檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的幾點思考

唐欣 沂源縣教育和體育局

檔案數(shù)字化管理，是通過網(wǎng)絡(luò)和計算機的方式把有用的信息進行處理后進行分類管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要耗費大量的人力物力，比較繁瑣，而且信息利用率不高。數(shù)字化管理的優(yōu)勢在于利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，進一步提高檔案管理的效率，從而成為當今檔案管理發(fā)展的主流趨勢。但是，這種數(shù)字化管理模式對操作人員的要求比較高，需要熟練使用計算機和各個檔案管理系統(tǒng)，并要求加裝一定的硬件和大量的資金投入。當前，檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸被認可許多，政府部門和大企業(yè)單位都以采用這一方式，來進一步提高檔案管理的工作效率，這也讓檔案管理工作變得更加簡潔高效，對信息的使用率更高。

一、檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化管理，是建立在高速的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，這種管理方式可以實現(xiàn)跨庫檢索。傳統(tǒng)的方式需要人工檢索，相對比較麻煩，不便于用戶對信息進行查詢。檔案數(shù)字化管理之后，用戶可以基于互聯(lián)網(wǎng)，突破時間和空間的限制，隨時隨地對檔案進行查閱，這種查閱和檢索服務(wù)更為高效。隨著數(shù)據(jù)庫、多媒體等不斷發(fā)展，尤其是5G網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，讓檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一種新的管理形態(tài)。對檔案管理的整體而言，縱合橫通的每一個節(jié)點都需要達到一定的水平，加以網(wǎng)絡(luò)來使其信息達到共享，這樣才可以進一步發(fā)揮優(yōu)勢，提升整體的綜合能力。

檔案的數(shù)字化管理其實包括很多方面，其中最重要的是要抓牢檔案的標準化與規(guī)范化建設(shè)，這兩者是相輔相成的。主要包括以下五點：一是建立信息共享平臺，暢通信息查詢渠道。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)科技通訊便利性的特點，以硬件為基礎(chǔ)，對內(nèi)建立聯(lián)通信息的平臺，對外建立信息查詢的渠道。二是根據(jù)時間和類型將檔案信息進行區(qū)分，把原有的檔案進行信息錄入，這樣基礎(chǔ)檔案才能發(fā)揮功能。三是利用現(xiàn)有的技術(shù)對原有的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)化，從而能很好地利用起來，豐富數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容才能更便于用戶進行檢索。四是做好數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)建設(shè)，要將各種新產(chǎn)生的信息及時錄入該系統(tǒng)，做好檔案信息維護的更新工作。五是要注意信息的保密性，對涉及到保密檔案或者個人隱私等不便于公開的檔案，要進行嚴格管理?？傮w來說，檔案的數(shù)字化管理會給檔案管理工作帶來翻天覆地的變化，在這個過程當中，檔案數(shù)字化建設(shè)的工作也會產(chǎn)生極大的變革。這要求檔案管理人員要不斷提升自身素質(zhì)，加強對檔案數(shù)字化管理的學(xué)習(xí)，不斷適應(yīng)時代的要求。

二、檔案數(shù)字化管理的意義

（一）改善檔案管理工作

傳統(tǒng)的檔案管理需要消耗大量的人力物力，在人工收集資料、人工管理資料和人工統(tǒng)計數(shù)據(jù)方面往往受到時空限制影響比較大，這不利于檔案信息的加工處理再利用，也不利于信息的共享。這種相對比較落后的管理方式和低效的運行環(huán)節(jié)，讓整個檔案管理工作顯得比較呆板，這和當今不斷飛速發(fā)展的經(jīng)濟水平不相適應(yīng)。而現(xiàn)代發(fā)展要求檔案管理必須更加開放、更加現(xiàn)代化，也都提高了對信息利用率的要求。目前檔案數(shù)字化發(fā)展急需建立和現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展相匹配的管理模式，和相應(yīng)的管理制度，不僅要重視實物檔案管理，還要重視檔案信息的變更，特別是新信息的錄入和對信息的處理、加工、運用能力。這要求我們必須重視信息處理對經(jīng)濟發(fā)展和管理的作用，無論是對資源共享還是科學(xué)決策，數(shù)字化檔案管理都可以發(fā)揮著無可替代的重要作用。檔案管理的數(shù)字化，正是在這種經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下應(yīng)運而生的，有它獨特的時代意義，這有利于突破各種工作中受到的限制，讓檔案管理真正得到重視。

