高校內(nèi)控管理相關(guān)問題及對策研究

高善山

摘? 要：近年來，隨著高校內(nèi)外環(huán)境的變化，高校管理層越來越重視內(nèi)控管理工作。高校的辦學(xué)目標(biāo)是提供優(yōu)質(zhì)的教育和科研成果，內(nèi)控管理工作應(yīng)服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)。但在日常管理過程中，由于內(nèi)控管理的不完善，容易存在一些問題。本文從內(nèi)控設(shè)置、內(nèi)控執(zhí)行、內(nèi)控評價(jià)等視角來分析內(nèi)控管理容易存在的問題及應(yīng)對策略，有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)控管理目標(biāo)的價(jià)值最大化。

關(guān)鍵詞：高校;內(nèi)控管理;存在問題;應(yīng)對措施

一、引言

2012 年，財(cái)政部制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，進(jìn)而又針對試行規(guī)范的實(shí)施，出臺了《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》，為高校內(nèi)部控制建設(shè)提供了政策依據(jù)。其實(shí)內(nèi)控管理一直都存在，并與我們息息相關(guān)，內(nèi)控管理的好壞關(guān)系到單位目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，關(guān)系到是否達(dá)到各方都滿意的階段成果。高校的目標(biāo)是給社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的教育和科研成果，內(nèi)控管理的建設(shè)也應(yīng)該緊緊圍繞這個(gè)目標(biāo)來運(yùn)行，進(jìn)而防范和化解風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)階段，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的變化和內(nèi)外部環(huán)境的影響，對內(nèi)控管理的要求也越來越高，具備一套完善有效的內(nèi)控管理體系至關(guān)重要。理想的場景是，各項(xiàng)業(yè)務(wù)在內(nèi)控框架下有序運(yùn)行，運(yùn)行過程中會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理的不足之處并加以改進(jìn)，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)手續(xù)和流程，教師們能夠把更多的精力投入到教學(xué)和科研活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)控目標(biāo)的價(jià)值最大化。

二、高校內(nèi)控管理容易存在的問題

1、高校內(nèi)控管理委員會(huì)級別不高，沒有建立單獨(dú)的內(nèi)控管理部門。

一些高校雖然成立了高校內(nèi)控管理委員會(huì)，由于級別不高，一些工作容易流于形式，沒有起到有效的監(jiān)督作用。雖然有紀(jì)委、質(zhì)量控制辦公室、審計(jì)處、計(jì)財(cái)處等監(jiān)督管理部門，但只是各司其責(zé)，在各自的業(yè)務(wù)范圍發(fā)揮監(jiān)督作用，沒有成立單獨(dú)的內(nèi)控管理部門對各部門發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控問題進(jìn)行收集、反饋和整改，部門與部門之間缺少內(nèi)控活動(dòng)的協(xié)調(diào)和聯(lián)動(dòng)。

2、缺乏有效的內(nèi)控監(jiān)督和評估。

由于某些限制，部分單位缺少對整體內(nèi)控管理運(yùn)行情況的自我評估，也缺乏獨(dú)立、專業(yè)的外部內(nèi)控評價(jià)。雖然高校內(nèi)部每年也出具內(nèi)控自我評估報(bào)告，但由于出具報(bào)告的過程中，沒有適當(dāng)?shù)娜藛T完成足夠的內(nèi)控評價(jià)程序，導(dǎo)致內(nèi)控評價(jià)報(bào)告質(zhì)量不高，評價(jià)結(jié)果確認(rèn)不了內(nèi)控措施是否到位，是否存在一些缺陷，某項(xiàng)內(nèi)控的實(shí)施，是否有助于發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。外部內(nèi)控評價(jià)同樣存在要么缺失，要么內(nèi)控評價(jià)報(bào)告質(zhì)量不高的問題，如果外部內(nèi)控評價(jià)小組沒有配備足夠數(shù)量的、有專業(yè)勝任能力的人員，沒有足夠的時(shí)間完成足夠的內(nèi)控評價(jià)程序，外部內(nèi)控評價(jià)也會(huì)流于形式。

