端。二是設(shè)置過(guò)渡期限，允許紙質(zhì)文檔與電子文檔的共存，允許公文處理人員的崗位適應(yīng)期，在3～6個(gè)月后，必須完成過(guò)渡，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化辦公。三是加強(qiáng)宣傳鼓勵(lì)和技術(shù)引導(dǎo)，增強(qiáng)辦公人員運(yùn)用自動(dòng)化系統(tǒng)辦公的信心。

五、結(jié)語(yǔ)

高校公文處理對(duì)提升學(xué)校管理水平和治理能力有著十分重要的作用，通過(guò)完善公文規(guī)章制度、規(guī)范公文處理環(huán)節(jié)和公文問題公開通報(bào)等方式，不斷提升高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文處理工作的重視程度，進(jìn)而以加強(qiáng)文秘人員隊(duì)伍建設(shè)、提高辦公硬件水平等方式推進(jìn)公文處理工作，最終實(shí)現(xiàn)高校治理能力的提升。