（二）加快國家信息化發(fā)展的步伐

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，對網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代科技的應(yīng)用不是很強，而計算機的優(yōu)勢并沒有被顯著的發(fā)揮，受各種因素的影響，檔案的信息提供者和信息需求者之間的矛盾日益突出，使得檔案管理的模式和社會經(jīng)濟發(fā)展的速度不相匹配。而隨著我國整體信息化建設(shè)進程的不斷加快，就需要各部門對檔案管理的數(shù)字化都重視起來，在這個飛速發(fā)展的信息時代，通過網(wǎng)絡(luò)來有效查詢利用信息，從而加快整個國家的信息化發(fā)展進程。在這一關(guān)鍵時期，如果步伐邁的慢了，就會落后，甚至終將被淘汰。

（三）檔案服務(wù)社會功能的實現(xiàn)

對檔案進行數(shù)字化管理，做好檔案軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)的利用，這都彰顯著檔案管理的功能。只有發(fā)掘檔案服務(wù)的功能，才不會感覺到檔案管理是一種負擔，而是一種潛在的資源。做好檔案管理有利于進一步發(fā)揮檔案服務(wù)社會的功能，可以將檔案的信息資源進行共享和合理化分配，通過數(shù)據(jù)庫的進行連接，這樣不僅耗費較小，也會對數(shù)據(jù)更新及時避免多部門之間的數(shù)據(jù)壁壘，為數(shù)據(jù)的使用者提供更為準確的檔案服務(wù)，對科學(xué)研究人員而言，有效解決了多頭查閱檔案耗費的時間和精力。檔案

三、數(shù)字化管理體系建設(shè)的優(yōu)勢分析

（一）優(yōu)化檔案管理程序

在信息化時代，提高工作效率是檢驗工作質(zhì)量的前提條件，在數(shù)據(jù)信息不斷呈現(xiàn)遞增狀態(tài)的當下，檔案管理的工作難度也呈現(xiàn)遞增趨勢，為了保證檔案管理體系的進一步優(yōu)化，數(shù)字化檔案管理模式的建立成為亟待解決的問題，數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建能夠提升信息收集的速度，并能夠及時的保存文件，避免文件丟失，另外，保證了信息的有效傳遞，進而保證了信息數(shù)據(jù)的時效性。

（二）減少檔案成本投入

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是通過工作人員實現(xiàn)對相關(guān)數(shù)據(jù)材料的整理歸納，這樣的工作模式需要大量的人力，并浪費大量的成本資源，隨著信息數(shù)據(jù)的不斷遞增，這種工作模式已經(jīng)不堪重負，不能適應(yīng)當下的歸檔需求，因此，在信息化時代的背景下，必須更新工作模式，建立數(shù)字化歸檔體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化管理，讓光盤、優(yōu)盤等數(shù)據(jù)存儲設(shè)備替代紙質(zhì)材料，節(jié)省成本費用的同時，進一步提升了工作效率。

（三）方便檔案檢索查閱

檔案數(shù)字化管理模式的實現(xiàn)能夠及時改變傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理，其相關(guān)資料的統(tǒng)計工作效率也呈現(xiàn)出大幅度的提升。檔案數(shù)字化管理配備了專門的數(shù)據(jù)庫及共享網(wǎng)絡(luò)平臺，方便工作人員及時查閱檢索。檔案資料管理的過程實現(xiàn)了智能化，大大提升了檔案資料的檢索效率并且逐漸拓寬了檢索范圍，更好地提升了檔案資料的利用率。

（四）及時更新檔案資料

檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建能夠有效的提升檔案資料的整理歸檔速度，保證在全過程使用計算機處理信息數(shù)據(jù)資料，優(yōu)化檔案資料信息系統(tǒng)的工作效率，完成各種檔案資料的及時上傳，大幅度提升檔案資料的時效性。