3、系統(tǒng)工具配置不高，各部門系統(tǒng)過于獨(dú)立、缺少銜接。

信息技術(shù)發(fā)展日新月異，現(xiàn)階段很多業(yè)務(wù)可以線上進(jìn)行，技術(shù)的發(fā)展給內(nèi)控管理帶來許多便捷和工作效率，實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)對業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)的控制。系統(tǒng)工具可以根據(jù)各高校的規(guī)模和業(yè)務(wù)習(xí)慣，按不同部門的具體要求量身定做，達(dá)到網(wǎng)上留痕、精準(zhǔn)管控的效果。盡管如此，一些單位還是習(xí)慣于原來的工作方式，舊的業(yè)務(wù)工具一用多年，跟不上信息發(fā)展的步伐，沒有及時(shí)更新和完善現(xiàn)有系統(tǒng)工具。高校各部門雖然職責(zé)不一樣，但部門之間都有相關(guān)的業(yè)務(wù)聯(lián)系，由于各部門系統(tǒng)過于獨(dú)立，部門之間沒有實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享，容易導(dǎo)致資源浪費(fèi)，內(nèi)控管理也可能因部門之間的銜接不當(dāng)出現(xiàn)漏洞。

4、關(guān)鍵內(nèi)控業(yè)務(wù)部門職責(zé)劃分不清晰，關(guān)鍵崗位人員配備數(shù)量不足。

內(nèi)部控制得以順利實(shí)施，除了要有健全的制度，清晰的部門職責(zé)劃分，還需要設(shè)置合理的內(nèi)控崗位，崗位上的人員要具備相應(yīng)的專業(yè)勝任能力。例如高校財(cái)務(wù)部門，各財(cái)務(wù)崗位的職責(zé)和不相容職務(wù)在相關(guān)文件里都有明確的規(guī)定，但由于人員配備不足，一人多崗普遍，缺少崗位之間的互相監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門作為內(nèi)控管理的關(guān)鍵部門，各部門和分院的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都能從財(cái)務(wù)上得以體現(xiàn)，如果不能從崗位設(shè)置和人員上保證財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，就會(huì)在很大程度上影響財(cái)務(wù)管控的效果。

5、部門績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不完善，沒有考慮部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)。

對于一些重要的內(nèi)控管理部門來說，審核和監(jiān)督是其主要職責(zé)，是其部門員工的日常工作內(nèi)容，關(guān)鍵內(nèi)控崗位人員堅(jiān)守職責(zé)，內(nèi)控管理才得以有效運(yùn)行。如果各部門績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)一樣，沒有考慮各部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，把員工的滿意度作為績效評價(jià)的重要指標(biāo)來衡量業(yè)務(wù)監(jiān)督部門的業(yè)績，這些重要的審核或監(jiān)督部門在評比中往往因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)處在不利地位，難以獲得較高的評價(jià)。

6、高校內(nèi)控管理側(cè)重點(diǎn)偏離辦學(xué)主要目標(biāo)，過于關(guān)注財(cái)務(wù)管控和風(fēng)險(xiǎn)管理。

高校的目標(biāo)是提供優(yōu)質(zhì)的教育和科研成果，內(nèi)控管理應(yīng)該服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)。內(nèi)控管理是整體的概念，它與各個(gè)部門都相關(guān)，每位員工都是內(nèi)控管理的參與者。在內(nèi)控管理過程中，如果各內(nèi)控監(jiān)督部門過于關(guān)注財(cái)務(wù)管控，沒把提高教學(xué)質(zhì)量和科研成果放在最重要的考慮范疇，內(nèi)控管理的重心和重點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)偏差，甚至因繁雜的手續(xù)，不必要的嚴(yán)格管理，沒給教學(xué)和科研提供更加便利的環(huán)境。

三、高校內(nèi)控管理的應(yīng)對措施

加強(qiáng)單位內(nèi)部控制，首先要評估自身存在的內(nèi)控缺陷，然后針對發(fā)現(xiàn)的問題，實(shí)施進(jìn)一步的改進(jìn)措施，從系統(tǒng)工具和人工控制等方面強(qiáng)化內(nèi)控管理，在遵守上級各項(xiàng)政策的前提下，讓內(nèi)控管理為高校目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)保駕護(hù)航。