四、當前實行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問題

（一）沒有建立相關(guān)完善的管理制度

對檔案管理工作要求比較細致，檔案管理工作是一個十分繁雜的過程，而現(xiàn)在有關(guān)部門對檔案的管理并不十分嚴謹。檔案管理還缺乏行之有效的管理手段，各部門的工作人員對檔案管理的重要性認識還不夠，導(dǎo)致在基礎(chǔ)信息錄入的時候質(zhì)量不高，從而為后續(xù)的檔案管理工作產(chǎn)生諸多的后遺癥，這顯然十分不利于檔案的數(shù)字化管理進程的推進。同時，我國目前對檔案管理方面的文件制度缺乏相應(yīng)的規(guī)范，考核體制也并不是十分健全，對檔案管理的重要性程度認識不一，相關(guān)人員的認識也不統(tǒng)一，這就導(dǎo)致了檔案管理目前還處于初步的發(fā)展階段，顯得相對比較雜亂。

（二）硬件設(shè)施及管理人員的專業(yè)素質(zhì)未達要求

很多部門由于檔案管理場地或者經(jīng)費的限制，硬件設(shè)施等還沒有全部到位。而沒有硬件設(shè)施的支持，數(shù)字化檔案管理只能是空談，并不能付諸于實際。而在管理人員方面，現(xiàn)在檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和更新?lián)Q代的硬件設(shè)施不夠匹配的現(xiàn)象十分突出。由于數(shù)字化檔案管理是新形勢下的新要求，如果相關(guān)的人員不能操作硬件設(shè)備，那么硬件就沒有辦法發(fā)揮它們的作用?；蛘吖ぷ魅藛T對數(shù)字化檔案管理重要性的程度認識不高，缺乏專業(yè)化的檔案管理操作培訓(xùn)，那么都會影響管理的進程。

（三）領(lǐng)導(dǎo)等各層人員不重視檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)層面對檔案管理工作重視程度不夠，認為檔案管理只是一個空架子，并沒有實際的作用，忽視了對信息利用再加工的重要認識。有些部門領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動比較頻繁，而檔案管理建設(shè)是一個長期的工程，導(dǎo)致檔案管理工作不受重視，增加了改革的難度。

五、完善檔案數(shù)字化管理體系的對策

（一）對數(shù)字化檔案管理的科學(xué)認識強化

要想轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，就必須在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中跳脫出來，將這種習(xí)慣逐漸向數(shù)字化管理進行轉(zhuǎn)變，從而做好各種檔案管理的基礎(chǔ)性工作，讓數(shù)字化檔案管理進一步得到重視。同時，要充分認識到信息的儲存、分類、再加工的重要意義，要在檔案管理進程中，將新發(fā)生的各類信息及時進行加工存儲，進一步豐富檔案庫的內(nèi)容，才能不斷利用好現(xiàn)有的信息資源。

（二）對檔案數(shù)字化管理建設(shè)的投入加強

對數(shù)字化檔案管理，首先要解決硬件采購的資金問題，這需要財政部門進一步加大投入資金，在做預(yù)算時應(yīng)考慮數(shù)字化檔案管理需要采購的硬件也是比較多的，包括服務(wù)器、計算機、網(wǎng)絡(luò)搭建、掃描儀、傳真機和各種終端設(shè)備，這需要強大的資金支持。而在管理過程當中光有硬件還是不夠的，還需要采購符合本單位實際使用功能需求的軟件，如果要求比較復(fù)雜，還需要請專業(yè)的軟件公司進行改良，或者開發(fā)針對本系統(tǒng)的專業(yè)軟件。這些都需要各部門之間的互相協(xié)調(diào)，才可以開發(fā)出真正適合本部門各項工作運行的，有實際使用價值的應(yīng)用軟件，從而能真正提高工作效率。

（三）對安全保障措施的設(shè)置加強

在檔案進行數(shù)字化管理之后，必須要重視檔案的安全問題。在硬件安全工作上要把好質(zhì)量關(guān)，特別是存儲介質(zhì)的質(zhì)量，一旦存儲介質(zhì)發(fā)生問題，那么可能會導(dǎo)致整體數(shù)據(jù)庫的丟失。在軟件方面，要采用符合本系統(tǒng)工作實際的安全管理方式，筑牢檔案安全管理的防火墻，讓檔案系統(tǒng)不受非法入侵，不被人為地修改和破壞。