1、在校級層面成立內(nèi)控管理委員會(huì)，會(huì)長由校長親自擔(dān)任，組成人員包括各職能部門和分院領(lǐng)導(dǎo)，并設(shè)立專門的內(nèi)控管理部門。

校長應(yīng)承擔(dān)起內(nèi)控管理第一責(zé)任人的職責(zé)，推動(dòng)內(nèi)控管理的建設(shè)和實(shí)施。突出質(zhì)控辦、教務(wù)處、科研處在內(nèi)控管理中的重要角色和作用，加強(qiáng)教學(xué)和科研的內(nèi)控管理工作。內(nèi)控管理是學(xué)校整齊的事情，內(nèi)控管理工作不能局限于紀(jì)委、審計(jì)處、計(jì)財(cái)處等相關(guān)部門，在校級層面成立內(nèi)部控制管理委員會(huì)，有利于把各個(gè)部門都納入內(nèi)控管理范圍中，每位員工都是內(nèi)控管理的參與者，全面強(qiáng)化內(nèi)控意識，促進(jìn)高校目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。設(shè)立專門的內(nèi)控管理部門，有助于內(nèi)控管理的工作協(xié)調(diào)和對內(nèi)控運(yùn)行情況進(jìn)行有效監(jiān)督。

2、發(fā)揮獨(dú)立的內(nèi)控管理部門職能，實(shí)施有效的內(nèi)部和外部評價(jià)。

設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)控管理部門，便于發(fā)現(xiàn)和匯總各部門內(nèi)控執(zhí)行信息，防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。在內(nèi)控管理部門設(shè)置督辦或督察崗位，對各個(gè)部門的崗位執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，有利于提高效率，提前化解風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)的發(fā)展更有利于督辦或督察功能的實(shí)現(xiàn)，比如OA系統(tǒng)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)執(zhí)行進(jìn)度等指標(biāo)把異常情況反饋給督辦人員，督辦人員也可以擁有足夠的權(quán)限在線上抽查具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，分析業(yè)務(wù)的合規(guī)性和合理性，強(qiáng)化對大額開支的把控。在部門系統(tǒng)各自獨(dú)立的情況下，這種監(jiān)督更能發(fā)揮有用的效果。

獨(dú)立的內(nèi)控管理部門應(yīng)根據(jù)上級和自身的需要，按時(shí)完成內(nèi)控管理自我評價(jià)報(bào)告，報(bào)告的取材一部分從日常的內(nèi)控執(zhí)行記錄中取得，另一部分要執(zhí)行足夠的、專門的程序，對各部門的內(nèi)控執(zhí)行情況進(jìn)行評價(jià)。內(nèi)控管理部門也要對各部門選用的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督，評價(jià)中介機(jī)構(gòu)項(xiàng)目組成員人員數(shù)量和工作時(shí)間是否足夠，審計(jì)程序是否到位，是否具備足夠的專業(yè)勝任能力，并對審計(jì)報(bào)告質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。

3、利于信息技術(shù)手段，建立各部門系統(tǒng)連接，分清權(quán)責(zé)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

在現(xiàn)實(shí)中，各職能部門為了便于管理，引入了獨(dú)立的部門系統(tǒng)。但由于提供系統(tǒng)者往往不是同一家供應(yīng)商，系統(tǒng)之間缺乏必要的連接。利用現(xiàn)有的信息技術(shù)手段，可以在部門系統(tǒng)間建立連通端口，實(shí)現(xiàn)部門與部門之間關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)共享，既能避免職責(zé)不清，數(shù)據(jù)打架現(xiàn)象的發(fā)生，也能增強(qiáng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