（四）領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理

領(lǐng)導(dǎo)層面要對檔案管理重要性的認識高度關(guān)注，全力支持檔案數(shù)字化改革。自上而下協(xié)調(diào)多部門，制定一套符合實際的管理模式和操作方法。建立健全相應(yīng)的管理規(guī)章制度，并融入考核機制。建立具體的檔案管理考評指標，對檔案管理人員的獎懲做到有據(jù)可依，充分調(diào)動相關(guān)人員的工作積極性。在軟件和硬件設(shè)施方面，進一步加強資金的投入，確保檔案管理工作能夠有更好的條件。

六、檔案數(shù)字化管理工作的具體實施步驟

（一）有秩序的進行借出歸還

在進行具體的數(shù)字化檔案管理時，對相關(guān)人員借閱檔案的管理要嚴格規(guī)范執(zhí)行，在借出和歸還時要做到有痕跡、有記錄、有簽名等詳細記錄，借出和歸還的時間，復(fù)制的份數(shù)和有無缺漏的情況等。檔案在借閱后要及時進行歸還，避免信息外漏，造成安全隱患。在現(xiàn)有的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案比較厚重，來回搬運比較困難，只能記錄檔案號碼和具體的卷數(shù)。盡管每份檔案都制定了相關(guān)的目錄，但是很難一頁一頁的對照。因此，要對借出歸還進行嚴格管理，及時發(fā)現(xiàn)其中的問題，避免造成檔案初始資料的缺失。檔案動輒需要保管10年20年，有些因時間過久、紙質(zhì)老化、或動作幅度較大造成的原件受損是無法修復(fù)的。正因如此，檔案管理人員在紙質(zhì)檔案的交接中，要十分注意規(guī)范化操作，避免對原始檔案的損壞，保證檔案安全。不能因為受條件限制或者貪圖方便，就放松警惕，為檔案管理造成安全隱患。

（二）存儲、備份數(shù)據(jù)檢查

現(xiàn)在很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息都是依托電子設(shè)備的，電子數(shù)據(jù)也需要存儲的載體和備份的，一般是光盤、U盤、移動硬盤、服務(wù)器等。在接收電子數(shù)據(jù)的時候要檢查數(shù)據(jù)的完整性，比如不能接受不可讀的光盤等。并且為了確保數(shù)據(jù)的安全，要根據(jù)數(shù)據(jù)的分類情況，采用離線在線等多種備份方式，在確保數(shù)據(jù)安全的同時，也要注意數(shù)據(jù)不能丟失。在確認數(shù)據(jù)格式，數(shù)據(jù)數(shù)量和完整情況之后，可以將做好的目錄和標識進行粘貼，并且存放到指定的位置，便于今后查閱使用。

（三）原文掛接

在對數(shù)據(jù)的檢查確認無誤后，可以將這一部分的數(shù)據(jù)掛接到系統(tǒng)中。根據(jù)相應(yīng)的目錄，可以進行查找和利用。但是在實際工作過程當中，由于文件數(shù)量十分龐大，采用批量方式可能會導(dǎo)致電子文件找不到，或者一條對應(yīng)多條的現(xiàn)象。這就要求在掛接工作中，要詳細確定文件命名，有效的命名規(guī)則會極大的改善這一情況的出現(xiàn)。在批量掛接成功后，可以對相關(guān)的數(shù)據(jù)進行抽檢，如果遇到數(shù)據(jù)無法打開，文件格式不正確，或者無法使用等情況，那就要及時進行處理。

結(jié)語：對檔案進行數(shù)字化管理已然是大勢所趨，利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代科技，可以進一步傳承中華文明，廣泛傳播各類有用的信息，為數(shù)據(jù)使用者帶來更大的便利?，F(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)推動檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)化，使得檔案管理數(shù)字化的進程和經(jīng)濟社會發(fā)展的水平相適應(yīng)，從而發(fā)揮檔案服務(wù)社會的功能，便于人們的工作和生活水平不斷的提高。而這些需要領(lǐng)導(dǎo)的支持、經(jīng)費的保障、和檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的更新。只有不斷推動檔案向數(shù)字化管理進行變革，我國社會的信息發(fā)展，才會更加科學(xué)、規(guī)范。