比如計(jì)財(cái)處在日常業(yè)務(wù)中要與各個(gè)部門相互聯(lián)系，相應(yīng)地財(cái)務(wù)系統(tǒng)要與科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，共享彼此都需要的一些數(shù)據(jù)。例如科研系統(tǒng)，科研項(xiàng)目的立項(xiàng)信息、預(yù)算及預(yù)算的變更要及時(shí)推送給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)系統(tǒng)科研項(xiàng)目的收入和支出情況也應(yīng)共享給科研系統(tǒng);教務(wù)系統(tǒng)，教改項(xiàng)目的立項(xiàng)信息、預(yù)算及預(yù)算的變更、教學(xué)耗材的申請和驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，便于財(cái)務(wù)系統(tǒng)審核，財(cái)務(wù)系統(tǒng)教改項(xiàng)目的收入和支出情況也應(yīng)共享給教務(wù)系統(tǒng);資產(chǎn)系統(tǒng)，資產(chǎn)的入庫和驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中可查，財(cái)務(wù)根據(jù)報(bào)銷材料信息和資產(chǎn)辦推送的驗(yàn)收記錄入賬，資產(chǎn)系統(tǒng)也應(yīng)及時(shí)把資產(chǎn)的盤點(diǎn)和折舊等情況推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng);人事系統(tǒng)，每月的工資和其他職工薪酬數(shù)據(jù)定期傳送給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，人事部門經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)信息推送給財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)經(jīng)費(fèi)使用情況能實(shí)現(xiàn)在人事系統(tǒng)可查，便于人事部門監(jiān)督所屬經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度;基建系統(tǒng)，基建項(xiàng)目的立項(xiàng)、合同、招投標(biāo)、預(yù)算等信息應(yīng)推送給財(cái)務(wù)部門，便于財(cái)務(wù)審核;采購系統(tǒng)，采購流程應(yīng)銜接到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的定點(diǎn)或政府采購業(yè)務(wù)單位應(yīng)與采購系統(tǒng)中相關(guān)單位列表相匹配;合同管理部門會(huì)將簽訂完畢的合同推送到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)報(bào)銷人員選擇合同編號，相關(guān)合同會(huì)出現(xiàn)在財(cái)務(wù)審核頁面，內(nèi)控系統(tǒng)會(huì)對合同與報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行合理性核對，包括金額，付款單位，分期付款，質(zhì)保金等檢查。當(dāng)然，各部門所涉及的該員工的業(yè)務(wù)執(zhí)行和報(bào)銷詳細(xì)情況，該員工可在自己的OA端口可查。

4、加強(qiáng)制度建設(shè)，明確各部門的職責(zé)，內(nèi)控的關(guān)鍵崗位配備足夠的有專業(yè)勝任能力的人員。

健全的制度建設(shè)是搞好內(nèi)控管理的前提，各部門應(yīng)單獨(dú)或聯(lián)合發(fā)布完善的制度規(guī)定，便于內(nèi)控管理人員去執(zhí)行。各部門應(yīng)定期梳理現(xiàn)有的制度是否符合現(xiàn)階段的發(fā)展要求，是否遵循上級新的文件規(guī)定，是否在內(nèi)控管理的某一方面還有所缺失，及時(shí)補(bǔ)充和完善相關(guān)制度規(guī)定，出臺相應(yīng)的解釋和說明，因?yàn)橹挥忻鞔_了制度，內(nèi)控管理工作才有章可循，提高執(zhí)行效率。各部門職責(zé)應(yīng)該明確，不能模糊，例如縱向科研經(jīng)費(fèi)的使用管理，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對具體業(yè)務(wù)的真實(shí)性負(fù)責(zé)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在的分院和科研處負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的審批，對業(yè)務(wù)的真實(shí)性及業(yè)務(wù)是否與課題相關(guān)負(fù)有監(jiān)督管理責(zé)任，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)檢查報(bào)銷業(yè)務(wù)材料是否完備，審批簽字是否齊全，是否符合相關(guān)制度規(guī)定。由于財(cái)務(wù)人員不具有相關(guān)的科研項(xiàng)目知識，又處在報(bào)銷業(yè)務(wù)的末端，所以對業(yè)務(wù)的真實(shí)性和相關(guān)性無從把握。內(nèi)控崗位人員除了要具備一定的專業(yè)知識，崗位配備也要到位，實(shí)現(xiàn)不相容的崗位由不同的人擔(dān)任，這樣互相牽制，彼此監(jiān)督，內(nèi)控管理得以有序運(yùn)行。如果部門人員不足，不相容的崗位由一人兼任，在這種情形下，內(nèi)控的管理功能會(huì)削弱，容易出現(xiàn)工作上的紕漏。內(nèi)控管理人員的日常培訓(xùn)和定期輪崗制度也尤為重要，尤其是一些關(guān)鍵崗位，定期輪崗有助于發(fā)現(xiàn)以前崗位的工作疏忽或錯(cuò)誤，互相學(xué)習(xí)和監(jiān)督，更能發(fā)揮崗位上的監(jiān)督作用。另外鼓勵(lì)內(nèi)控管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)內(nèi)控管理的戰(zhàn)斗力。

5、建立兼顧部門特點(diǎn)的部門績效評價(jià)體系，調(diào)動(dòng)各部門工作業(yè)務(wù)的積極性。

部門績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系到每位員工的切身利益。對于特定的內(nèi)控管理的重要部門，工作業(yè)務(wù)量本身繁多，內(nèi)容雖然重要，但因業(yè)務(wù)常規(guī)化而缺乏亮點(diǎn)。換句話說，負(fù)責(zé)監(jiān)督管理的部門因?yàn)檎J(rèn)真的履行監(jiān)督職責(zé)，往往獲得不了很高的評價(jià)。所以，對履行審核和監(jiān)督職責(zé)的內(nèi)控管理部門來說，績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該考慮該部門的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，給這些部門分配不同的指標(biāo)權(quán)重，或單獨(dú)增加或減少一些適合業(yè)務(wù)特點(diǎn)的評價(jià)指標(biāo)，這樣更有利于內(nèi)控管理業(yè)務(wù)的有效運(yùn)行。

6、建立適當(dāng)?shù)慕虒W(xué)和科研內(nèi)控管理措施，讓內(nèi)控管理服務(wù)于教學(xué)和科研的發(fā)展。

教學(xué)和科研是高等院校的兩大目標(biāo)，內(nèi)控管理的建設(shè)也應(yīng)該服務(wù)于這個(gè)目標(biāo)，為教學(xué)和科研提供有利的日常環(huán)境。對科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷來說，如果報(bào)銷手續(xù)過于繁瑣，科研人員忙于科研經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷業(yè)務(wù)，寶貴的科研時(shí)間會(huì)被占用。如果內(nèi)控管理過于嚴(yán)格，科研經(jīng)費(fèi)的使用按照日常財(cái)政經(jīng)費(fèi)來管理，會(huì)影響科研經(jīng)費(fèi)的使用效率和效果，束縛科研人員的科研活動(dòng)便利。比如一些政府采購項(xiàng)目、定點(diǎn)采購項(xiàng)目，如果規(guī)定都適用于管理科研經(jīng)費(fèi)，是不恰當(dāng)?shù)模恍┛蒲胁少忢?xiàng)目，往往具有時(shí)效性，科研人員有了想法需要及時(shí)配備相關(guān)設(shè)備或材料，但是一些財(cái)政資金需要流程和手續(xù)，有時(shí)會(huì)耽誤科研活動(dòng)的開展。這需要在科研文件的規(guī)定上，單獨(dú)出臺科研方面的規(guī)定，比如規(guī)定一個(gè)限額可以自行購買，給科研項(xiàng)目開綠燈，適當(dāng)管控，科研目標(biāo)更有利于實(shí)現(xiàn)。

總體來說，在內(nèi)控管理過程中，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)控設(shè)置或執(zhí)行需要改進(jìn)的地方，要及時(shí)完善內(nèi)控措施。內(nèi)控管理活動(dòng)是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程，包括自身的修復(fù)。單位成立單獨(dú)的內(nèi)控管理部門，有助于協(xié)調(diào)各部門的內(nèi)控活動(dòng)，評價(jià)各部門的內(nèi)控管理執(zhí)行情況。有條件的單位，應(yīng)該引進(jìn)內(nèi)控管理系統(tǒng)，串聯(lián)各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使單位整體在內(nèi)控系統(tǒng)下有序運(yùn)行。對于重點(diǎn)內(nèi)控管理部門，比如審計(jì)、財(cái)務(wù)部門，要建立適應(yīng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的績效評價(jià)指標(biāo)，強(qiáng)化崗位職責(zé)。高校的內(nèi)控管理也是為辦學(xué)目標(biāo)服務(wù)的，在制度制定和內(nèi)控管理過程中，要重點(diǎn)考慮教學(xué)和科研兩大目標(biāo)，利用信息系統(tǒng)的便利，讓高校內(nèi)控管理活動(dòng)為具體目標(biāo)服務(wù)。